كيفية استخدام إدارة المهام لتحسين الأداء

تعد إدارة المهام أمرًا بالغ الأهمية في عالم الأعمال اليوم لأنها تساعد في التحقق من أعباء عمل فريقك وتنظيمها. باستخدام أداة تعقب المهام الصحيحة ، يمكنك تتبع تقدم مهامك بسرعة وتفويض العمل لأعضاء الفريق وتحديد المواعيد النهائية لضمان سير العمل الفعال والمنسق.

بمعنى آخر ، يمكّنك من إدارة المهام طوال دورة حياة المشروع ويضمن تحقيق الأهداف. لذلك ، دعنا نرى كيف يعمل متعقب المهام والفوائد التي يقدمها في هذه المقالة بشكل أكبر.

ما هو متتبع المهام؟

برنامج Task Tracker هو برنامج يمكّنك من جدولة مهامك ومشاريعك وقياس تقدمك اليومي. بمساعدة أداة تعقب المهام ، يمكنك تخصيص الموارد وتقدير الوقت لإكمال المهام وقياس الوقت الفعلي وتقرير البيانات والمزيد. بعبارات بسيطة ، يحتوي على جميع الأدوات التي تحتاجها لتخطيط عملك وإدارة أدائك من البداية إلى النهاية.

يتم استخدام أداة Task Tracker بشكل متكرر من قبل مديري المشاريع بالإضافة إلى فرقهم للتحكم في تكاليف المشروع وتجنب أي تأخير في الجدول الزمني. في الواقع ، يمكن للمستخدمين الأفراد الذين يرغبون في معرفة مقدار الوقت الذي يقضونه في أنواع مختلفة من العمل ، مثل المستقلين ، ورجال الأعمال المنفردين ، وما إلى ذلك ، الاستفادة أيضًا من استخدام Task Tracker.

ما هو مدير المهام المستخدمة؟

يمكن لمديري المشاريع وقادة الفريق بسهولة فرز المهام وتحديد أولوياتها بطريقة منظمة بمساعدة مدير المهام ، مما يساعد في تتبع المهام الجارية والمقبلة. بصرف النظر عن ذلك ، يساعدك مدير المهام أيضًا على:

• تتبع الوقت وتفويض المهام: يسهل تطبيق Task Tracker تعيين المهام والتحقق من حالة كل مهمة تم إنشاؤها. كما يقدم تقريرًا شاملاً يمكن أن يساعدك في تحديد وفهم المهام التي تستغرق وقتًا أطول مما كان متوقعًا. علاوة على ذلك ، ستتمكن أيضًا من قياس مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وفريقك في المهام المختلفة.
• قسّم المهام المعقدة إلى مهام فرعية: يساعد مدير المهام في تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر لتسهيل العمل. نتيجة لذلك ، سيتم تقسيم عبء العمل وتبعية المهمة ، وستكتمل المهام قريبًا.
• اجعل الجميع في حالة تزامن: بغض النظر عن حجم فرقك ، فإن العمل الجماعي الفعال ضروري لإنجاز المهام بشكل صحيح. يعد إبقاء الجميع على نفس الصفحة أثناء تبادل المراجعات والأفكار والملفات والمعلومات الأخرى الطريقة المثالية للقيام بذلك. يمكنك إنشاء لوحة معلومات مشتركة باستخدام مدير المهام حيث يمكنك وضع الملفات أو الموارد المهمة التي قد يحتاجها أعضاء فريقك. سيسمح هذا لكل عضو في الفريق بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها دون أي لبس.
• تحسين سير العمل: يمكن استخدام لوحة Kanban لتصور وإدارة جميع المهام المتضمنة في المشروع. يمكنك أيضًا ترتيب جميع المهام والمشاريع في تنسيق العمود. ستشير حالة كل عمود إلى مراحل مختلفة من سير عملك مثل البحث ، والجاري ، والاختبار ، والمنشور ، والكامل ، وما إلى ذلك.
• تحليل البيانات: يمكنك بسهولة إنشاء تقارير تلقائية وبيانات مفصلة تتعلق بمشاريعك ومهامك باستخدام أداة تعقب المهام. سيحتوي على البيانات المطلوبة لتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية لأعضاء فريقك. في الواقع ، تمثل التقارير التي تم إنشاؤها تحليلًا في شكل رسوم بيانية مرمزة بالألوان ، مما يجعل فهمها أسهل وأسرع.

• يتتبع ساعات العمل لتجنب إرهاق الموظفين: للتأكد من أن أعضاء فريقك ليسوا مرهقين ؛ يمكنك مراقبة وقتهم باستخدام أداة تعقب المهام. يمكنك خفض مستوى التوتر لأعضاء فريقك عن طريق تقليل أعباء العمل عند الحاجة. بهذه الطريقة ، سيكونون أكثر ثقة بالنفس وفعالية.

كيف تدير مهامك اليومية باستخدام متتبع المهام؟

إليك كيفية إدارة مهامك ومشاريعك اليومية باستخدام Task Tracker :

• تحديد المهام: باستخدام Task Tracker ، يمكنك تحديد جميع المهام وإدراجها في القائمة. يعد تحديد مهمة نشاطًا بسيطًا ، ولكنه يؤدي إلى إنجاز مشروع أكبر. هنا ، يمكنك تقسيم المشاريع المعقدة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. بهذه الطريقة ، يمكن تتبع المهام بسهولة عند اكتمالها.

• جدولة / تخصيص المهام: بمجرد الانتهاء من إنشاء مهام المشروع وتعريفها ، قم بتقدير الوقت الإجمالي المطلوب لإنهاء المهمة ، وأخيراً ، حدد المواعيد النهائية لها. المرحلة التالية هي توزيع المهام داخل فريقك. بعد ذلك ، يمكن لأعضاء فريقك البدء في تنظيم مهامهم وفقًا للمواعيد النهائية وتحديد الأولويات. يمكنك أيضًا الحصول على عرض 360 درجة لقوائم المهام باستخدام مخطط جانت.

• أتمتة التتبع للوقت: يمكنك تحديد المدة التي يستغرقها كل من موظفيك لإكمال مهمة ما باستخدام مؤقت تلقائي. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد مدى إنتاجية أيام موظفيك. سيقوم المتعقب تلقائيًا بتتبع الوقت الذي يقضيه فريقك بمجرد بدء العمل في المشروع. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام هذه البيانات لإنشاء جداول زمنية وتقارير يمكن استخدامها لاحقًا لتقييم إنتاجية فريقك.

• تتبع حالة المهمة: يوفر لك برنامج تعقب المهام القدرة على تتبع جميع حالات مشروعك على الشاشة مما يقلل من الحاجة إلى الإدارة المصغرة. كما أنه يوفر الوقت لأن الموظفين غير مطالبين بتقديم تحديثات مهام مستمرة. علاوة على ذلك ، إذا كانت المهمة معلقة أو تقترب من موعدها النهائي ، فإنها ترسل لك إشعارات لنفسها. بعد ذلك ، يمكنك اتخاذ الإجراءات الأساسية لتسريع عملية إنهاء المشروع في الوقت المحدد.

• مراجعة الأداء: مراجعة التقدم هي الخطوة الأخيرة في تعقب المهام. إذا كنت ترغب في تحسين أداء فريقك ، فيجب عليك تقييم نتائج فريقك بشكل متكرر. أيضًا ، تتبع التقدم المحرز في مشاريع فريقك أثناء أتمتة التقارير وملخصات المهام. علاوة على ذلك ، يمكنك تحليل هذه التقارير لفحص المجالات التي تحتاج إلى تحسين من حيث الوقت والمال الذي يتم إنفاقه.

خاتمة

بغض النظر عن حجم مؤسستك ، يمكن أن يساعدك Task Tracker بطرق متعددة مثل التعاون في الوقت الفعلي ، وإدارة المهام ، وإدارة الأذونات ، وما إلى ذلك. لكل مؤسسة متطلباتها الخاصة لإدارة المشاريع والمهام ، لذلك تحتاج إلى اختيار البرامج التي تتوافق بشكل جيد مع أهداف عملك ومشاريعك.

بصرف النظر عن ذلك ، سيساعدك Task Tracker في تتبع العديد من المشاريع وسيزودك بفهم واضح لتقدمك وعبء العمل وتواريخ الاستحقاق وعوامل أخرى. سيمكنك البرنامج من تحقيق أهدافك في جداول زمنية محددة ، مما يؤدي إلى مكان عمل أكثر فعالية وإنتاجية.

أسئلة وأجوبة