6 ขั้นตอนสู่โครงการอาสาสมัครพนักงานเพื่อการปฏิรูป

โครงการอาสาสมัครพนักงานในปัจจุบันเผชิญกับความขัดแย้ง: พนักงานต้องการเป็นอาสาสมัคร แต่เมื่อได้รับโอกาส คนส่วนใหญ่ไม่ทำ

จากรายงานของ CECP Giving in Numbers Report ฉบับล่าสุดพบว่า 89% ของบริษัทที่ทำการสำรวจมีโครงการอาสาสมัครสำหรับพนักงานในปี 2564 แต่รายงานเดียวกันนี้พบว่าโครงการเหล่านี้มีอัตราการเข้าร่วมเพียง 17%

เปรียบเทียบจุดข้อมูลเหล่านี้กับรายงานของ Deloitte ซึ่งพบว่า 77% ของพนักงานที่ทำการสำรวจเชื่อว่าการเป็นอาสาสมัครมีความสำคัญต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

พนักงานบอกว่าพวกเขาต้องการเป็นอาสาสมัคร แต่ส่วนใหญ่ไม่ขึ้น เกิดอะไรขึ้น?

ส่วนใหญ่ของการตัดการเชื่อมต่อคือวิธีที่นายจ้างกำหนดกรอบโครงการอาสาสมัครของพนักงาน บ่อยครั้ง บริษัทต่างๆ ปฏิบัติต่อโครงการอาสาสมัครของตนเป็น "กล่องตรวจสอบ" แบบครั้งเดียวในวาระการให้องค์กรขนาดใหญ่ ผู้นำองค์กรไม่ได้พิจารณาประสบการณ์แบบครบวงจรจากมุมมองของพนักงาน ซึ่งรวมถึงองค์ประกอบทางจิตใจ อารมณ์ และร่างกายของการตอบแทน ประสบการณ์จะกลายเป็นธุรกรรม

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็น

การสร้างโครงการอาสาสมัครของพนักงานที่มีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวกับการพบปะกับพนักงานในสถานที่ที่พวกเขาอยู่ การขจัดอุปสรรคทั้งหมดที่ขัดขวางไม่ให้พวกเขามีส่วนร่วม และสร้างกรอบสำหรับการเจรจาอย่างรอบคอบ ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้าง (หรือปรับรูปร่าง) โปรแกรมของคุณเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับการเปลี่ยนแปลง

โครงการอาสาสมัครพนักงานที่เปลี่ยนแปลงได้ช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ครอบคลุม

Chris Jarvis ผู้ร่วมก่อตั้งและหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายกลยุทธ์ของ Realized Worth ให้การสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงไปสู่แนวทางการเปลี่ยนแปลงสำหรับโปรแกรมอาสาสมัคร แทนที่จะเป็นแบบแลกเปลี่ยน เขานิยามการเปลี่ยนแปลงว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญสามประการสำหรับผู้คน:

• จิตวิทยา: การเปลี่ยนแปลงในการทำความเข้าใจตนเอง
• Convictional: การแก้ไขระบบความเชื่อ
• พฤติกรรม: การเปลี่ยนแปลงในการกระทำในโลกแห่งความเป็นจริง

อะไรคือความแตกต่างระหว่างประสบการณ์อาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลงและการทำธุรกรรม? จาร์วิสอธิบายถึงความตั้งใจเบื้องหลังแนวทางการเปลี่ยนแปลงว่าเป็นความพยายามที่จะให้ผู้เข้าร่วม "ได้รับประสบการณ์ที่พวกเขาพกติดตัวไปตลอดชีวิต"

ในประสบการณ์อาสาสมัครในการ ทำธุรกรรม :

• พนักงานดูโปรแกรมในแง่ของอินพุตและเอาต์พุต
• คำจำกัดความของความสำเร็จคือจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ (เช่น กล่องบรรจุอาหาร)
• ไม่มีบริบทที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับความพยายามของพนักงานในการเปลี่ยนแปลง
• ประสบการณ์ไม่ได้กระตุ้นให้พนักงานซักถามสมมติฐานหรือความเชื่อของตนเอง
• มุมมองของผู้เข้าร่วมไม่เปลี่ยนแปลง

ในประสบการณ์อาสาสมัครที่ เปลี่ยนแปลง :

• จุดเน้นคือการเปลี่ยนแปลงที่พนักงานทำและเพื่อใคร
• การเอาใจใส่ตัวเองเป็นเป้าหมาย
• ประสบการณ์นี้กระตุ้นให้พนักงานคิดใหม่ว่าพวกเขาเหมาะสมและโต้ตอบกับโลกอย่างไร
• ข้อมูลประจำตัวของผู้เข้าร่วมเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรม
• บทสนทนามีบทบาทสำคัญ

ประสบการณ์อาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลงสามารถกำหนดวิธีที่พนักงานเข้าใจโลกและพฤติกรรมของพวกเขา ผู้เข้าร่วมหลายคนนำมุมมองใหม่นี้กลับมายังสถานที่ทำงานด้วยจุดมุ่งหมายที่สดใหม่และแนวทางที่เอาใจใส่ต่อเพื่อนร่วมงานและลูกค้ามากขึ้น

6 ขั้นตอนสร้างโครงการอาสาสมัครพนักงานที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง

คุณไม่สามารถบังคับพนักงานให้เปลี่ยนแปลงได้ นั่นไม่ใช่เป้าหมาย

การสร้างโปรแกรมอาสาสมัครพนักงานที่มีประสิทธิภาพนั้นเกี่ยวกับการจัดเตรียมโครงสร้างและการสนับสนุนเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีพื้นที่และความสามารถในการเปลี่ยนแปลงหากพวกเขาเลือก ไม่ใช่ทุกคนจะ แต่สำหรับผู้ที่ทำผลกระทบได้ลึกซึ้ง

จาร์วิสกล่าวว่า: “เราสามารถสร้างพื้นที่ ถือพื้นที่ และเชิญคุณเข้ามา แล้วสร้างเงื่อนไขที่การเปลี่ยนแปลงอาจเกิดขึ้นได้หากคุณเปิดใจ”

ต่อไปนี้คือวิธีสร้างเงื่อนไขเหล่านี้สำหรับโครงการอาสาสมัครสำหรับพนักงานเพื่อการเปลี่ยนแปลง

1. สร้างประชาธิปไตยจากประสบการณ์

การสร้างประสบการณ์ที่มีความหมายสำหรับพนักงานเริ่มต้นด้วยการให้สิทธิ์ความเป็นเจ้าของในกระบวนการ

ก่อนที่คุณจะสร้างโปรแกรมของคุณ ให้ขอข้อมูลจากพนักงาน คุณสามารถใช้แบบสำรวจที่ไม่ระบุชื่อหรือสร้างฟอรัมแบบตัวต่อตัวหรือเสมือนเพื่อแบ่งปันแนวคิด สิ่งนี้ไม่เพียงจะช่วยให้พนักงานรู้สึกลงทุน แต่การได้ยินมุมมองของพวกเขาจะช่วยให้คุณกำหนดโปรแกรมตามลำดับความสำคัญของพวกเขาได้

หากตั้งแต่เริ่มแรก โครงการอาสาสมัครของพนักงานของคุณรู้สึกเหมือนเป็นความคิดริเริ่มจากบนลงล่างที่ไม่คำนึงถึงเสียงของพวกเขา คุณอาจสูญเสียบางคนไปก่อนที่จะเปิดตัว

คิดอย่างนี้ หัวหน้าโครงการคือเครื่องยนต์ แต่พนักงานควรอยู่ที่พวงมาลัย

การทำให้ประสบการณ์เป็นประชาธิปไตยไม่เพียงเพิ่มการมีส่วนร่วมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณเข้าถึงความสัมพันธ์ที่มีอยู่กับพนักงานที่ไม่หวังผลกำไรได้อีกด้วย แทนที่จะสร้างกิจกรรมอาสาสมัครทั้งหมดด้วยตัวเอง คุณสามารถส่งเสริมให้พนักงานเพิ่มโอกาสได้เช่นกัน

สมมติว่าพนักงานคนหนึ่งของคุณเป็นอาสาสมัครกับที่พักพิงในท้องถิ่นแล้ว ให้พวกเขาส่งกิจกรรมอาสาสมัครที่ใช้ประโยชน์จากความสัมพันธ์ที่พวกเขาสร้างไว้กับองค์กร นอกจากนี้ พวกเขาสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานให้เข้าร่วมได้โดยตรง เพิ่มองค์ประกอบทางสังคมที่สามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของโปรแกรม

2. ลดความวิตกกังวล

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีประสบการณ์ในการเปลี่ยนแปลงหากคุณกังวลเกี่ยวกับการขนส่ง อันที่จริง การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้จาก BBC พบว่าการเพิ่มองค์ประกอบที่คาดเดาไม่ได้ให้กับสถานการณ์ “เพิ่มความรู้สึกไม่สบายของผู้คนอย่างมีนัยสำคัญ”

แม้ว่าจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่การให้ข้อมูลโดยละเอียดแก่ผู้คนเกี่ยวกับสถานที่ที่จะไป สิ่งที่สวมใส่ และสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาจะช่วยบรรเทาความรู้สึกไม่สบายที่เกิดจากการคาดเดาไม่ได้ ในทางกลับกัน ความวิตกกังวลที่ลดลงนี้จะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและทำให้มีพื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลง

ให้ข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการล่วงหน้าแก่อาสาสมัคร รวมถึง:

• คำอธิบายสั้น ๆ ของกิจกรรม
• กำหนดการโดยละเอียดพร้อมเวลาเริ่มต้นและหยุดที่ชัดเจน
• ข้อมูลเส้นทางหรือการเดินทาง
• ข้อกำหนดทางกายภาพ
• แนะนำเสื้อผ้าหรือรองเท้า
• ไม่ว่าจะเป็นอาหารและเครื่องดื่ม

ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูลนี้ อย่าฝังไว้ในเธรดอีเมล

ให้ใช้แพลตฟอร์มอาสาสมัครที่เปิดโอกาสให้พนักงานลงชื่อสมัครใช้โอกาส ติดตามเวลาว่างโดยสมัครใจ (VTO) และรับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดนี้แทน ดียิ่งขึ้นไปอีกหากแพลตฟอร์มนี้อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมดูว่าใครลงชื่อสมัครใช้ ไม่มีอะไรทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจเหมือนรู้ว่าพวกเขาจะทำงานกับใคร

3. ให้เวลากับบทสนทนา

สิ่งที่แยกประสบการณ์อาสาสมัครที่เปลี่ยนแปลงจากประสบการณ์ด้านธุรกรรมไม่ใช่ตัวกิจกรรม แต่เป็นกรอบที่สร้างขึ้นรอบ ๆ กิจกรรม บทสนทนาเป็นส่วนสำคัญของกรอบการทำงานนี้

แทนที่จะกระโดดเข้าสู่กิจกรรม ให้รวมเวลาสองสามนาทีที่จุดเริ่มต้นเพื่อสนทนาเป็นกลุ่ม ถามพนักงานว่าพวกเขาหวังว่าจะได้อะไรจากการเป็นอาสาสมัคร อย่าบังคับใครให้แบ่งปัน แต่ให้พื้นที่สำหรับพวกเขาในการสำรวจอารมณ์ ประสบการณ์ในอดีต และอคติ

จัดสรรเวลาในตอนท้ายของวันเพื่อจัดกลุ่มใหม่ ขอให้พนักงานแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาประหลาดใจเกี่ยวกับการเป็นอาสาสมัครหรือสิ่งที่พวกเขาต้องดิ้นรน คุณยังสามารถใช้เวลานี้เป็นโอกาสในการรับคำติชมเกี่ยวกับกระบวนการ มีอะไรที่พวกเขาจะเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือไม่?

พยายามอย่างเต็มที่เพื่อแก้ไขปัญหาที่พวกเขานำเสนอและรวบรวมข้อเสนอแนะที่เหมาะสม หากโปรแกรมของคุณตอบสนองต่อข้อเสนอแนะ พนักงานมักจะลงทุนและมีส่วนร่วมมากขึ้น

4. อธิบาย “ทำไม”

เมื่อพูดถึงการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลง "อะไร" ของการเป็นอาสาสมัครมีความสำคัญน้อยกว่า "ทำไม" มาก ไม่สำคัญว่าผู้เข้าร่วมจะบรรจุกล่อง ทำอาหาร ทาสีห้องเรียน หรือทำงานโดยตรงกับผู้คน พวกเขาจำเป็นต้องรู้เหตุผลเบื้องหลังการกระทำและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น

เมื่อผู้จัดโปรแกรมให้ความสำคัญกับผลกระทบของการเป็นอาสาสมัครในการสื่อสารและการวางแผน ผู้เข้าร่วมจะเข้าใจอย่างถ่องแท้มากขึ้นว่าการกระทำของพวกเขาสร้างความแตกต่างได้อย่างไร หากปราศจากการมุ่งเน้นนี้ ความพยายามของพนักงานอาจส่งผลกระทบ แต่พวกเขาจะไม่รู้สึกเชื่อมโยงกับผลลัพธ์เหล่านั้น

จัดสรรเวลาเพื่ออธิบายว่ากิจกรรมอาสาสมัครช่วยเหลือบุคคลที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร สถิติมีประโยชน์ แต่ยังไม่เพียงพอ เชื่อมโยงพนักงานเข้ากับมนุษยชาติของคนที่พวกเขากำลังช่วยเหลือ การทำเช่นนี้เป็นการดึงความรู้สึกเชิงบวกที่เกือบทุกคนได้รับจากการตอบแทน—ผู้ช่วยมีสูง

เท่าที่คุณต้องการเชื่อมโยงงานเข้ากับผลกระทบ คุณต้องระวังไม่ให้ลอยเข้าสู่กลยุทธ์การโน้มน้าวใจ จาร์วิสเตือนว่า “มันสำคัญมากที่เราจะไม่เดินเข้าไปในพื้นที่ทฤษฎีการปรับเกินที่นี่ ซึ่งเราจะบอกใครซักคนว่าทำไมพวกเขาถึงควรสนใจเรื่องนี้” จาร์วิสเตือน เขาแนะนำให้จัดกรอบประสบการณ์ด้วยการสนทนาแทน

การสนทนาเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน บทสนทนาเพียงไม่กี่นาทีสามารถช่วยเปลี่ยนประสบการณ์การทำธุรกรรมให้กลายเป็นการเปลี่ยนแปลงได้

5. โอบกอดความซับซ้อนและมุ่งเน้นไปที่การเชื่อมต่อ

ในขณะที่คุณสำรวจความคิดและความรู้สึกเกี่ยวกับการเป็นอาสาสมัครและความหมาย จำไว้ว่าคุณไม่ได้พยายามให้ประสบการณ์กับพนักงานที่ลดความซับซ้อนหรือทำให้โลกสะอาด อาสาสมัครอาจเป็นหนทางหนึ่งในการทำความเข้าใจสังคมที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

พนักงานที่มีส่วนร่วมอาจประเมินสมมติฐานที่ผ่านมาใหม่ สำรวจอคติของตน หรือเผชิญหน้ากับความไม่เท่าเทียมกันที่พวกเขาไม่เคยต้องยอมรับมาก่อน การจัดการกับหัวข้อเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยากแต่ก็สำคัญ สร้างพื้นที่สำหรับความซับซ้อนนี้

คุณยังต้องคำนึงถึงวิธีที่คุณกำหนดกรอบความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับผู้ที่ต้องการ ระวังอย่าโยนอาสาสมัครเป็นผู้กอบกู้และผู้รับผลประโยชน์เป็นเหยื่อ ให้เน้นที่ความเชื่อมโยงกันแทน เตือนผู้เข้าร่วมว่าหมวดหมู่ "ผู้ช่วย" และ "ผู้ช่วย" ไม่ได้รับการแก้ไข พวกมันเหลว เมื่อถึงจุดหนึ่ง เกือบทุกคนจะอยู่ในฐานะที่ต้องการความช่วยเหลือไม่ว่าด้านการเงิน ร่างกาย หรืออารมณ์

6. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

คุณไม่มีโอกาสมากนักที่จะทำให้พนักงานของคุณตื่นเต้นกับการเป็นอาสาสมัคร หากพวกเขาพยายามมีส่วนร่วมและพบว่ากระบวนการนี้น่าสับสนหรือน่าหงุดหงิดเกินไป มีโอกาสสูงที่พวกเขาจะยอมแพ้

เลือกแพลตฟอร์มอาสาสมัครที่มีส่วนร่วมและใช้งานง่าย พนักงานควรจะสามารถเข้าสู่ระบบในที่เดียวเพื่อดูโอกาสที่มีอยู่ ลงทะเบียน รับข้อมูลที่จำเป็นที่พวกเขาต้องการ และติดตาม VTO ของพวกเขา หากพวกเขาต้องค้นหาผ่านเธรดอีเมลหรือตีกลับระหว่างแพลตฟอร์ม HR และสเปรดชีต โอกาสที่พวกเขาจะยังคงมีส่วนร่วมจะลดลง

เลือกเครื่องมือที่ทำให้กระบวนการนี้สนุกสำหรับทั้งคุณและพนักงานของคุณ เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ ยิ่งคุณชอบมันมากเท่าไหร่ คุณจะยิ่งใช้มันมากขึ้นเท่านั้น และยิ่งคุณใช้มากเท่าไร คุณก็ยิ่งมีโอกาสสร้างโปรแกรมที่คงทนมากขึ้นเท่านั้น

ให้พนักงานได้รับประสบการณ์อาสาสมัครที่จะคงอยู่ตลอดไป

เมื่อคุณสร้างโปรแกรมเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง คุณช่วยให้พนักงานได้จินตนาการถึงตำแหน่งของตนในโลกนี้ การเปลี่ยนแปลงมุมมองดังกล่าวไม่เพียงแต่ช่วยให้พวกเขาเข้าถึงงานด้วยความเห็นอกเห็นใจมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนมุมมองโลกในวงกว้างได้อีกด้วย

สำหรับคริส จาร์วิส ผลกระทบของ CSR ไม่สามารถพูดเกินจริงได้ “ใช้เวลาทำความเข้าใจว่าคุณกำลังมีบทบาทสำคัญในอนาคตของสายพันธุ์นี้” เขากล่าว “คุณต้องมาด้วยความตั้งใจนั้น แล้วจึงหาเทคโนโลยีที่เหมาะสมมารองรับ”

ไม่ว่าคุณจะเปิดตัวโปรแกรมอาสาสมัครพนักงานใหม่หรือปรับปรุงโปรแกรมที่มีอยู่ Submittable สามารถช่วยคุณสร้างกรอบงานที่คุณต้องการเพื่อสนับสนุนประสบการณ์ที่มีความหมาย ติดต่อได้แล้ววันนี้