BPM vs RPA: o dueto que você não pode perder

Quando você tem um grande objetivo à sua frente, abordá-lo pode parecer desafiador. Com a transformação digital como sua principal preocupação de negócios, como você deve começar?

Tentar refinar processos que você não entende muito bem é o caminho para lugar nenhum. Em outras palavras, não basta melhorar apenas algumas atividades; você precisa ver toda a imagem por trás deles para entender como o fluxo de trabalho pode ser atualizado.

Há muitas maneiras de garantir um melhor desempenho organizacional. Neste artigo, examinaremos mais de perto o BPM (Business Process Management) e o RPA (Robotic Process Automation) e o que eles significam para o seu negócio.

Como BPM e RPA estão relacionados?

Como processo, o BPM pode ser comparado à vida. Há uma série de tarefas a fazer dentro deste processo. Alguns deles exigem sua participação, mas outros podem ser delegados a um assistente virtual, como um sistema de casa inteligente que facilita determinadas operações – assim como o RPA. Com alguns dos sensores do sistema da casa, você pode ajustar a temperatura e a umidade dos quartos para dormir melhor, ou sincronizar ligar a cafeteira elétrica e a multicozinha com seu despertador e o café da manhã já estará preparado ao acordar acima. Fazer essas e muitas outras coisas sem esforço manual agiliza sua rotina e ajuda você a se concentrar em coisas mais importantes. O mesmo vale para os negócios. Com BPM e RPA ao seu serviço, você colherá muitos benefícios nos quais provavelmente ainda não pensou.

— Aleksej Morskoj, gerente de entrega de serviços, *instinctools

O gerenciamento de processos de negócios é uma abordagem global focada em processos que forma o esqueleto de um fluxo processual em uma empresa. O BPM estabelece as regras do jogo para um negócio específico – como suas partes devem se comportar para produzir os resultados certos. Enquanto isso, o RPA é uma forma de automação focada em tarefas. Ele se concentra em diminuir o número de operações monótonas e repetitivas. O RPA é uma das tecnologias que colocam em prática as ideias do BPM.

A implementação de RPA por si só não colocará sua empresa no caminho certo para o sucesso, porque apenas permite que os processos sejam executados mais rapidamente e/ou os torna frequentes, mesmo que os próprios processos sejam ineficientes e precisem de reengenharia. Por outro lado, o BPM determina os processos que precisam ser agilizados e explica como isso pode ser feito para facilitar todo o fluxo de trabalho.

Vamos investigar as relações entre esses conceitos. No exemplo, você pode ver o registro de consultas online em uma clínica. Tudo o que os pacientes precisam fazer é fazer login e escolher o médico, a data e o horário. Se não houver alterações na programação, eles receberão um lembrete de pré-compromisso do bot de RPA. É fácil enviar notificações quando tudo sai conforme o planejado, você pode pensar, mas como automatizar alterações não planejadas? É para isso que serve o BPM – ele controla todo o processo e descobre possíveis gargalos. Por exemplo, se a consulta antes da sua demorar mais do que o esperado, a equipe da clínica deve notificar você e outros pacientes posteriores sobre as alterações de agendamento. No entanto, gerenciá-lo manualmente seria excepcionalmente demorado. Graças ao BPM bem estabelecido, um bot de RPA leva em consideração várias condições, como dados de pacientes e médicos disponíveis, para estimar a duração da consulta e remover intervalos de tempo relevantes da agenda do médico no portal de agendamento online.

Em 2020, a necessidade de tecnologia RPA na área da saúde disparou. Quando a pandemia chegou, o registro manual de pacientes parecia um impasse caótico que precisava ser quebrado ou poderia quebrar todo o resto. A situação foi remediada pela adoção de bots RPA que gerenciavam o registro de dados do paciente em 14-16 segundos sem erros. Isso é comparado aos três minutos que os humanos costumavam levar para realizar a mesma tarefa.

Como BPM e RPA influenciam o seu negócio?

Substituir o tedioso trabalho manual pela automação e reformular os processos de negócios são componentes cruciais da transformação digital. Como 92% das empresas industriais já iniciaram o seu percurso neste sentido, a sua conclusão com sucesso é uma preocupação predominante dos empresários. Você não alcançará os resultados esperados sem uma visão holística do fluxo de trabalho da empresa e uma compreensão clara de como fazer o melhor uso dos talentos de seus funcionários. E aqui RPA e BPM vêm em socorro. O RPA ajuda a resolver o problema de automatizar ações semelhantes sem intervenção humana. Enquanto isso, o BPM oferece uma infinidade de oportunidades para aumentar a eficiência da sua organização.

Visualize seus processos de negócios e identifique sua produtividade

Neste ponto, você também pode se beneficiar do Business Intelligence (BI) com suas ferramentas de visualização de dados. Combine conscientização com ação – junto com o BPM, a inteligência de negócios aumenta a transparência dos processos e fornece análises, e esse é o pilar da tomada de decisão prudente. O BPM é uma boa escolha para identificar as desvantagens, e o BI é uma ótima oportunidade para prever os resultados potenciais após os ajustes do processo. Aproveite para tornar o gerenciamento de seus processos de negócios mais inteligente.

Aqui está um exemplo de como a abordagem BPM e as ferramentas de BI podem ser unidas para uma compreensão mais profunda de um processo de saúde como um tratamento hospitalar após a cirurgia de revascularização do miocárdio. Graças aos dados atualizados das ferramentas de BI, os médicos podem prever a necessidade de tratamento da dor usando os registros dos pacientes e dividindo-os de acordo com sua idade e outros parâmetros.

Encontre gargalos que estão prejudicando a velocidade dos processos e reduzindo sua eficiência

Aqui está um exemplo de um gargalo operacional causado pela incapacidade das pessoas de combinar o volume de trabalho durante o processo de aprovação em várias camadas. Imagine que várias partes interessadas estejam interessadas em um conjunto de relatórios. Os funcionários que trabalham diretamente nesses relatórios podem notificá-los quando o trabalho estiver concluído. Ainda assim, para evitar desperdiçar o tempo dos funcionários em pequenas tarefas mecânicas, é mais lucrativo configurar uma notificação automática para e-mail – um bot de RPA pode fazer essa tarefa facilmente.

Redesenhe os processos

Depois de definir os pontos fracos, será mais fácil encontrar maneiras de torná-los mais orientados para resultados e eficazes. Se continuarmos com o exemplo do parágrafo anterior, configure o bot RPA para reenviar a notificação se o stakeholder não abrir o email dentro de um determinado período de tempo.

Execute processos automatizados

Diminua a necessidade de envolvimento humano em operações de trabalho pesado por meio da automação de processos robóticos. Os entrevistados do Deloitte RPA Survey Report estimam que os bots RPA podem fornecer pelo menos 20% da capacidade em suas operações. Dito isso, esse número pode chegar a até 52% em diferentes organizações.

No entanto, os benefícios reais do RPA estão na melhoria dos KPIs organizacionais. De acordo com a pesquisa da UiPath, a automação robótica acelera significativamente o tempo de processamento (até 78%), reduz o custo de operação (50-65%), garante 100% de conformidade com os regulamentos e o mesmo nível de precisão.

Lidar com cenários específicos

A automação de processos robóticos pode lidar com tarefas repetitivas, mas depende do BPM para gerenciar exceções às regras de RPA. Se o seu bot de RPA disser que 900 funcionários devem ser demitidos porque trabalharam menos do que deveriam, você concordaria com essa decisão sem pensar? Ou prefere revisar as condições para avaliação de desempenho e definir KPIs específicos para funcionários de diferentes departamentos, pois, por exemplo, as tarefas das equipes de desenvolvimento e vendas não podem ser medidas da mesma forma, podem?

Em poucas palavras, o BPM ajuda você a escolher processos de negócios que podem valer a pena melhorar, por exemplo, automatizar. E o RPA é uma das possibilidades mais econômicas para colocá-lo em ação.

Quão difícil é adotar BPM e RPA?

A questão chave da implementação do BPM é o adiamento do resultado porque é uma solução pesada que deve ser integrada aos demais sistemas – mais da metade dos projetos de BPM não entregam os resultados esperados. De fato, o BPM não produz um retorno imediato, mas nunca é uma tarefa inútil entender seus processos de negócios com clareza e descobrir como você pode aprimorá-los. Implementar RPA como parte de seu plano de desenvolvimento de software é mais fácil porque é uma tecnologia específica, mas se você implementar RPA sem BPM, seus esforços de transformação digital podem ir pelo ralo, pois existe a possibilidade de você acabar com atividades mal organizadas .

Outro desafio ao adotar RPA e BPM é a escassez de habilidades do setor. Mesmo que você tenha um departamento de TI interno, as responsabilidades de sua equipe podem ser limitadas à manutenção do sistema ou seus funcionários podem pensar em termos de tarefas em vez de processos. É por isso que faz sentido aproveitar a experiência de uma equipe dedicada.

Mais uma condição indispensável para o sucesso da adoção de BPM e RPA é o envolvimento de todas as partes interessadas – desde o C-suite até os funcionários em geral. Você pode enfrentar resistência à mudança em algum nível, pois os funcionários terão medo de perder seus empregos para os robôs. Portanto, resolva esse mal-entendido e transforme seus especialistas de possíveis gargalos da transformação digital em apoiadores de novos processos e tecnologias antes de iniciar sua jornada.

Quando usar BPM e RPA?

Se os funcionários envolvidos no processo estão se afogando nas operações, este é o principal sinal de que a implementação do BPM é necessária. Sua adoção ajuda a descobrir com que eficiência a equipe trabalha e a identificar os pontos fracos.

— Aleksej Morskoj, gerente de entrega de serviços, *instinctools

Graças ao software RPA, você pode diminuir o número esmagador de operações tediosas. Automatize partes repetitivas deixando a tomada de decisão final para seus funcionários se você não confiar nos robôs o suficiente para delegar alguns processos completamente.

Compare as duas abordagens para a execução do processo — sem implementar o RPA e com ele. No primeiro caso, sua equipe está enterrada sob a carga de trabalho de ações monótonas semelhantes e, eventualmente, experimenta um esgotamento que causa folga, insatisfação no trabalho e até depressão. A pergunta sobre o nível de desempenho nesta situação dificilmente precisa ser feita. No segundo caso, os funcionários não precisam desperdiçar a maior parte de seu tempo de trabalho em operações mundanas. Assim, eles podem se concentrar em lidar com tarefas de maior valor que exigem seu talento e experiência.

Uma das razões para considerar a implementação do BPM é a necessidade de conectar seus sistemas legados e modernos. Vamos dar uma olhada em um exemplo da indústria de fintech. Quando uma pessoa vem ao banco para abrir um depósito, os sistemas bancários básicos legados são suficientes. Mas e se ele não estiver disposto a perder tempo indo ao banco e quiser abrir um depósito em um aplicativo de celular? Nesse caso, sistemas desatualizados precisam ser conectados a um banco online moderno. O BPM descobre esse ponto fraco e o RPA pode resolvê-lo criando um bot que permitirá que sistemas legados e modernos troquem dados sem problemas.

A frutífera parceria de BPM e RPA: um avanço na sua transformação digital?

As diferenças de RPA e BPM não os tornam rivais. É cooperação, não competição. A implementação de ideias de BPM e tecnologias RPA juntas pode levar você a resultados avançados e processos de negócios muito mais lucrativos, com pessoas envolvidas apenas em atividades que exigem suas habilidades e conhecimentos, enquanto o resto é automatizado. Adotar apenas RPA faz sentido se você tiver o nível adequado de confiança nas máquinas. Voltando ao exemplo de demitir um grande número de funcionários por causa da análise automática de sua atividade durante o dia de trabalho – você está pronto para esse nível de confiança? É mais vantajoso combinar tecnologias RPA e ideias de BPM para que você possa supervisionar os resultados do trabalho dos bots. Se você ainda está em dúvida sobre a implementação de soluções de BPM e RPA em sua organização, agende uma consulta com nossos especialistas e teremos prazer em conversar com você.

O artigo foi originalmente publicado aqui