So wählen Sie die richtigen Förderantragsvoraussetzungen aus

Manchmal sind die langweiligsten Aufgaben die wichtigsten.

Nehmen Sie zum Beispiel die Anforderungen für die Beantragung von Zuschüssen. Auch wenn sich das Erstellen eines Antrags wie eine rein administrative Aufgabe anfühlen kann, macht die Art und Weise, wie Förderer ihre Anträge strukturieren, einen großen Unterschied, sowohl in Bezug darauf, wen sie erreichen, als auch in Bezug darauf, wie sie ihre Beziehungen zu den Stipendiaten gestalten.

Für Zuschussgeber, die Gerechtigkeit fördern und Innovationen unterstützen möchten, ist es wichtig, dass Sie bei der Erstellung Ihres Zuschussantrags bewusst vorgehen. Wenn Sie Ihre Programmanforderungen erstellen, sollte Ihr Ziel sein, die Belastung der Stipendiaten zu verringern – die Arbeitsbelastung, die Ihre Finanzierung für die Organisationen und Einzelpersonen verursacht, die Sie finanzieren.

Viele Geldgeber setzen auf Eigenkapital ausgerichtete Rahmenbedingungen wie vertrauensbasierte Philanthropie und partizipative Zuschussvergabe, die dazu beitragen, bestehende Machtungleichgewichte im gesamten Sektor anzugehen. Das ist großartig. Aber wenn Sie ein Stipendiat sind, der sich nicht sicher ist, wie Sie Werte in die Tat umsetzen sollen, sind Ihre Anforderungen an den Stipendienantrag ein guter Ausgangspunkt.

Warum gute Voraussetzungen für Förderanträge wichtig sind

Wenn Sie sich schon einmal online auf eine Stelle beworben haben, wissen Sie, dass eine schlecht durchdachte Bewerbung eine unglaubliche Zeitverschwendung sein kann. Gleiches gilt für Förderanträge. Wenn Sie Ihre Bewerbung optimieren, sparen Sie nicht nur Zeit für Ihre Stipendiaten, sondern ermöglichen Ihrem Team auch Folgendes.

1. Reduzieren Sie die Belastung des Stipendiaten

Gemeinnützige gemeinnützige Organisationen sind dünn gesättigt. Allzu oft bedeutet das Antragsverfahren für Fördermittel zusätzliche Arbeit für diese bereits überlasteten Teams. Für Geldgeber mag das keine große Sache sein, aber für Mitarbeiter, die ihre Zeit sowie ihre mentalen und emotionalen Fähigkeiten für viele Projekte einplanen müssen, lenkt jede Minute, die sie für die Beantragung eines Zuschusses aufwenden, den Fokus von anderen, oft transformativeren Projekten ab Arbeit.

Wenn Geldgeber den Aufwand und die Zeit für die Beantragung eines Stipendiums verringern, geben sie den Stipendiaten mehr Spielraum, Zeit und Energie anderweitig zu investieren. Das ist keine Kleinigkeit.

2. Unterstützung der Gerechtigkeit

Wer Zugriff auf Ihren Antrag hat, bestimmt direkt, wer Zugriff auf Ihre Fördermittel hat. Wenn Sie also ein Anwendungserlebnis schaffen, das einige Personen ausschließt, backen Sie Ungerechtigkeit in Ihren Prozess ein.

Gerechtigkeit braucht Absicht. Es ist nichts, was zufällig passiert. Das Erstellen einer integrativen Anwendung ist ein Teil des Puzzles. Es stellt sicher, dass Sie keine Voreingenommenheit aufrechterhalten und bestimmte Gruppen unbeabsichtigt von Ihrem Programm ausschließen. Ihr Stipendienformular soll Sie mit potenziellen Stipendiaten in Kontakt bringen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Bewerbungsanforderungen zu einer Barriere werden.

3. Gleichen Sie das Spielfeld aus

Wenn Sie Stipendiaten den Verwaltungsaufwand abnehmen, eröffnen Sie Finanzierungsmöglichkeiten für ein viel breiteres Spektrum von Organisationen. Wenn Sie einen langen, umständlichen Antrag haben, können sich nur größere Organisationen mit einem Mitarbeiter (oder Team) bewerben, der sich mit dem Schreiben von Fördermitteln befasst. Kleinere gemeinnützige Organisationen haben nicht die Bandbreite.

Die Vereinfachung des Prozesses kann für alle gut sein. Es verringert die Arbeitsbelastung für Ihr Überprüfungsteam und öffnet die Tür für viel mehr Bewerber. Außerdem kann der Abbau von Bürokratie dazu beitragen, einige der tief verwurzelten Vorurteile abzubauen, die den philanthropischen Sektor zurückhalten können.

Brenda Solorzano, CEO der Headwaters Foundation, erklärt die Auswirkungen der Rationalisierung ihres Zuschussantragsverfahrens: „Die Geschichten, die wir über die Arbeit gesammelt haben, die mit diesen allgemeinen Betriebszuschüssen geleistet wird, sind in vielen dieser Gemeinden transformierend“, sagt sie. „Und das sind Gemeinschaften, die keine große Infrastruktur haben, keine großen gemeinnützigen Organisationen haben, keine Entwicklungsleute haben. Sie sind die Art von Menschen, die in einem traditionellen Bewerbungsverfahren nicht so wettbewerbsfähig wären.“

Die Neugestaltung ihrer Anforderungen für die Beantragung von Zuschüssen veränderte radikal, wen die Headwaters Foundation mit ihren Programmen erreichte. Im Gegenzug waren sie in der Lage, eine sinnvolle, langfristige Wirkung zu erzielen.

4. Sorgen Sie dafür, dass sich gemeinnützige Organisationen auf ihre Mission konzentrieren

Der ganze Sinn eines Stipendienprogramms besteht darin, dass Geldgeber Ressourcen in die Hände von Organisationen legen, die wichtige Gemeinschaftsarbeit leisten. Wenn Sie im Gegenzug für die Finanzierung einen erheblichen Teil der Zeit und Energie des Teams von dieser Arbeit abziehen, untergraben Sie seine Fähigkeit, sich auf seine Mission zu konzentrieren.

Wenn Sie Ihren Bewerbungsprozess rationalisieren, geben Sie den Stipendiaten mehr Zeit, um in die Arbeit zu investieren, die am wichtigsten ist. Diese eingesparte Zeit könnte für den Aufbau von Beziehungen innerhalb der Community, strategische Planung, berufliche Entwicklung oder Innovationen für die Zukunft verwendet werden. Dies sind die Bemühungen, die Organisationen dabei helfen, langfristig erfolgreich zu sein.

5. Bauen Sie stärkere Beziehungen auf

Anstatt die Beziehung zwischen Förderer und Stipendiat als hierarchisch zu sehen, stellen sich viele Stipendiaten sie neu vor, um sie kollaborativer zu gestalten. Ein großer Teil einer fairen, dauerhaften Beziehung ist die Fähigkeit, von einem Ort des Vertrauens aus zu agieren. Betrachten Sie die Bewerbung nicht als Ihre Chance, potenzielle Stipendiaten zu überprüfen, sondern betrachten Sie sie als Gelegenheit, um zu überprüfen, ob Ihre Missionen übereinstimmen.

Die Optimierung Ihres Förderantrags ist eine großartige Möglichkeit, die Förderempfänger in Ihre Arbeit einzubeziehen. Sie lassen sie wissen, dass Sie ihre Zeit und Energie schätzen. Außerdem ermöglicht es Ihnen, sich mit der Dringlichkeit zu bewegen, die sie empfinden. Wenn Organisationen versuchen, die Bedürfnisse der Gemeinschaft zu erfüllen, möchten sie nicht von Geldgebern gebremst werden, die Monate und Monate brauchen, um Förderanträge zu sammeln und zu prüfen.

Indem sie die Erfahrung der Stipendiaten in den Mittelpunkt stellen, schaffen Förderer mehr Raum für Dialog, Feedback und Innovation. Dieser Ideenaustausch stärkt nicht nur Beziehungen, sondern kommt auch Gemeinschaften im weiteren Sinne zugute.

Die 11 Gebote und Verbote für die Erstellung Ihres Förderantrags

1. Don't: Erstellen Sie eine unnötig komplexe Anwendung

* Do: Betrachten Sie Ihre Bewerbung aus der Perspektive des Bewerbers

Erstellen Sie keine Anwendungserfahrung, die Sie nicht selbst durchlaufen möchten. Wenn Sie beispielsweise Organisationen bitten, Dokumente hochzuladen, bitten Sie sie nicht, diese Informationen auch in ein separates Formularfeld einzugeben. Begrenzen Sie redundante Anfragen und stellen Sie Fragen klar und unkompliziert.

Denken Sie beim Erstellen Ihrer Anwendung an die Personen oder Teams auf der anderen Seite der Erfahrung. Versuche es ihnen so einfach wie möglich zu machen. Bevor Sie Ihre Anwendung veröffentlichen, versuchen Sie sich vorzustellen, dass Sie sie zum ersten Mal lesen. Frag dich selbst:

• Gibt es verwirrende Fragen?
• Ist eine der Anweisungen unklar?
• Verwenden Sie zu viel Fachjargon?

Erklären Sie lieber nicht zu viel und stellen Sie sicher, dass die Bewerber wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben.

2. Don't: Verwandeln Sie die Beantragung eines Stipendiums in ein Ratespiel

* Tun: Stellen Sie die vollständige Anwendung zum Herunterladen zur Verfügung

Es ist unglaublich frustrierend, sich hinzusetzen, um einen Antrag auszufüllen und festzustellen, dass man nicht alle Informationen hat, die man braucht. Was wie eine einfache Aufgabe aussah, hat sich zu einer Schnitzeljagd entwickelt. Wenn Sie nicht im Voraus wissen, was Bewerber einreichen müssen, um berücksichtigt zu werden, machen Sie den Prozess möglicherweise viel schwieriger als nötig.

Machen Sie Ihre Bewerbung herunterladbar, damit Bewerber Zeit haben, alle benötigten Daten zu sammeln, bevor sie loslegen. Sie können mit ihren Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie für eine Bewerbung benötigen. Wenn Ihre Anforderungen an den Zuschussantrag beispielsweise Fragen zu Budget, zukünftigen Programmen und demografischen Daten der Begünstigten umfassen, könnte dies bedeuten, Daten aus drei verschiedenen Quellen zu sammeln. Niemand möchte dies tun, während er gerade dabei ist, den Antrag auszufüllen. Machen Sie sie nicht.

3. Don't: Legen Sie die ganze Arbeit auf eine Person

* Tun: Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit

Wenn Sie sich für eine Grants-Management-Plattform entscheiden, die die Möglichkeiten der Antragsteller zur Zusammenarbeit einschränkt, übertragen Sie möglicherweise die gesamte Arbeitslast auf eine Person. Wenn Teams problemlos zur Anwendung beitragen können, ohne den Arbeitsablauf des anderen zu stören, haben sie die Möglichkeit, Aufgaben gleichmäßiger aufzuteilen.

Suchen Sie nach einer Plattform, die es Teams einfach macht, indem sie Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, sodass jeder sehen kann, welche Arbeit erledigt wurde und was noch zu erledigen ist.

Das Collaboration-Tool von Submittable ermöglicht es Bewerbern, die Anwesenheit anderer Mitwirkender in Echtzeit zu sehen.

4. Don't: Lassen Sie jeden Bewerber das vollständige Formular ausfüllen

* Do: Verwenden Sie die Berechtigungsprüfung

Sie möchten keine Bewerber überprüfen, die sich nicht für Ihre Stipendien qualifizieren. Und Organisationen möchten keine Zeit damit verschwenden, Formulare für eine Förderung auszufüllen, die sie definitiv nicht erhalten werden. Deshalb ist die Eignungsprüfung für alle gut.

Verwenden Sie ein paar kurze Fragen, um sicherzustellen, dass niemand Ihre vollständige Bewerbung ausfüllen kann, wenn er nicht die grundlegenden Zulassungsvoraussetzungen erfüllt – sei es der geografische Standort, der Status als gemeinnützige Organisation, der Schwerpunkt der Mission, die Größe der Organisation oder etwas anderes.

5. Don't: Gehen Sie davon aus, dass Bewerber problemlos auf Ihre Bewerbung zugreifen können

* Tun: Finden Sie eine für Mobilgeräte optimierte Fördermittelverwaltungssoftware mit einem VPAT

Wenn Sie Ihren Förderantrag erstellen, möchten Sie sicherstellen, dass jeder darauf zugreifen kann. Wählen Sie eine Plattform, die für Menschen mit allen technischen Hintergründen einfach zu verwenden ist.

Sie möchten auch eine Anwendung auswählen, die auf Mobilgeräten vollständig reagiert. Auf diese Weise können Sie Personen erreichen, die möglicherweise keinen zuverlässigen Zugang zu einem Computer oder WLAN haben. Testen Sie Ihre Anwendung unbedingt auf einem Mobilgerät, um sicherzustellen, dass beim Anzeigen von Anweisungen, Hochladen von Dokumenten oder Einreichen von Formularen keine Probleme auftreten.

Die Priorisierung des Zugriffs bedeutet auch, Software zu wählen, die für Menschen mit einer Vielzahl von Behinderungen zugänglich ist. Suchen Sie nach Lösungen mit einer Voluntary Product Accessibility Template (VPAT), um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Software Barrierefreiheitsstandards erfüllt (psst… Submittable does).

6. Nicht: Fragen Sie nach öffentlich zugänglichen Informationen

* Tun: Verwenden Sie Ihre eigene Zeit, um zu recherchieren

Es scheint keine große Sache zu sein, Organisationen zu bitten, Informationen zu übermitteln, die Ihr Team selbst finden könnte. Aber wenn Sie es aus ihrer Perspektive betrachten, bitten Sie sie, sich Zeit zu nehmen, um Informationen zu sammeln, auf die Sie bereits Zugriff haben.

Als Stipendiat können Sie Ihren Stipendiaten eine große Last abnehmen, indem Sie öffentlich verfügbare Informationen sammeln. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie über eine Organisation erfahren können, ohne danach fragen zu müssen. Suchen Sie auf öffentlichen Websites, früheren Finanzberichten und Datenbanken wie Candid nach Informationen, die Sie benötigen.

Wenn es darum geht, mehr über den breiteren sozialen Kontext der Arbeit Ihrer Stipendiaten zu erfahren, können Sie viel davon selbst recherchieren. Ihr Team sollte Zeit investieren, um die Probleme der Gemeinschaften zu verstehen, damit Sie verstehen können, wie die Arbeit Ihrer Stipendiaten dazu passt. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Stipendiaten Ihr Team schulen. Das ist nicht ihre Rolle.

7. Don't: Fragen Sie nach Informationen, die Sie nicht verwenden werden

* Tun: Klären Sie, warum Sie jedes Datenelement benötigen

Wenn es darum geht, Anforderungen für Förderanträge zu verfassen, ist mehr nicht immer besser. Sie möchten nur Fragen stellen, die Ihnen Informationen liefern, die Ihnen wichtig sind. Manchmal fügen Stipendiaten Fragen hinzu, weil sie theoretisch relevant erscheinen, aber in der Praxis spielen die Antworten keine große Rolle.

Gehen Sie Ihre Bewerbung durch und fragen Sie, warum jede Information notwendig ist. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, Redundanzen zu überprüfen.

8. Don't: Verlangen Sie eine eindeutige Formatierung

* Tun: Akzeptieren Sie Dateien und Zuschreibungen für andere Stipendiaten

Eine Organisation hat möglicherweise ein Dokument für einen anderen Geldgeber erstellt. Wenn dieses Dokument alle Informationen enthält, die Sie benötigen, lassen Sie einen Bewerber es nicht neu formatieren, um es Ihnen zu übermitteln. Das ist eine riesige Zeitverschwendung.

Seien Sie bereit, Zuschreibungen und Berichte anzunehmen, die für andere Geldgeber erstellt wurden. Und beachten Sie diese Flexibilität in Ihrer Anwendung.

Sie können auch mehrere Dateitypen akzeptieren, damit die Begünstigten die Inhalte nicht neu erstellen müssen. Wenn sie beispielsweise ein Video haben, das sie erstellt haben, um ihr neues Programm zu erklären, lassen Sie sie das einreichen, anstatt von ihnen zu verlangen, dass sie dieselben Informationen aufschreiben.

9. Don't: Halten Sie Stipendiaten in der Schwebe

* Tun: Bewegen Sie sich mit Dringlichkeit

Ihre Entscheidungen als Stipendiat können tiefgreifende Auswirkungen auf die Organisationen haben, die eine Finanzierung suchen. Ihre Fähigkeit, bestimmte Programme durchzuführen, Mitarbeiter einzustellen oder in neue Schulungen oder Technologien zu investieren, hängt möglicherweise davon ab, ob sie einen Zuschuss erhalten oder nicht. Geben Sie Ihr Bestes, um ihnen so schnell wie möglich eine Antwort zu geben.

Durch die Straffung Ihrer Anforderungen für Förderanträge wird es für Ihr Prüfteam einfacher, die Bewertungen zügig abzuschließen. Aber Sie sollten den Bewerbern auch den voraussichtlichen Zeitrahmen klar machen, damit sie entsprechend planen können. Teilen Sie ihnen mit, wann Sie beabsichtigen, eine Entscheidung zu treffen, und arbeiten Sie dann daran, diese Fristen einzuhalten. Wenn sich etwas ändert, kontaktieren Sie uns. Niemanden im Dunkeln lassen.

Denken Sie daran: Diese Dringlichkeit endet nicht mit der Vergabeentscheidung. Sie möchten auch so schnell wie möglich Gelder in die Hände Ihrer Stipendiaten bringen. Sie wollen nicht hören, dass sie einen Scheck bekommen und dann Monate darauf warten müssen. Wählen Sie eine Software, mit der Sie Gelder digital auszahlen und nachverfolgen können.

10. Was Sie nicht tun sollten: Machen Sie bei jedem Check-in einen formellen Bericht

* Do: Verwenden Sie informelle, mündliche Check-ins

Sich die Zeit zu nehmen, sich bei den Stipendiaten zu melden, ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Wirkung zu verfolgen und Ihre Beziehungen zu den von Ihnen unterstützten Organisationen zu stärken. Aber wenn Sie jeden Check-in zu einem formellen Prozess machen, bei dem die Stipendiaten einen schriftlichen Bericht einreichen müssen, schaffen Sie eine Menge zusätzlicher Arbeit für ihre Teams.

Denken Sie stattdessen darüber nach, informellere Check-Ins in Ihren Zuschuss-Berichtsprozess zu integrieren. Ein kurzer Anruf könnte Ihnen beispielsweise die benötigten Informationen liefern und für Stipendiaten ein einfacher Auftrieb sein. Dies verringert nicht nur die Belastung, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, ein umfassenderes und differenzierteres Verständnis ihrer Auswirkungen zu erhalten, einschließlich all der kleinen Details, die in einem schriftlichen Bericht schwer zu erfassen sind. Außerdem schaffen diese Gespräche mehr Raum für einen ehrlichen Dialog, sodass Sie Feedback zu Ihren Prozessen und Erwartungen als Fördergeber einholen können.

11. Don't: Binden Sie Ihre Finanzierung an bestimmte Programme

* Do: Bieten Sie uneingeschränkte Finanzierung an

Der Betrieb von einer Vertrauensstelle beschränkt sich nicht auf den Bewerbungsprozess. Dies gilt auch für die Finanzierung selbst. Die Organisationen, die Sie unterstützen, wissen am besten, was sie brauchen und wie sie ihren Gemeinden dienen können. Lassen Sie diese Teams entscheiden, wie sie das ihnen zugesprochene Geld ausgeben.

Anstatt Ihre Finanzierung an bestimmte Programme oder Kosten zu binden, stellen Sie eine uneingeschränkte Finanzierung bereit. Im Wesentlichen lässt die uneingeschränkte Finanzierung die gemeinnützige Organisation bestimmen, wie sie diese Ressourcen am besten zur Förderung ihrer Mission einsetzt. Vielleicht fließt es direkt in Programme ein oder sie verwenden es für Personal, Technologie oder Miete. Der Schlüssel ist, darauf zu vertrauen, dass die Stipendiaten wissen, was das Beste ist.

Finden Sie die richtige Software zur Unterstützung Ihrer Mission

Mit der richtigen Grant-Management-Plattform können Sie Ihre Prozesse rationalisieren und sowohl Ihre Stipendiaten als auch Ihre eigenen Programmmanager entlasten. Ohne die richtigen Tools können sich die administrativen Aufgaben häufen und im Weg stehen, was Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Gerechtigkeit zu fördern und sinnvolle Beziehungen aufzubauen.

Submittable ist eine Social-Impact-Plattform, die entwickelt wurde, um Stipendiaten dabei zu helfen, ihre Programme einfach zu starten, zu verwalten und zu messen. Finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können, einen Workflow zu erstellen, der für Sie und Ihre Stipendiaten geeignet ist.