BPMとRPA：見逃せないデュエット

公開: 2022-02-21

目の前に大きな目標がある場合、それに近づくのは難しいように思えるかもしれません。ビジネスの最大の関心事としてデジタルトランスフォーメーションを使用して、どのように始めるべきですか？

あなたが完全に理解していないプロセスを洗練しようとすることは、どこにも行かない道です。言い換えれば、特定の活動だけを改善するだけでは十分ではありません。ワークフローをアップグレードする方法を理解するには、その背後にある全体像を確認する必要があります。

組織のパフォーマンスを向上させる方法はたくさんあります。この記事では、BPM（ビジネスプロセス管理）とRPA（ロボティックプロセスオートメーション）、およびそれらがビジネスにとって何を意味するのかを詳しく見ていきます。

BPMとRPAはどのように関連していますか？

プロセスとして、BPMは人生と比較することができます。 このプロセス内で実行するタスクはたくさんあります。 参加が必要なものもありますが、RPAと同様に、特定の操作を容易にするスマートハウスシステムなどの仮想アシスタントに委任できるものもあります。ハウスシステムのセンサーのいくつかを使用すると、部屋の温度と湿度を調整してよりよく眠れるようにしたり、電気コーヒーマシンとマルチクッカーの電源を入れて目覚まし時計と同期させたりできます。朝食は目覚めるまでにすでに準備されています。上。 手作業なしでこれらや他の多くのことを行うと、ルーチンが合理化され、より重要なことに集中できるようになります。 同じことがビジネスにも当てはまります。 BPMとRPAを利用することで、おそらくまだ考えもしなかった多くのメリットを享受できます。

— * instinctools、サービスデリバリーマネージャー、Aleksej Morskoj

ビジネスプロセス管理は、企業内の手続きフローの骨組みを形成する、グローバルなプロセスに焦点を当てたアプローチです。 BPMは、特定のビジネスのゲームルールを確立します。つまり、適切な結果を生み出すためにそのパーツがどのように実行されるかを確立します。一方、RPAはタスクに焦点を合わせた自動化の形式です。それは鈍い、反復的な操作の数を減らすことに焦点を当てています。 RPAは、BPMのアイデアを実践するテクノロジーの1つです。

RPAを実装するだけでは、プロセス自体が非効率でリエンジニアリングが必要な場合でも、プロセスをより高速に実行したり、頻繁に実行したりできるため、ビジネスを成功に導くことはできません。一方、BPMは、合理化する必要のあるプロセスを決定し、ワークフロー全体を容易にするためにどのように実行できるかを説明します。

それらの概念間の関係を調べてみましょう。この例では、クリニックでのオンライン予約登録を確認できます。患者がしなければならないのは、ログインして、医師、日付、および時間枠を選択することだけです。スケジュールの変更がない場合は、RPAボットから事前予約のリマインダーを受け取ります。すべてが計画どおりに進んだときに通知を送信するのは簡単だと思うかもしれませんが、計画外の変更を自動化するにはどうすればよいでしょうか。それがBPMの目的です。BPMはプロセス全体を制御し、考えられるボトルネックを明らかにします。たとえば、あなたの前の予約に予想以上の時間がかかる場合、クリニックのスタッフはあなたと他の後の患者にスケジュールの変更について通知する必要があります。ただし、手動で管理するには非常に時間がかかります。確立されたBPMのおかげで、RPAボットは、患者のデータや利用可能な医師などのいくつかの条件を考慮して、予約期間を見積もり、オンライン予約ポータルの医師のスケジュールから関連するタイムスロットを削除します。

2020年には、ヘルスケアにおけるRPAテクノロジーの必要性が急上昇しました。パンデミックが発生したとき、手動の患者登録は、破らなければならないか、他のすべてを破ることができる混沌とした行き詰まりのように見えました。この状況は、患者データの登録を14〜16秒でエラーなしで管理するRPAボットの採用によって改善されました。これは、人間が同じタスクを実行するのに使用した3分と比較されます。

BPMとRPAはあなたのビジネスにどのように影響しますか？

面倒な手作業を自動化に置き換え、ビジネスプロセスを刷新することは、デジタルトランスフォーメーションの重要な要素です。産業企業の92％がすでにこの方向への旅を始めているので、その成功した完了は事業主にとっての主要な関心事です。会社のワークフローを全体的に把握し、従業員の才能を最大限に活用する方法を明確に理解しなければ、期待される結果を達成することはできません。そしてここでRPAとBPMが救いの手を差し伸べます。 RPAは、人間の介入なしに同様のアクションを自動化する問題の解決に役立ちます。一方、BPMは、組織の効率を高めるための多くの機会を提供します。

ビジネスプロセスを視覚化し、その生産性を特定します

この時点で、データ視覚化ツールを備えたビジネスインテリジェンス（BI）の恩恵を受けることもできます。意識と行動を組み合わせる– BPMとともに、ビジネスインテリジェンスはプロセスの透明性を高め、分析を提供します。これが慎重な意思決定の柱です。 BPMは欠点を特定するための良い選択であり、BIはプロセス調整後の潜在的な結果を予測する絶好の機会です。ビジネスプロセス管理をよりインテリジェントにすることを利用してください。

これは、BPMアプローチとBIツールを組み合わせて、CABG手術後の病院治療などのヘルスケアプロセスをより深く理解する方法の例です。 BIツールからの最新のデータのおかげで、医師は患者の記録を使用して疼痛管理の必要性を予測し、年齢やその他のパラメーターに従ってそれらを分割することができます。

プロセスの速度を妨げ、効率を低下させているボトルネックを見つけます

これは、多層承認プロセス中に人々が作業量を一致させることができないことによって引き起こされる運用上のボトルネックの例です。いくつかの利害関係者が一連のレポートに関心を持っていると想像してください。これらのレポートに直接取り組む従業員は、作業が完了したときに通知することができます。それでも、マイナーな機械的タスクに従業員の時間を浪費することを避けるために、電子メールへの自動通知を設定する方がより有益です—RPAボットはこのタスクを簡単に実行できます。

プロセスを再設計する

弱点を定義した後、それらをより結果指向で効果的にする方法を見つけるのは簡単になります。前の段落の例を続ける場合は、利害関係者が特定の期間内に電子メールを開かなかった場合に通知を再送信するようにRPAボットを設定します。

自動化されたプロセスを実行する

ロボットプロセスの自動化により、ドラッジ操作への人間の関与の必要性を減らします。デロイトRPA調査レポートの回答者は、RPAボットが運用能力の少なくとも20％を提供できると見積もっています。とはいえ、この数はさまざまな組織で最大52％に達する可能性があります。

ただし、実際のRPAの利点は、組織のKPIを改善することにあります。 UiPathの調査によると、ロボットによる自動化により、処理時間が大幅に短縮され（最大78％）、運用コストが削減され（50〜65％）、規制に100％準拠し、同じレベルの精度が保証されます。

特定のシナリオを処理する

ロボットプロセスの自動化は反復的なタスクを処理できますが、RPAルールの例外を管理するためにBPMに依存しています。あなたのRPAボットが900人の従業員が彼らが想定されていたよりも働いていなかったので解雇されるべきであると述べた場合、あなたは考えずにこの決定に同意しますか？または、パフォーマンス評価の条件を確認し、さまざまな部門の従業員に特定のKPIを設定します。たとえば、開発チームと営業チームのタスクを同じ方法で測定することはできません。

一言で言えば、BPMは、自動化など、改善する価値のあるビジネスプロセスを選択するのに役立ちます。そしてRPAは、それを実行に移すための最も費用効果の高い可能性の1つです。

BPMとRPAを採用するのはどれくらい難しいですか？

BPM実装の重要な問題は、他のシステムと統合する必要があるヘビーウェイトソリューションであるため、結果の延期です。BPMプロジェクトの半数以上が期待した結果を提供できません。実際、BPMはすぐに利益を生むわけではありませんが、ビジネスプロセスを明確に理解し、それらをどのように強化できるかを見つけることは決して無駄な作業ではありません。 RPAは特定のテクノロジーであるため、ソフトウェア開発計画の一部として実装する方が簡単ですが、BPMを使用せずにRPAを実装すると、アクティビティが不十分になってしまう可能性があるため、デジタルトランスフォーメーションの取り組みが無駄になる可能性があります。。

RPAとBPMを採用する際のもう1つの課題は、業界のスキル不足です。社内にIT部門がある場合でも、スタッフの責任はシステムの保守に限定されている場合や、従業員がプロセスではなくタスクの観点から考えている場合があります。そのため、専任のチームの専門知識を活用することが理にかなっています。

BPMとRPAの採用を成功させるためのもう1つの不可欠な条件は、Cスイートから一般従業員までのすべての利害関係者の関与です。従業員はロボットに職を失うことを恐れるので、ある程度の変化に対する抵抗に直面するかもしれません。したがって、この誤解を解決し、デジタルトランスフォーメーションのボトルネックの可能性からスペシャリストを、旅を始める前に新しいプロセスとテクノロジーのサポーターに変えてください。

BPMとRPAをいつ使用するのですか？

プロセスに関与する従業員が業務に溺れている場合、これはBPMの実装が必要であることを示す主要なシグナルです。 その採用は、チームがどれほど効果的に機能しているかを把握し、弱点を特定するのに役立ちます。

— * instinctools、サービスデリバリーマネージャー、Aleksej Morskoj

RPAソフトウェアのおかげで、面倒な操作の圧倒的な数を減らすことができます。一部のプロセスを完全に委任するのに十分なロボットを信頼していない場合は、反復部品を自動化して、最終的な意思決定を従業員に任せます。

RPAを実装せずに、RPAを使用して、プロセス実行への2つのアプローチを比較します。最初のケースでは、スタッフは同様の単調な行動の作業負荷に埋もれ、最終的には燃え尽き症候群を経験し、それが怠け者、仕事の不満、さらにはうつ病を引き起こします。この状況でのパフォーマンスレベルについて質問する必要はほとんどありません。 2番目のケースでは、従業員は日常業務にほとんどの作業時間を浪費する必要はありません。したがって、彼らは彼らの才能と専門知識を必要とするより価値の高いタスクに取り組むことに集中することができます。

BPMの実装を検討する理由の1つは、レガシーシステムと最新システムを接続する必要があることです。フィンテック業界の例を見てみましょう。人が預金を開くために銀行に来るとき、基本的な銀行のレガシーシステムで十分です。しかし、彼/彼女が銀行に行く時間を無駄にする準備ができておらず、モバイルアプリで預金を開きたい場合はどうなりますか？この場合、古いシステムは最新のオンラインバンキングに接続する必要があります。 BPMはこの弱点を明らかにし、RPAは、レガシーシステムと最新システムが問題なくデータを交換できるようにするボットを作成することでそれを解決できます。

BPMとRPAの実りあるパートナーシップ：デジタルトランスフォーメーションのブレークスルー？

RPAとBPMの違いは、それらをライバルにしません。それは協力であり、競争ではありません。 BPMのアイデアとRPAテクノロジーを一緒に実装すると、スキルと専門知識を必要とする活動にのみ関与し、残りは自動化された人々との高度な成果とはるかに収益性の高いビジネスプロセスにつながる可能性があります。マシンに適切なレベルの信頼がある場合は、RPAのみを採用するのが理にかなっています。営業日の活動が自動的に分析されるため、膨大な数の従業員を解雇する例に戻ります。このレベルの信頼の準備はできていますか？ボットの作業の結果を監視できるように、RPAテクノロジーとBPMのアイデアを組み合わせる方が有利です。組織にBPMおよびRPAソリューションを実装することについてまだ不安がある場合は、スペシャリストとの協議をスケジュールしてください。喜んでご相談させていただきます。

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