BPM vs RPA : le duo à ne pas manquer

Lorsque vous avez un objectif énorme devant vous, l'aborder peut sembler difficile. La transformation numérique étant votre principale préoccupation commerciale, par où commencer ?

Essayer d'affiner des processus que vous ne comprenez pas bien est le chemin vers nulle part. En d'autres termes, améliorer seulement certaines activités ne suffit pas ; vous devez voir toute l'image derrière eux pour comprendre comment le flux de travail peut être mis à niveau.

Il existe de nombreuses façons d'assurer une meilleure performance organisationnelle. Dans cet article, nous examinerons de plus près le BPM (Business Process Management) et le RPA (Robotic Process Automation) et ce qu'ils signifient pour votre entreprise.

Quel est le lien entre BPM et RPA ?

En tant que processus, le BPM peut être comparé à la vie. Il y a beaucoup de tâches à faire dans ce processus. Certains d'entre eux nécessitent votre participation, mais d'autres peuvent être délégués à un assistant virtuel tel qu'un système de maison intelligente qui facilite certaines opérations, tout comme le fait RPA. Avec certains capteurs du système maison, vous pouvez régler la température et l'humidité dans les pièces pour mieux dormir, ou synchroniser l'allumage de la cafetière électrique et du multicuiseur avec votre réveil et le petit-déjeuner sera déjà préparé au moment de votre réveil en haut. Faire ces choses et bien d'autres sans effort manuel rationalise votre routine et vous aide à vous concentrer sur des choses plus importantes. Il en va de même pour les affaires. Avec BPM et RPA à son service, vous récolterez des tonnes d'avantages auxquels vous n'avez probablement pas encore pensé.

— Aleksej Morskoj, responsable de la prestation de services, *instinctools

La gestion des processus métier est une approche globale centrée sur les processus qui constitue le squelette d'un flux procédural dans une entreprise. Le BPM établit les règles du jeu pour une entreprise particulière - comment ses parties doivent fonctionner pour produire les bons résultats. Pendant ce temps, RPA est une forme d'automatisation axée sur les tâches. Il vise à réduire le nombre d'opérations ennuyeuses et répétitives. La RPA est l'une des technologies qui mettent en pratique les idées du BPM.

La mise en œuvre de la RPA seule ne mettra pas votre entreprise sur la voie rapide du succès, car elle permet simplement aux processus de s'exécuter plus rapidement et/ou de les rendre fréquents, même si les processus eux-mêmes sont inefficaces et doivent être repensés. D'autre part, le BPM détermine les processus qui doivent être rationalisés et explique comment cela pourrait être fait pour faciliter l'ensemble du flux de travail.

Examinons les relations entre ces concepts. Dans l'exemple, vous pouvez voir l'enregistrement de rendez-vous en ligne dans une clinique. Il suffit aux patients de se connecter et de choisir le médecin, la date et le créneau horaire. S'il n'y a pas de changement d'horaire, ils recevront un rappel de pré-rendez-vous du bot RPA. Il est facile d'envoyer des notifications lorsque tout se passe comme prévu, pensez-vous, mais comment automatiser les modifications non planifiées ? C'est à cela que sert le BPM - il contrôle l'ensemble du processus et découvre les éventuels goulots d'étranglement. Par exemple, si le rendez-vous avant le vôtre prend plus de temps que prévu, le personnel de la clinique doit vous informer, ainsi que les autres patients ultérieurs, des changements d'horaire. Cependant, sa gestion manuelle serait exceptionnellement chronophage. Grâce à un BPM bien établi, un bot RPA prend en compte plusieurs conditions telles que les données des patients et les médecins disponibles pour estimer la durée des rendez-vous et supprimer les créneaux horaires pertinents du planning du médecin sur le portail de réservation en ligne.

En 2020, le besoin de technologie RPA dans les soins de santé a explosé. Lorsque la pandémie a frappé, l'enregistrement manuel des patients semblait être une impasse chaotique qui devait être brisée ou pouvait briser tout le reste. La situation a été corrigée par l'adoption de robots RPA qui ont géré l'enregistrement des données des patients en 14 à 16 secondes sans erreur. Ceci est comparé aux trois minutes qu'il fallait aux humains pour effectuer la même tâche.

Comment le BPM et le RPA influencent-ils votre entreprise ?

Remplacer le travail manuel fastidieux par l'automatisation et la refonte des processus métier sont des éléments cruciaux de la transformation numérique. Alors que 92% des entreprises industrielles ont déjà entamé leur parcours dans cette direction, sa bonne réalisation est une préoccupation prédominante pour les chefs d'entreprise. Vous n'obtiendrez pas les résultats escomptés sans une vision globale du flux de travail de l'entreprise et une compréhension claire de la manière d'utiliser au mieux les talents de vos employés. Et ici RPA et BPM viennent à la rescousse. La RPA aide à résoudre le problème de l'automatisation d'actions similaires sans intervention humaine. Pendant ce temps, BPM vous offre une pléthore d'opportunités pour améliorer l'efficacité de votre organisation.

Visualisez vos processus métier et identifiez leur productivité

À ce stade, vous pouvez également bénéficier de la Business Intelligence (BI) avec ses outils de visualisation de données. Combinez sensibilisation et action - avec le BPM, l'intelligence d'affaires augmente la transparence des processus et vous fournit des analyses, et c'est le pilier d'une prise de décision prudente. Le BPM est un bon choix pour identifier les inconvénients, et la BI est une excellente occasion de prédire les résultats potentiels après les ajustements de processus. Bénéficiez d'une gestion plus intelligente des processus métier.

Voici un exemple de la manière dont l'approche BPM et les outils de BI peuvent être combinés pour une compréhension plus approfondie d'un processus de soins de santé tel qu'un traitement hospitalier après une chirurgie CABG. Grâce aux données actualisées des outils de BI, les médecins peuvent prédire le besoin de gestion de la douleur en utilisant les dossiers des patients et en les divisant en fonction de leur âge et d'autres paramètres.

Trouver les goulots d'étranglement qui entravent la vitesse des processus et réduisent leur efficacité

Voici un exemple de goulot d'étranglement opérationnel causé par l'incapacité des personnes à faire correspondre le volume de travail au cours du processus d'approbation à plusieurs niveaux. Imaginons que plusieurs parties prenantes soient intéressées par un ensemble de rapports. Les employés qui travaillent directement sur ces rapports peuvent les avertir lorsque le travail est terminé. Néanmoins, pour éviter de faire perdre du temps aux employés sur des tâches mécaniques mineures, il est plus rentable de mettre en place une notification automatique par e-mail — un bot RPA peut facilement effectuer cette tâche.

Reconcevoir les processus

Après avoir défini les points faibles, il sera plus facile de trouver des moyens de les rendre plus axés sur les résultats et efficaces. Si nous continuons avec l'exemple du paragraphe précédent, configurez le bot RPA pour renvoyer la notification si la partie prenante n'a pas ouvert l'e-mail dans un certain délai.

Exécuter des processus automatisés

Réduisez le besoin d'intervention humaine dans les opérations pénibles grâce à l'automatisation robotique des processus. Les répondants au rapport d'enquête sur la RPA de Deloitte estiment que les bots RPA peuvent fournir au moins 20 % de la capacité de leurs opérations. Cela dit, ce nombre pourrait potentiellement atteindre jusqu'à 52 % dans différentes organisations.

Cependant, les véritables avantages de la RPA résident dans l'amélioration des KPI organisationnels. Selon la recherche UiPath, l'automatisation robotique accélère considérablement le temps de traitement (jusqu'à 78%), réduit les coûts d'exploitation (50-65%), garantit une conformité à 100% aux réglementations et le même niveau de précision.

Gérer des scénarios spécifiques

L'automatisation des processus robotiques peut traiter des tâches répétitives, mais elle s'appuie sur le BPM pour gérer les exceptions aux règles RPA. Si votre bot RPA déclare que 900 employés devraient être licenciés parce qu'ils ont travaillé moins qu'ils ne le devraient, accepteriez-vous cette décision sans réfléchir ? Ou préférez-vous revoir les conditions d'évaluation de la performance et définir des KPI spécifiques pour les collaborateurs de différents départements car, par exemple, les tâches des équipes de développement et de vente ne peuvent pas être mesurées de la même manière, n'est-ce pas ?

En un mot, le BPM vous aide à choisir les processus métier qui méritent d'être améliorés, par exemple, l'automatisation. Et la RPA est l'une des possibilités les plus rentables pour la mettre en œuvre.

Est-il difficile d'adopter le BPM et le RPA ?

L'enjeu clé de la mise en place du BPM est le report du résultat car c'est une solution lourde qu'il convient d'intégrer aux autres systèmes — plus de la moitié des projets BPM ne délivrent pas les résultats espérés. En effet, le BPM ne produit pas de bénéfices immédiats, mais il n'est jamais inutile de comprendre clairement vos processus métier et de découvrir comment vous pouvez les améliorer. La mise en œuvre de la RPA dans le cadre de votre plan de développement logiciel est plus facile car il s'agit d'une technologie particulière, mais si vous implémentez la RPA sans BPM, vos efforts de transformation numérique pourraient être vains car il est possible que vous vous retrouviez avec des activités mal organisées. .

Un autre défi lors de l'adoption de RPA et de BPM est la pénurie de compétences dans l'industrie. Même si vous avez un service informatique interne, les responsabilités de votre personnel peuvent se limiter à la maintenance du système ou vos employés peuvent penser en termes de tâches plutôt que de processus. C'est pourquoi il est logique de profiter de l'expertise d'équipes dédiées.

Une autre condition indispensable au succès de l'adoption de la BPM et de la RPA est l'implication de toutes les parties prenantes - de la suite C aux employés généraux. Vous pouvez faire face à une résistance au changement à un certain niveau, car les employés auront peur de perdre leur emploi au profit des robots. Alors résolvez ce malentendu et transformez vos spécialistes des éventuels goulots d'étranglement de la transformation numérique en partisans des nouveaux processus et technologies avant de commencer votre voyage.

Quand utiliser le BPM et le RPA ?

Si les employés impliqués dans le processus se noient dans les opérations, c'est le principal signal que la mise en œuvre du BPM est nécessaire. Son adoption aide à déterminer l'efficacité du travail de l'équipe et à identifier les points faibles.

— Aleksej Morskoj, responsable de la prestation de services, *instinctools

Grâce au logiciel RPA, vous pouvez réduire le nombre écrasant d'opérations fastidieuses. Automatisez les pièces répétitives en laissant la prise de décision finale à vos employés si vous ne faites pas suffisamment confiance aux robots pour déléguer complètement certains processus.

Comparez les deux approches de l'exécution du processus - sans implémenter RPA et avec. Dans le premier cas, votre personnel est enseveli sous la charge de travail d'actions monotones similaires et finit par subir un épuisement professionnel qui provoque du relâchement, de l'insatisfaction au travail et même de la dépression. La question du niveau de performance dans cette situation n'a guère besoin d'être posée. Dans le second cas, les employés n'ont pas à perdre la majeure partie de leur temps de travail sur des opérations banales. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur le traitement de tâches de plus grande valeur qui nécessitent leur talent et leur expertise.

L'une des raisons d'envisager la mise en œuvre du BPM est la nécessité de connecter vos systèmes hérités et modernes. Prenons un exemple tiré de l'industrie des technologies financières. Lorsqu'une personne vient à la banque pour ouvrir un dépôt, les systèmes bancaires hérités de base sont suffisants. Mais que se passe-t-il s'il n'est pas prêt à perdre du temps à aller à la banque et souhaite ouvrir un dépôt dans une application mobile ? Dans ce cas, les systèmes obsolètes doivent être connectés aux services bancaires en ligne modernes. BPM découvre ce point faible, et RPA peut le résoudre en créant un bot qui permettra aux systèmes hérités et modernes d'échanger des données sans accroc.

Le partenariat fructueux du BPM et du RPA : une avancée dans votre transformation digitale ?

Les différences RPA et BPM n'en font pas des rivaux. C'est de la coopération, pas de la concurrence. La mise en œuvre conjointe d'idées BPM et de technologies RPA peut vous conduire à des résultats avancés et à des processus commerciaux beaucoup plus rentables avec des personnes impliquées uniquement dans des activités qui nécessitent leurs compétences et leur expertise, tandis que le reste est automatisé. Adopter uniquement la RPA est logique si vous avez le niveau de confiance approprié dans les machines. Pour reprendre l'exemple du licenciement d'un grand nombre d'employés en raison de l'analyse automatique de leur activité pendant la journée de travail, êtes-vous prêt pour ce niveau de confiance ? Il est plus avantageux de combiner les technologies RPA et les idées de BPM afin de pouvoir superviser les résultats du travail des bots. Si vous hésitez encore à mettre en œuvre des solutions BPM et RPA dans votre organisation, planifiez une consultation avec nos spécialistes et nous serons heureux de vous en parler.

L'article a été initialement publié ici