BPM vs RPA: Duet yang Tidak Bisa Kamu Lewatkan

Ketika Anda memiliki tujuan besar di depan Anda, mendekatinya mungkin tampak menantang. Dengan transformasi digital sebagai perhatian utama bisnis Anda, bagaimana Anda harus memulai?

Mencoba memperbaiki proses yang tidak begitu Anda pahami adalah jalan menuju ke mana-mana. Dengan kata lain, meningkatkan aktivitas tertentu saja tidak cukup; Anda perlu melihat keseluruhan gambar di belakangnya untuk memahami bagaimana alur kerja dapat ditingkatkan.

Ada banyak cara untuk memastikan kinerja organisasi yang lebih baik. Pada artikel ini, kita akan melihat lebih dekat BPM (Manajemen Proses Bisnis) dan RPA (Otomasi Proses Robot) dan apa artinya bagi bisnis Anda.

Bagaimana BPM dan RPA terkait?

Sebagai sebuah proses, BPM bisa diibaratkan dengan kehidupan. Ada banyak tugas yang harus dilakukan dalam proses ini. Beberapa dari mereka memerlukan partisipasi Anda, tetapi yang lain dapat didelegasikan ke asisten virtual seperti sistem rumah pintar yang memfasilitasi operasi tertentu — seperti halnya RPA. Dengan beberapa sensor sistem rumah, Anda dapat mengatur suhu dan kelembaban di kamar sehingga Anda dapat tidur lebih nyenyak, atau menyinkronkan menyalakan mesin kopi listrik dan multicooker dengan jam alarm dan sarapan sudah disiapkan pada saat Anda bangun. ke atas. Melakukan ini dan banyak hal lain tanpa upaya manual merampingkan rutinitas Anda dan membantu Anda fokus pada hal-hal yang lebih penting. Hal yang sama berlaku untuk bisnis. Dengan BPM dan RPA sebagai layanannya, Anda akan menuai banyak manfaat yang mungkin belum pernah Anda pikirkan.

— Aleksej Morskoj, Manajer Pengiriman Layanan, *instinctools

Manajemen proses bisnis adalah pendekatan yang berfokus pada proses global yang membentuk kerangka aliran prosedural dalam sebuah perusahaan. BPM menetapkan aturan main untuk bisnis tertentu — bagaimana kinerja bagian-bagiannya untuk menghasilkan hasil yang tepat. Sementara itu, RPA adalah bentuk otomatisasi yang berfokus pada tugas. Ini berfokus pada pengurangan jumlah operasi yang membosankan dan berulang. RPA adalah salah satu teknologi yang mewujudkan ide-ide BPM.

Menerapkan RPA saja tidak akan menempatkan bisnis Anda di jalur cepat menuju sukses karena hanya memungkinkan proses berjalan lebih cepat dan/atau membuatnya sering, bahkan jika proses itu sendiri tidak efisien dan perlu direkayasa ulang. Di sisi lain, BPM menentukan proses yang perlu disederhanakan dan menjelaskan bagaimana hal itu dapat dilakukan untuk memfasilitasi seluruh alur kerja.

Mari kita selidiki hubungan antara konsep-konsep tersebut. Dalam contoh, Anda dapat melihat pendaftaran janji temu online di sebuah klinik. Semua pasien harus login, dan memilih dokter, tanggal, dan slot waktu. Jika tidak ada perubahan jadwal, mereka akan menerima pengingat pra-janji dari bot RPA. Sangat mudah untuk mengirim pemberitahuan ketika semuanya berjalan sesuai rencana, Anda mungkin berpikir, tetapi bagaimana cara mengotomatiskan perubahan yang tidak direncanakan? Untuk itulah BPM — ia mengontrol seluruh proses dan mengungkap kemungkinan kemacetan. Misalnya, jika janji temu sebelum Anda membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, staf klinik harus memberi tahu Anda dan pasien lain di kemudian hari tentang perubahan jadwal. Namun, mengelolanya secara manual akan sangat memakan waktu. Berkat BPM yang mapan, bot RPA memperhitungkan beberapa kondisi seperti data pasien dan dokter yang tersedia untuk memperkirakan durasi janji temu dan menghapus slot waktu yang relevan dari jadwal dokter di portal pemesanan online.

Pada tahun 2020, kebutuhan akan teknologi RPA di bidang kesehatan meroket. Ketika pandemi melanda, pendaftaran pasien manual tampak seperti kebuntuan kacau yang harus dipecahkan atau bisa menghancurkan segalanya. Situasi ini diatasi dengan adopsi bot RPA yang mengelola pendaftaran data pasien dalam 14-16 detik tanpa kesalahan. Ini dibandingkan dengan tiga menit yang dibutuhkan manusia untuk melakukan tugas yang sama.

Bagaimana BPM dan RPA mempengaruhi bisnis Anda?

Mengganti pekerjaan manual yang membosankan dengan otomatisasi dan pembenahan proses bisnis adalah komponen penting dari transformasi digital. Karena 92% perusahaan industri telah memulai perjalanan mereka ke arah ini, penyelesaiannya yang berhasil merupakan perhatian utama bagi pemilik bisnis. Anda tidak akan mencapai hasil yang diharapkan tanpa pandangan menyeluruh tentang alur kerja perusahaan dan pemahaman yang jelas tentang bagaimana memanfaatkan bakat karyawan Anda sebaik mungkin. Dan di sini RPA dan BPM datang untuk menyelamatkan. RPA membantu memecahkan masalah mengotomatisasi tindakan serupa tanpa campur tangan manusia. Sementara itu, BPM memberi Anda banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi organisasi Anda.

Visualisasikan proses bisnis Anda dan identifikasi produktivitasnya

Pada titik ini, Anda juga dapat memanfaatkan Business Intelligence (BI) dengan alat visualisasi datanya. Menggabungkan kesadaran dengan tindakan – bersama dengan BPM, intelijen bisnis meningkatkan transparansi proses dan memberi Anda analitik, dan ini adalah pilar pengambilan keputusan yang bijaksana. BPM adalah pilihan yang baik untuk menunjukkan kelemahan, dan BI adalah peluang bagus untuk memprediksi hasil potensial setelah penyesuaian proses. Manfaatkan membuat manajemen proses bisnis Anda lebih cerdas.

Berikut adalah contoh bagaimana pendekatan BPM dan alat BI dapat disatukan untuk pemahaman yang lebih dalam tentang proses perawatan kesehatan seperti perawatan rumah sakit setelah operasi CABG. Berkat data terkini dari alat BI, dokter dapat memprediksi kebutuhan manajemen nyeri menggunakan catatan pasien dan membaginya menurut usia dan parameter lainnya.

Temukan kemacetan yang menghambat kecepatan proses dan mengurangi efisiensinya

Berikut adalah contoh kemacetan operasional yang disebabkan oleh ketidakmampuan orang untuk menyesuaikan volume kerja selama proses persetujuan berlapis-lapis. Bayangkan bahwa beberapa pemangku kepentingan tertarik pada satu set laporan. Karyawan yang bekerja langsung pada laporan ini dapat memberi tahu mereka saat pekerjaan selesai. Namun, untuk menghindari membuang waktu karyawan untuk tugas mekanis kecil, lebih menguntungkan untuk mengatur pemberitahuan otomatis ke email — bot RPA dapat dengan mudah melakukan tugas ini.

Mendesain ulang proses

Setelah menentukan titik lemah, akan lebih mudah menemukan cara untuk membuatnya lebih berorientasi pada hasil dan efektif. Jika kita melanjutkan contoh dari paragraf sebelumnya, atur bot RPA untuk mengirim ulang pemberitahuan jika pemangku kepentingan tidak membuka email dalam jangka waktu tertentu.

Jalankan proses otomatis

Kurangi kebutuhan akan keterlibatan manusia dalam operasi kerja keras melalui otomatisasi proses robotik. Responden Deloitte RPA Survey Report memperkirakan bahwa bot RPA dapat memberikan setidaknya 20% kapasitas dalam operasi mereka. Konon, jumlah ini berpotensi mencapai hingga 52% di berbagai organisasi.

Namun, manfaat RPA yang sebenarnya terletak pada peningkatan KPI organisasi. Menurut penelitian UiPath, otomatisasi robot secara signifikan mempercepat waktu pemrosesan (hingga 78%), mengurangi biaya operasi (50-65%), memastikan kepatuhan 100% terhadap peraturan dan tingkat akurasi yang sama.

Menangani skenario tertentu

Otomatisasi proses robotik dapat menangani tugas yang berulang, tetapi bergantung pada BPM untuk mengelola pengecualian terhadap aturan RPA. Jika bot RPA Anda menyatakan bahwa 900 karyawan harus dipecat karena mereka bekerja lebih sedikit dari yang seharusnya, apakah Anda setuju dengan keputusan ini tanpa berpikir? Atau apakah Anda lebih suka meninjau kondisi untuk evaluasi kinerja dan menetapkan KPI khusus untuk karyawan dari departemen yang berbeda, misalnya, tugas tim pengembangan dan penjualan tidak dapat diukur dengan cara yang sama, bukan?

Singkatnya, BPM membantu Anda memilih proses bisnis yang mungkin layak ditingkatkan, misalnya, otomatisasi. Dan RPA adalah salah satu kemungkinan yang paling hemat biaya untuk mewujudkannya.

Seberapa sulit mengadopsi BPM dan RPA?

Masalah utama implementasi BPM adalah penundaan hasil karena ini adalah solusi kelas berat yang harus diintegrasikan dengan sistem lain — lebih dari separuh proyek BPM gagal memberikan hasil yang diharapkan. Memang, BPM tidak menghasilkan hasil langsung, tetapi memahami proses bisnis Anda dengan jelas dan mencari tahu bagaimana Anda dapat meningkatkannya bukanlah tugas yang sia-sia. Menerapkan RPA sebagai bagian dari rencana pengembangan perangkat lunak Anda lebih mudah karena ini adalah teknologi tertentu, tetapi jika Anda menerapkan RPA tanpa BPM, upaya transformasi digital Anda mungkin sia-sia karena ada kemungkinan Anda hanya akan berakhir dengan aktivitas yang tidak terorganisir dengan baik. .

Tantangan lain ketika mengadopsi RPA dan BPM adalah kurangnya keterampilan industri. Bahkan jika Anda memiliki departemen TI internal, tanggung jawab staf Anda mungkin terbatas pada pemeliharaan sistem atau karyawan Anda mungkin memikirkan tugas alih-alih proses. Itulah mengapa masuk akal untuk memanfaatkan keahlian tim yang berdedikasi.

Satu lagi kondisi yang sangat diperlukan untuk keberhasilan adopsi BPM dan RPA adalah keterlibatan semua pemangku kepentingan — mulai dari C-suite hingga karyawan umum. Anda mungkin menghadapi penolakan terhadap perubahan pada tingkat tertentu karena karyawan akan takut kehilangan pekerjaan mereka karena robot. Jadi selesaikan kesalahpahaman ini dan ubah spesialis Anda dari kemungkinan hambatan transformasi digital menjadi pendukung proses dan teknologi baru sebelum memulai perjalanan Anda.

Kapan menggunakan BPM dan RPA?

Jika karyawan yang terlibat dalam proses tenggelam dalam operasi, ini adalah sinyal utama bahwa implementasi BPM diperlukan. Penerapannya membantu untuk mengetahui seberapa efektif tim bekerja, dan menunjukkan titik lemahnya.

— Aleksej Morskoj, Manajer Pengiriman Layanan, *instinctools

Berkat perangkat lunak RPA, Anda dapat mengurangi jumlah operasi yang membosankan. Otomatiskan bagian berulang yang menyerahkan pengambilan keputusan akhir kepada karyawan Anda jika Anda tidak cukup mempercayai robot untuk mendelegasikan beberapa proses sepenuhnya.

Bandingkan dua pendekatan untuk eksekusi proses — tanpa menerapkan RPA dan dengan itu. Dalam kasus pertama, staf Anda terkubur di bawah beban kerja tindakan monoton serupa dan akhirnya mengalami kelelahan yang menyebabkan kemalasan, ketidakpuasan kerja, dan bahkan depresi. Pertanyaan tentang tingkat kinerja dalam situasi ini hampir tidak perlu ditanyakan. Dalam kasus kedua, karyawan tidak perlu membuang sebagian besar waktu kerja mereka untuk operasi biasa. Dengan demikian, mereka dapat fokus menangani tugas-tugas bernilai lebih tinggi yang membutuhkan bakat dan keahlian mereka.

Salah satu alasan untuk mempertimbangkan penerapan BPM adalah kebutuhan untuk menghubungkan sistem lama dan modern Anda. Mari kita lihat contoh dari industri fintech. Ketika seseorang datang ke bank untuk membuka simpanan, sistem warisan perbankan dasar sudah cukup. Tetapi bagaimana jika dia tidak siap membuang waktu pergi ke bank dan ingin membuka setoran di aplikasi seluler? Dalam hal ini, sistem yang ketinggalan zaman harus terhubung dengan perbankan online modern. BPM mengungkap titik lemah ini, dan RPA dapat menyelesaikannya dengan membuat bot yang memungkinkan sistem lama dan modern untuk bertukar data tanpa hambatan.

Kemitraan yang bermanfaat antara BPM dan RPA: sebuah terobosan dalam transformasi digital Anda?

Perbedaan RPA dan BPM tidak menjadikan mereka rival. Ini kerjasama, bukan kompetisi. Menerapkan ide-ide BPM dan teknologi RPA bersama-sama dapat membawa Anda ke hasil yang lebih maju dan proses bisnis yang jauh lebih menguntungkan dengan orang-orang yang terlibat hanya dalam aktivitas yang memerlukan keterampilan dan keahlian mereka sementara sisanya otomatis. Mengadopsi hanya RPA masuk akal jika Anda memiliki tingkat kepercayaan yang tepat pada mesin. Kembali ke contoh pemecatan sejumlah besar karyawan karena analisis otomatis aktivitas mereka selama hari kerja — apakah Anda siap untuk tingkat kepercayaan ini? Lebih menguntungkan untuk menggabungkan teknologi RPA dan ide BPM sehingga Anda dapat mengawasi hasil kerja bot. Jika Anda masih ragu untuk menerapkan solusi BPM dan RPA ke dalam organisasi Anda, jadwalkan konsultasi dengan spesialis kami dan kami akan dengan senang hati membicarakannya dengan Anda.

Artikel ini awalnya diterbitkan di sini