كيفية عمل جدول بيانات CRM: متقدم

نحن لا نتوقف عند NetHunt. نحن لا نرضى ابدا؛ دائما جائع للمزيد. كنت تعتقد أن جدول بيانات CRM الجديد الضارب للعلامة التجارية الخاص بك كان جيدًا بما فيه الكفاية ، مع جهات الاتصال الخاصة بك وخطوط الأنابيب الخاصة بك تعمل بشكل جيد. ماذا لو قلنا لك .. ليس كذلك؟ ماذا لو قلنا لك كيفية التعاون مع فريقك في جدول بيانات CRM الخاص بك وكيفية إضافة قناة مبيعات واردة إليها باستخدام النماذج؟ ماذا لو كان كل شيء أكثر من اللازم بالنسبة لجدول بيانات CRM الخاص بك ، ولست متأكدًا مما إذا كان الوقت قد حان للتغيير.

تجمعو؛ الفصل في الجلسة. لنأخذ جدول البيانات CRM إلى المستوى التالي ... وما بعده .

كيفية التعاون مع الزملاء في جدول بيانات CRM

تتمثل الميزة الرئيسية لجدول بيانات CRM في أنه ، إذا كان مستندًا إلى السحابة ، فإنه مجاني ليتم نشره عبر فريقك. في حين أنه قد لا يكون مثالياً للفرق الأكبر ، حيث يعمل مئات الأشخاص على نفس المستند في وقت واحد مما يؤدي إلى إبطائه ؛ إنه يعمل بالتأكيد مع جهاز أصغر. تعد مشاركة الوصول إلى جدول البيانات CRM الخاص بك أمرًا سهلاً مثل ... مشاركة الوصول إلى جدول بيانات.

تعتمد الاختلافات الوحيدة على النظام الأساسي الذي تستخدمه.

أرقام أبل

رقم Apple قائم على السحابة. يحصل كل مستخدم على 5 غيغابايت من مساحة تخزين ملفات iCloud المجانية (التطبيقات و iTunes ومشتريات Apple TV ليست مدرجة في هذا) عند التسجيل ، وهو أكثر من كافٍ للبدء به. إذا كان Spreadsheet CRM يعمل بنظام أساسي على Apple Numbers ، فيمكن لما يصل إلى 100 مستخدم عرض جدول البيانات وتحريره في أي وقت.

1. سجّل الدخول إلى iCloud ، ثم قم بتشغيل iCloud Drive لـ Pages و Numbers و Keynote.
2. افتح مستند جدول البيانات CRM الخاص بك.
3. انقر فوق الزر Collaborate في شريط الأدوات.
4. انقر على خيارات المشاركة ، ثم اختر خيار التقييد. بشكل افتراضي ، يمكن للمدعوين تحرير المستند الخاص بك.
5. اختر كيف تريد دعوة الآخرين للعمل على المستند الخاص بك.
6. انقر على مشاركة ، ثم أرسل الرسالة أو انشرها.
7. يجب أن يكون زر Collaborate أعلى المستند بعلامة اختيار. يوضح هذا عدد الأشخاص الذين لديهم المستند مفتوحًا ، باستثناء نفسك.

تقييد الوصول إلى جدول البيانات الخاص بك CRM
بشكل افتراضي ، يمكن لأي شخص يدعوه منشئ جدول البيانات CRM أيضًا دعوة الأشخاص لعرض المستند أو تحريره. هذا أمر خطير. سيكون نظام CRM محلي الصنع في مقدمة ومركز عملك ، وهو موطن لكل شيء مهم فيه. بياناتك هي سلعة ، وهناك الكثير من لصوص البيانات السيئين يحاولون سرقتها.

قم بتقييد المستند بحيث لا يتمكن من عرضه أو تحريره إلا الأشخاص الذين تدعوهم. اضغط على خيارات المشاركة ، ثم إذا كنت تريد فقط مشاركين معينين للوصول إلى المستند ، فاختر "الأشخاص الذين تدعوهم فقط". لفتح المستند المشترك ، يجب على هؤلاء المشاركين تسجيل الدخول إلى iCloud أو iCloud.com باستخدام معرف Apple. إذا لم يكن لديهم معرف Apple ، فعليهم إنشاء واحد بعد مشاركة جدول البيانات CRM معهم.

مايكروسوفت اكسل

التأليف المشترك هو طريقة Microsoft الرائعة لقول التعاون في مستند. يمكن للمستخدمين المشاركة في تأليف جدول بيانات فقط إذا تم تخزينه في OneDrive أو OneDrive for Business أو SharePoint Online. لذلك ، ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حساب Office365 الخاص بك وتحميله إلى السحابة قبل أن تتمكن من التأليف المشترك. تجدر الإشارة أيضًا إلى أنه يجب تمكين الحفظ التلقائي من أجل "التأليف المشترك" المتزامن.

تحصل على مساحة تخزين مجانية تبلغ 5 غيغابايت عند التسجيل في OneDrive ، ولكن يمكنك شراء المزيد أو الاشتراك في Office 365.

1. افتح ملفك في OneDrive أو OneDrive for Business أو SharePoint Online.
2. انقر فوق "فتح في تطبيق سطح المكتب".
3. انقر فوق الزر تمكين التحرير إذا كان جدول البيانات CRM في طريقة العرض المحمية.
4. انقر فوق مشاركة في الزاوية العلوية اليمنى.
5. بشكل افتراضي ، سيتمكن جميع المستلمين من تحرير المصنف.
6. اكتب عناوين البريد الإلكتروني في مربع العنوان ، وافصل بينها بفاصلة منقوطة.
7. اضغط على إرسال.

هناك أربعة مستويات من مشاركة الوصول إلى جدول بيانات Excel CRM الخاص بك

• يتيح أي شخص الوصول إلى أي شخص لديه الرابط المرسل إليه. لا يهم ما إذا كانوا قد تلقوها منك مباشرة أو إذا تم إعادة توجيهها من قبل شخص آخر ؛ لا يحدث فرقًا إذا كانوا داخل مؤسستك أو خارجها.
• يمنح الأشخاص في [مؤسستك] إمكانية الوصول إلى أي شخص في مؤسستك لديه رابط الوصول إلى الملف. أي إذا تلقوا الرابط منك أو من أي شخص آخر.
• الأشخاص الذين لديهم وصول موجود لا يغيرون بالفعل امتيازات الوصول. بدلاً من ذلك ، يجب استخدامه إذا كنت تريد ببساطة إرسال رابط إلى شخص لديه حق الوصول بالفعل.
• يتيح أشخاص محددون الوصول إلى الأشخاص الذين تحددهم أنت ، مالك المستند. احذر من إمكانية وصول الأشخاص الآخرين بالفعل ، ولكن لن يتمكن سوى الأشخاص الذين تدعوهم هؤلاء الأشخاص وغيرهم بعد ذلك من استخدام الارتباط بمجرد تغيير وصول المشاركة.

أوراق جوجل

عند نقطة الاستخدام ، تعتمد جداول بيانات Google بالكامل على السحابة. كما قلنا في الجزء السابق من هذا diptych ، فهي نقطة البداية المثالية لجدول بيانات CRM الخاص بك. تعد مشاركة جدول بيانات CRM مع Google Sheets أمرًا بسيطًا كما تتوقع ، وهناك طريقتان يمكنك من خلالهما القيام بذلك.

كيفية إضافة نموذج إنشاء عملاء محتملين إلى جدول بيانات CRM الخاص بك

في هذه الأيام ، يتجاوز CRM خط الأنابيب الخاص بك ودفتر جهات الاتصال الخاص بك. CRM في هذه الأيام هو الشبانغ الكامل ، حتى أنه يساعدك في العثور على العملاء المحتملين قبل رعايتهم وبيعهم لهم. تعتبر المبيعات الواردة إلى حد بعيد الاستراتيجية الأكثر موثوقية وفعالية لتوليد عملاء محتملين لعملك. قال أحدهم ذات مرة "إذا قمت ببنائه ، فسوف يأتون" ... بدأت أعتقد أنهم كانوا يتحدثون عن Spreadsheet CRM.

استخدم نماذج جوجل

Google Forms هي منصة استطلاع Google. ربما كنت تعرف ذلك بالفعل. ما قد لا تعرفه هو أنه يمكنك ربط نماذج Google بجدول بيانات CRM الخاص بك ، مما يؤدي إلى أتمتة إنشاء العملاء المحتملين بشكل فعال. لا يؤدي هذا إلى تطوير عملاء متوقعين جدد وعالي الجودة في قاعدة بياناتك فحسب ، بل يمنحك أيضًا بيانات أكثر صدقًا يمكنك من خلالها تقسيم جمهورك.

من خلال القيام بذلك ، يمكنك فهم العملاء المتوقعين بشكل أفضل ، وإضفاء الطابع الشخصي المفرط على التوعية ، ومنح عملك أفضل فرصة ممكنة للتحويل.

1. افتح جدول البيانات CRM.

2. اضغط على "إدراج" في القائمة العلوية.

3. ابحث عن "النموذج" واضغط عليه.

4. يجب فتح علامة تبويب جديدة كنموذج يحمل نفس اسم جدول بيانات CRM. يعود الأمر إليك لتصميم النموذج ، مما يجعل الأسئلة خاصة بالمعلومات التي يحتاجها عملك. ستجد أن هناك الكثير من الأشكال المختلفة للأسئلة.

الأسئلة النصية ذات الإجابات القصيرة مفيدة فقط للمعلومات الأساسية. يتضمن ذلك الأسماء الأولى ، والأسماء الأخيرة ، وأرقام الهواتف ، وبالطبع ... عناوين البريد الإلكتروني.

لا يوجد فرق كبير بين الأسئلة المنسدلة وأسئلة "الاختيار من متعدد" . أنا أفضل فقط استخدام الأسئلة المنسدلة للحصول على إجابات تستند إلى التركيبة السكانية لأنها تبدو أكثر رسمية قليلاً.

الأسئلة الخطية مفيدة جدًا للتعرف على تفضيلات وآراء العميل المحتمل. يوفر هذا النوع من الأسئلة فرصة لتقسيم وتخصيص الوصول إلى العملاء الذين لديهم إبداءات إعجاب واهتمامات مختلفة.

تشبه أسئلة الاختيار من متعدد الأسئلة الخطية ، من حيث أنها توفر فرصة جيدة للتعرف على تفضيلات العملاء المحتملين.

مربعات الاختيار هي أسئلة "الاختيار من متعدد" ولكن مع فرصة لملء النماذج للتحقق من أكثر من خيار واحد.

5. هناك ثلاثة خيارات لتوزيع النموذج. يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني ، ولكن عليك أولاً الحصول على عنوان البريد الإلكتروني للعميل المحتمل. يمكنك مشاركة الرابط ، وهو سهل الاستخدام. ومع ذلك ، فإن الأكثر احترافًا هو تضمينها على موقع الويب الخاص بك.

6. بمجرد إنشاء النموذج ومشاركته وملئه ، ستجد علامة تبويب مضافة إلى أسفل جدول بيانات CRM. سيتم تسجيل جميع الإجابات هناك. مهمتك التالية هي تمكين إشعارات النموذج ، لذلك ستتلقى بريدًا إلكترونيًا في كل مرة يكمل فيها شخص ما النموذج بنجاح.

7. انسخ استجابات العملاء والصقها من ورقة ملاحظات النموذج إلى قاعدة بيانات العملاء الرئيسية وأدخل تفاصيلها في خط الأنابيب الخاص بك. لقد أضفت للتو طريقًا للمبيعات الواردة إلى عملك الصغير ، فأنت رائد أعمال!

قم بتنزيل نسختك من The NetHunt Spreadsheet CRM

كيف تعرف متى حان الوقت للتخلي عن جدول بيانات CRM

كل الأشياء الجيدة يجب أن تنتهي ؛ ما طار طير وارتفع إلا كما طار وقع. يمكن أن يكون جدول بيانات CRM الذي تم تنفيذه بعناية وبشكل صحيح هو الأساس بالنسبة لك لوضع لبنات عملك عليه. مع نمو عملك ، سوف يمر المزيد من العملاء المحتملين والعملاء عبر خط الأنابيب الخاص بك محلي الصنع ، وفي النهاية ستبدأ الأساسات في الانهيار. للأسف إذا نجح جدول بيانات CRM ، فستتوقف في الواقع عن القدرة على استخدامه. سوف تحتاج إلى قارب أكبر .

اكتشف ما لا يستطيع فريق المبيعات الخاص بك فعله باستخدام جدول بيانات CRM

حان الوقت للتبديل إلى نظام CRM رائع ، عندما ...

• أنت تغرق في بيانات العملاء ولا يمكنك أبدًا العثور على ما تحتاجه.
• بدأ CRM الخاص بجدول البيانات في العمل ببطء لأن الكثير من الأشخاص يقومون بتحريره في نفس الوقت.
• تبدأ إدارة جدول البيانات CRM الخاص بك في أخذ وقت أطول مما يوفره.
• أصبحت علاقاتك مع العملاء عميقة جدًا لدرجة أنك تكافح لتذكر المحادثات السابقة وتحتاج إلى محتوى في متناول اليد.
• لا يمكنك توقع المبيعات والإيرادات بشكل فعال.
• لقد اكتشفت قنوات توليد عملاء أفضل من نماذج Google وتريد الاستفادة من عمليات الدمج المحلية.
• أنت تفتقر إلى التحليلات وعليك اتخاذ قرارات بناءً على الشعور الغريزي.
• لا يمكن لأعضاء فريقك التواصل بشكل فعال والعمل بشكل وثيق على إنهاء المهام.
• توقف معدل الاحتفاظ بالعميل عن الزيادة.
• قاعدة بيانات جدول البيانات ليست آمنة بما يكفي ويمكن لأي شخص في الشركة عمل نسخة منها بسهولة.

ليس عليك أن تبدأ من الصفر أيضًا. من السهل التبديل إلى نظام CRM كامل ، لأن ميزات استيراد البيانات المؤتمتة تفعل ذلك إلى حد كبير نيابة عنك. يجب أن تطلعك قائمة المهام التالية على انتقال CRM الخاص بك بشكل جيد. إنها ثلاث خطوات بسيطة فقط ، وسيوفر لك تصحيح الأمور في البداية الكثير من المدخلات اليدوية في المستقبل.

تعرف على كيفية استخدام Gmail كـ CRM

قم بعمل قائمة بجميع حقول البيانات الضرورية التي تحتاجها في نظام CRM الخاص بك.

تتمثل الميزة الثنائية لتحويل بياناتك من نظام إلى آخر في أنها فرصة للقيام ببعض عمليات التنظيف في الربيع. تخلص من نقاط البيانات التي لا يحتاجها عملك ، وقم بتبسيط CRM الجديد لتحقيق أقصى قدر من الفعالية. من ناحية أخرى ، إذا وجدت أي نقاط بيانات تحتاج إلى ملء سجل معين ، فقم بإجراء القليل من البحث لملئها. يُعد موقع LinkedIn مكانًا رائعًا لأداء الأعمال المنزلية.

قم بتوحيد جميع بياناتك.

تحقق من التناسق المطلق عبر بياناتك التي سيتم تصديرها قريبًا. هذا هو الجزء الأكثر دقة في العملية ، ويتضمن مراجعة كل مجال من مجالات البيانات في جدول بيانات CRM الخاص بك والتأكد من أن كل شيء في مكانه ومطابقته.

• عناوين البريد الإلكتروني صالحة (لا توجد كلمات بها أخطاء إملائية ، تنسيق شائع)
• الأرقام والأرقام العشرية بتنسيق مشترك (1000 ، 1.000 ، 1000)
• تكون أرقام الهواتف بتنسيق مشترك ويتم تضمين رموز البلدان في السجلات الدولية. (+1 777555-3333 ، (777) 5553333)
• القيم مثل البلدان في تنسيق مشترك (الولايات المتحدة الأمريكية والولايات المتحدة والولايات المتحدة)
• تخلص من أي تكرارات.
• يوجد الاسم الأول واسم العائلة في أعمدة منفصلة إذا كنت ستستخدمهما بشكل منفصل.
• الكتابة بالأحرف الكبيرة صحيحة في كل مكان ، خاصة في الأسماء.

تصدير واستيراد البيانات

تتطلب معظم أنظمة CRM ، إن لم يكن كلها ، تصدير بيانات جدول بيانات CRM إلى ملف .csv قبل أن تتمكن من استيرادها إلى نظام جديد. لنفترض أنك تقوم بالتبديل إلى Gmail CRM جديد لامع ... ولنفترض أن Gmail CRM يسمى NetHunt CRM * للأغراض التعليمية فقط *. رئيس فريق نجاح العملاء لدينا ، أناستازيا تاتسينكو ، على وشك إخبارك بكيفية القيام بذلك بالضبط .

عندما تتلاعب بجدول بيانات CRM ، يصبح من الصعب التوقف. بالنظر إلى أن هذه أداة مجانية عند الاستخدام ، يمكنك الحصول على بعض النتائج الرائعة منها. بصفتك شركة صغيرة ، يمكنك الاستفادة إلى ما لا نهاية من خط أنابيب منظم ومرئي ، ومتجر شامل لجميع بيانات العملاء ، ونموذج إنشاء قوائم العملاء المحتملين تلقائيًا للحفاظ على كل شيء.

اجعلها نظيفة اجعلها مثيرة . وعندما يصبح كل شيء أكثر من اللازم حتمًا ، اجعله NetHunt Gmail CRM بدلاً من ذلك.