Como gerenciar o fluxo de caixa de pequenas empresas

Muitas pequenas empresas quebram todos os anos e as finanças são uma das principais causas, mais especificamente, a falta de dinheiro. Uma boa gestão financeira é o núcleo de todos os negócios, independentemente do tamanho da empresa. Sem ele, mesmo negócios com grande potencial fracassarão.

Decisões financeiras sólidas devem ser tomadas desde o início e, infelizmente, muitos que iniciam seu próprio negócio são novatos completos em gestão financeira. É um grande compromisso tirar um tempo para aprender algo novo enquanto você está totalmente focado em fazer seu negócio decolar, mas é essencial para o sucesso.

As orientações a seguir sobre como gerenciar o fluxo de caixa ajudarão quando você tiver experiência limitada em finanças empresariais.

Por que o gerenciamento de fluxo de caixa é tão importante?

O dinheiro é a alma de uma pequena empresa e ainda mais para uma startup. Uma das razões mais comuns para o fracasso do negócio é a falta de dinheiro.

Nos primeiros dias, se você não puder pagar suas contas, poderá rapidamente se encontrar em apuros. Seus clientes não pagam, então você tem dinheiro preso em faturas, não pode pagar suas contas e, como uma empresa nova ou pequena, não consegue crédito fácil ou condições favoráveis ​​de seus fornecedores.

Muitas vezes, há muitas despesas na criação de um negócio sem receita para compensá-las, por isso é importante priorizar o fluxo de caixa e ter fontes temporárias de dinheiro para recorrer até que o dinheiro comece a entrar.

Então, como você evita o fracasso dos negócios por meio de um bom gerenciamento de fluxo de caixa?

Implementar Contabilidade Básica para Pequenas Empresas

A gestão do dinheiro dos negócios começa com a compreensão da sua situação financeira.

Existem tarefas de contabilidade que você não deve evitar e é mais fácil começar a manter registros desde o início do seu negócio.

Manter registros permite que você veja como sua empresa está indo porque essa imagem nunca pode ser obtida apenas olhando sua conta bancária e faturas. Você também precisa estar em conformidade com todos os requisitos regulamentares, bem como com o IRS.

Você precisa produzir uma conta de lucros e perdas ou uma demonstração de receitas e despesas e um balanço patrimonial.

Para um pequeno empresário com pouca ou nenhuma experiência financeira, parece assustador, mas o software de contabilidade baseado em nuvem para pequenas empresas é fácil de acessar e você pode aprender a usá-los com rapidez e sucesso, pois são muito estereotipados. Se preferir, você pode contratar um contador para fazer sua escrituração.

Criar uma Demonstração e Previsão de Fluxo de Caixa

O terceiro relatório contábil importante, além de uma conta de lucros e perdas e balanço patrimonial, é uma demonstração de fluxo de caixa. A demonstração do fluxo de caixa é um documento que acompanha o dinheiro que entra e sai da empresa. Ele registra o dinheiro que entra e sai do negócio em um determinado período.

O extrato também pode se tornar uma previsão de fluxo de caixa que prevê QUANDO você espera fazer pagamentos e quando espera que as faturas sejam pagas. Você pode fazer isso em uma planilha ou, se tiver adquirido um software de contabilidade, geralmente está nos relatórios padrão.

Ter uma previsão de fluxo de caixa permite que você veja o fluxo e refluxo do caixa do seu negócio e auxilia o processo de saber quando você pode gastar dinheiro com suprimentos ou pagar seus fornecedores.

Fazer uma previsão de fluxo de caixa pode ser um exercício separado ou pode ser feito em conjunto com um processo orçamentário. Faz sentido fazê-lo em conjunto, porque o orçamento é sobre como preparar o seu negócio para o futuro.

Embora geralmente seja feito anualmente, uma pequena empresa pode atualizar seu orçamento trimestralmente ou semestralmente, dependendo da rapidez com que as coisas mudam. Seu orçamento permite que você registre todas as suas despesas esperadas e vendas previstas para fornecer uma previsão do desempenho do seu negócio. Um modelo de orçamento empresarial pode ajudá-lo a fazer isso.

Seu orçamento permite que você registre todas as suas despesas esperadas e vendas previstas para fornecer uma previsão do desempenho do seu negócio.

Uma previsão de fluxo de caixa pega esse orçamento e o declara em termos monetários, levando em consideração o período real em que o dinheiro entra ou sai para fornecer a imagem financeira real, em vez da imagem relatada.

Implementar Procedimentos de Gestão da Dívida

Embora a contabilidade regular e o processo orçamentário sejam essenciais para a compreensão geral do seu negócio, eles são um instantâneo em um determinado momento. Dentro de qualquer negócio, a gestão da dívida é uma preocupação constante e mais ainda para pequenas empresas que não são ricas em dinheiro.

A dívida pode facilmente sair do controle quando não gerenciada, portanto, manter o controle sobre seus devedores é essencial. O software de contabilidade incluirá relatórios que identificarão todos os seus devedores e a idade do saldo devido a você, para que você possa implementar um processo de controle de dívidas.

A gestão de dívidas fica mais fácil se você tiver controle total de entradas e saídas de dinheiro e, embora alguns softwares de contabilidade permitam isso, talvez você não queira investir em um pacote totalmente integrado nos primeiros dias de seu negócio, especialmente se as tarefas de contabilidade forem realizadas por um contador. A opção alternativa é o software de pagamento.

Um bom software de pagamento não apenas permite pagamentos online fáceis, mas também oferece soluções de negócios mais amplas, adequadas para muitos tipos de negócios diferentes. Revise vários tipos para encontrar as melhores soluções de software de pagamento para pequenas empresas e você terá um poderoso aliado em muitas áreas de sua empresa.

O take-away

A gestão do fluxo de caixa é uma atividade central do negócio. Ter que fazer contabilidade quando você deseja se concentrar principalmente em gerenciar, estabelecer e expandir seus negócios é uma tarefa árdua, mas é essencial.

Os pontos-chave para gerenciar seu fluxo de caixa são implementar procedimentos contábeis formais, definir um orçamento e fazer uma previsão de fluxo de caixa, manter seu relatório de fluxo de caixa para monitorar sua posição em andamento e ter procedimentos robustos de controle de crédito para gerenciar seus devedores.

Você precisa controlar as dívidas e gerenciar seu fluxo de caixa para garantir que possa continuar operando, precisa fazer um orçamento para permitir o planejamento e precisa produzir demonstrativos de receitas e despesas para confirmar sua posição financeira geral.