BPM vs. RPA: Das Duett, das Sie nicht verpassen dürfen

Wenn Sie ein großes Ziel vor sich haben, kann es schwierig erscheinen, sich ihm zu nähern. Wie sollten Sie mit der digitalen Transformation als Ihrem wichtigsten Geschäftsanliegen beginnen?

Der Versuch, Prozesse zu verfeinern, die Sie nicht ganz verstehen, führt ins Nirgendwo. Mit anderen Worten, es reicht nicht aus, nur bestimmte Aktivitäten zu verbessern; Sie müssen das gesamte Bild dahinter sehen, um zu verstehen, wie der Workflow verbessert werden kann.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine bessere organisatorische Leistung sicherzustellen. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf BPM (Business Process Management) und RPA (Robotic Process Automation) und was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.

Wie hängen BPM und RPA zusammen?

Als Prozess kann BPM mit dem Leben verglichen werden. Innerhalb dieses Prozesses sind viele Aufgaben zu erledigen. Einige von ihnen erfordern Ihre Teilnahme, andere können an einen virtuellen Assistenten wie ein Smart-House-System delegiert werden, das bestimmte Vorgänge erleichtert – genau wie RPA. Mit einigen Sensoren des Haussystems können Sie die Temperatur und Luftfeuchtigkeit in den Räumen anpassen, damit Sie besser schlafen können, oder das Einschalten der elektrischen Kaffeemaschine und des Multikochers mit Ihrem Wecker synchronisieren und schon ist das Frühstück vor dem Aufwachen zubereitet hoch. Diese und viele andere Dinge ohne manuellen Aufwand zu erledigen, strafft Ihre Routine und hilft Ihnen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Dasselbe gilt für das Geschäft. Mit BPM und RPA zu seinen Diensten profitieren Sie von unzähligen Vorteilen, an die Sie wahrscheinlich noch nicht gedacht haben.

— Aleksej Morskoj, Service Delivery Manager, *instinctools

Geschäftsprozessmanagement ist ein globaler prozessorientierter Ansatz, der das Gerüst eines Verfahrensablaufs in einem Unternehmen bildet. BPM legt die Spielregeln für ein bestimmtes Unternehmen fest – wie seine Teile funktionieren sollten, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen. Inzwischen ist RPA eine aufgabenorientierte Form der Automatisierung. Es konzentriert sich darauf, die Anzahl langweiliger, sich wiederholender Vorgänge zu verringern. RPA ist eine der Technologien, die die Ideen von BPM in die Praxis umsetzen.

Die Implementierung von RPA allein wird Ihr Unternehmen nicht auf die Überholspur zum Erfolg bringen, da Prozesse dadurch nur schneller ausgeführt und/oder häufiger ausgeführt werden, selbst wenn die Prozesse selbst ineffizient sind und überarbeitet werden müssen. Auf der anderen Seite bestimmt BPM die Prozesse, die rationalisiert werden müssen, und erklärt, wie dies getan werden könnte, um den gesamten Workflow zu vereinfachen.

Untersuchen wir die Beziehungen zwischen diesen Konzepten. Im Beispiel sehen Sie die Online-Terminanmeldung in einer Klinik. Die Patienten müssen sich lediglich anmelden und den Arzt, das Datum und das Zeitfenster auswählen. Wenn es keine Terminänderungen gibt, erhalten sie vom RPA-Bot eine Erinnerung vor dem Termin. Es ist einfach, Benachrichtigungen zu senden, wenn alles wie geplant läuft, denken Sie vielleicht, aber wie lassen sich ungeplante Änderungen automatisieren? Dafür ist BPM da – es steuert den gesamten Prozess und deckt mögliche Engpässe auf. Wenn beispielsweise der Termin vor Ihrem Termin länger dauert als erwartet, muss das Klinikpersonal Sie und andere spätere Patienten über die Terminänderungen informieren. Die manuelle Verwaltung wäre jedoch außerordentlich zeitaufwändig. Dank bewährtem BPM berücksichtigt ein RPA-Bot verschiedene Bedingungen wie Patientendaten und verfügbare Ärzte, um die Termindauer zu schätzen und relevante Zeitfenster aus dem Terminplan des Arztes auf dem Online-Buchungsportal zu entfernen.

Im Jahr 2020 ist der Bedarf an RPA-Technologie im Gesundheitswesen sprunghaft angestiegen. Als die Pandemie ausbrach, schien die manuelle Patientenregistrierung wie eine chaotische Sackgasse, die entweder durchbrochen werden musste oder alles andere zerstören könnte. Die Situation wurde durch die Einführung von RPA-Bots behoben, die die Registrierung von Patientendaten in 14-16 Sekunden fehlerfrei verwalteten. Dies wird mit den drei Minuten verglichen, die Menschen früher für dieselbe Aufgabe benötigten.

Wie beeinflussen BPM und RPA Ihr Geschäft?

Der Ersatz mühsamer manueller Arbeit durch Automatisierung und die Überarbeitung von Geschäftsprozessen sind entscheidende Bestandteile der digitalen Transformation. Da 92 % der Industrieunternehmen ihren Weg in diese Richtung bereits begonnen haben, ist der erfolgreiche Abschluss ein vorrangiges Anliegen der Unternehmer. Ohne eine ganzheitliche Sicht auf die Arbeitsabläufe des Unternehmens und ein klares Verständnis dafür, wie Sie die Talente Ihrer Mitarbeiter optimal einsetzen können, werden Sie die erwarteten Ergebnisse nicht erzielen. Und hier kommen RPA und BPM zur Rettung. RPA hilft bei der Lösung des Problems der Automatisierung ähnlicher Aktionen ohne menschliches Eingreifen. Unterdessen bietet Ihnen BPM eine Fülle von Möglichkeiten, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.

Visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und identifizieren Sie deren Produktivität

An dieser Stelle können Sie auch von Business Intelligence (BI) mit seinen Datenvisualisierungstools profitieren. Verbinden Sie Bewusstsein mit Handeln – zusammen mit BPM erhöht Business Intelligence die Prozesstransparenz und liefert Ihnen Analysen, dies ist die Säule einer umsichtigen Entscheidungsfindung. BPM ist eine gute Wahl, um Nachteile zu lokalisieren, und BI ist eine großartige Gelegenheit, die potenziellen Ergebnisse nach Prozessanpassungen vorherzusagen. Profitieren Sie davon, Ihr Geschäftsprozessmanagement intelligenter zu gestalten.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie der BPM-Ansatz und BI-Tools für ein tieferes Verständnis eines solchen Gesundheitsprozesses wie einer Krankenhausbehandlung nach einer CABG-Operation vereint werden können. Dank aktueller Daten aus BI-Tools können Ärzte die Notwendigkeit einer Schmerzbehandlung anhand von Patientenakten vorhersagen und diese nach Alter und anderen Parametern aufteilen.

Finden Sie Engpässe, die die Geschwindigkeit der Prozesse hemmen und deren Effizienz verringern

Hier ist ein Beispiel für einen betrieblichen Engpass, der dadurch verursacht wird, dass Mitarbeiter das Arbeitsvolumen während des vielschichtigen Genehmigungsprozesses nicht abgleichen können. Stellen Sie sich vor, dass mehrere Stakeholder an einer Reihe von Berichten interessiert sind. Mitarbeiter, die direkt an diesen Berichten arbeiten, können sie benachrichtigen, wenn die Arbeit erledigt ist. Um die Zeit der Mitarbeiter nicht mit kleineren mechanischen Aufgaben zu verschwenden, ist es jedoch rentabler, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail einzurichten – ein RPA-Bot kann diese Aufgabe problemlos erledigen.

Prozesse neu gestalten

Nach der Definition der Schwachstellen lassen sich leichter Wege finden, diese ergebnisorientierter und effektiver zu gestalten. Wenn wir mit dem Beispiel aus dem vorherigen Absatz fortfahren, richten Sie den RPA-Bot so ein, dass er die Benachrichtigung erneut sendet, wenn der Stakeholder die E-Mail nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums geöffnet hat.

Automatisierte Prozesse ausführen

Verringern Sie den Bedarf an menschlicher Beteiligung an Arbeitsabläufen durch Roboterprozessautomatisierung. Die Befragten des RPA-Umfrageberichts von Deloitte schätzen, dass RPA-Bots mindestens 20 % der Kapazität in ihren Betrieben bereitstellen können. Allerdings könnte diese Zahl in verschiedenen Organisationen möglicherweise bis zu 52 % erreichen.

Die wirklichen Vorteile von RPA liegen jedoch in der Verbesserung der KPIs der Organisation. Laut der UiPath-Forschung beschleunigt die Roboterautomatisierung die Verarbeitungszeit erheblich (um bis zu 78 %), senkt die Betriebskosten (50-65 %), gewährleistet die 100-prozentige Einhaltung von Vorschriften und das gleiche Maß an Genauigkeit.

Behandeln Sie bestimmte Szenarien

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann sich wiederholende Aufgaben bewältigen, ist jedoch auf BPM angewiesen, um Ausnahmen von RPA-Regeln zu verwalten. Wenn Ihr RPA-Bot sagt, dass 900 Mitarbeiter entlassen werden sollten, weil sie weniger gearbeitet haben, als sie sollten, würden Sie dieser Entscheidung ohne nachzudenken zustimmen? Oder möchten Sie lieber die Bedingungen für die Leistungsbewertung überprüfen und spezifische KPIs für Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen festlegen, da beispielsweise die Aufgaben von Entwicklungs- und Vertriebsteams nicht auf die gleiche Weise gemessen werden können, oder?

Kurz gesagt, BPM hilft Ihnen bei der Auswahl von Geschäftsprozessen, die es wert sind, verbessert zu werden, z. B. Automatisierung. Und RPA ist eine der kostengünstigsten Möglichkeiten, es in die Tat umzusetzen.

Wie schwierig ist es, BPM und RPA einzuführen?

Das Hauptproblem bei der BPM-Implementierung ist die Verzögerung des Ergebnisses, da es sich um eine schwergewichtige Lösung handelt, die mit den anderen Systemen integriert werden sollte – mehr als die Hälfte der BPM-Projekte liefern nicht die erhofften Ergebnisse. Tatsächlich zahlt sich BPM nicht sofort aus, aber es ist nie eine nutzlose Aufgabe, Ihre Geschäftsprozesse klar zu verstehen und herauszufinden, wie Sie sie verbessern können. Die Implementierung von RPA als Teil Ihres Softwareentwicklungsplans ist einfacher, da es sich um eine bestimmte Technologie handelt, aber wenn Sie RPA ohne BPM implementieren, gehen Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation möglicherweise ins Leere, da die Möglichkeit besteht, dass Sie nur mit schlecht organisierten Aktivitäten enden .

Eine weitere Herausforderung bei der Einführung von RPA und BPM ist der Fachkräftemangel in der Branche. Auch wenn Sie eine eigene IT-Abteilung haben, kann sich die Verantwortung Ihrer Mitarbeiter auf die Wartung des Systems beschränken oder Ihre Mitarbeiter denken eher in Aufgaben als in Prozessen. Deshalb ist es sinnvoll, die Expertise eines engagierten Teams zu nutzen.

Eine weitere unverzichtbare Voraussetzung für den Erfolg der BPM- und RPA-Einführung ist die Einbeziehung aller Beteiligten – von der C-Suite bis zu den allgemeinen Mitarbeitern. Sie können auf gewisser Ebene auf Widerstand gegen Veränderungen stoßen, da die Mitarbeiter Angst haben, ihren Arbeitsplatz an Roboter zu verlieren. Lösen Sie also dieses Missverständnis auf und machen Sie Ihre Spezialisten von möglichen Flaschenhälsen der digitalen Transformation zu Unterstützern neuer Prozesse und Technologien, bevor Sie Ihre Reise beginnen.

Wann sollte man BPM und RPA einsetzen?

Wenn die am Prozess beteiligten Mitarbeiter im Betrieb ertrinken, ist dies das primäre Signal, dass eine BPM-Implementierung erforderlich ist. Seine Annahme hilft dabei, herauszufinden, wie effektiv das Team arbeitet, und die Schwachstellen zu lokalisieren.

— Aleksej Morskoj, Service Delivery Manager, *instinctools

Dank der RPA-Software können Sie die überwältigende Anzahl mühsamer Vorgänge verringern. Automatisieren Sie sich wiederholende Teile und überlassen Sie die endgültige Entscheidungsfindung Ihren Mitarbeitern, wenn Sie den Robotern nicht genug vertrauen, um einige Prozesse vollständig zu delegieren.

Vergleichen Sie die beiden Ansätze zur Prozessausführung – ohne Implementierung von RPA und damit. Im ersten Fall werden Ihre Mitarbeiter unter der Arbeitslast ähnlicher monotoner Handlungen begraben und erleiden schließlich einen Burnout, der zu Nachlässigkeit, Arbeitsunzufriedenheit und sogar Depressionen führt. Die Frage nach dem Leistungsniveau in dieser Situation muss kaum gestellt werden. Im zweiten Fall müssen die Mitarbeiter den Großteil ihrer Arbeitszeit nicht mit alltäglichen Aufgaben verschwenden. So können sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, die ihr Talent und ihre Expertise erfordern.

Einer der Gründe für die Implementierung von BPM ist die Notwendigkeit, Ihre alten und modernen Systeme zu verbinden. Schauen wir uns ein Beispiel aus der Fintech-Branche an. Wenn eine Person zur Bank kommt, um ein Depot zu eröffnen, reichen grundlegende Banksysteme aus. Aber was ist, wenn er/sie keine Zeit mit dem Gang zur Bank verschwenden möchte und ein Depot in einer mobilen App eröffnen möchte? Hier müssen veraltete Systeme mit modernem Online-Banking verbunden werden. BPM deckt diese Schwachstelle auf, und RPA kann sie lösen, indem es einen Bot erstellt, der es alten und modernen Systemen ermöglicht, Daten reibungslos auszutauschen.

Die fruchtbare Partnerschaft von BPM und RPA: ein Durchbruch in Ihrer digitalen Transformation?

RPA- und BPM-Unterschiede machen sie nicht zu Rivalen. Es ist Kooperation, kein Wettbewerb. Die gemeinsame Implementierung von BPM-Ideen und RPA-Technologien kann Sie zu fortschrittlichen Ergebnissen und viel profitableren Geschäftsprozessen führen, bei denen Personen nur an Aktivitäten beteiligt sind, die ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen erfordern, während der Rest automatisiert ist. Die Einführung von RPA ist nur dann sinnvoll, wenn Sie das richtige Maß an Vertrauen in die Maschinen haben. Zurück zum Beispiel der Entlassung einer großen Anzahl von Mitarbeitern aufgrund der automatischen Analyse ihrer Aktivitäten während des Arbeitstages – sind Sie bereit für dieses Maß an Vertrauen? Es ist vorteilhafter, RPA-Technologien und BPM-Ideen zu kombinieren, damit Sie die Ergebnisse der Arbeit der Bots überwachen können. Wenn Sie noch unentschlossen sind, BPM- und RPA-Lösungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren, vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit unseren Spezialisten und wir beraten Sie gerne.

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