استنادًا إلى تقرير الحالة العالمية للعمل عن بُعد لعام 2018 ، عمل 68٪ من العمال حول العالم عن بُعد مرة واحدة على الأقل شهريًا. ويعمل 18٪ من موظفي العالم عن بعد بدوام كامل.

في هذه الأيام ، ليس الأمر شيئًا تختاره الشركات على سبيل التفضيل. مع وجود مخاطر Covid-19 والخطأ في جانب السلامة العامة ، كان على العديد من الفرق التحول بسرعة إلى العمل من المنزل. ولكن عندما لا يكون هذا ما اعتاد عليه الفريق ، يمكن أن يأتي بالتأكيد بمنحنى تعليمي حاد. ويمكن أن يمثل الحفاظ على روح الفريق والروح المعنوية تحديًا.

في Kimp ، نعمل عن بُعد مع عملائنا. لذلك قمنا بتجميع قائمة ببعض النصائح والأدوات للعمل عن بُعد مع فريقك. نأمل أن يساعدوا في التحولات التي تواجهها حاليًا.

حافظ على تدفق الاتصالات

سيكون أحد أول الأشياء التي ستؤثر بالتأكيد على سير العمل والروح المعنوية هو الافتقار إلى الاتصال الذي يأتي مع العزلة الاجتماعية. إذا كان فريقك لا يستخدم بالفعل أداة messenger / تعاون مثل Slack أو Flock أو Microsoft Teams ، فهذا بالتأكيد وقت رائع لتطبيق واحدة.

إذا كنت تستخدم بالفعل أداة للاتصال بالفريق ، فلا تزال هناك فرصة لك هنا. قم بتقييم كيفية استخدامك لأداة (أدوات) الاتصال الخاصة بك. هل توجد قنوات مناسبة معدة لكل وحدة؟ ماذا عن الأفكار الإضافية لتبادل الأفكار أو مشاركة الإلهام؟ أو لمجرد مشاركة القصص المضحكة أو الميمات؟ يمكن أن يساعد تقسيم الاتصال أعضاء الفريق في التركيز على المهام عندما يحتاجون إلى ذلك ، وأخذ فترات راحة والتخلص من النكات مع زملاء العمل أيضًا. قد يكون من المفيد وضع بعض القواعد الأساسية أو تقديم بعض الاقتراحات (على سبيل المثال ، إرسال تحديثات سريعة عبر الدردشة والاتصال عبر مكالمة فيديو لأي شيء يحتاج إلى وصفه بالتفصيل).

تأكد أيضًا من التحقق مما إذا كانت هناك ميزات لم تستفد منها مثل مشاركة الملفات ومكالمات الفيديو وإعداد استطلاعات الرأي. وإذا كانت هناك فرص لدمج البرامج الأخرى التي تستخدمها لإنشاء تجربة أكثر سلاسة. يمكن أن يساعد Zapier في توصيل تطبيقاتك وأتمتة سير العمل - ثق بنا ، فالأمر ليس مخيفًا كما يبدو!

تسجيل الوصول شخصيا ومهنيا

قد يكون التعود على مساحة عمل منعزلة أمرًا صعبًا على الموظف الذي اعتاد التواجد في الموقع. البشر مخلوقات اجتماعية. حسنًا ، معظمنا على الأقل

بالإضافة إلى التعاون والمساءلة ، من الضروري إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة. باستخدام أداة تعاون فريقك (مثل Slack و Flock و Microsoft Teams وما إلى ذلك) ، قم بإعداد أوقات مناسبة لفريقك للاتصال لإجراء مكالمات الفيديو. تعد Google Hangouts و Zoom و GoToMeeting و WebEx و Whereby بعض الخيارات الجيدة.

شارك جدول الأعمال مقدمًا إن أمكن ، حتى يتمكن أعضاء الفريق من التحضير والمساهمة (على سبيل المثال ، تقديم التحديثات و / أو المخاوف والاقتراحات والتعليقات و / أو المراجعات). اطلب من عضو مختلف في الفريق في كل مرة تسجيل الدقائق ومشاركتها.

وابدأ كل مكالمة بدقائق معدودة للتحقق من أحوال الجميع. يمكن أن يكون هذا 10 دقائق من أعضاء الفريق لمجرد مشاركة قصص حول زملائهم الجدد في العمل (أي أطفالهم الذين هم في المنزل من المدرسة) أو تبادل الأفكار حول كيفية البقاء إيجابيًا ومشغولًا في عطلات نهاية الأسبوع. يمكن أن يساعد بدء مثل هذه المكالمات في إراحة الفريق وخلق شعور بالانتماء للمجتمع.

مكّن فريقك من النجاح

بالنسبة للبعض ، قد يكون العمل من المنزل غير منتج - خاصةً إذا كان منزلهم مليئًا بالمشتتات. اسأل فريقك عما إذا كانوا يواجهون أي تحديات تتعلق بإنتاجيتهم في المنزل. دعهم يعرفون أنك منفتح على الاقتراحات إذا صادفتهم أي أدوات من شأنها أن تساعد في سير العمل.

إن أمكن ، تحقق مما إذا كان يمكنك منحهم حق الوصول إلى أداة أو برنامج أو منتج يمكن أن يساعد في تخفيف المشكلة. هذا سيجعل أعضاء الفريق يشعرون بالدعم وبالطبع سيساعد في الإنتاجية الإجمالية للفريق.

في هذه الملاحظة ، لدعم الإنتاجية ، حدد أولويات وضع خطط للطوارئ في أقرب وقت ممكن. سيساعدك هذا في حالة انقطاع التيار عن إحدى أدواتك التي تمت تجربتها ، وموثوق بها ، وحقيقية.

إذا كان ذلك ممكنًا ، إذا كنت في جزء من العالم لم يتم فيه تفويض العمل من المنزل ، فقم بإجراء اختبار. سيساعدك هذا في معالجة أي مشاكل قد تواجهها قبل أن تصبح مطبات على الطريق.

إنشاء روتين وتعديل حسب الحاجة

نشعر جميعًا بالراحة مع إجراءاتنا الروتينية خارج النافذة وبدون معيار جديد لاستبدالها. إنه يجعل من الصعب على الموظفين عدم الوقوع في المنحدر الزلق بين أخذ الأمور بسهولة وعدم الإنتاج.

هذا هو السبب في أنه من المهم إنشاء إجراءات جديدة مع فريقك. علاوة على ذلك ، شارك الموارد ووجهات النظر لمساعدتهم على اكتشاف طرق للبقاء متحفزًا. مثل هذا المنشور حول إنشاء روتين الصباح عند العمل من المنزل.

خطوات صغيرة على ما يبدو يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً. مثل ارتداء ملابسك كما لو كنت متجهًا إلى المكتب. مما سيساعد في أن تكون حسن المظهر لمكالمات الفيديو أيضًا. شجع الجميع أيضًا على إعداد مساحة عمل تساعدهم على التركيز. ليس كل شخص لديه مساحة لمكتب منفصل. ولكن لا تزال هناك خيارات أخرى غير العمل من السرير. من المهم إنشاء قدر كبير من الفصل بين المساحة التي تعمل فيها والمساحة التي تستريح فيها وتسترخي فيها.

قد يستغرق الأمر بعض الوقت والتعديل حتى تصبح الأمور في نصابها الصحيح. لكن لا تستسلم! استمر في تجربة الأساليب الجديدة وتعديل الأساليب الحالية.

لا تقلل من أهمية قوة الاتصال

يمكن أن يكون من السهل ترك الاتصال يكون فقط على أداة تعاون. لكن العمل من المنزل يمكن أن يخلق إحساسًا بالعزلة يتراكم بمرور الوقت.

كعلاج لهذا ، يمكنك خلق فرص لفريقك للتواصل الاجتماعي. يعد إعداد قنوات ممتعة في أداة التعاون الخاصة بك أحد الخيارات التي ذكرناها أعلاه. يمكن أن يكون هذا رائعًا لمشاركة الأشياء غير المتعلقة بالعمل مثل النكات ، والميمات ، والأحداث ، واحتفالات أعياد الميلاد ، وما إلى ذلك.

يمكنك أيضًا إعداد أحداث بعيدة. الدورات التدريبية - سواء كانت متعلقة بالعمل أم لا. وسائل التواصل الاجتماعي عبر مكالمات الفيديو. تمارين الإطالة الجماعية / جلسات اليوجا. اسمح لأعضاء فريقك بتنظيم وتشغيل هذه الأشياء أيضًا.

أي شيء يمكنك القيام به لمساعدة فريقك على الشعور بالارتباط والتواصل سيساعد في دعم صحتهم العقلية وصحتك. خاصة عندما يلجأ الكثير منا إلى منصات التواصل الاجتماعي من أجل الشعور بالاتصال ، وهذا هو المكان الذي ننتقد فيه حاليًا عناوين الأخبار المخيفة.

يمكنك القيام بالأمر! نحن في هذا معا

هذه أوقات غير مؤكدة وغير مسبوقة. يمكن أن يكون ذلك محطما للأعصاب. لكنها أيضًا دعوة للدفاع عن ودعم بعضنا البعض. لقيادة أنواع الأعمال التي تدعم فرقهم على أكمل وجه. في Kimp نحن نتجذر لك. ونأمل أن تظل أنت وفريقك آمنين وبصحة جيدة.