BPM مقابل RPA: الثنائي الذي لا يمكنك تفويته

عندما يكون لديك هدف كبير أمامك ، فقد يبدو الاقتراب منه صعبًا. مع التحول الرقمي باعتباره أهم اهتماماتك التجارية ، كيف يجب أن تبدأ؟

محاولة تحسين العمليات التي لا تفهمها تمامًا هي الطريق إلى اللامكان. بمعنى آخر ، لا يكفي تحسين بعض الأنشطة فقط ؛ تحتاج إلى رؤية الصورة الكاملة خلفها لفهم كيف يمكن ترقية سير العمل.

هناك طرق عديدة لضمان أداء تنظيمي أفضل. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة فاحصة على BPM (إدارة عمليات الأعمال) و RPA (أتمتة العمليات الروبوتية) وما تعنيه بالنسبة لعملك.

كيف ترتبط BPM و RPA؟

كعملية ، يمكن مقارنة BPM بالحياة. هناك الكثير من المهام التي يجب القيام بها في هذه العملية. يتطلب بعضها مشاركتك ، لكن يمكن تفويض البعض الآخر إلى مساعد افتراضي مثل نظام المنزل الذكي الذي يسهل عمليات معينة - تمامًا كما يفعل RPA. مع بعض مستشعرات نظام المنزل ، يمكنك ضبط درجة الحرارة والرطوبة في الغرف حتى تتمكن من النوم بشكل أفضل ، أو مزامنة تشغيل ماكينة القهوة الكهربائية والطباخ المتعدد مع المنبه الخاص بك وسيتم تحضير وجبة الإفطار بالفعل بحلول الوقت الذي تستيقظ فيه فوق. يؤدي القيام بهذه الأشياء والعديد من الأشياء الأخرى دون جهد يدوي إلى تبسيط روتينك ويساعدك على التركيز على أشياء أكثر أهمية. الشيء نفسه ينطبق على الأعمال التجارية. مع BPM و RPA في خدمتها ، ستجني الكثير من الفوائد التي ربما لم تفكر بها بعد.

- ألكسيج مرسكوج ، مدير توصيل الخدمات ، instinctools

إدارة العمليات التجارية هي نهج عالمي يركز على العمليات ويشكل الهيكل العظمي للتدفق الإجرائي في الشركة. تحدد BPM قواعد اللعبة لعمل معين - كيف يجب أن تؤدي أجزائها لتحقيق النتائج الصحيحة. وفي الوقت نفسه ، فإن تقنية RPA هي شكل من أشكال الأتمتة يركز على المهام. يركز على تقليل عدد العمليات المملة والمتكررة. تقنية RPA هي إحدى التقنيات التي تضع أفكار BPM موضع التنفيذ.

لن يؤدي تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية وحده إلى وضع عملك على المسار السريع للنجاح لأنه يمكّن العمليات من العمل بشكل أسرع و / أو يجعلها متكررة ، حتى لو كانت العمليات نفسها غير فعالة وتحتاج إلى إعادة هندسة. من ناحية أخرى ، تحدد BPM العمليات التي تحتاج إلى تبسيط وتشرح كيف يمكن القيام بها لتسهيل سير العمل بأكمله.

دعنا نتحرى العلاقات بين هذه المفاهيم. في المثال ، يمكنك مشاهدة تسجيل المواعيد عبر الإنترنت في العيادة. كل ما على المرضى القيام به هو تسجيل الدخول واختيار الطبيب والتاريخ والوقت. إذا لم تكن هناك تغييرات في الجدول ، فسيتلقون تذكيرًا قبل الموعد من الروبوت الروبوتي للعمليات. قد تعتقد أنه من السهل إرسال إشعارات عندما يسير كل شيء كما هو مخطط له ، ولكن كيف يمكن أتمتة التغييرات غير المخطط لها؟ هذا ما تهدف إليه BPM - فهي تتحكم في العملية برمتها وتكشف عن الاختناقات المحتملة. على سبيل المثال ، إذا كان الموعد قبل موعدك يستغرق وقتًا أطول من المتوقع ، فيجب على طاقم العيادة إخطارك أنت والمرضى الآخرين في وقت لاحق بتغيير الجدول الزمني. ومع ذلك ، فإن إدارتها يدويًا ستستغرق وقتًا طويلاً بشكل استثنائي. بفضل BPM الراسخ ، يأخذ الروبوت RPA في الاعتبار العديد من الشروط مثل بيانات المرضى والأطباء المتاحين لتقدير مدة الموعد وإزالة الفترات الزمنية ذات الصلة من جدول الطبيب على بوابة الحجز عبر الإنترنت.

في عام 2020 ، ارتفعت الحاجة إلى تقنية RPA في مجال الرعاية الصحية. عندما ضرب الوباء ، بدا التسجيل اليدوي للمرضى وكأنه مأزق فوضوي يجب كسره أو كسر كل شيء آخر. تمت معالجة الموقف من خلال اعتماد روبوتات RPA التي تدير تسجيل بيانات المريض في 14-16 ثانية خالية من الأخطاء. هذا بالمقارنة مع الدقائق الثلاث التي كان يستغرقها البشر لأداء نفس المهمة.

كيف تؤثر BPM و RPA على عملك؟

يُعد استبدال العمل اليدوي الممل بالأتمتة وتجديد العمليات التجارية من المكونات الحاسمة للتحول الرقمي. نظرًا لأن 92 ٪ من الشركات الصناعية قد بدأت بالفعل رحلتهم في هذا الاتجاه ، فإن إكمالها بنجاح هو الشغل الشاغل لأصحاب الأعمال. لن تحقق النتائج المتوقعة بدون رؤية شاملة لسير عمل الشركة وفهم واضح لكيفية تحقيق أقصى استفادة من مواهب موظفيك. وهنا يأتي دور RPA و BPM للإنقاذ. تساعد تقنية RPA في حل مشكلة أتمتة الإجراءات المماثلة دون تدخل بشري. وفي الوقت نفسه ، توفر لك BPM عددًا كبيرًا من الفرص لتعزيز كفاءة مؤسستك.

تصور عمليات عملك وتحديد إنتاجيتها

في هذه المرحلة ، يمكنك أيضًا الاستفادة من ذكاء الأعمال (BI) مع أدوات تصور البيانات الخاصة به. اجمع بين الوعي والعمل - جنبًا إلى جنب مع BPM ، تزيد ذكاء الأعمال من شفافية العمليات وتوفر لك التحليلات ، وهذا هو الركيزة لاتخاذ القرارات الحكيمة. تعد BPM اختيارًا جيدًا لتحديد العيوب ، و BI هي فرصة رائعة للتنبؤ بالنتائج المحتملة بعد تعديلات العملية. استفد من جعل إدارة عمليات عملك أكثر ذكاءً.

فيما يلي مثال على كيفية توحيد نهج BPM وأدوات ذكاء الأعمال من أجل فهم أعمق لعملية الرعاية الصحية مثل العلاج في المستشفى بعد جراحة تحويل مسار الشريان التاجي. بفضل البيانات المحدثة من أدوات BI ، يمكن للأطباء التنبؤ بالحاجة إلى إدارة الألم باستخدام سجلات المرضى وتقسيمها وفقًا لأعمارهم والمعايير الأخرى.

ابحث عن الاختناقات التي تعرقل سرعة العمليات وتقلل من كفاءتها

فيما يلي مثال على عنق الزجاجة التشغيلي الناجم عن عدم قدرة الأشخاص على مطابقة حجم العمل أثناء عملية الموافقة متعددة الطبقات. تخيل أن العديد من أصحاب المصلحة مهتمون بمجموعة من التقارير. يمكن للموظفين الذين يعملون مباشرة على هذه التقارير إخطارهم عند انتهاء العمل. ومع ذلك ، لتجنب إضاعة وقت الموظفين في مهام ميكانيكية صغيرة ، يكون من المربح إعداد إشعار تلقائي بالبريد الإلكتروني - يمكن لروبوت RPA القيام بهذه المهمة بسهولة.

إعادة تصميم العمليات

بعد تحديد نقاط الضعف ، سيكون من الأسهل إيجاد طرق لجعلها أكثر تركيزًا على النتائج وأكثر فاعلية. إذا تابعنا المثال من الفقرة السابقة ، فقم بإعداد روبوت RPA لإعادة إرسال الإشعار إذا لم يفتح صاحب المصلحة البريد الإلكتروني خلال فترة زمنية معينة.

تنفيذ العمليات الآلية

تقليل الحاجة إلى المشاركة البشرية في عمليات الكدح من خلال أتمتة العمليات الآلية. يقدر المشاركون في تقرير استطلاع Deloitte RPA أن روبوتات RPA يمكنها توفير 20٪ على الأقل من السعة في عملياتها. ومع ذلك ، يمكن أن يصل هذا الرقم إلى 52٪ في المؤسسات المختلفة.

ومع ذلك ، فإن الفوائد الحقيقية لتقنية RPA تكمن في تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية التنظيمية. وفقًا لبحث UiPath ، تعمل الأتمتة الروبوتية على تسريع وقت المعالجة بشكل كبير (تصل إلى 78٪) ، وتقلل من تكلفة التشغيل (50-65٪) ، وتضمن الامتثال بنسبة 100٪ للوائح ونفس مستوى الدقة.

تعامل مع سيناريوهات محددة

يمكن أن تتعامل أتمتة العمليات الروبوتية مع المهام المتكررة ، ولكنها تعتمد على BPM لإدارة الاستثناءات من قواعد RPA. إذا كان روبوت RPA الخاص بك ينص على أنه يجب فصل 900 موظف لأنهم عملوا أقل مما كان من المفترض أن يعملوا ، فهل توافق على هذا القرار دون تفكير؟ أو هل تفضل مراجعة شروط تقييم الأداء وتعيين مؤشرات أداء رئيسية محددة للموظفين من أقسام مختلفة ، على سبيل المثال ، لا يمكن قياس مهام فرق التطوير والمبيعات بنفس الطريقة ، أليس كذلك؟

باختصار ، تساعدك BPM على اختيار العمليات التجارية التي قد تستحق التحسين ، مثل الأتمتة. وتعد تقنية RPA أحد أكثر الاحتمالات فعالية من حيث التكلفة لوضعها موضع التنفيذ.

ما مدى صعوبة اعتماد BPM و RPA؟

القضية الرئيسية لتطبيق BPM هي تأجيل النتيجة لأنها حل ثقيل يجب أن يتكامل مع الأنظمة الأخرى - أكثر من نصف مشاريع BPM تفشل في تحقيق النتائج المرجوة. في الواقع ، لا تنتج BPM مردودًا فوريًا ، لكنها ليست مهمة عديمة الفائدة أبدًا لفهم عمليات عملك بوضوح ومعرفة كيف يمكنك تحسينها. يعد تنفيذ RPA كجزء من خطة تطوير البرامج الخاصة بك أسهل لأنها تقنية معينة ، ولكن إذا قمت بتنفيذ RPA بدون BPM ، فقد تنخفض جهود التحول الرقمي لديك نظرًا لوجود احتمال أن ينتهي بك الأمر مع أنشطة سيئة التنظيم .

التحدي الآخر عند اعتماد RPA و BPM هو نقص المهارات الصناعية. حتى إذا كان لديك قسم تكنولوجيا معلومات داخلي ، فقد تقتصر مسؤوليات موظفيك على صيانة النظام أو قد يفكر موظفوك من حيث المهام بدلاً من العمليات. لهذا السبب من المنطقي الاستفادة من خبرة الفرق المخصصة.

هناك شرط آخر لا غنى عنه لنجاح اعتماد BPM و RPA وهو مشاركة جميع أصحاب المصلحة - من C-suite إلى الموظفين العامين. قد تواجه مقاومة للتغيير على مستوى ما حيث سيخشى الموظفون من فقدان وظائفهم للروبوتات. لذا عليك حل سوء التفاهم هذا وتحويل المتخصصين لديك من الاختناقات المحتملة في التحول الرقمي إلى داعمين للعمليات والتقنيات الجديدة قبل بدء رحلتك.

متى يتم استخدام BPM و RPA؟

إذا كان الموظفون المشاركون في العملية يغرقون في العمليات ، فهذه هي الإشارة الأساسية إلى أن تنفيذ BPM ضروري. يساعد اعتماده على معرفة مدى فعالية عمل الفريق وتحديد نقاط الضعف.

- ألكسيج مرسكوج ، مدير توصيل الخدمات ، instinctools

بفضل برنامج RPA ، يمكنك تقليل العدد الهائل من العمليات الشاقة. أتمتة الأجزاء المتكررة مع ترك اتخاذ القرار النهائي لموظفيك إذا كنت لا تثق في الروبوتات بما يكفي لتفويض بعض العمليات بالكامل.

قارن بين طريقتين لتنفيذ العملية - بدون تنفيذ RPA ومعها. في الحالة الأولى ، يتم دفن موظفيك تحت عبء العمل المتعلق بأفعال رتيبة مماثلة ، وفي النهاية يعانون من الإرهاق الذي يسبب التراخي ، وعدم الرضا عن العمل ، وحتى الاكتئاب. السؤال حول مستوى الأداء في هذه الحالة بالكاد يحتاج إلى طرح. في الحالة الثانية ، لا يضطر الموظفون إلى إضاعة معظم وقت عملهم في العمليات العادية. وبالتالي ، يمكنهم التركيز على التعامل مع المهام ذات القيمة الأعلى التي تتطلب موهبتهم وخبراتهم.

أحد أسباب التفكير في تنفيذ BPM هو ضرورة ربط الأنظمة القديمة والحديثة. دعونا نلقي نظرة على مثال من صناعة التكنولوجيا المالية. عندما يأتي شخص ما إلى البنك لفتح وديعة ، فإن الأنظمة المصرفية الموروثة الأساسية كافية. ولكن ماذا لو لم يكن مستعدًا لإضاعة الوقت في الذهاب إلى البنك وأراد فتح وديعة في تطبيق جوال؟ في هذه الحالة ، يجب ربط الأنظمة القديمة بالخدمات المصرفية الحديثة عبر الإنترنت. يكشف BPM عن نقطة الضعف هذه ، ويمكن لتقنية RPA حلها عن طريق إنشاء روبوت يمكّن الأنظمة القديمة والحديثة من تبادل البيانات دون أي عوائق.

الشراكة المثمرة بين BPM و RPA: اختراق في التحول الرقمي الخاص بك؟

لا تجعل الاختلافات بين RPA و BPM منافسين. إنه تعاون وليس منافسة. يمكن أن يؤدي تنفيذ أفكار BPM وتقنيات RPA معًا إلى نتائج متقدمة وعمليات تجارية أكثر ربحية بكثير مع أشخاص مشاركين فقط في الأنشطة التي تتطلب مهاراتهم وخبراتهم بينما يتم أتمتة الباقي. يعتبر اعتماد تقنية RPA فقط أمرًا منطقيًا إذا كان لديك المستوى المناسب من الثقة في الآلات. بالعودة إلى مثال إقالة عدد كبير من الموظفين بسبب التحليل التلقائي لنشاطهم خلال يوم العمل - هل أنت مستعد لهذا المستوى من الثقة؟ من الأفضل الجمع بين تقنيات RPA وأفكار BPM بحيث يمكنك الإشراف على نتائج عمل الروبوتات. إذا كنت لا تزال على الحياد بشأن تنفيذ حلول BPM و RPA في مؤسستك ، فحدد موعدًا للتشاور مع المتخصصين لدينا وسنكون سعداء للتحدث معك من خلالها.

تم نشر المقال في الأصل هنا