BPM vs RPA：你不能錯過的二重奏

當你面前有一個巨大的目標時，接近它可能看起來很有挑戰性。 將數字化轉型作為您的首要業務關注點，您應該如何開始？

試圖改進你不太了解的過程是無路可走的。 換句話說，僅改善某些活動是不夠的； 您需要查看它們背後的全貌，以了解如何升級工作流程。

有許多方法可以確保更好的組織績效。 在本文中，我們將仔細研究 BPM（業務流程管理）和 RPA（機器人流程自動化）以及它們對您的業務意味著什麼。

BPM 和 RPA 有什麼關係？

作為一個流程，BPM 可以比作生命。 在這個過程中有很多任務要做。 其中一些需要您的參與，但其他一些可以委託給虛擬助手，例如促進某些操作的智能家居系統——就像 RPA 所做的那樣。 使用一些家庭系統的傳感器，您可以調節房間的溫度和濕度，以便您睡得更好，或者同步打開電動咖啡機和多功能電飯煲與您的鬧鐘，早餐在您醒來時已經準備好了向上。 無需手動操作即可完成這些和許多其他事情，可以簡化您的日常工作，並幫助您專注於更重要的事情。 商業也是如此。 借助 BPM 和 RPA 的服務，您將獲得很多您可能還沒有想到的好處。

— Aleksej Morskoj，*instinctools 服務交付經理

業務流程管理是一種以全球流程為中心的方法，它構成了公司程序流程的骨架。 BPM 為特定業務建立了遊戲規則——其部分應如何執行以產生正確的結果。 同時，RPA 是一種以任務為中心的自動化形式。 它專注於減少枯燥的重複操作的數量。 RPA 是將 BPM 的想法付諸實踐的技術之一。

單獨實施 RPA 不會讓您的業務走上成功的快車道，因為它只會使流程運行得更快和/或使它們變得頻繁，即使流程本身效率低下並且需要重新設計。 另一方面，BPM 確定需要簡化的流程並解釋如何簡化整個工作流程。

讓我們研究一下這些概念之間的關係。 在示例中，您可以在診所看到在線預約註冊。 患者所要做的就是登錄，然後選擇醫生、日期和時間段。 如果沒有時間表更改，他們將收到來自 RPA 機器人的預約提醒。 當一切按計劃進行時發送通知很容易，您可能會想，但是如何自動化計劃外的更改呢？ 這就是 BPM 的用途——它控制整個流程並發現可能的瓶頸。 例如，如果您之前的預約花費的時間比預期的要長，診所工作人員必須通知您和其他後來的患者有關時間表的更改。 但是，手動管理它會非常耗時。 得益於完善的 BPM，RPA 機器人會考慮患者數據和可用醫生等多種條件，以估計預約持續時間並從在線預約門戶上的醫生日程表中刪除相關時間段。

2020 年，醫療保健領域對 RPA 技術的需求猛增。 當大流行來襲時，手動患者登記似乎是一個混亂的僵局，要么必須打破，要么可能打破其他一切。 通過採用 RPA 機器人在 14-16 秒內無錯誤地管理患者數據登記，這種情況得到了糾正。 與過去人類執行相同任務所需的三分鐘相比。

BPM 和 RPA 如何影響您的業務？

用自動化代替繁瑣的體力勞動和改進業務流程是數字化轉型的關鍵組成部分。 由於 92% 的工業公司已經開始朝這個方向發展，其成功完成是企業主最關心的問題。 如果沒有對公司工作流程的全面了解以及對如何充分利用員工才能的清晰了解，您將無法取得預期的成果。 在這裡，RPA 和 BPM 來救援。 RPA 有助於解決在無需人工干預的情況下自動執行類似操作的問題。 同時，BPM 為您提供了大量提高組織效率的機會。

可視化您的業務流程並確定其生產力

此時，您還可以從商業智能 (BI) 及其數據可視化工具中受益。 將意識與行動相結合——與 BPM 一起，商業智能可提高流程透明度並為您提供分析，這是審慎決策的支柱。 BPM 是查明缺陷的好選擇，而 BI 是預測流程調整後潛在結果的絕佳機會。 利用使您的業務流程管理更加智能的優勢。

這是一個示例，說明如何將 BPM 方法和 BI 工具結合起來，以更深入地了解 CABG 手術後的醫院治療等醫療保健過程。 借助來自 BI 工具的最新數據，醫生可以使用患者記錄預測疼痛管理的需求，並根據患者的年齡和其他參數對其進行劃分。

找出阻礙流程速度並降低其效率的瓶頸

這是一個在多層審批過程中由於人員無法匹配工作量而導致的操作瓶頸的示例。 假設有幾個利益相關者對一組報告感興趣。 直接處理這些報告的員工可以在工作完成時通知他們。 儘管如此，為了避免將員工的時間浪費在較小的機械任務上，設置自動發送電子郵件通知更有利可圖——RPA 機器人可以輕鬆完成這項任務。

重新設計流程

在定義了弱點之後，將更容易找到使它們更加註重結果和有效的方法。 如果我們繼續上一段中的示例，請設置 RPA 機器人以在利益相關者在特定時間段內未打開電子郵件時重新發送通知。

執行自動化流程

通過機器人流程自動化減少人工參與苦力作業的需要。 德勤 RPA 調查報告的受訪者估計，RPA 機器人可以在其運營中提供至少 20% 的容量。 也就是說，這個數字在不同的組織中可能高達 52%。

然而，真正的 RPA 好處在於提高組織的 KPI。 根據 UiPath 的研究，機器人自動化顯著加快了處理時間（高達 78%），降低了運營成本（50-65%），確保 100% 符合法規和相同水平的準確性。

處理特定場景

機器人流程自動化可以處理重複性任務，但它依賴 BPM 來管理 RPA 規則的例外情況。 如果您的 RPA 機器人聲明應該解僱 900 名員工，因為他們的工作量低於應有的水平，您會不假思索地同意這個決定嗎？ 或者你更願意回顧績效評估的條件，為不同部門的員工設定具體的KPI，例如，開發和銷售團隊的任務不能以相同的方式衡量，不是嗎？

簡而言之，BPM 可幫助您選擇可能值得改進的業務流程，例如自動化。 RPA 是將其付諸實踐的最具成本效益的可能性之一。

採用 BPM 和 RPA 有多難？

BPM 實施的關鍵問題是結果的延遲，因為它是一個重量級的解決方案，應該與其他系統集成——超過一半的 BPM 項目未能提供預期的結果。 事實上，BPM 不會立即產生回報，但清楚地了解您的業務流程並找出如何改進它們絕不是一項無用的任務。 將 RPA 作為軟件開發計劃的一部分實施會更容易，因為它是一項特殊的技術，但如果您在沒有 BPM 的情況下實施 RPA，您的數字化轉型工作可能會付諸東流，因為您最終可能會遇到組織不善的活動.

採用 RPA 和 BPM 時的另一個挑戰是行業技能短缺。 即使您有一個內部 IT 部門，您的員工的職責也可能僅限於系統的維護，或者您的員工可能會考慮任務而不是流程。 這就是為什麼利用專門團隊的專業知識是有意義的。

成功採用 BPM 和 RPA 的另一個不可或缺的條件是所有利益相關者的參與——從最高管理層到普通員工。 您可能會在某種程度上面臨變革的阻力，因為員工會害怕失去工作給機器人。 因此，在開始您的旅程之前，請解決這種誤解，讓您的專家從可能的數字化轉型瓶頸轉變為新流程和技術的支持者。

何時使用 BPM 和 RPA？

如果參與流程的員工沉浸在運營中，這是需要實施 BPM 的主要信號。 它的採用有助於弄清楚團隊的工作效率，並找出薄弱環節。

— Aleksej Morskoj，*instinctools 服務交付經理

借助 RPA 軟件，您可以減少大量繁瑣的操作。 如果您對機器人的信任程度不足以完全委派某些流程，則將重複性部分自動化，將最終決策權留給您的員工。

比較流程執行的兩種方法——沒有實施 RPA 和使用它。 在第一種情況下，您的員工被類似單調的工作所淹沒，最終經歷倦怠，導致懈怠、工作不滿意，甚至抑鬱。 在這種情況下，關於性能水平的問題幾乎不需要問。 在第二種情況下，員工不必將大部分工作時間浪費在日常操作上。 因此，他們可以專注於處理需要他們的才能和專業知識的更高價值的任務。

考慮實施 BPM 的原因之一是連接舊系統和現代系統的必要性。 讓我們看一個來自金融科技行業的例子。 當一個人來銀行開戶時，基本的銀行遺留系統就足夠了。 但是，如果他/她還沒有準備好浪費時間去銀行並想在移動應用程序中開立存款怎麼辦？ 在這種情況下，過時的系統必須與現代網上銀行相連接。 BPM 發現了這個弱點，RPA 可以通過創建一個機器人來解決這個問題，該機器人將使傳統和現代系統能夠順利交換數據。

BPM 和 RPA 的卓有成效的合作：您的數字化轉型取得突破？

RPA 和 BPM 的差異不會使它們成為競爭對手。 是合作，不是競爭。 將 BPM 理念和 RPA 技術一起實施可以讓您獲得先進的成果和更有利可圖的業務流程，讓人們只參與需要他們的技能和專業知識的活動，而其餘的都是自動化的。 如果您對機器有適當的信心，那麼僅採用 RPA 是有意義的。 回到因為自動分析員工在工作日的活動而解僱大量員工的例子——你準備好接受這種程度的信任了嗎？ 將 RPA 技術和 BPM 思想結合起來更有優勢，這樣您就可以監督機器人的工作結果。 如果您仍然對在您的組織中實施 BPM 和 RPA 解決方案猶豫不決，請安排與我們的專家進行諮詢，我們很樂意與您討論。

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