Jak zarządzać przepływem gotówki w małych firmach

Wiele małych firm co roku upada, a finanse są główną przyczyną, a dokładniej brakiem gotówki. Dobre zarządzanie finansami to podstawa każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Bez niego upadną nawet firmy, które miały ogromny potencjał.

Rozsądne decyzje finansowe należy podejmować od samego początku i niestety wiele osób rozpoczynających własną działalność gospodarczą jest kompletnymi nowicjuszami w zarządzaniu finansami. Poświęcenie czasu na nauczenie się czegoś nowego, podczas gdy jesteś całkowicie skoncentrowany na uruchomieniu firmy, to duże zobowiązanie, ale jest to niezbędne do odniesienia sukcesu.

Poniższe wskazówki dotyczące zarządzania przepływami pieniężnymi pomogą Ci, gdy masz ograniczone doświadczenie w finansach biznesowych.

Dlaczego zarządzanie przepływami pieniężnymi jest tak ważne?

Gotówka to siła napędowa małej firmy, a jeszcze bardziej startupu. Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia w biznesie jest brak gotówki.

Na początku, jeśli nie możesz zapłacić rachunków, możesz szybko znaleźć się w tarapatach. Twoi klienci ci nie płacą, więc masz gotówkę zaległą na fakturach, nie możesz płacić rachunków, a jako nowy lub mały biznes nie jesteś w stanie uzyskać łatwego kredytu lub korzystnych warunków od swoich dostawców.

Często założenie firmy bez dochodu wiąże się z wieloma wydatkami, aby je zrekompensować, dlatego ważne jest, aby przepływ gotówki był priorytetem i mieć tymczasowe źródła gotówki, z których można korzystać, dopóki pieniądze nie zaczną napływać.

Jak więc zapobiegać niepowodzeniom biznesowym dzięki rozsądnemu zarządzaniu przepływami pieniężnymi?

Wdróż podstawową rachunkowość małych firm

Zarządzanie pieniędzmi w firmie zaczyna się od zrozumienia Twojej sytuacji finansowej.

Istnieją zadania księgowe, których nie należy unikać, a prowadzenie ewidencji jest łatwiejsze od samego początku działalności.

Prowadzenie dokumentacji pozwala zobaczyć, jak radzi sobie Twoja firma, ponieważ tego obrazu nigdy nie można uzyskać, patrząc tylko na konto bankowe i faktury. Musisz również być zgodny z wszelkimi wymogami regulacyjnymi, a także IRS.

Musisz sporządzić rachunek zysków i strat lub zestawienie dochodów i wydatków oraz bilans.

Dla właściciela małej firmy bez lub z niewielkim doświadczeniem finansowym brzmi to zniechęcająco, ale oprogramowanie księgowe oparte na chmurze dla małych firm jest łatwo dostępne i możesz nauczyć się z nich korzystać szybko i skutecznie, ponieważ są one bardzo schematyczne. Jeśli wolisz, możesz zatrudnić księgowego do prowadzenia księgowości.

Utwórz rachunek przepływów pieniężnych i prognozę

Trzecim ważnym sprawozdaniem księgowym obok rachunku zysków i strat oraz bilansu jest rachunek przepływów pieniężnych. Rachunek przepływów pieniężnych to dokument, który śledzi wpływy i wypłaty pieniędzy z firmy. Rejestruje środki pieniężne wchodzące i wychodzące z firmy w określonym okresie.

Zestawienie może również stać się prognozą przepływów pieniężnych, która przewiduje KIEDY spodziewasz się dokonać płatności i kiedy oczekujesz zapłaty faktur. Możesz to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym lub jeśli kupiłeś oprogramowanie księgowe, zwykle znajduje się to w standardowych raportach.

Posiadanie prognozy przepływów pieniężnych pozwala zobaczyć przypływy i odpływy gotówki biznesowej i pomaga w określaniu, kiedy możesz wydać pieniądze na dostawy lub zapłacić dostawcom.

Sporządzenie prognozy przepływów pieniężnych może być oddzielnym ćwiczeniem lub może być wykonane w połączeniu z procesem budżetowym. Ma to sens w tandemie, ponieważ budżetowanie ma na celu zabezpieczenie Twojej firmy na przyszłość.

Chociaż zwykle robi się to co roku, mała firma może aktualizować swój budżet kwartalnie lub co pół roku, w zależności od tego, jak szybko sytuacja się zmieni. Twój budżet umożliwia rejestrowanie wszystkich oczekiwanych wydatków i przewidywanej sprzedaży, aby zapewnić prognozę wyników Twojej firmy. Szablon budżetu biznesowego może Ci w tym pomóc.

Twój budżet umożliwia rejestrowanie wszystkich oczekiwanych wydatków i przewidywanej sprzedaży, aby zapewnić prognozę wyników Twojej firmy.

Prognoza przepływów pieniężnych uwzględnia ten budżet i określa go w kategoriach pieniężnych, biorąc pod uwagę rzeczywisty okres, w którym pieniądze wpływają lub wychodzą, aby dać rzeczywisty obraz finansowy, a nie raportowany.

Wdrożenie procedur zarządzania długiem

Chociaż regularna księgowość i proces budżetowania są niezbędne do ogólnego zrozumienia Twojej firmy, są one migawką w określonym czasie. W każdej firmie zarządzanie długiem jest stałym problemem, zwłaszcza dla małych firm, które nie są bogate w gotówkę.

Dług może łatwo wymknąć się spod kontroli, gdy nie jest zarządzany, więc pilnowanie dłużników jest niezbędne. Oprogramowanie księgowe będzie zawierało raporty, które zidentyfikują wszystkich Twoich dłużników oraz wiek należnego Ci salda, dzięki czemu będziesz mógł wdrożyć proces kontroli zadłużenia.

Zarządzanie długiem jest łatwiejsze, jeśli masz pełną kontrolę nad wpłatami i wypłatami gotówki i chociaż niektóre programy księgowe to umożliwiają, możesz nie chcieć inwestować w w pełni zintegrowany pakiet na początku swojej działalności, zwłaszcza jeśli obowiązki księgowe są wykonywane przez księgowa. Alternatywną opcją jest oprogramowanie płatnicze.

Dobre oprogramowanie płatnicze nie tylko umożliwia łatwe płatności online, ale także oferuje szersze rozwiązania biznesowe odpowiednie dla wielu różnych rodzajów działalności. Przejrzyj różne typy, aby znaleźć najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania płatniczego dla małych firm, a uzyskasz potężnego sojusznika w wielu obszarach przedsiębiorstwa.

Na wynos

Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest podstawową działalnością firmy. Konieczność prowadzenia księgowości, gdy chcesz skupić się przede wszystkim na zarządzaniu, zakładaniu i rozwijaniu firmy, jest przykrym obowiązkiem, ale jest niezbędna.

Kluczowymi punktami zarządzania przepływem gotówki jest wdrażanie formalnych procedur księgowych, ustalanie budżetu i prognozowanie przepływów pieniężnych, utrzymywanie raportu przepływów pieniężnych w celu monitorowania bieżącej sytuacji oraz posiadanie solidnych procedur kontroli kredytowej w celu zarządzania dłużnikami.

Musisz kontrolować długi i zarządzać przepływami pieniężnymi, aby móc kontynuować działalność, musisz zaplanować budżet, aby umożliwić planowanie, a także sporządzić zestawienia dochodów i wydatków, aby potwierdzić ogólną sytuację finansową.