6 Schritte zu einem transformativen Mitarbeiter-Volunteering-Programm

Mitarbeiter-Volunteering-Programme stehen heute vor einem Paradoxon: Mitarbeiter wollen sich freiwillig engagieren, aber wenn sie die Gelegenheit dazu bekommen, tun die meisten dies nicht.

Laut dem neuesten CECP Giving in Numbers Report hatten 89 % der befragten Unternehmen im Jahr 2021 ein Mitarbeiter-Volunteering-Programm. Derselbe Bericht ergab jedoch, dass diese Programme nur eine Teilnahmequote von 17 % aufweisen.

Vergleichen Sie diese Datenpunkte mit einem Bericht von Deloitte, der herausfand, dass 77 % der befragten Mitarbeiter glauben, dass Freiwilligenarbeit für das Wohlbefinden der Mitarbeiter unerlässlich ist.

Mitarbeiter sagen, sie wollen sich ehrenamtlich engagieren. Aber die meisten tauchen nicht auf. Was ist los?

Ein großer Teil der Trennung liegt in der Art und Weise, wie Arbeitgeber ihre Freiwilligenprogramme für Mitarbeiter gestalten. Zu oft behandeln Unternehmen ihre Freiwilligenprogramme als ein einmaliges „Kästchen zum Ankreuzen“ in einer größeren Spendenagenda des Unternehmens. Unternehmensführer betrachten nicht die gesamte End-to-End-Erfahrung aus der Perspektive der Mitarbeiter, einschließlich der mentalen, emotionalen und physischen Komponenten des Zurückgebens. Die Erfahrung wird transaktional.

Aber es muss nicht sein.

Beim Aufbau eines effektiven Freiwilligenprogramms für Mitarbeiter geht es darum, Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen, alle Hindernisse zu beseitigen, die sie daran hindern, sich zu engagieren, und einen Rahmen für einen durchdachten Dialog zu schaffen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Programm erstellen (oder umgestalten), um Platz für Transformationen zu schaffen.

Ein transformatives Freiwilligenprogramm für Mitarbeiter baut eine integrative Unternehmenskultur auf

Chris Jarvis, Mitbegründer und Chief Strategy Officer von Realized Worth, befürwortet einen Wechsel zu einem transformativen Ansatz für Freiwilligenprogramme und nicht zu einem Transaktionsansatz. Er definiert Transformation als drei zentrale Veränderungen für Menschen:

• Psychisch: Veränderungen im Verständnis des Selbst
• Convictional: Revision von Glaubenssystemen
• Verhalten: Änderungen in realen Handlungen

Was ist der Unterschied zwischen einer transformativen und transaktionalen Freiwilligenerfahrung? Jarvis beschreibt die Absicht hinter dem transformativen Ansatz als Bemühen, den Teilnehmern „eine Erfahrung zu geben, die sie für den Rest ihres Lebens mit sich tragen“.

In einer transaktionalen Freiwilligenerfahrung:

• Mitarbeiter betrachten das Programm in Bezug auf Input und Output.
• Die Definition von Erfolg ist die Anzahl der erledigten Aufgaben (z. B. Kartons mit Lebensmitteln verpackt).
• Es gibt keinen breiteren Zusammenhang darüber, wie die Bemühungen der Mitarbeiter Veränderungen bewirken.
• Die Erfahrung veranlasst die Mitarbeiter nicht, ihre eigenen Annahmen oder Überzeugungen zu hinterfragen.
• Die Perspektiven der Teilnehmer ändern sich nicht.

In einer transformativen Freiwilligenerfahrung:

• Im Fokus steht, was die Mitarbeiter für wen verändern.
• Empathie selbst ist das Ziel.
• Die Erfahrung ermutigt die Mitarbeiter, zu überdenken, wie sie in die Welt passen und mit ihr interagieren.
• Die Identität der Teilnehmer ist ein wichtiger Aspekt des Programms.
• Der Dialog spielt eine zentrale Rolle.

Eine transformative Freiwilligenerfahrung kann neu gestalten, wie Mitarbeiter die Welt verstehen und wie sie sich verhalten. Viele Teilnehmer bringen diese neue Perspektive mit einem frischen Sinn und einem empathischeren Umgang mit ihren Kollegen und Kunden an ihren Arbeitsplatz zurück.

6 Schritte zum Aufbau eines Freiwilligenprogramms für Mitarbeiter, das die Transformation unterstützt

Sie können Ihre Mitarbeiter nicht zur Transformation zwingen – das ist nicht das Ziel.

Beim Aufbau eines effektiven Freiwilligenprogramms für Mitarbeiter geht es darum, die Struktur und Unterstützung bereitzustellen, damit die Teilnehmer den Raum und die Fähigkeit haben, sich zu verändern, wenn sie dies wünschen. Nicht jeder wird. Aber für diejenigen, die es tun, kann die Wirkung tiefgreifend sein.

Jarvis drückt es so aus: „Wir können den Raum schaffen, den Raum halten und Sie einladen und dann die Bedingungen schaffen, unter denen Transformation stattfinden kann, wenn Sie dafür offen sind.“

So schaffen Sie diese Voraussetzungen für ein transformatives Mitarbeiter-Volunteering-Programm.

1. Demokratisieren Sie die Erfahrung

Die Schaffung einer sinnvollen Erfahrung für Mitarbeiter beginnt damit, ihnen die Verantwortung für den Prozess zu übertragen.

Holen Sie sich vor dem Aufbau Ihres Programms Feedback von Mitarbeitern. Sie können eine anonyme Umfrage verwenden oder ein persönliches oder virtuelles Forum erstellen, um Ideen auszutauschen. Dies wird nicht nur dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter investiert fühlen, sondern auch, wenn Sie ihre Perspektiven hören, können Sie ein Programm um ihre Prioritäten herum gestalten.

Wenn sich Ihr Freiwilligenprogramm für Mitarbeiter von Anfang an wie eine Top-Down-Initiative anfühlt, die ihre Stimmen nicht berücksichtigt, werden Sie wahrscheinlich einige Leute verlieren, bevor Sie überhaupt starten.

Stellen Sie sich das so vor: Programmleiter sind der Motor, aber die Mitarbeiter sollten am Steuer sitzen.

Die Demokratisierung der Erfahrung erhöht nicht nur das Engagement, sondern ermöglicht es Ihnen auch, auf bestehende Beziehungen der Mitarbeiter zu gemeinnützigen Organisationen zurückzugreifen. Anstatt alle freiwilligen Aktivitäten selbst zu erstellen, können Sie die Mitarbeiter dazu befähigen, auch Gelegenheiten hinzuzufügen.

Angenommen, einer Ihrer Mitarbeiter arbeitet bereits ehrenamtlich bei einem örtlichen Tierheim. Lassen Sie sie eine freiwillige Aktivität einreichen, die die Beziehung nutzt, die sie mit der Organisation aufgebaut haben. Außerdem können sie ihre Kollegen direkt einladen, sich ihnen anzuschließen, wodurch ein soziales Element hinzugefügt wird, das dazu beitragen kann, das Engagement des Programms zu steigern.

2. Reduzieren Sie die Angst

Es ist fast unmöglich, eine transformative Erfahrung zu machen, wenn Sie sich Sorgen um die Logistik machen. Eine kürzlich von der BBC durchgeführte Studie ergab sogar, dass das Hinzufügen eines Elements der Unvorhersehbarkeit zu einer Situation „das Unbehagen der Menschen erheblich erhöht“.

Auch wenn es wie eine Kleinigkeit erscheinen mag, trägt die Bereitstellung detaillierter Informationen darüber, wohin sie gehen, was sie anziehen sollen und was von ihnen erwartet wird, wesentlich dazu bei, das durch Unvorhersehbarkeit verursachte Unbehagen zu verringern. Diese Verringerung der Angst wiederum wird die Teilnahme erhöhen und Raum für Transformation schaffen.

Geben Sie den Freiwilligen alle Informationen, die sie im Voraus benötigen, einschließlich:

• Eine kurze Beschreibung der Aktivität
• Ein detaillierter Zeitplan mit klaren Start- und Stoppzeiten
• Wegbeschreibungen oder Transportinformationen
• Körperliche Voraussetzungen
• Kleidungs- oder Schuhvorschläge
• Ob für Essen und Getränke gesorgt wird

Erleichtern Sie den Zugriff auf diese Informationen. Vergraben Sie es nicht in einem E-Mail-Thread.

Verwenden Sie stattdessen eine Freiwilligenplattform, die Mitarbeitern einen Ort bietet, an dem sie sich für Gelegenheiten anmelden, freiwillige Freizeit (VTO) nachverfolgen und all diese wichtigen Informationen erhalten können. Noch besser, wenn die Plattform es den Teilnehmern ermöglicht, zu sehen, wer sich noch angemeldet hat. Nichts beruhigt die Teilnehmer so sehr, wie zu wissen, mit wem sie arbeiten werden.

3. Nehmen Sie sich Zeit für den Dialog

Was eine transformative Freiwilligenerfahrung von einer transaktionalen unterscheidet, ist nicht die Aktivität selbst, sondern der Rahmen, der um die Aktivität herum aufgebaut ist. Der Dialog ist ein wichtiger Teil dieses Rahmens.

Anstatt direkt in die Aktivität zu springen, sollten Sie zu Beginn ein paar Minuten einplanen, um als Gruppe zu chatten. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie sich von der Freiwilligenarbeit erhoffen. Zwingen Sie niemanden zum Teilen, sondern schaffen Sie ihm Raum, um Emotionen, vergangene Erfahrungen und Vorurteile zu erforschen.

Nehmen Sie sich am Ende des Tages Zeit, um sich neu zu gruppieren. Bitten Sie die Mitarbeiter, zu erzählen, was sie an der Freiwilligenarbeit überrascht hat oder womit sie zu kämpfen hatten. Sie können diese Zeit auch nutzen, um ihr Feedback zum Prozess einzuholen. Gibt es etwas, das sie für die Zukunft ändern würden?

Geben Sie Ihr Bestes, um alle Probleme anzusprechen, die sie aufwerfen, und nehmen Sie sinnvolle Vorschläge auf. Wenn Ihr Programm auf Feedback reagiert, ist es viel wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter investiert und engagiert bleiben.

4. Erklären Sie das „Warum“

Bei der Förderung von Transformation ist das „Was“ des Ehrenamts viel weniger wichtig als das „Warum“. Es spielt keine Rolle, ob die Teilnehmer Kisten packen, Mahlzeiten kochen, Klassenzimmer streichen oder direkt mit Menschen arbeiten. Sie müssen den Grund für ihre Handlungen und die Auswirkungen kennen, die sie haben werden.

Wenn Programmorganisatoren die Wirkung von Freiwilligenarbeit in ihrer Kommunikation und Planung in den Mittelpunkt stellen, werden die Teilnehmer besser verstehen, wie ihre Aktionen etwas bewirken. Ohne diesen Fokus könnten die Bemühungen der Mitarbeiter Wirkung zeigen, aber sie werden sich nicht mit diesen Ergebnissen verbunden fühlen.

Nehmen Sie sich Zeit, um zu erklären, wie die Freiwilligentätigkeit bestimmten Menschen hilft. Statistiken können nützlich sein, aber sie reichen nicht aus. Verbinden Sie Mitarbeiter mit der Menschlichkeit der Menschen, denen sie helfen. Dabei werden die positiven Gefühle angezapft, die fast jeder durch das Zurückgeben erfährt – das High des Helfers.

So sehr Sie die Arbeit mit der Wirkung in Verbindung bringen möchten, sollten Sie darauf achten, nicht in Überzeugungstaktiken abzudriften. „Es ist sehr, sehr wichtig, dass wir hier nicht in den Raum der Überbegründungstheorie abdriften, wo wir jemandem sagen, warum er sich darum kümmern sollte“, warnt Jarvis. Stattdessen rät er, die Erfahrung mit Gesprächen zu gestalten.

Diese Gespräche brauchen nicht viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Nur ein paar Minuten Dialog können dazu beitragen, eine Transaktionserfahrung in eine transformative Erfahrung zu verwandeln.

5. Nehmen Sie Komplexität an und konzentrieren Sie sich auf Verbindungen

Denken Sie beim Erkunden von Gedanken und Gefühlen rund um Freiwilligenarbeit und Sinn daran, dass Sie nicht versuchen, Mitarbeitern eine Erfahrung zu bieten, die die Welt zu sehr vereinfacht oder bereinigt. Stattdessen kann Freiwilligenarbeit ein Weg zu einem komplexeren Gesellschaftsverständnis sein.

Engagierte Mitarbeiter können frühere Annahmen überdenken, ihre Vorurteile untersuchen oder sich mit Ungleichheiten auseinandersetzen, die sie zuvor nicht anerkennen mussten. Diese Themen anzugehen mag schwierig sein, aber es ist wichtig. Schaffen Sie Raum für diese Komplexität.

Sie sollten auch darauf achten, wie Sie die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Bedürftigen gestalten. Achten Sie darauf, Freiwillige nicht als Retter und Nutznießer als Opfer hinzustellen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Vernetzung. Erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass die Kategorien „Helfer“ und „Helfer“ nicht festgelegt sind. Sie sind flüssig. Irgendwann kommt fast jeder in eine Situation, in der er Hilfe braucht – sei es finanziell, körperlich oder seelisch.

6. Wählen Sie die richtigen Tools

Sie haben nicht viele Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter für das Ehrenamt zu begeistern. Wenn sie versuchen, sich zu engagieren und den Prozess zu verwirrend oder frustrierend finden, besteht eine gute Chance, dass sie aufgeben.

Wählen Sie eine Freiwilligenplattform, die ansprechend und einfach zu bedienen ist. Mitarbeiter sollten sich an einem Ort anmelden können, um verfügbare Stellen zu sehen, sich anzumelden, die wesentlichen Informationen zu erhalten, die sie benötigen, und ihre VTO zu verfolgen. Wenn sie E-Mail-Threads durchsuchen oder zwischen HR-Plattformen und Tabellenkalkulationen wechseln müssen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie engagiert bleiben, erheblich.

Wählen Sie ein Tool, das den Prozess sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter angenehm macht. Wie bei der meisten Software gilt: Je mehr Sie es mögen, desto häufiger werden Sie es verwenden. Und je öfter Sie es verwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein dauerhaftes Programm erstellen.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine Freiwilligenerfahrung, die ein Leben lang anhält

Wenn Sie Ihr Programm zur Unterstützung der Transformation aufbauen, helfen Sie den Mitarbeitern, ihren Platz in der Welt neu zu definieren. Dieser Perspektivwechsel kann ihnen nicht nur dabei helfen, ihre Arbeit mit mehr Empathie anzugehen, sondern auch ihre Weltanschauung im großen Stil verändern.

Für Chris Jarvis kann die Wirkung von CSR nicht hoch genug eingeschätzt werden. „Nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen, dass Sie eine entscheidende Rolle für die Zukunft der Art spielen“, sagt er. "Sie müssen mit dieser Absicht kommen und dann die richtige Technologie bekommen, um sie zu unterstützen."

Egal, ob Sie ein neues Freiwilligenprogramm für Mitarbeiter starten oder ein bestehendes umrüsten, Submittable kann Ihnen dabei helfen, den Rahmen aufzubauen, den Sie benötigen, um eine sinnvolle Erfahrung zu unterstützen. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf.