Cara Menggunakan Pengelola Tugas untuk Performa Lebih Baik

Manajemen tugas sangat penting dalam dunia bisnis saat ini karena membantu memvalidasi dan mengatur beban kerja tim Anda. Dengan menggunakan pelacak tugas yang tepat, Anda dapat melacak kemajuan tugas dengan cepat, mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim, dan menetapkan tenggat waktu untuk memastikan alur kerja yang efektif dan terkoordinasi.

Dengan kata lain, ini memungkinkan Anda mengelola tugas di sepanjang siklus hidup proyek dan memastikan bahwa tujuan tercapai. Jadi, mari kita lihat cara kerja pelacak tugas dan manfaat apa yang ditawarkannya di artikel ini lebih lanjut.

Apa itu Pelacak Tugas?

Pelacak Tugas adalah perangkat lunak yang memungkinkan Anda menjadwalkan tugas dan proyek serta mengukur kemajuan harian Anda. Dengan bantuan Pelacak Tugas, Anda dapat mengalokasikan sumber daya, memperkirakan waktu untuk menyelesaikan tugas, mengukur waktu sebenarnya, melaporkan data, dan lainnya. Sederhananya, ini berisi semua alat yang Anda perlukan untuk merencanakan pekerjaan dan mengelola kinerja Anda dari awal hingga akhir.

Alat Pelacak Tugas sering digunakan oleh manajer proyek serta tim mereka untuk mengontrol biaya proyek dan menghindari keterlambatan jadwal. Bahkan, pengguna individu yang ingin mengetahui berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk berbagai jenis pekerjaan, seperti pekerja lepas, solopreneur, dll., juga dapat memanfaatkan Task Tracker.

Untuk Apa Pengelola Tugas Digunakan?

Manajer proyek dan pemimpin tim dapat dengan mudah menyortir dan memprioritaskan tugas secara terorganisir dengan bantuan Manajer Tugas, yang membantu melacak tugas yang sedang berlangsung dan yang akan datang. Selain itu, Task Manager selanjutnya membantu Anda untuk:

• Lacak waktu dan delegasikan tugas: Pelacak Tugas memudahkan untuk menetapkan tugas dan memeriksa status setiap tugas yang dibuat. Ini juga menawarkan laporan menyeluruh yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan memahami tugas-tugas yang memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan. Selain itu, Anda juga dapat mengukur berapa banyak waktu yang Anda dan tim habiskan untuk berbagai tugas.
• Memecah tugas kompleks menjadi subtugas: Pengelola Tugas membantu memecah tugas yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil untuk mempermudah pekerjaan. Akibatnya, beban kerja dan ketergantungan tugas akan terbagi, dan tugas akan segera selesai.
• Tetap sinkronkan semua orang: Tidak peduli seberapa besar tim Anda, kerja tim yang efektif sangat penting untuk menyelesaikan tugas dengan benar. Menjaga semua orang di halaman yang sama saat bertukar ulasan, ide, file, dan informasi lainnya adalah cara ideal untuk melakukan ini. Anda dapat membuat papan tulis bersama menggunakan Pengelola Tugas tempat Anda dapat meletakkan file atau sumber daya penting yang mungkin dibutuhkan anggota tim Anda. Ini akan memungkinkan setiap anggota tim untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa kebingungan.
• Optimalkan alur kerja: Papan Kanban dapat digunakan untuk memvisualisasikan serta mengelola semua tugas yang terlibat dalam suatu proyek. Anda juga dapat mengatur semua tugas dan proyek ke dalam format kolom. Status setiap kolom akan menunjukkan berbagai tahapan alur kerja Anda seperti penelitian, berkelanjutan, pengujian, diterbitkan, selesai, dll.
• Analisis data: Anda dapat dengan mudah membuat laporan otomatis dan data terperinci mengenai proyek dan tugas Anda menggunakan Pelacak Tugas. Ini akan berisi data yang diperlukan untuk mengevaluasi KPI anggota tim Anda. Faktanya, laporan yang dihasilkan merupakan analisis dalam bentuk infografis berkode warna, yang membuatnya lebih mudah dan lebih cepat untuk dipahami.

• Melacak jam kerja untuk menghindari kelelahan karyawan: Untuk memastikan anggota tim Anda tidak terlalu banyak bekerja; Anda dapat memantau waktu mereka menggunakan Pelacak Tugas. Anda dapat menurunkan tingkat stres anggota tim Anda dengan mengurangi beban kerja mereka jika diperlukan. Dengan cara ini, mereka akan lebih percaya diri dan efektif.

Bagaimana Mengelola Tugas Harian Anda dengan Pelacak Tugas?

Berikut cara mengelola tugas dan proyek harian Anda menggunakan Pelacak Tugas :

• Tentukan Tugas: Menggunakan Pelacak Tugas, Anda dapat menentukan semua tugas dan mencantumkannya. Mendefinisikan tugas adalah kegiatan yang sederhana, namun mengarah pada penyelesaian proyek yang lebih besar. Di sini, Anda dapat membagi proyek kompleks menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Dengan cara ini, tugas dapat dengan mudah dilacak saat dan kapan selesai.

• Jadwalkan/Alokasikan Tugas: Setelah Anda selesai membuat dan menentukan tugas proyek, perkirakan total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan terakhir, tetapkan tenggat waktu untuk tugas tersebut. Tahap selanjutnya adalah mendistribusikan tugas dalam tim Anda. Setelah itu, anggota tim Anda dapat mulai mengatur tugas mereka sesuai dengan tenggat waktu dan menetapkan prioritas. Anda juga dapat memiliki tampilan daftar tugas 360 derajat menggunakan bagan Gantt.

• Mengotomatiskan Pelacakan Waktu: Anda dapat menentukan berapa lama setiap karyawan Anda menyelesaikan tugas dengan menggunakan pengatur waktu otomatis. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan seberapa produktif hari-hari karyawan Anda. Pelacak akan secara otomatis melacak waktu yang dihabiskan oleh tim Anda setelah mereka mulai mengerjakan sebuah proyek. Selain itu, Anda dapat menggunakan data ini untuk membuat lembar waktu & laporan yang nantinya dapat digunakan untuk menilai produktivitas tim Anda.

• Lacak Status Tugas: Pelacak Tugas memberi Anda kemampuan untuk melacak semua status proyek Anda di layar meminimalkan kebutuhan manajemen mikro. Selain itu, ini menghemat waktu karena staf tidak perlu memberikan pembaruan tugas secara terus-menerus. Selain itu, jika suatu tugas tertunda atau mendekati tenggat waktu, itu akan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda untuk hal yang sama. Setelah itu, Anda dapat mengambil tindakan penting untuk mempercepat proses penyelesaian proyek tepat waktu.

• Tinjau Kinerja: Tinjauan kemajuan adalah langkah terakhir dari pelacakan tugas. Jika Anda ingin meningkatkan kinerja tim Anda, Anda harus sering mengevaluasi hasil tim Anda. Selain itu, lacak kemajuan proyek tim Anda sambil mengotomatiskan pelaporan dan ringkasan tugas. Selanjutnya, Anda dapat menganalisis laporan ini untuk memeriksa area yang memerlukan perbaikan dalam hal waktu dan uang yang dikeluarkan.

Kesimpulan

Apa pun ukuran organisasi Anda, Pelacak Tugas dapat membantu dalam berbagai cara seperti kolaborasi waktu nyata, manajemen tugas, manajemen izin, dan sebagainya. Setiap organisasi memiliki persyaratannya sendiri untuk mengelola proyek dan tugas, jadi Anda harus memilih perangkat lunak yang selaras dengan tujuan bisnis dan proyek Anda.

Selain itu, Pelacak Tugas akan membantu Anda melacak beberapa proyek dan akan memberi Anda pemahaman yang jelas tentang kemajuan, beban kerja, tenggat waktu, dan faktor lainnya. Perangkat lunak ini akan memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan Anda pada garis waktu yang ditetapkan, menghasilkan tempat kerja yang lebih efektif dan produktif.

FAQ