จากรายงาน Global State Of Remote Work ปี 2018 พบว่า 68% ของพนักงานทั่วโลกทำงานทางไกลอย่างน้อยเดือนละครั้ง และ พนักงาน 18% ของโลกทำงานเต็มเวลาจากระยะไกล

ทุกวันนี้ไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจเลือกใช้ตามความชอบ ด้วยความเสี่ยงจากโควิด-19 และความผิดพลาดด้านความปลอดภัยสาธารณะ หลายทีมจึงต้องเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านอย่างรวดเร็ว แต่เมื่อนั่นไม่ใช่สิ่งที่ทีมคุ้นเคย ก็สามารถมาพร้อมกับช่วงการเรียนรู้ที่สูงชันได้อย่างแน่นอน และการรักษาสปิริตและขวัญกำลังใจของทีมอาจเป็นเรื่องท้าทาย

ที่ Kimp เราทำงานกับลูกค้าของเราทางไกล เราจึงได้รวบรวมรายการเคล็ดลับและเครื่องมือบางอย่างสำหรับการทำงานทางไกลกับทีมของคุณ เราหวังว่าพวกเขาจะช่วยในการเปลี่ยนที่คุณกำลังเผชิญอยู่

ให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น

สิ่งแรกที่จะส่งผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์และขวัญกำลังใจอย่างแน่นอนคือการขาดการเชื่อมต่อที่มาพร้อมกับการแยกทางสังคม หากทีมของคุณยังไม่ได้ใช้เครื่องมือส่งข้อความ/การทำงานร่วมกัน เช่น Slack, Flock หรือ Microsoft Teams ตอนนี้ก็เป็นเวลาที่ดีที่จะนำไปใช้

หากคุณใช้เครื่องมือสำหรับการสื่อสารในทีมอยู่แล้ว ยังมีโอกาสอยู่ที่นี่สำหรับคุณ ดูว่าคุณใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างไร มีการกำหนดช่องทางที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละหน่วยหรือไม่? แล้วสิ่งเพิ่มเติมสำหรับการระดมความคิดหรือแบ่งปันแรงบันดาลใจล่ะ หรือเพียงเพื่อแบ่งปันเรื่องตลกหรือมส์? การแบ่งกลุ่มการสื่อสารจะช่วยให้สมาชิกในทีมมีสมาธิกับงานเมื่อจำเป็น และพักและเล่นมุกตลกกับเพื่อนร่วมงานด้วย การกำหนดกฎพื้นฐานหรือให้คำแนะนำบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ (เช่น ส่งการอัปเดตด่วนผ่านการแชทและเชื่อมต่อผ่านแฮงเอาท์วิดีโอสำหรับทุกสิ่งที่จำเป็นต้องอธิบายโดยละเอียด)

อย่าลืมตรวจสอบด้วยว่ามีคุณสมบัติที่คุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จาก เช่น การแชร์ไฟล์ แฮงเอาท์วิดีโอ และการตั้งค่าโพลหรือไม่ และหากมีโอกาสที่จะรวมซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น Zapier สามารถช่วยเชื่อมต่อแอพของคุณและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เชื่อเราเถอะ มันไม่น่ากลัวอย่างที่คิด!

เช็คอินด้วยตนเอง & อย่างมืออาชีพ

การทำความคุ้นเคยกับพื้นที่ทำงานที่แยกออกมาอาจเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานที่เคยอยู่ในสถานที่ มนุษย์เป็นสัตว์สังคม อย่างน้อยพวกเราส่วนใหญ่

นอกจากการทำงานร่วมกันและความรับผิดชอบแล้ว ยังเป็นเหตุผลว่าทำไมการเช็คอินเป็นประจำจึงมีความจำเป็น การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีม (เช่น Slack, Flock, Microsoft Teams เป็นต้น) ตั้งเวลาที่สะดวกสำหรับทีมของคุณในการเชื่อมต่อสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอ Google Hangouts, Zoom, GoToMeeting, WebEx และ Whereby เป็นตัวเลือกที่ดี

แบ่งปันกำหนดการล่วงหน้าหากเป็นไปได้ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถจัดเตรียมและมีส่วนร่วมได้ (เช่น นำเสนอข้อมูลล่าสุด ข้อกังวล ข้อเสนอแนะ คำติชม และ/หรือบทวิจารณ์) ถามสมาชิกในทีมคนละคนในแต่ละครั้งเพื่อบันทึกและแชร์นาที

และเริ่มต้นการโทรแต่ละครั้งด้วยการเช็คอินว่าทุกคนเป็นอย่างไร สมาชิกในทีมอาจใช้เวลาเพียง 10 นาทีในการแบ่งปันเรื่องราวเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานใหม่ของพวกเขา (เช่น ลูกๆ ของพวกเขาที่กลับจากโรงเรียน) หรือแลกเปลี่ยนแนวคิดในการคิดบวกและไม่ว่างในวันหยุดสุดสัปดาห์ การเริ่มต้นการโทรแบบนี้สามารถช่วยให้ทีมสบายใจและสร้างความรู้สึกของชุมชนได้

ช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ

สำหรับบางคน การทำงานจากที่บ้านอาจไม่เกิดผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบ้านของพวกเขาเต็มไปด้วยสิ่งรบกวน ถามทีมของคุณว่าพวกเขากำลังเผชิญกับความท้าทายด้านประสิทธิภาพการทำงานที่บ้านหรือไม่ บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมรับคำแนะนำหากพวกเขาพบเครื่องมือใดๆ ที่จะช่วยในกระบวนการทำงาน

ถ้าเป็นไปได้ ให้ดูว่าคุณสามารถให้พวกเขาเข้าถึงเครื่องมือ ซอฟต์แวร์ หรือผลิตภัณฑ์ที่สามารถช่วยบรรเทาปัญหาได้หรือไม่ สิ่งนี้จะทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกได้รับการสนับสนุนและแน่นอนว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของทีม

ในบันทึกย่อนั้น เพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงาน ให้จัดลำดับความสำคัญของการตั้งค่าแผนฉุกเฉินโดยเร็วที่สุด สิ่งนี้จะช่วยคุณในกรณีที่เครื่องมือที่ลองใช้แล้ว เชื่อถือได้ และเป็นจริงของคุณขัดข้อง

ถ้าเป็นไปได้ หากคุณอยู่ในส่วนหนึ่งของโลกที่ไม่ได้รับคำสั่งให้ทำงานจากที่บ้าน ให้ทำการทดสอบ วิธีนี้จะช่วยคุณจัดการกับปัญหาต่างๆ ที่คุณอาจเผชิญก่อนที่จะกลายเป็นทางตัน

สร้างกิจวัตรและปรับแต่งตามต้องการ

เราทุกคนรู้สึกแย่กับกิจวัตรของเรานอกหน้าต่างและไม่มีบรรทัดฐานใหม่มาแทนที่ เป็นความท้าทายสำหรับพนักงานที่จะไม่ล้มลงบนทางลาดชันระหว่างการทำเรื่องง่ายๆ กับการไม่มีประสิทธิผล

ด้วยเหตุนี้ การสร้างกิจวัตรใหม่กับทีมของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ และนอกเหนือจากนั้น แบ่งปันแหล่งข้อมูลและมุมมองเพื่อช่วยให้พวกเขาคิดหาวิธีที่จะมีแรงจูงใจอยู่เสมอ ชอบโพสต์นี้ในการสร้างกิจวัตรตอนเช้าเมื่อทำงานจากที่บ้าน

ก้าวเล็กๆ ที่ดูเหมือนก้าวไปได้ไกล เหมือนการแต่งตัวราวกับว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่สำนักงาน ซึ่งจะช่วยให้มีความเรียบร้อยสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอด้วย กระตุ้นให้ทุกคนตั้งค่าพื้นที่ทำงานที่ช่วยให้พวกเขามีสมาธิ ไม่ใช่ทุกคนที่มีห้องสำหรับสำนักงานแยกต่างหาก แต่ยังมีตัวเลือกอื่นนอกเหนือจากการทำงานจากเตียง สิ่งสำคัญคือต้องสร้างการแยกระหว่างพื้นที่ที่คุณทำงานและพื้นที่ที่คุณพักผ่อนและผ่อนคลายให้มากที่สุด

อาจใช้เวลาสักครู่และปรับแต่งเพื่อให้ได้สิ่งที่ถูกต้อง แต่อย่ายอมแพ้! พยายามหาแนวทางใหม่ๆ และปรับเปลี่ยนแนวทางที่มีอยู่

อย่าประมาทพลังของการเชื่อมต่อ

อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะให้การสื่อสารเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน แต่การทำงานจากที่บ้านสามารถสร้างความรู้สึกโดดเดี่ยวที่สร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณสามารถสร้างโอกาสให้ทีมของคุณเข้าสังคมได้ การตั้งค่าช่องสนุก ๆ ในเครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณคือทางเลือกหนึ่งที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการแบ่งปันสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น เรื่องตลก มีม กิจกรรม งานฉลองวันเกิด ฯลฯ

คุณยังสามารถตั้งค่ากิจกรรมระยะไกลได้อีกด้วย เซสชั่นการฝึกอบรม - ทั้งที่เกี่ยวข้องกับงานและไม่ โซเชียลผ่านแฮงเอาท์วิดีโอ กลุ่มยืด/โยคะ. ให้สมาชิกในทีมของคุณจัดการและดำเนินการเหล่านี้เช่นกัน

ทุกสิ่งที่คุณทำได้เพื่อช่วยให้ทีมของคุณรู้สึกมีส่วนร่วมและเชื่อมโยงกันจะช่วยสนับสนุนสุขภาพจิตของพวกเขาและของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราจำนวนมากหันไปใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเพื่อสัมผัสถึงความเชื่อมโยง และนั่นคือสิ่งที่เรากำลังประสบกับพาดหัวข่าวที่น่ากลัว

คุณทำได้! เราอยู่ในนี้ด้วยกัน

สิ่งเหล่านี้เป็นช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนและไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ที่สามารถทำลายประสาท แต่ยังเป็นการเชื้อเชิญให้ยืนหยัดและสนับสนุนซึ่งกันและกัน เพื่อนำพาธุรกิจประเภทต่าง ๆ ที่สนับสนุนทีมของตนอย่างเต็มที่ ที่ Kimp เราเป็นกำลังใจให้คุณ และเรา หวังว่าคุณจะและทีมของคุณปลอดภัยและมีสุขภาพดี