BPM vs RPA: il duetto da non perdere

Quando hai un grande obiettivo di fronte a te, avvicinarti potrebbe sembrare impegnativo. Con la trasformazione digitale come principale preoccupazione aziendale, come dovresti iniziare?

Cercare di perfezionare processi che non capisci bene è il percorso verso il nulla. In altre parole, non basta migliorare solo alcune attività; è necessario vedere l'intera immagine dietro di loro per capire come è possibile aggiornare il flusso di lavoro.

Ci sono molti modi per garantire migliori prestazioni organizzative. In questo articolo, daremo uno sguardo più da vicino a BPM (Business Process Management) e RPA (Robotic Process Automation) e cosa significano per la tua azienda.

Come sono correlati BPM e RPA?

Come processo, il BPM può essere paragonato alla vita. Ci sono molte attività da svolgere all'interno di questo processo. Alcuni di essi richiedono la tua partecipazione, ma altri possono essere delegati a un assistente virtuale come un sistema di casa intelligente che facilita determinate operazioni, proprio come fa RPA. Con alcuni sensori del sistema casa puoi regolare la temperatura e l'umidità delle stanze per dormire meglio, oppure sincronizzare l'accensione della macchina del caffè elettrica e del multicucina con la sveglia e la colazione sarà già preparata al tuo risveglio su. Fare queste e molte altre cose senza sforzo manuale semplifica la tua routine e ti aiuta a concentrarti su cose più importanti. Lo stesso vale per gli affari. Con BPM e RPA al suo servizio, otterrai un sacco di vantaggi a cui probabilmente non avevi ancora pensato.

— Aleksej Morskoj, Service Delivery Manager, *instinctools

La gestione dei processi aziendali è un approccio globale incentrato sui processi che costituisce lo scheletro di un flusso procedurale in un'azienda. BPM stabilisce le regole del gioco per una particolare attività: come le sue parti dovrebbero funzionare per produrre i risultati giusti. Nel frattempo, RPA è una forma di automazione incentrata sulle attività. Si concentra sulla riduzione del numero di operazioni noiose e ripetitive. RPA è una delle tecnologie che mettono in pratica le idee di BPM.

L'implementazione di RPA da sola non metterà la tua azienda sulla corsia preferenziale del successo perché consente semplicemente di eseguire più velocemente i processi e/o li rende frequenti, anche se i processi stessi sono inefficienti e necessitano di una riprogettazione. D'altra parte, BPM determina i processi che devono essere ottimizzati e spiega come potrebbe essere fatto per facilitare l'intero flusso di lavoro.

Indaghiamo le relazioni tra questi concetti. Nell'esempio, puoi vedere la registrazione dell'appuntamento online in una clinica. Tutto ciò che i pazienti devono fare è accedere e scegliere il medico, la data e la fascia oraria. Se non ci sono modifiche al programma, riceveranno un promemoria pre-appuntamento dal bot RPA. È facile inviare notifiche quando tutto va come previsto, potresti pensare, ma come automatizzare le modifiche non pianificate? Ecco a cosa serve BPM: controlla l'intero processo e scopre possibili colli di bottiglia. Ad esempio, se l'appuntamento prima del tuo richiede più tempo del previsto, il personale della clinica deve informare te e altri pazienti successivi delle modifiche al programma. Tuttavia, gestirlo manualmente richiederebbe molto tempo. Grazie al BPM consolidato, un bot RPA tiene conto di diverse condizioni come i dati dei pazienti e i medici disponibili per stimare la durata dell'appuntamento e rimuovere le fasce orarie rilevanti dal programma del medico sul portale di prenotazione online.

Nel 2020, la necessità della tecnologia RPA nel settore sanitario è aumentata alle stelle. Quando la pandemia ha colpito, la registrazione manuale dei pazienti sembrava un punto morto caotico che doveva essere rotto o poteva rompere tutto il resto. La situazione è stata risolta con l'adozione di bot RPA che hanno gestito la registrazione dei dati dei pazienti in 14-16 secondi senza errori. Questo è paragonato ai tre minuti che impiegano gli esseri umani a svolgere lo stesso compito.

In che modo BPM e RPA influenzano il tuo business?

La sostituzione del noioso lavoro manuale con l'automazione e il rinnovamento dei processi aziendali sono componenti cruciali della trasformazione digitale. Poiché il 92% delle aziende industriali ha già iniziato il proprio percorso in questa direzione, il suo completamento con successo è una preoccupazione predominante per gli imprenditori. Non otterrai i risultati attesi senza una visione olistica del flusso di lavoro dell'azienda e una chiara comprensione di come utilizzare al meglio i talenti dei tuoi dipendenti. E qui vengono in soccorso RPA e BPM. RPA aiuta a risolvere il problema dell'automazione di azioni simili senza l'intervento umano. Nel frattempo, BPM ti offre una miriade di opportunità per migliorare l'efficienza della tua organizzazione.

Visualizza i tuoi processi aziendali e identifica la loro produttività

A questo punto, puoi anche trarre vantaggio dalla Business Intelligence (BI) con i suoi strumenti di visualizzazione dei dati. Combina consapevolezza e azione: insieme al BPM, la business intelligence aumenta la trasparenza dei processi e ti fornisce analisi, e questo è il pilastro di un processo decisionale prudente. Il BPM è una buona scelta per individuare gli inconvenienti e la BI è una grande opportunità per prevedere i potenziali risultati dopo gli aggiustamenti del processo. Approfitta di rendere più intelligente la gestione dei processi aziendali.

Ecco un esempio di come l'approccio BPM e gli strumenti BI possono essere uniti per una comprensione più profonda di un processo sanitario come un trattamento ospedaliero dopo un intervento chirurgico CABG. Grazie ai dati aggiornati degli strumenti di BI, i medici possono prevedere la necessità di gestione del dolore utilizzando le cartelle dei pazienti e suddividendole in base alla loro età e ad altri parametri.

Trova i colli di bottiglia che ostacolano la velocità dei processi e ne riducono l'efficienza

Ecco un esempio di collo di bottiglia operativo causato dall'incapacità delle persone di far corrispondere il volume di lavoro durante il processo di approvazione a più livelli. Immagina che diversi stakeholder siano interessati a una serie di report. I dipendenti che lavorano direttamente su questi report possono avvisarli quando il lavoro è terminato. Tuttavia, per evitare di sprecare il tempo dei dipendenti in attività meccaniche minori, è più redditizio impostare una notifica automatica tramite e-mail: un bot RPA può eseguire facilmente questa attività.

Ridisegnare i processi

Dopo aver definito i punti deboli, sarà più facile trovare il modo per renderli più orientati ai risultati ed efficaci. Se continuiamo con l'esempio del paragrafo precedente, configura il bot RPA per inviare nuovamente la notifica se lo stakeholder non ha aperto l'e-mail entro un certo periodo di tempo.

Eseguire processi automatizzati

Ridurre la necessità del coinvolgimento umano nelle operazioni di fatica attraverso l'automazione dei processi robotici. Gli intervistati del Deloitte RPA Survey Report stimano che i bot RPA possono fornire almeno il 20% della capacità nelle loro operazioni. Detto questo, questo numero potrebbe potenzialmente raggiungere fino al 52% in diverse organizzazioni.

Tuttavia, i veri vantaggi dell'RPA risiedono nel miglioramento dei KPI organizzativi. Secondo la ricerca UiPath, l'automazione robotica accelera notevolmente i tempi di elaborazione (fino al 78%), riduce i costi operativi (50-65%), garantisce il 100% di conformità alle normative e lo stesso livello di accuratezza.

Gestisci scenari specifici

L'automazione dei processi robotici può gestire attività ripetitive, ma si basa su BPM per gestire le eccezioni alle regole RPA. Se il tuo bot RPA afferma che 900 dipendenti dovrebbero essere licenziati perché hanno lavorato meno del dovuto, saresti d'accordo con questa decisione senza pensarci? O preferiresti rivedere le condizioni per la valutazione delle prestazioni e impostare KPI specifici per i dipendenti di diversi dipartimenti poiché, ad esempio, le attività dei team di sviluppo e vendita non possono essere misurate allo stesso modo, vero?

In poche parole, BPM ti aiuta a scegliere i processi aziendali che potrebbero valere la pena di migliorare, ad esempio l'automazione. E RPA è una delle possibilità più convenienti per metterlo in atto.

Quanto è difficile adottare BPM e RPA?

La questione chiave dell'implementazione del BPM è il rinvio del risultato perché è una soluzione pesante che dovrebbe essere integrata con gli altri sistemi: più della metà dei progetti BPM non riesce a fornire i risultati sperati. BPM infatti non produce un payoff immediato, ma non è mai un compito inutile capire chiaramente i propri processi aziendali e scoprire come migliorarli. L'implementazione dell'RPA come parte del piano di sviluppo del software è più semplice perché si tratta di una tecnologia particolare, ma se si implementa l'RPA senza BPM, i tuoi sforzi di trasformazione digitale potrebbero andare a vuoto poiché esiste la possibilità che finirai con attività mal organizzate .

Un'altra sfida nell'adozione di RPA e BPM è la carenza di competenze nel settore. Anche se disponi di un reparto IT interno, le responsabilità del tuo personale potrebbero essere limitate alla manutenzione del sistema o i tuoi dipendenti potrebbero pensare in termini di attività anziché di processi. Ecco perché ha senso sfruttare l'esperienza di un team dedicato.

Un'altra condizione indispensabile per il successo dell'adozione di BPM e RPA è il coinvolgimento di tutti gli stakeholder, dal C-suite ai dipendenti generali. Potresti incontrare resistenza al cambiamento a un certo livello poiché i dipendenti avranno paura di perdere il lavoro a causa dei robot. Quindi risolvi questo malinteso e trasforma i tuoi specialisti da possibili colli di bottiglia della trasformazione digitale in sostenitori di nuovi processi e tecnologie prima di iniziare il tuo viaggio.

Quando usare BPM e RPA?

Se i dipendenti coinvolti nel processo stanno annegando nelle operazioni, questo è il segnale principale della necessità dell'implementazione del BPM. La sua adozione aiuta a capire l'efficacia del lavoro del team e a individuare i punti deboli.

— Aleksej Morskoj, Service Delivery Manager, *instinctools

Grazie al software RPA, puoi ridurre il numero schiacciante di operazioni noiose. Automatizza le parti ripetitive lasciando il processo decisionale finale ai tuoi dipendenti se non ti fidi abbastanza dei robot da delegare completamente alcuni processi.

Confronta i due approcci all'esecuzione del processo, senza implementare l'RPA e con esso. Nel primo caso, il tuo personale è sepolto sotto il carico di lavoro di azioni monotone simili e alla fine sperimenta un burnout che causa rallentamento, insoddisfazione sul lavoro e persino depressione. La domanda sul livello di prestazioni in questa situazione non ha bisogno di essere posta. Nel secondo caso, i dipendenti non devono sprecare la maggior parte del loro tempo di lavoro in operazioni banali. Pertanto, possono concentrarsi sull'affrontare compiti di valore superiore che richiedono il loro talento e la loro esperienza.

Uno dei motivi per considerare l'implementazione di BPM è la necessità di collegare i sistemi legacy e moderni. Diamo un'occhiata a un esempio dell'industria fintech. Quando una persona viene in banca per aprire un deposito, sono sufficienti i sistemi bancari legacy di base. Ma cosa succede se non è pronto a perdere tempo ad andare in banca e vuole aprire un deposito in un'app mobile? In questo caso, i sistemi obsoleti devono essere collegati al moderno banking online. BPM scopre questo punto debole e RPA può risolverlo creando un bot che consentirà ai sistemi legacy e moderni di scambiare dati senza intoppi.

La proficua collaborazione di BPM e RPA: una svolta nella tua trasformazione digitale?

Le differenze RPA e BPM non li rendono rivali. È cooperazione, non competizione. L'implementazione congiunta di idee BPM e tecnologie RPA può portare a risultati avanzati e processi aziendali molto più redditizi con persone coinvolte solo in attività che richiedono le loro capacità e competenze mentre il resto è automatizzato. Adottare solo RPA ha senso se hai il giusto livello di fiducia nelle macchine. Tornando all'esempio del licenziamento di un numero enorme di dipendenti a causa dell'analisi automatica della loro attività durante la giornata lavorativa, sei pronto per questo livello di fiducia? È più vantaggioso combinare le tecnologie RPA e le idee BPM in modo da poter supervisionare i risultati del lavoro dei bot. Se sei ancora indeciso sull'implementazione di soluzioni BPM e RPA nella tua organizzazione, pianifica una consulenza con i nostri specialisti e saremo felici di parlarti.

L'articolo è stato originariamente pubblicato qui