5 ferramentas de automação que toda PME deve usar

Publicados: 2021-10-21

Seu tempo é valioso. Há uma razão pela qual o ditado é “tempo é dinheiro”. Como alguém que trabalha ou administra uma pequena ou média empresa, você provavelmente não tem muito disso de sobra. Você está fazendo o trabalho de várias pessoas para reduzir custos, e cada segundo que você gasta fazendo algo que pode automatizar é um segundo que você pode gastar para expandir seus negócios.

A automação é a chave para encontrar mais tempo para o seu negócio e talvez ainda mais tempo para você. Ele pode simplificar seus processos de negócios e evitar atrasos na entrada de dados e lacunas de informações em alguns casos. Simplificando, as ferramentas de automação podem ajudá-lo a administrar seus negócios melhor e com mais eficiência. Sim, você terá que investir para tirar proveito, mas no final, você descobrirá que economizar tempo e administrar melhor o seu negócio fará com que vale a pena. Aqui estão algumas ferramentas de automação que todo SMB deve usar.

Software de contabilidade

Pode não parecer à primeira vista, mas a contabilidade é uma parte do seu negócio que está pronta para a automação. Isso pode economizar muito tempo, porque os processos de contabilidade podem ser demorados e na maioria das vezes são trabalhosos. Você também precisa ser muito preciso com tudo o que insere, pois qualquer erro pode levar a dores de cabeça no futuro.

Você deve ter um software de contabilidade robusto que lide com tudo o que você precisa. No entanto, além disso, você também pode integrar seu software de contabilidade a uma solução automatizada de contas a pagar. Ele receberá as faturas recebidas e garantirá que elas sejam digitalizadas e pagas prontamente. Todos os dados do fornecedor e da transação irão automaticamente para o seu software de contabilidade e você pode configurá-lo para aprovações prévias. Não há espera por assinaturas ou qualquer fator humano. Isso economizará seu tempo, evitará prazos de pagamento perdidos e ajudará você a aproveitar as ofertas de pagamento antecipado de seus fornecedores. Além disso, usando a automação, você poderá desfrutar de um processo de AP completamente sem papel. Essa é apenas uma maneira de automatizar facilmente um processo contábil, e existem muitas outras por aí.

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Leads de vendas

A última coisa que você quer como SMB é perder qualquer lead. Isso pode acontecer facilmente quando o tempo é curto, você está sobrecarregado e sua caixa de entrada está transbordando. Você precisa ser capaz de responder rapidamente e de uma maneira que não pareça automatizada ou robótica. Você quer que seus clientes e potenciais clientes sintam que são valorizados e tratados como indivíduos, em oposição aos cifrões.

Um software como o Constant Contact pode ajudá-lo com isso. Quando você recebe um novo assinante em seu site ou em seu boletim informativo, ele envia automaticamente um e-mail para eles. Não apenas isso, mas dependendo do que um usuário fizer, ele enviará um e-mail diferente. Ele também pode acompanhar e até mesmo responder a perguntas em determinadas situações.

Você pode gastar algum tempo criando e-mails personalizados que serão enviados de acordo com as ações do assinante, mas depois disso você não precisará levantar um dedo. A interface em contato constante envolve arrastar e soltar, então você dificilmente precisa ser um designer gráfico para criar e-mails de marketing cativantes e envolventes. Você nunca mais perderá um lead porque ele foi perdido na sua caixa de entrada.

Marketing

Não há dúvida de que o marketing digital é mais importante do que nunca. É uma maneira econômica para as PMEs divulgarem suas marcas e interagirem com seus clientes e prospects. No entanto, como a maioria das outras coisas, pode ser apropriado e pode ser difícil acompanhar uma programação diária de postagens quando há tantas outras coisas no seu prato. No entanto, existem ferramentas disponíveis para ajudá-lo a automatizar algumas de suas mídias sociais para que você colha os benefícios em menos tempo e com menos esforço.

O HootSuite permite que você gerencie todos os seus canais de mídia social em um só lugar. Você pode agendar todas as suas postagens para ter coesão entre as plataformas de suas campanhas. Ele também fornece análises robustas para que você possa ter todos os dados necessários para medir o sucesso de seus esforços de mídia social.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é outra função de negócios que deve ser feita com eficiência e corretamente. Fazer a folha de pagamento não só ocupa muito do seu tempo de verificar horas e garantir que todos sejam pagos corretamente, mas também pode levar ainda mais tempo se houver um erro. Além disso, há sempre o risco de problemas de moral da equipe se houver erros consistentes. Alinhe-se aos períodos de pagamento regulares, você também deve manter o controle de adicionar e subtrair pessoas de suas rolagens.

APS Payroll é uma solução abrangente de software de folha de pagamento que automatizará a maioria das tarefas que ocupam seu tempo. Ele pode integrar automaticamente um novo contratado, remover os antigos, coletar e verificar horas e muito mais. Todas as suas funções de RH podem ser tratadas por um serviço. Isso inclui marcar entrevistas para o processo de recrutamento, administrar seus benefícios e cumprir a ACA. Quando se trata de garantir que todos sejam pagos corretamente e no prazo, você pode ficar tranquilo sabendo que isso será resolvido. Sua equipe vai agradecer.

Esperamos que você tenha achado este artigo útil.

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Eu não me canso de DIIB!! Melhor ferramenta e estou muito grato por encontrá-lo. Eu absolutamente amo!! Dedos cruzados, você não aumenta seus preços porque isso é tão perfeito.

Katarina Gage
Diretor de Operações em ahoymatey.com.au

Gerenciando Documentos

Se sua empresa é como a maioria das outras, você gasta muito tempo preparando, compartilhando e enviando documentos. Esses documentos podem incluir coisas como faturas, conteúdo de vendas, contratos e documentos legais e documentos de políticas internas, por exemplo. Você certamente não quer reinventar a roda toda vez que tiver que produzir um deles.

Com um sistema de gerenciamento de documentos como o DocuWare, você pode criar formulários personalizados para ter sempre à mão os documentos necessários. Tudo o que você precisa fazer é ajustá-los para sua situação específica e você está pronto para começar. Ele também oferece armazenamento em nuvem e recursos de assinatura, portanto, compartilhar e obter aprovações é muito fácil. Não há necessidade de salvar, enviar e-mail, salvar novamente e garantir que você tenha as versões mais atualizadas. Com um sistema de gerenciamento de documentos, eles são sempre a versão mais recente e estão sempre ao seu alcance.

Não há necessidade de gastar muito tempo em coisas que podem ser facilmente automatizadas. Ao investir em soluções como essas, você pode economizar tempo, esforço e aborrecimentos que acompanham os processos de negócios manuais. Gaste seu tempo com sabedoria e automatize com essas ferramentas.