5 herramientas de automatización que toda PYME debería usar
Publicado: 2021-10-21Tu tiempo es valioso. Hay una razón por la cual el dicho es "el tiempo es dinero". Como alguien que trabaja o dirige una pequeña o mediana empresa, probablemente no tenga mucho de sobra. Está haciendo el trabajo de varias personas para reducir los costos, y cada segundo que dedica a hacer algo que podría automatizar es un segundo que podría dedicar a hacer crecer su negocio.
La automatización es la clave para encontrar más tiempo para su negocio y tal vez incluso más tiempo para usted. Puede simplificar sus procesos comerciales y evitar retrasos en la entrada de datos y lagunas de información en algunos casos. En pocas palabras, las herramientas de automatización pueden ayudarlo a administrar su negocio mejor y de manera más eficiente. Sí, tendrá que invertir para aprovechar, pero al final, encontrará que ahorrar tiempo y administrar mejor su negocio hará que valga la pena. Aquí hay algunas herramientas de automatización que toda PYME debería usar.
Programa de contabilidad
Puede que no lo parezca a primera vista, pero la contabilidad es una parte de su negocio que está madura para la automatización. Puede ahorrarle mucho tiempo, ya que los procesos contables pueden llevar mucho tiempo y son en su mayoría trabajos ocupados. También debe ser muy preciso con todo lo que ingresa, ya que cualquier error puede generar dolores de cabeza en el futuro.
Debe tener un software de contabilidad robusto que maneje todo lo que necesita. Sin embargo, además de eso, también puede integrar su software de contabilidad con una solución automatizada de cuentas por pagar. Tomará las facturas entrantes y se asegurará de que se escaneen y paguen puntualmente. Todos los datos del proveedor y de la transacción entrarán automáticamente en su software de contabilidad y puede configurarlo para aprobaciones previas. No hay que esperar firmas ni ningún factor humano. Esto le ahorrará tiempo, evitará perder los plazos de pago y lo ayudará a aprovechar las ofertas de pago anticipado de sus proveedores. Además de eso, mediante el uso de la automatización podrá disfrutar de un proceso AP completamente sin papel. Esta es solo una forma de automatizar fácilmente un proceso de contabilidad, y existen muchas otras.
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Lo último que desea como PYME es perderse cualquier cliente potencial. Puede suceder fácilmente cuando el tiempo es corto, estás abrumado y tu bandeja de entrada está desbordada. Debe poder responder rápidamente y de una manera que no parezca automatizada o robótica. Desea que sus clientes y clientes potenciales se sientan valorados y tratados como individuos, en lugar de signos de dólar.
Un software como Constant Contact puede ayudarlo con esto. Cuando obtenga un nuevo suscriptor para su sitio o para su boletín informativo, se les enviará automáticamente un correo electrónico. No solo eso, sino que dependiendo de lo que haga un usuario, enviará un correo electrónico diferente. También puede hacer un seguimiento e incluso responder preguntas en ciertas situaciones.
Puede dedicar un tiempo por adelantado a crear correos electrónicos personalizados que se enviarán de acuerdo con las acciones del suscriptor, pero después de eso no tendrá que mover un dedo. La interfaz en contacto constante consiste en arrastrar y soltar, por lo que apenas tiene que ser un diseñador gráfico para crear correos electrónicos de marketing llamativos y atractivos. Nunca más tendrá que perder un cliente potencial porque se perdió en su bandeja de entrada.
Márketing
No hay duda de que el marketing digital es más importante que nunca. Es una forma rentable para que las PYMES den a conocer sus marcas e interactúen con sus clientes actuales y potenciales. Sin embargo, como la mayoría de las otras cosas, puede ser adecuado y puede ser difícil mantenerse al día con un programa de publicación diario cuando hay tantas otras cosas en su plato. Sin embargo, existen herramientas para ayudarlo a automatizar algunas de sus redes sociales para que obtenga los beneficios en menos tiempo y con menos esfuerzo.
HootSuite le permite administrar todos sus canales de redes sociales en un solo lugar. Puede programar todas sus publicaciones para que tenga cohesión entre las plataformas para sus campañas. También le proporciona análisis sólidos para que pueda tener todos los datos que necesita para medir el éxito de sus esfuerzos en las redes sociales.
Nómina de sueldos
La nómina es otra función comercial que debe realizarse de manera eficiente y debe realizarse correctamente. Hacer la nómina no solo le quita mucho tiempo al verificar las horas y asegurarse de que todos reciban el pago correcto, sino que también puede tomar aún más tiempo si hay un error. Además de eso, siempre existe el riesgo de problemas de moral del personal si hay errores consistentes. Alinearse con los períodos de pago regulares, también debe estar al tanto de agregar y restar personas de sus listas.
APS Payroll es una solución integral de software de nómina que automatizará la mayoría de las tareas que consumen su tiempo. Puede incorporar automáticamente a un nuevo empleado, eliminar a los antiguos, recopilar y verificar las horas y mucho más. Todas sus funciones de recursos humanos pueden ser manejadas por un solo servicio. Esto incluye programar entrevistas para el proceso de contratación, administrar sus beneficios y cumplir con la ACA. Cuando se trata de asegurarse de que a todos se les pague correctamente y a tiempo, puede estar tranquilo sabiendo que se encargará de ello. Tu personal te lo agradecerá.
Esperamos que este artículo le haya resultado útil.
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Gestión de documentos
Si su negocio es como la mayoría de los demás, dedica mucho tiempo a preparar, compartir y enviar documentos. Estos documentos pueden incluir cosas como facturas, contenido de ventas, contratos y documentos legales, y documentos de políticas internas, por ejemplo. Ciertamente no querrás reinventar la rueda cada vez que tengas que producir uno de ellos.
Con un sistema de gestión de documentos como DocuWare, puede crear formularios personalizados para tener siempre a mano los documentos necesarios. Todo lo que tiene que hacer es modificarlos para su situación específica y estará listo para comenzar. También ofrece almacenamiento en la nube y capacidades de firma, por lo que compartir y obtener aprobaciones es muy sencillo. No es necesario guardar, enviar por correo electrónico, volver a guardar y asegurarse de tener las versiones más actualizadas. Con un sistema de gestión de documentos, siempre son la versión más reciente y siempre están al alcance de su mano.
No es necesario dedicar mucho tiempo a cosas que se pueden automatizar fácilmente. Al invertir en soluciones como estas, puede ahorrarse el tiempo, el esfuerzo y las molestias que conllevan los procesos comerciales manuales. Dedique su tiempo sabiamente y automatice con estas herramientas.