Cómo administrar el flujo de caja de una pequeña empresa

Muchas pequeñas empresas fracasan cada año y las finanzas son una de las principales causas, más específicamente, la falta de efectivo. La buena gestión financiera es el núcleo de todo negocio, independientemente del tamaño de la empresa. Sin ella, incluso las empresas que tenían un gran potencial fracasarán.

Las decisiones financieras acertadas deben tomarse desde el principio y, lamentablemente, muchos de los que inician su propio negocio son completamente novatos en la gestión financiera. Es un gran compromiso tomarse un tiempo para aprender algo nuevo mientras está totalmente enfocado en hacer despegar su negocio, pero es esencial para el éxito.

La siguiente guía sobre cómo administrar el flujo de efectivo lo ayudará cuando tenga experiencia limitada en finanzas comerciales.

¿Por qué es tan importante la gestión del flujo de caja?

El efectivo es el elemento vital de una pequeña empresa y más aún para una nueva empresa. Una de las razones más comunes del fracaso empresarial es la falta de efectivo.

En los primeros días, si no puede pagar sus cuentas, puede encontrarse rápidamente en problemas. Sus clientes no le pagan, por lo que tiene efectivo inmovilizado en facturas, no puede pagar sus facturas y, como empresa nueva o pequeña, no puede obtener crédito fácil o condiciones favorables de sus proveedores.

A menudo, hay muchos gastos al establecer un negocio sin ingresos para compensarlos, por lo que es importante hacer del flujo de efectivo una prioridad y tener fuentes temporales de efectivo a las que recurrir hasta que el dinero comience a fluir.

Entonces, ¿cómo se previene el fracaso empresarial a través de una buena gestión del flujo de caja?

Implementar contabilidad básica para pequeñas empresas

La administración del dinero comercial comienza con la comprensión de su situación financiera.

Hay tareas de contabilidad que no debe evitar y es más fácil comenzar a llevar registros desde el inicio de su negocio.

Mantener registros le permite ver cómo le está yendo a su negocio porque esa imagen nunca se puede obtener simplemente mirando su cuenta bancaria y sus facturas. También debe cumplir con los requisitos reglamentarios, así como con el IRS.

Debe producir una cuenta de pérdidas y ganancias o un estado de ingresos y gastos y un balance.

Para el propietario de una pequeña empresa con poca o ninguna experiencia financiera, suena desalentador, pero el software de contabilidad basado en la nube para pequeñas empresas es de fácil acceso y puede aprender a usarlos de manera rápida y exitosa, ya que son muy formulados. Si lo prefiere, puede contratar a un contador para llevar su contabilidad.

Crear un Estado de Flujo de Efectivo y Pronóstico

El tercer informe contable importante, además de la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general, es el estado de flujo de efectivo. Un estado de flujo de efectivo es un documento que realiza un seguimiento de las entradas y salidas de dinero de la empresa. Registra las entradas y salidas de efectivo del negocio en un período determinado.

El estado de cuenta también puede convertirse en un pronóstico de flujo de efectivo que predice CUÁNDO espera realizar los pagos y cuándo espera que se paguen las facturas. Puede hacer esto en una hoja de cálculo o, si ha comprado un software de contabilidad, generalmente se encuentra en los informes estándar.

Tener un pronóstico de flujo de efectivo le permite ver el flujo y reflujo del efectivo de su negocio y ayuda en el proceso de saber cuándo puede gastar dinero en suministros o pagar a sus proveedores.

Hacer un pronóstico de flujo de efectivo puede ser un ejercicio separado o se puede hacer junto con un proceso de presupuesto. Tiene sentido hacerlo en conjunto porque el presupuesto se trata de preparar su negocio para el futuro.

Aunque generalmente se hace anualmente, una pequeña empresa puede actualizar su presupuesto trimestral o semestralmente, dependiendo de qué tan rápido cambien las cosas. Su presupuesto le permite registrar todos los gastos previstos y las ventas previstas para proporcionar una previsión del rendimiento de su empresa. Una plantilla de presupuesto comercial puede ayudarlo a lograr esto.

Su presupuesto le permite registrar todos los gastos previstos y las ventas previstas para proporcionar una previsión del rendimiento de su empresa.

Un pronóstico de flujo de caja toma este presupuesto y lo expresa en términos monetarios teniendo en cuenta el período real en el que el dinero ingresa o sale para brindar el panorama financiero real en lugar del panorama informado.

Implementar procedimientos de gestión de deuda

Si bien la contabilidad regular y el proceso de elaboración de presupuestos son esenciales para comprender su negocio en general, son una instantánea en un momento determinado. Dentro de cualquier negocio, la gestión de la deuda es una preocupación constante y más aún para las pequeñas empresas que no son ricas en efectivo.

La deuda puede salirse fácilmente de control cuando no se administra, por lo que es esencial mantenerse al tanto de sus deudores. El software de contabilidad incluirá informes que identificarán a todos sus deudores y la antigüedad de su saldo adeudado, para que pueda implementar un proceso de control de deuda.

La gestión de la deuda se hace más fácil si tiene un control completo de las entradas y salidas de efectivo y, aunque algunos programas de contabilidad lo permiten, es posible que no desee invertir en un paquete completamente integrado en los primeros días de su negocio, especialmente si las tareas de contabilidad están a cargo de un contador. La opción alternativa es el software de pago.

Un buen software de pago no solo permite pagos en línea fáciles, sino que también ofrece soluciones comerciales más amplias adecuadas para muchos tipos de negocios diferentes. Revise varios tipos para encontrar las mejores soluciones de software de pago para pequeñas empresas y obtenga un poderoso aliado en muchas áreas de su empresa.

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La gestión del flujo de caja es una actividad empresarial fundamental. Tener que hacer contabilidad cuando desea concentrarse principalmente en administrar, establecer y hacer crecer su negocio es una tarea, pero es esencial.

Los puntos clave para administrar su flujo de efectivo son implementar procedimientos contables formales, establecer un presupuesto y hacer un pronóstico de flujo de efectivo, mantener su informe de flujo de efectivo para monitorear su posición actual y tener procedimientos sólidos de control de crédito para administrar a sus deudores.

Necesita controlar las deudas y administrar su flujo de efectivo para asegurarse de que puede continuar operando, necesita presupuestar para permitir la planificación y necesita producir declaraciones de ingresos y gastos para confirmar su posición financiera general.