Cara menulis email pengingat ke klien untuk pembayaran

Mereka mengatakan hal terbaik dalam hidup datang secara gratis, tapi itu tidak benar. Produk Anda tidak gratis... meskipun harganya sangat terjangkau.

Lalu mengapa, klien Anda gagal membayar tepat waktu ?

Sebenarnya, orang tidak suka berpisah dengan uang mereka. Tanya teman saya Harry, yang belum pernah ke pub sejak 2012. Tapi jauh dari meninggalkan kepala kuda seperti ayah baptis di tempat tidur Harry yang pecah, ada cara tertentu untuk mendekati situasi yang terlalu akrab.

Segar setelah menindaklanjuti dengan klien setelah kutipan, NetHunt di sini untuk mengatasi pekerjaan kecil yang sepele itu; orang-orang yang membuat kita ngeri karena merasa seperti kita sedang sakit di pantat; yang jika kita salah, kita bisa kehilangan banyak muka.

Artikel ini menguraikan alat dan templat yang kami perlukan untuk meminta pembayaran kepada klien ketika tenggat waktu mereka telah berlalu. Itu dibagi menjadi empat bagian.

Ini adalah bagaimana mengingatkan klien untuk membayar Anda setelah batas waktu faktur mereka lewati .

Otomatiskan pengingat pembayaran klien dengan NetHunt CRM

Alur kerja oleh NetHunt CRM adalah pembuat alur kerja otomatis. Ini membantu tim penjualan, pemasaran, dan dukungan Anda untuk mengotomatiskan pekerjaan seluk beluk tersebut. Secara otomatis mengingatkan pelanggan Anda untuk membayar faktur mereka; ingatkan perwakilan penjualan Anda untuk bertanya, tidak diperlukan pengkodean yang rumit.

Yang Anda butuhkan hanyalah langganan NetHunt CRM, pengetahuan yang baik tentang alur kerja bisnis Anda, dan pelanggan yang perlu diingatkan untuk membayar tagihan terutang mereka!

Kelihatannya rumit, tapi tidak. Hanya butuh waktu setengah jam bagi pikiran copywriter kecil saya untuk menyiapkannya. Alur kerja kami dimulai ketika perwakilan penjualan telah menyelesaikan kesepakatan, dan mereka memindahkan kesepakatan itu ke tahap Menunggu pembayaran di saluran kami. Dari sana, alur kerja kami terbagi menjadi tiga cabang: Pembayaran diterima , Menunggu pembayaran , dan Pembayaran tidak terjawab .

Saat kami menunggu pembayaran, kami mengirimkan pengingat kepada klien tujuh hari sebelum jatuh tempo. Pada saat yang sama, perwakilan yang relevan diingatkan bahwa klien ini perlu membayar. Hal yang sama terjadi lagi terlambat tiga hari - sekarang kami tahu klien kami pasti tahu bahwa mereka harus membayar. Pada hari pembayaran, kami mengingatkan klien kami bahwa pembayaran mereka telah jatuh tempo.

Sehari setelah pembayaran jatuh tempo, kami mengingatkan perwakilan penjualan kami melalui fitur Tugas bahwa mereka harus menindaklanjuti pembayaran tersebut. Itu ada di tangan mereka sekarang.

6 aturan email mengejar pembayaran

Enam hal yang harus dimiliki dan harus dilakukan untuk email pengejaran pembayaran Anda sangat penting untuk mengamankan pembayaran Anda pada waktu yang tepat, sambil memastikan Anda mempertahankan hubungan merek-pelanggan yang positif dan bertahan lama.

Periksa apakah klien benar-benar menerima faktur

Ini mungkin tampak jelas, tetapi Anda akan terlihat seperti orang bodoh jika Anda tidak pernah benar-benar mengirim faktur, atau jika tersangkut di kotak keluar Anda. Pastikan semuanya benar di pihak Anda sebelum Anda membawa kueri Anda ke pelanggan. Meminta kembali pembayaran yang belum Anda minta tidak benar-benar menjerit profesionalisme. Jika Anda tidak dapat menemukan apa pun sendiri - atau jika Anda tidak yakin - mungkin ada baiknya bertanya kepada mereka apakah mereka menerima faktur.

• “Hanya menulis untuk memastikan Anda menerima faktur yang saya kirimkan pada [ hari ], karena saya belum mendengar kabar dari Anda …”
• “Saya hanya melihat sistem kami dan saya tidak dapat melihat bahwa kami benar-benar mengirimi Anda faktur untuk pembayaran yang jatuh tempo pada [ hari ]. Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda menerimanya?
• “ Kami memiliki beberapa gremlin dalam sistem di pihak kami. Saya hanya ingin memastikan bahwa Anda telah menerima faktur pembayaran kami. Kami mengirimkannya pada [ tanggal ]."

Mungkin saja orang lain meminta pembayaran. Dengan sistem CRM di jantung bisnis Anda, Anda tidak akan menemukannya dengan cara yang sulit dan canggung. Semua riwayat komunikasi klien Anda - antara mereka dan setiap anggota ruang kerja CRM Anda - direkam dan ditampilkan. Yang diperlukan hanyalah pemeriksaan cepat untuk melihat apakah faktur telah dikirim.

Asumsikan yang terbaik dari pelanggan Anda

Ketika seorang pelanggan lupa membayar, pikiran pertama Anda seharusnya bukanlah bahwa mereka mencuri dari Anda. Alih-alih, asumsikan bahwa mereka lupa tanggal pembayaran, atau bingung. Ini juga berarti bahwa Anda tidak boleh mengikuti mereka sesegera mungkin, dan harus ada fleksibilitas di pihak Anda untuk membantu klien menyelesaikan urusan mereka.

Untuk pembayaran yang terlewat tidak mendesak, Anda dapat menerapkan masa tenggang 3 hari kerja.

Pahami bahwa pelanggan mungkin menghadapi beberapa masalah arus kas kecil atau memiliki alasan yang benar-benar sah untuk terlambat. Anda tidak ingin terlihat terlalu memaksa, atau terlalu berorientasi pada uang. Ingatlah bahwa Anda, di atas segalanya, ada untuk pelanggan. Customer-centricity sangat penting untuk meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Seperti yang selalu dikatakan bos, kesuksesan pelanggan kami adalah kesuksesan Anda sendiri - beri mereka kesempatan untuk sukses.

Berikan opsi klien Anda

Pastikan bahwa faktur asli Anda berisi semua informasi pembayaran yang benar. Mungkin ya, mengingat seolah-olah itu sudah direncanakan sebelumnya, tetapi tidak ada salahnya untuk memastikan. Jika ya, pertimbangkan bahwa klien mungkin mengalami masalah dengan metode pembayaran yang Anda berikan. Jadilah fleksibel; memberikan alternatif. Beri mereka setiap kesempatan yang bisa Anda berikan kepada mereka untuk membayar.

• “Saya baru mengerjakan akun saya selama seminggu terakhir dan saya melihat Anda memiliki pembayaran yang belum dibayar. Jika Anda mengalami masalah dengan [ metode ], dapatkah saya menyarankan [ alternatif ]?

Sangat mudah bagi email Anda untuk dikirim ke spam akhir-akhir ini. Itu berita buruk untuk faktur uang besar Anda. Anda dapat menerapkan perangkat lunak, seperti CRM Gmail, yang membantu Anda tetap mengetahui semua proses email Anda. Ada banyak hal untuk membuat faktur Anda terlihat di tempat pertama: Integrasi dengan sistem akuntansi untuk memberi tahu pengguna ketika pembayaran telah dilakukan atau tidak terjawab, fitur gabungan surat membantu mempersonalisasi email, dan pelacakan email untuk memberi tahu pengguna ketika email telah dibuka.

Bersikap sopan, tapi langsung

Tata krama membuat (wo)man. Setidaknya, itulah yang mereka ajarkan padaku di sekolah. Dalam bisnis, ini tidak berarti mengatakan tolong dan terima kasih, tetapi tetap tidak memihak, menyimpan pendapat apa pun yang Anda miliki untuk diri sendiri, dan hanya menyatakan fakta. Selain itu, keramahan palsu tidak benar-benar menguntungkan siapa pun; bersikap kasar hanyalah… kasar.

Sangat penting untuk membaca ruangan saat Anda meminta kembali pembayaran. Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah seorang pelanggan memiliki alasan untuk tidak membayar; bisakah mereka marah pada bisnis Anda? Apakah mereka menjadi korban layanan yang buruk? Apakah produk mungkin rusak? Jika jawabannya ya, lihat Cara bekerja dengan pelanggan yang kecewa di blog NetHunt!

Waktu yang tepat

Pengaturan waktu adalah segalanya saat Anda mengirim email. Hari terbaik untuk mengirim email adalah Selasa , lalu Rabu, diikuti Kamis. Sementara itu, waktu yang paling umum bagi orang untuk mengirim email adalah antara jam 5 pagi dan 6 pagi, karena akan berada di suatu tempat di dekat tumpukan ketika mereka mau tidak mau berguling dan memeriksa telepon mereka. Akhirnya, mereka mengatakan waktu acak lebih baik daripada waktu yang dibulatkan, jadi lebih baik mengirim jam 5:16 pagi daripada jam 5 pagi di titik.

Siapa mereka ? Aku tidak tahu.

Jika Anda tidak dapat diganggu untuk duduk-duduk, menunggu waktu yang tepat untuk mengirim email, manfaatkan fitur pengiriman jadwal Gmail. Anda dapat mengirim email pada waktu yang tidak tepat, dan membukanya pada waktu yang tepat bagi penerima Anda. Mudah.

1. Buka Gmail.
2. Klik Tulis. dan masukkan penerima dan teks. Anda mungkin melihat Tulis. alih-alih.
3. Di bagian bawah, di samping Kirim, klik Panah bawah. Jadwalkan pengiriman.
4. Pilih atau tentukan tanggal dan waktu untuk mengirim pesan.

Cari tahu lebih lanjut tentang Jadwal Kirim dan peretasan produktivitas Gmail lainnya, di sini!

Bagaimana menyusun email mengejar pembayaran

Email Anda harus terstruktur dengan benar untuk memastikan penerima menerima informasi dengan benar. Sama seperti email dingin, Anda memerlukan baris subjek, salam, isi utama, tanda tangan, dan tanda tangan.

Baris subjek

Baris subjek Anda harus jelas , ringkas, dan panjangnya tidak lebih dari 10 kata. Jika Anda memiliki nomor referensi faktur atau nomor pesanan , sebaiknya cantumkan juga di sana untuk memastikan penerima benar-benar memahami isi email Anda. Jika pembayaran sangat terlambat, ada baiknya untuk menempatkan URGENT di awal untuk membuktikan bahwa Anda serius.

Lihat artikel ini dan pelajari cara menulis baris subjek yang akan membuka email Anda.

Tubuh utama

Sambutan Anda tidak boleh terlalu formal, atau ketat. "Halo" yang ramah sudah cukup. Jika Anda menggunakan istilah nama depan dengan penerima Anda, "Yang terhormat, [ pelanggan ]" juga berfungsi. Di sisi lain, "Kepada Siapa yang Memprihatinkan" membuat Anda terdengar seperti Henry VIII, jangan gunakan itu. Ingat, kami berusaha mendapatkan uang kami kembali, tetapi kami juga berusaha menjaga hubungan kami dengan pelanggan.

Bagian utama tidak boleh panjang, tidak boleh bertele-tele, juga tidak boleh terganggu. Coba dan simpan email Anda antara 50 dan 100 kata agar pesan Anda tidak hilang. Anda akan melihat apa yang saya maksud dalam template yang saya berikan di bawah ini. Sebagai aturan, Anda harus selalu melampirkan faktur asli yang Anda referensikan, daftar alternatif pembayaran yang mungkin , dan terima kasih lainnya atas kebiasaannya .

Tanda tangani

Selain mengirim email pengejaran Anda dari alamat email profesional, pelanggan Anda berhak tahu persis siapa yang meminta uang. Setelah basa-basi biasa "Semua yang terbaik, [ Nama ]" , Anda harus menyertakan tanda tangan email Anda.

Cara membuat tanda tangan email: 13 tips dan contoh

Tanda tangan email adalah kesan pertama yang Anda buat pada pelanggan. Dapatkan hasil maksimal dari email Anda dengan tips dan template kami.

Blog NetHunt | Penjualan, Pemasaran, dan CRM Liza Nych

Template email pengingat pembayaran

Kami baik-baik saja, tetapi Anda tidak menyadari bahwa kami sebaik ini.

Kami telah mengumpulkan tiga template untuk poin yang berbeda pada timeline pengejaran. Yang pertama adalah pengingat lembut, untuk dikirim sehari sebelum faktur jatuh tempo. Yang kedua adalah ketika faktur 'lebih awal-terlambat' dalam dua hingga lima hari kerja. Template terakhir adalah ketika faktur 'terlambat', lima hari kerja atau lebih.

Cukup isi informasi yang ditebalkan dan dikurung dengan detail khusus untuk situasi Anda.

Sebagai Godfather, Don Corleone, terkenal mengatakan "tinggalkan pistol, ambil cannoli" .

Anda harus baik untuk menjadi kejam.