Jak napisać e-mail z przypomnieniem do klienta o płatności?

Mówią, że najlepsze rzeczy w życiu przychodzą za darmo, ale to nieprawda. Twój produkt nie jest darmowy... chociaż ma bardzo rozsądną cenę.

Dlaczego więc Twój klient nie zapłacił na czas ?

Prawda jest taka, że ​​ludzie po prostu nie lubią rozstawać się ze swoimi pieniędzmi. Zapytaj mojego kumpla Harry'ego, który nie chodził po pubie od 2012 roku. Ale daleko od pozostawienia głowy konia w stylu Ojca Chrzestnego w złamanym łóżku Harry'ego, istnieją pewne sposoby podejścia do aż nazbyt znajomej sytuacji.

Świeżo po zakończeniu kontaktu z klientem po wycenie, NetHunt jest tutaj, aby zająć się tymi drobiazgowymi małymi zadaniami; te, które sprawiają, że się wzdrygamy, ponieważ czujemy, że jesteśmy wrzodem na tyłku; takie, że jeśli się nie pomylimy, możemy stracić dużo twarzy.

Ten artykuł przedstawia narzędzia i szablony, których potrzebujemy, aby poprosić klienta o płatność po upływie terminu. Jest podzielony na cztery sekcje.

W ten sposób należy przypomnieć klientowi, aby zapłacił po upływie terminu wystawienia faktury .

Zautomatyzuj przypomnienia klientów o płatnościach za pomocą NetHunt CRM

Przepływy pracy firmy NetHunt CRM to automatyczny kreator przepływów pracy. Pomaga zespołom sprzedaży, marketingu i wsparcia w zautomatyzowaniu tych najdrobniejszych zadań. Automatycznie przypominaj swoim klientom o zapłaceniu faktury; przypomnij swoim przedstawicielom handlowym, aby pytali, nie jest wymagane żadne skomplikowane kodowanie.

Wszystko, czego potrzebujesz, to subskrypcja NetHunt CRM, dobra znajomość procesów biznesowych i klient, który musi przypominać o zapłaceniu zaległej faktury!

Wygląda na skomplikowaną, ale tak nie jest. Mojemu małemu umysłowi copywriterowi zajęło tylko pół godziny, by się podnieść. Nasz przepływ pracy rozpoczyna się, gdy przedstawiciel handlowy sfinalizuje transakcję i przenosi ją do etapu Oczekiwanie na płatność w naszym potoku. Od tego momentu nasz przepływ pracy dzieli się na trzy gałęzie: Płatność otrzymana , Oczekiwanie na płatność i Płatność nieodebrana .

Kiedy czekamy na naszą płatność, wysyłamy przypomnienie do klienta na siedem dni przed jej terminem. Jednocześnie przypomina się odpowiedniemu przedstawicielowi, że ten klient musi zapłacić. To samo dzieje się z trzydniowym opóźnieniem – teraz wiemy, że nasz klient na pewno wie , że musi zapłacić. W dniu wpłaty przypominamy klientowi, że jego wpłata jest wymagalna.

Dzień po terminie płatności przypominamy naszemu przedstawicielowi handlowemu za pośrednictwem funkcji Zadania, że ​​musi sprawdzić tę płatność. Teraz jest w ich rękach.

6 zasad e-maili związanych z pogonią za płatnościami

Sześć poniższych rzeczy, które musisz wykonać i które musisz zrobić, jeśli chodzi o e-maile związane z pogonią za płatnościami, ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia płatności na czas, przy jednoczesnym utrzymywaniu pozytywnych i trwałych relacji marka-klient.

Sprawdź, czy klient faktycznie otrzymał fakturę

Może wydawać się to oczywiste, ale będziesz wyglądać jak głupiec, jeśli nigdy nie wysłałeś faktury lub jeśli utknęła w Twojej skrzynce nadawczej. Upewnij się, że wszystko jest w porządku, zanim prześlesz zapytanie do klienta. Ponowna prośba o płatność, o którą jeszcze nie prosiłeś, nie do końca krzyczy profesjonalizm. Jeśli nie możesz sam niczego znaleźć – lub nie masz pewności – warto zapytać ich, czy otrzymali fakturę.

• „Po prostu piszę, aby upewnić się, że otrzymałeś fakturę, którą wysłałem ci [ dzień ], ponieważ nie otrzymałem od ciebie odpowiedzi…”
• „Patrzę tylko na nasz system i nie widzę, czy faktycznie wysłaliśmy fakturę z płatnością, której termin płatności przypada na [ dzień ]. Czy możesz potwierdzić, że go otrzymałeś?
• „ Po naszej stronie mamy kilka gremlinów w systemie. Chcę tylko sprawdzić, czy otrzymałeś naszą fakturę do zapłaty. Wysłaliśmy go w dniu [ data ]."

Może być tak, że ktoś inny zażądał zapłaty. Mając system CRM w sercu Twojej firmy, unikniesz odkrycia tego w trudny i niezręczny sposób. Cała historia komunikacji z klientem — między nimi a każdym członkiem obszaru roboczego CRM — jest rejestrowana i udostępniana. Wystarczy szybko sprawdzić, czy faktura została wysłana.

Załóż to, co najlepsze od swoich klientów

Kiedy klient zapomina zapłacić, twoją pierwszą myślą nie powinno być to, że cię okrada. Zamiast tego załóżmy, że albo zapomnieli o dacie płatności, albo pomylili się. Oznacza to również, że nie powinieneś jak najszybciej deptać im po ogonie, a po twojej stronie powinna być pewna elastyczność, aby pomóc klientowi uporządkować jego sprawy.

W przypadku niepilnych nieodebranych płatności możesz wprowadzić 3-dniowy okres karencji.

Zrozum, że klient może mieć do czynienia z drobnymi problemami z przepływem środków pieniężnych lub mieć całkowicie uzasadniony powód spóźnienia. Nie chcesz wydawać się zbyt nachalny lub nadmiernie nastawiony na pieniądze. Pamiętaj, że jesteś przede wszystkim dla klienta. Zorientowanie na klienta jest niezbędne do poprawy wskaźników utrzymania klienta. Jak zawsze mówi szef, sukces naszego klienta to Twój własny sukces – daj mu szansę na sukces.

Daj swojemu klientowi opcje

Upewnij się, że oryginalna faktura zawiera wszystkie prawidłowe informacje o płatności. Prawdopodobnie tak, zważywszy, że jest to wstępnie zaplanowane, ale nie ma nic złego w byciu pewnym. Jeśli tak, weź pod uwagę, że klient może mieć problem z podaną przez Ciebie metodą płatności. Bądź elastyczny; zapewnić alternatywy. Daj im każdą szansę, jaką możesz dać im zapłacić.

• „Po prostu prowadzę rachunki za ostatni tydzień i zauważyłem, że masz zaległą płatność. Jeśli masz problem z [ metoda ], czy mogę zasugerować [ alternatywa ]?

W dzisiejszych czasach Twoje e-maile mogą łatwo trafić do spamu. To zła wiadomość dla Twojej faktury na duże pieniądze. Możesz wdrożyć oprogramowanie, takie jak Gmail CRM, które pomoże Ci kontrolować wszystkie procesy związane z pocztą e-mail. Aby Twoja faktura była widoczna w pierwszej kolejności, jest kilka rzeczy: Integracja z systemami księgowymi w celu powiadamiania użytkowników o dokonaniu lub nieodebraniu płatności, funkcje korespondencji seryjnej pomagają w personalizacji wiadomości e-mail, a śledzenie wiadomości e-mail w celu informowania użytkowników o wysłaniu wiadomości e-mail otwierany.

Bądź grzeczny, ale bezpośredni

Maniery tworzą (wo)człowieka. Przynajmniej tego nauczyli mnie w szkole. W biznesie niekoniecznie oznacza to mówienie „proszę” i „dziękuję”, ale raczej zachowanie bezstronności, zachowywanie wszelkich opinii dla siebie, a jedynie przedstawianie faktów. Co więcej, sztuczna życzliwość tak naprawdę nikomu nie przynosi korzyści; bycie niegrzecznym jest po prostu… niegrzeczne.

Ważne jest, aby przeczytać salę, gdy ponownie prosisz o płatność. Zadaj sobie pytanie, czy klient ma powód, by nie płacić; czy mogą być źli na twój biznes? Czy padli ofiarą jakiejś złej służby? Czy produkt może być wadliwy? Jeśli odpowiedź brzmi tak, sprawdź Jak pracować ze zdenerwowanymi klientami na blogu NetHunt!

Czas to dobrze

Kiedy wysyłasz e-mail, liczy się czas. Najlepszy dzień na wysłanie e-maila to wtorek , następnie środa i czwartek. Tymczasem najczęstszą porą dnia, w której ludzie wysyłają wiadomość e-mail, jest między 5 rano a 6 rano, ponieważ będzie ona gdzieś blisko szczytu stosu, gdy nieuchronnie przewracają się i sprawdzają telefon. Wreszcie mówią , że losowy czas jest lepszy niż zaokrąglony, więc lepiej wysłać o 5:16 rano niż o 5 rano.

Kim oni są? Nie wiem.

Jeśli nie masz ochoty siedzieć i czekać na idealny czas na wysłanie e-maila, skorzystaj z funkcji harmonogramu wysyłania Gmaila. Możesz wysłać wiadomość e-mail w niewygodnym czasie i otworzyć ją w dogodnym dla odbiorcy czasie. To jest łatwe.

1. Otwórz Gmaila.
2. Kliknij Utwórz. i wprowadź odbiorcę i tekst. Możesz zobaczyć Utwórz. zamiast.
3. Na dole obok Wyślij kliknij strzałkę w dół. Zaplanuj wysłanie.
4. Wybierz lub określ datę i godzinę wysłania wiadomości.

Dowiedz się więcej o funkcji Schedule Send i innych hackach zwiększających produktywność Gmaila tutaj!

Jak ustrukturyzować wiadomość e-mail dotyczącą płatności?

Twój e-mail musi mieć odpowiednią strukturę, aby zapewnić, że odbiorca otrzyma poprawnie informacje. Podobnie jak w przypadku zimnego e-maila, potrzebujesz tematu, pozdrowienia, treści głównej, podpisu i podpisu.

Wiersz tematu

Temat powinien być jasny , zwięzły i nie dłuższy niż 10 słów. Jeśli masz numer referencyjny faktury lub numer zamówienia , najlepiej go tam również umieścić, aby upewnić się, że odbiorca dokładnie rozumie, o czym jest Twój e-mail. Jeśli płatność jest bardzo spóźniona, dobrym pomysłem jest umieszczenie na początku PILNE , aby udowodnić, że jesteś podstępny.

Sprawdź ten artykuł i dowiedz się, jak napisać wiersz tematu, który otworzy Twoje e-maile.

Główny organ

Twoje powitanie nie powinno być zbyt formalne ani surowe. Wystarczy przyjazne „Hello”. Jeśli jesteś po imieniu z odbiorcą, „Szanowni Państwo, [ kliencie ]” również działa. Z drugiej strony „To Whom It May Concern” sprawia, że ​​brzmisz jak Henryk VIII, nie używaj go. Pamiętaj, że staramy się odzyskać nasze pieniądze, ale staramy się również utrzymać nasze relacje z klientem.

Główny korpus nie powinien być długi, nie powinien gofrować ani rozpraszać. Postaraj się, aby Twój e-mail miał od 50 do 100 słów, aby Twoja wiadomość się nie zgubiła. Zobaczysz, co mam na myśli, w szablonach, które udostępniłem poniżej. Z reguły zawsze powinieneś dołączyć oryginalną fakturę , do której się odnosisz, wymienić możliwe alternatywy płatności i jeszcze raz podziękować za ich zwyczaj .

Wyloguj się

Oprócz wysyłania e-maila pościgowego z profesjonalnego adresu e-mail, Twój klient zasługuje na to, aby dokładnie wiedzieć, kto prosi o pieniądze. Po regularnych uprzejmościach „Pozdrawiam, [ Nazwa ]” powinieneś dołączyć swój podpis e-maila.

Jak stworzyć podpis e-mail: 13 wskazówek i przykładów

Podpis e-mail to pierwsze wrażenie, jakie robisz na klientach. Wykorzystaj w pełni swoje wiadomości e-mail dzięki naszym wskazówkom i szablonom.

Blog NetHunt | Sprzedaż, Marketing i CRM Liza Nych

Szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o płatności

Jesteśmy dobrzy, ale nie zdawałeś sobie sprawy, że byliśmy aż tak dobrzy.

Przygotowaliśmy trzy szablony dla różnych punktów na osi czasu ścigania. Pierwsza to delikatne przypomnienie, które należy wysłać dzień przed terminem wystawienia faktury. Drugi dotyczy sytuacji, gdy faktura jest „wcześnie opóźniona” o dwa do pięciu dni roboczych. Ostateczny szablon dotyczy sytuacji, gdy faktura jest spóźniona o co najmniej pięć dni roboczych.

Po prostu wpisz pogrubione informacje w nawiasach ze szczegółami specyficznymi dla Twojej sytuacji.

Jak powiedział ojciec chrzestny, don Corleone, „zostaw broń, weź armaty” .

Musisz być miły, żeby być okrutnym.