Como usar o Gerenciador de Tarefas para Melhor Desempenho

O gerenciamento de tarefas é crucial no mundo dos negócios de hoje porque ajuda a validar e organizar as cargas de trabalho de sua equipe. Ao usar o rastreador de tarefas certo, você pode acompanhar rapidamente o andamento de suas tarefas, delegar trabalho aos membros da equipe e estabelecer prazos para garantir fluxos de trabalho eficazes e coordenados.

Em outras palavras, ele permite que você gerencie tarefas ao longo do ciclo de vida do projeto e garante que as metas sejam atingidas. Então, vamos ver como um rastreador de tarefas funciona e quais benefícios ele oferece neste artigo mais adiante.

O que é o rastreador de tarefas?

Um rastreador de tarefas é um software que permite agendar suas tarefas e projetos e medir seu progresso diário. Com a ajuda de um rastreador de tarefas, você pode alocar recursos, estimar o tempo para concluir tarefas, medir seu tempo real, relatar dados e muito mais. Em termos simples, contém todas as ferramentas necessárias para planejar seu trabalho e gerenciar seu desempenho do início ao fim.

A ferramenta Task Tracker é frequentemente utilizada por gerentes de projeto e suas equipes para controlar os custos do projeto e evitar atrasos no cronograma. Na verdade, usuários individuais que desejam saber quanto tempo gastam em vários tipos de trabalho, como freelancers, solopreneurs, etc., também podem se beneficiar do uso do Task Tracker.

Para que serve o Gerenciador de Tarefas?

Os gerentes de projeto e líderes de equipe podem facilmente classificar e priorizar tarefas de maneira organizada com a ajuda de um Gerenciador de Tarefas, que ajuda a acompanhar as tarefas em andamento e futuras. Além disso, um Gerenciador de Tarefas ajuda você a:

• Acompanhe o tempo e delegue tarefas: o Rastreador de Tarefas simplifica a atribuição de tarefas e a verificação do status de cada tarefa criada. Ele também oferece um relatório completo que pode ajudá-lo a identificar e entender as tarefas que estão levando mais tempo do que o previsto. Além disso, você também poderá avaliar quanto tempo você e sua equipe gastam em várias tarefas.
• Divida tarefas complexas em subtarefas: o Gerenciador de Tarefas ajuda a dividir tarefas maiores em tarefas menores para facilitar o trabalho. Como resultado, a carga de trabalho e a dependência da tarefa serão divididas e as tarefas serão concluídas em breve.
• Mantenha todos em sincronia: não importa o tamanho de suas equipes, o trabalho em equipe eficaz é essencial para realizar as tarefas corretamente. Manter todos na mesma página enquanto troca comentários, ideias, arquivos e outras informações é a maneira ideal de fazer isso. Você pode criar um quadro branco compartilhado usando o Gerenciador de Tarefas, onde pode colocar arquivos ou recursos importantes que os membros de sua equipe possam precisar. Isso permitirá que todos os membros da equipe acessem as informações de que precisam sem qualquer confusão.
• Otimize os fluxos de trabalho: o quadro Kanban pode ser usado para visualizar e gerenciar todas as tarefas envolvidas em um projeto. Você também pode organizar todas as tarefas e projetos no formato de coluna. O status de cada coluna indicará diferentes estágios do seu fluxo de trabalho, como pesquisa, em andamento, teste, publicado, concluído, etc.
• Analisar dados: você pode facilmente gerar relatórios automáticos e dados detalhados sobre seus projetos e tarefas usando o Rastreador de Tarefas. Ele conterá os dados necessários para avaliar os KPIs dos membros de sua equipe. Na verdade, os relatórios gerados representam a análise na forma de infográficos codificados por cores, o que facilita e agiliza a compreensão.

• Acompanha as horas de trabalho para evitar o esgotamento dos funcionários: Para garantir que os membros de sua equipe não fiquem sobrecarregados; você pode monitorar seu tempo usando o Task Tracker. Você pode diminuir o nível de estresse dos membros de sua equipe, reduzindo suas cargas de trabalho conforme e quando necessário. Dessa forma, eles serão mais autoconfiantes e eficazes.

Como gerenciar suas tarefas diárias com o Task Tracker?

Veja como gerenciar suas tarefas e projetos diários usando o Task Tracker :

• Definir Tarefas: Usando o Rastreador de Tarefas, você pode definir todas as tarefas e listá-las. Definir uma tarefa é uma atividade simples, porém leva à realização de um projeto maior. Aqui, você pode dividir projetos complexos em tarefas menores e mais gerenciáveis. Dessa forma, as tarefas podem ser facilmente rastreadas à medida que são concluídas.

• Agendar/Alocar Tarefas: Depois de criar e definir as tarefas do projeto, estime o tempo total necessário para concluir uma tarefa e, finalmente, defina prazos para elas. A próxima etapa é distribuir tarefas dentro de sua equipe. Depois disso, os membros de sua equipe podem começar a organizar suas tarefas de acordo com os prazos e estabelecer prioridades. Você também pode ter uma visão de 360 ​​graus das listas de tarefas usando o gráfico de Gantt.

• Automatize o controle de tempo: você pode determinar quanto tempo cada um de seus funcionários leva para concluir uma tarefa usando um cronômetro automático. Você pode usar essas informações para determinar a produtividade dos dias de seus funcionários. O rastreador acompanharia automaticamente o tempo gasto por sua equipe assim que começasse a trabalhar em um projeto. Além disso, você pode usar esses dados para criar quadros de horários e relatórios que podem ser usados ​​posteriormente para avaliar a produtividade de sua equipe.

• Acompanhe o status da tarefa: o Rastreador de tarefas oferece a capacidade de rastrear todos os status do seu projeto na tela, minimizando a necessidade de microgerenciamento. Além disso, economiza tempo porque a equipe não é obrigada a fornecer atualizações contínuas de tarefas. Além disso, se uma tarefa estiver pendente ou se aproximando de seu prazo, ele enviará notificações para o mesmo. Depois disso, você pode tomar as ações essenciais para acelerar o processo de conclusão do projeto no prazo.

• Desempenho da revisão: A revisão do progresso é a última etapa do rastreamento de tarefas. Se você deseja melhorar o desempenho de sua equipe, deve avaliar frequentemente a produção de sua equipe. Além disso, acompanhe o progresso dos projetos de sua equipe enquanto automatiza relatórios e resumos de tarefas. Além disso, você pode analisar esses relatórios para examinar as áreas que precisam ser melhoradas em termos de tempo e dinheiro gastos.

Conclusão

Não importa o tamanho da sua organização, o Task Tracker pode ajudar de várias maneiras, como colaboração em tempo real, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de permissões e assim por diante. Cada organização tem seus próprios requisitos para gerenciamento de projetos e tarefas, portanto, você precisa escolher um software que se alinhe bem com seus objetivos de negócios e projetos.

Além disso, o Task Tracker o ajudará a acompanhar vários projetos e fornecerá uma compreensão clara de seu progresso, carga de trabalho, datas de vencimento e outros fatores. O software permitiria que você cumprisse suas metas em prazos definidos, resultando em um local de trabalho mais eficaz e produtivo.

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