BPM против RPA: дуэт, который нельзя пропустить

Когда перед вами стоит огромная цель, приблизиться к ней может показаться сложной задачей. Если цифровая трансформация является вашей главной задачей, с чего начать?

Попытка усовершенствовать процессы, которые вы не совсем понимаете, — это путь в никуда. Другими словами, улучшения только определенных видов деятельности недостаточно; вам нужно видеть всю картину за ними, чтобы понять, как можно модернизировать рабочий процесс.

Существует много способов повысить эффективность организации. В этой статье мы более подробно рассмотрим BPM (управление бизнес-процессами) и RPA (роботизированная автоматизация процессов) и их значение для вашего бизнеса.

Как связаны BPM и RPA?

Как процесс BPM можно сравнить с жизнью. В рамках этого процесса предстоит выполнить множество задач. Некоторые из них требуют вашего участия, но другие можно делегировать виртуальному помощнику, такому как система умного дома, которая облегчает определенные операции — так же, как это делает RPA. С помощью некоторых датчиков домашней системы вы можете отрегулировать температуру и влажность в комнатах, чтобы лучше спать, или синхронизировать включение электрокофемашины и мультиварки с будильником, и к вашему пробуждению завтрак будет уже готов вверх. Выполнение этих и многих других действий без ручного труда упростит вашу рутину и поможет вам сосредоточиться на более важных вещах. То же самое касается бизнеса. Имея в своем распоряжении BPM и RPA, вы получите массу преимуществ, о которых вы, вероятно, еще не думали.

— Алексей Морской, менеджер по предоставлению услуг, *instincttools

Управление бизнес-процессами — это глобальный процессно-ориентированный подход, формирующий скелет процедурного потока в компании. BPM устанавливает правила игры для конкретного бизнеса — как должны работать его части, чтобы получать правильные результаты. Между тем, RPA — это форма автоматизации, ориентированная на задачи. Он направлен на уменьшение количества скучных, повторяющихся операций. RPA — одна из технологий, реализующих идеи BPM на практике.

Внедрение RPA само по себе не приведет ваш бизнес к успеху, потому что оно просто ускоряет выполнение процессов и/или делает их частыми, даже если сами процессы неэффективны и нуждаются в реинжиниринге. С другой стороны, BPM определяет процессы, которые необходимо оптимизировать, и объясняет, как это можно сделать, чтобы облегчить весь рабочий процесс.

Давайте исследуем отношения между этими понятиями. В примере вы можете увидеть онлайн-запись на прием в поликлинике. Все, что нужно сделать пациентам, это войти в систему и выбрать врача, дату и временной интервал. Если изменений в расписании нет, они получат напоминание о предварительной записи от бота RPA. Вы можете подумать, что легко отправлять уведомления, когда все идет по плану, но как автоматизировать незапланированные изменения? Для этого и существует BPM — он контролирует весь процесс и выявляет возможные узкие места. Например, если прием, предшествующий вашему, занимает больше времени, чем ожидалось, персонал клиники должен уведомить вас и других последующих пациентов об изменениях в расписании. Тем не менее, управление им вручную было бы исключительно трудоемким. Благодаря хорошо зарекомендовавшему себя BPM бот RPA учитывает несколько условий, таких как данные пациентов и доступных врачей, для оценки продолжительности приема и удаления соответствующих временных интервалов из расписания врача на портале онлайн-бронирования.

В 2020 году потребность в технологии RPA в здравоохранении резко возросла. Когда разразилась пандемия, ручная регистрация пациентов казалась хаотичным тупиком, из которого либо нужно выйти, либо он может сломать все остальное. Ситуация была исправлена ​​внедрением RPA-ботов, которые безошибочно регистрировали данные пациентов за 14-16 секунд. Это по сравнению с тремя минутами, которые раньше у людей уходили на выполнение той же задачи.

Как BPM и RPA влияют на ваш бизнес?

Замена утомительного ручного труда автоматизацией и модернизация бизнес-процессов являются важнейшими компонентами цифровой трансформации. Поскольку 92% промышленных компаний уже начали свой путь в этом направлении, его успешное завершение является главной заботой владельцев бизнеса. Вы не добьетесь ожидаемых результатов без целостного представления о рабочем процессе компании и четкого понимания того, как наилучшим образом использовать таланты ваших сотрудников. И тут на помощь приходят RPA и BPM. RPA помогает решить вопрос автоматизации подобных действий без участия человека. Между тем, BPM предоставляет вам множество возможностей для повышения эффективности вашей организации.

Визуализируйте свои бизнес-процессы и определите их продуктивность

На этом этапе вы также можете воспользоваться преимуществами Business Intelligence (BI) с его инструментами визуализации данных. Сочетайте осведомленность с действиями — вместе с BPM бизнес-аналитика повышает прозрачность процессов и предоставляет вам аналитику, а это основа взвешенного принятия решений. BPM — хороший выбор для выявления недостатков, а BI — отличная возможность предсказать потенциальные результаты после корректировки процесса. Воспользуйтесь преимуществами более интеллектуального управления бизнес-процессами.

Вот пример того, как подход BPM и инструменты BI могут быть объединены для более глубокого понимания такого медицинского процесса, как стационарное лечение после операции CABG. Благодаря актуальным данным BI-инструментов врачи могут прогнозировать потребность в обезболивании, используя истории болезни пациентов и разделяя их по возрасту и другим параметрам.

Найдите узкие места, которые мешают скорости процессов и снижают их эффективность

Вот пример узкого места в работе, вызванного неспособностью людей согласовать объем работы во время многоуровневого процесса утверждения. Представьте, что несколько заинтересованных лиц заинтересованы в наборе отчетов. Сотрудники, работающие непосредственно над этими отчетами, могут уведомить их о завершении работы. Тем не менее, чтобы не тратить время сотрудников на мелкие механические задачи, выгоднее настроить автоматическое уведомление на почту — с этой задачей легко справится RPA-бот.

Перепроектировать процессы

После определения слабых мест будет легче найти способы сделать их более ориентированными на результат и эффективными. Если мы продолжим пример из предыдущего абзаца, настройте бота RPA для повторной отправки уведомления, если заинтересованное лицо не открыло электронное письмо в течение определенного периода времени.

Выполнять автоматизированные процессы

Уменьшите потребность в участии человека в тяжелых операциях за счет роботизированной автоматизации процессов. Респонденты отчета Deloitte RPA Survey считают, что боты RPA могут обеспечить не менее 20% производительности их операций. Тем не менее, это число потенциально может достигать 52% в разных организациях.

Однако настоящие преимущества RPA заключаются в улучшении ключевых показателей эффективности организации. Согласно исследованию UiPath, роботизированная автоматизация значительно ускоряет время обработки (до 78%), снижает стоимость операций (50-65%), обеспечивает 100% соблюдение регламентов и тот же уровень точности.

Работа с конкретными сценариями

Роботизированная автоматизация процессов может справляться с повторяющимися задачами, но она полагается на BPM для управления исключениями из правил RPA. Если ваш RPA-бот заявляет, что 900 сотрудников должны быть уволены за то, что они работали меньше, чем положено, согласитесь ли вы с этим решением без раздумий? Или вы бы предпочли пересмотреть условия оценки эффективности и установить конкретные KPI для сотрудников из разных отделов, поскольку, например, задачи команд разработки и продаж не могут измеряться одинаково, не так ли?

Короче говоря, BPM помогает выбрать бизнес-процессы, которые стоит улучшить, например, автоматизировать. И RPA — одна из самых рентабельных возможностей для ее реализации.

Насколько сложно внедрить BPM и RPA?

Ключевой вопрос внедрения BPM — отсрочка результата, потому что это тяжеловесное решение, которое нужно интегрировать с другими системами — более половины BPM-проектов не дают ожидаемых результатов. Действительно, BPM не дает немедленной отдачи, но никогда не бывает бесполезной задачей четко понять ваши бизнес-процессы и выяснить, как вы можете их улучшить. Внедрение RPA как части вашего плана разработки программного обеспечения проще, потому что это особая технология, но если вы внедрите RPA без BPM, ваши усилия по цифровому преобразованию могут пойти насмарку, поскольку есть вероятность, что вы просто закончите плохо организованными действиями. .

Еще одна проблема при внедрении RPA и BPM — нехватка специалистов в отрасли. Даже если у вас есть собственный ИТ-отдел, обязанности вашего персонала могут быть ограничены обслуживанием системы, или ваши сотрудники могут думать с точки зрения задач, а не процессов. Вот почему имеет смысл воспользоваться опытом специализированных команд.

Еще одно обязательное условие успеха внедрения BPM и RPA — вовлечение всех стейкхолдеров — от топ-менеджеров до рядовых сотрудников. Вы можете столкнуться с сопротивлением изменениям на каком-то уровне, поскольку сотрудники будут бояться потерять работу из-за роботов. Поэтому разрешите это недоразумение и превратите своих специалистов из возможных узких мест цифровой трансформации в сторонников новых процессов и технологий, прежде чем начать свой путь.

Когда использовать BPM и RPA?

Если вовлеченные в процесс сотрудники утопают в операциях, это первый сигнал о необходимости внедрения BPM. Его внедрение помогает понять, насколько эффективно работает команда, и выявить слабые места.

— Алексей Морской, менеджер по предоставлению услуг, *instincttools

Благодаря программному обеспечению RPA вы можете сократить подавляющее количество утомительных операций. Автоматизируйте повторяющиеся части, оставив окончательное принятие решений вашим сотрудникам, если вы не доверяете роботам настолько, чтобы полностью делегировать некоторые процессы.

Сравните два подхода к выполнению процессов — без внедрения RPA и с ним. В первом случае ваш персонал завален однотипными монотонными действиями и в конечном итоге испытывает выгорание, вызывающее халтуру, неудовлетворенность работой и даже депрессию. Вопрос об уровне производительности в этой ситуации вряд ли стоит задавать. Во втором случае сотрудникам не приходится тратить большую часть своего рабочего времени на рутинные операции. Таким образом, они могут сосредоточиться на решении более важных задач, требующих их таланта и опыта.

Одной из причин, по которой следует рассмотреть возможность внедрения BPM, является необходимость соединения ваших старых и современных систем. Давайте рассмотрим пример из финтех-индустрии. Когда человек приходит в банк для открытия вклада, достаточно базовых банковских унаследованных систем. Но что делать, если он не готов тратить время на походы в банк и хочет открыть вклад в мобильном приложении? При этом устаревшие системы приходится подключать к современному онлайн-банкингу. BPM обнаруживает это слабое место, и RPA может решить эту проблему, создав бота, который позволит устаревшим и современным системам без проблем обмениваться данными.

Плодотворное партнерство BPM и RPA: прорыв в вашей цифровой трансформации?

Различия в RPA и BPM не делают их соперниками. Это сотрудничество, а не конкуренция. Совместное внедрение идей BPM и технологий RPA может привести к более высоким результатам и гораздо более прибыльным бизнес-процессам, когда люди участвуют только в тех действиях, которые требуют их навыков и опыта, а все остальное автоматизировано. Принятие только RPA имеет смысл, если у вас есть надлежащий уровень уверенности в машинах. Возвращаясь к примеру с увольнением огромного количества сотрудников из-за автоматического анализа их активности в течение рабочего дня — готовы ли вы к такому уровню доверия? Выгоднее совмещать технологии RPA и идеи BPM, чтобы можно было контролировать результаты работы ботов. Если вы все еще не решаетесь внедрить решения BPM и RPA в своей организации, запланируйте консультацию с нашими специалистами, и мы будем рады обсудить ее с вами.

Статья изначально была опубликована здесь