支払いのためにクライアントにリマインダーメールを書く方法

彼らは人生で最高のものは無料で来ると言いますが、それは真実ではありません。 あなたの製品は無料ではありません...それは非常に手頃な価格ですが。

それでは、なぜあなたのクライアントは時間通りに支払うことができなかったのですか？

真実は、人々は単に彼らのお金を手放すことを好まないということです。 2012年以来パブに出入りしていない私の仲間のハリーに聞いてみてください。しかし、ゴッドファーザー風の馬の頭を壊れたハリーのベッドに置いておくどころか、あまりにも馴染みのある状況に近づく方法がいくつかあります。

見積もりの​​後にクライアントにフォローアップした後、NetHuntはこれらのぎこちない小さな仕事に対処するためにここにいます。 私たちが尻の痛みを感じているように感じるので、私たちをうんざりさせるもの。 私たちがそれを間違えると、私たちは多くの顔を失う可能性があるもの。

この記事では、締め切りが過ぎたときにクライアントに支払いを依頼するために必要なツールとテンプレートの概要を説明します。 それは4つのセクションに分かれています。

これは、請求書の期限が過ぎた後にクライアントに支払うように通知する方法です。

NetHuntCRMを使用してクライアント支払いのリマインダーを自動化する

NetHunt CRMによるワークフローは、自動ワークフロービルダーです。 これは、営業、マーケティング、およびサポートチームがこれらの本質的な仕事を自動化するのに役立ちます。 請求書を支払うように顧客に自動的に通知します。 営業担当者に質問するように通知します。複雑なコーディングは必要ありません。

必要なのは、NetHunt CRMサブスクリプション、ビジネスワークフローに関する十分な知識、および未払いの請求書の支払いを忘れないようにする必要のある顧客だけです。

複雑に見えますが、そうではありません。 私の小さなコピーライターの心がかき立てるのに30分しかかかりませんでした。 私たちのワークフローは、営業担当者が取引を完了したときに開始され、その取引はパイプラインの支払い待ち段階に移動します。 そこから、ワークフローは3つのブランチに分割されます。支払いを受け取った、支払いを待っている、支払いを逃した。

支払いを待っているとき、期限の7日前にクライアントにリマインダーを送信します。 同時に、関連する担当者は、このクライアントが支払う必要があることを思い出させます。 同じことが3日遅れて再び起こります-今、私たちはクライアントが彼らが支払う必要があることを確実に知っていることを知っています。 支払いの日に、私たちはクライアントに彼らの支払いが期日であることを思い出させます。

支払い期日の翌日、タスク機能を介して営業担当者にその支払いをフォローアップする必要があることを通知します。 今は彼らの手にあります。

支払い追跡メールの6つのルール

次の6つの必須事項と支払い追跡メールの必須事項は、ブランドと顧客の良好な関係を維持しながら、タイムリーに支払いを確保するために不可欠です。

クライアントが実際に請求書を受け取ったことを確認します

当たり前のように思えるかもしれませんが、実際に請求書を送信したことがない場合、または請求書が送信トレイに残っている場合は、そのような劣等生のように見えます。 顧客に問い合わせる前に、すべてが正しいことを確認してください。 まだ要求していない支払いを再要求しても、正確に悲鳴を上げることはありません プロフェッショナリズム。 自分で何も見つからない場合、またはわからない場合は、請求書を受け取ったかどうかを尋ねる価値があるかもしれません。

• 「私があなたから返事をもらっていないので、あなたが[日]にあなたに送った請求書を受け取ったことを確認するために書いているだけです…」
• 「私は私たちのシステムを見ているだけで、[日]に支払われるべき支払いの請求書を実際にあなたに送ったことがわかりません。 受け取ったことを確認できますか？
• 「私たちの側のシステムにはいくつかのグレムリンがあります。 お支払いの請求書を受け取ったことを確認したいだけです。 [日付]に送信しました。」

他の誰かが支払いを求めた場合があります。 あなたのビジネスの中心にあるCRMシステムを使えば、それを困難で厄介な方法で見つけることを避けることができます。 クライアントとCRMワークスペースのすべてのメンバーとの間のすべてのクライアント通信履歴が記録され、表示されます。 必要なのは、請求書が送信されたかどうかを簡単に確認することだけです。

あなたの顧客から最高のものを想定する

顧客が支払いを忘れたとき、あなたの最初の考えは彼らがあなたから盗んでいるということであってはなりません。 代わりに、彼らが支払い日を忘れたか、混乱したと仮定します。 これはまた、あなたができるだけ早く彼らの尻尾に立つべきではないことを意味し、クライアントが彼らの業務を整理するのを助けるためにあなたの側にある程度の柔軟性があるべきです。

緊急でない未払いの場合は、3営業日の猶予期間を実装できます。

顧客がいくつかのマイナーなキャッシュフローの問題に直面している可能性があること、または遅れる完全に正当な理由がある可能性があることを理解してください。 あなたは過度に強引に見えたり、お金をかけすぎたりしたくないでしょう。 あなたは何よりも、顧客のためにそこにいることを忘れないでください。 顧客中心主義は、顧客維持率を向上させるために不可欠です。 上司がいつも言っているように、私たちの顧客の成功はあなた自身の成功です-彼らに成功するチャンスを与えてください。

クライアントにオプションを与える

元の請求書に正しい支払い情報がすべて含まれていることを確認してください。 事前にテンプレート化されているように見えますが、確かに害はありません。 もしそうなら、クライアントがあなたが提供した支払い方法に問題を抱えているかもしれないと考えてください。 柔軟です; 代替案を提供します。 あなたが彼らに支払うことができるあらゆる機会を彼らに与えてください。

• 「先週アカウントを作成したところ、未払いの支払いがあることに気づきました。 [方法]で問題が発生した場合、[代替]を提案できますか？

最近、メールがスパムに送信されるのは簡単です。 それはあなたの大金の請求書にとって悪いニュースです。 Gmail CRMなどのソフトウェアを実装して、すべてのメールプロセスを把握することができます。 請求書を最初に表示するためのビットがたくさんあります。支払いが行われたか、または支払われなかったときにユーザーに通知する会計システムとの統合、メールマージ機能はメールをパーソナライズするのに役立ち、メール追跡はメールが行われたときにユーザーに通知しますオープンしました。

礼儀正しく、しかし直接的に

マナーは（wo）manを作ります。 少なくとも、それは彼らが学校で私に教えてくれたことです。 ビジネスにおいて、これは必ずしも「お願いします」と言って感謝することを意味するのではなく、公平を保ち、自分自身に対する意見を保持し、事実のみを述べることを意味します。 その上、偽の親しみやすさは実際には誰にも利益をもたらしません。 失礼であることはただ…失礼です。

支払いを再度要求するときは、部屋を読むことが重要です。 顧客が支払わない理由があるかどうかを自問してください。 彼らはあなたのビジネスに腹を立てているでしょうか？ 彼らはいくつかの悪いサービスの犠牲になりましたか？ 製品に欠陥がある可能性がありますか？ 答えが「はい」の場合は、NetHuntブログで動揺している顧客と協力する方法を確認してください。

適切なタイミングで

メールを送信するときは、タイミングがすべてです。 メールを送信するのに最適な日は、火曜日、水曜日、木曜日の順です。 一方、メールを送信する最も一般的な時間帯は午前5時から午前6時の間です。これは、必然的にロールオーバーして電話をチェックするときに、山の頂上近くになるためです。 最後に、彼らはランダムな時間は丸められた時間よりも優れていると言っているので、ドットの午前5時よりも午前5時16分に送信する方が良いです。

彼らは誰ですか？ 知らない。

メールを送信するのに最適な時間を待って、わざわざ座っていることができない場合は、Gmailのスケジュール送信機能を利用してください。 不便な時間にメールを送信して、受信者にとって都合の良い時間に開封してもらうことができます。 それは簡単です。

1. Gmailを開きます。
2. [作成]をクリックします。 受信者とテキストを入力します。 作成が表示される場合があります。 代わりは。
3. 下部の[送信]の横にある下矢印をクリックします。 送信スケジュール。
4. メッセージを送信する日時を選択または指定します。

スケジュール送信やその他のGmailの生産性ハックについて詳しくは、こちらをご覧ください。

支払い追跡メールを構成する方法

受信者が情報を正しく受信できるように、電子メールは正しく構成されている必要があります。 コールドメールと同じように、件名、挨拶、本文、サインオフ、署名が必要です。

件名

件名は明確で簡潔で、 10語以内にする必要があります。 請求書の参照番号または注文番号をお持ちの場合は、それをそこに貼り付けて、受信者がメールの内容を正確に理解できるようにすることをお勧めします。 支払いが非常に遅れている場合は、最初にURGENTを付けて、ビジネスを意味していることを証明することをお勧めします。

この記事をチェックしてください メールを開く件名の書き方を学びましょう。

本体

あいさつは、形式的すぎたり、厳密すぎたりしないでください。 フレンドリーな「ハロー」で十分です。 受信者とファーストネームの契約を結んでいる場合は、「親愛なる[顧客]」も機能します。 一方、「懸念される人へ」は、ヘンリー8世のように聞こえますが、使用しないでください。 私たちはお金を取り戻そうとしていますが、お客様との関係を維持しようとしています。

本体は長くてはいけませんし、ワッフルしたり、気を散らしたりしてはいけません。 メッセージが失われないように、メールは50〜100語に抑えてください。 以下に提供するテンプレートで、私が何を意味するかがわかります。 原則として、参照している元の請求書を常に添付し、可能な支払い方法をリストし、別のカスタムをありがとうございます。

サインオフ

専門の電子メールアドレスから追跡電子メールを送信することとは別に、顧客は誰がお金を求めているかを正確に知る価値があります。 「よろしくお願いします、[名前]」という定期的な楽しみの後に、メールの署名を含める必要があります。

メールの署名を作成する方法：13のヒントと例

電子メールの署名は、顧客に対する第一印象です。 ヒントとテンプレートを使用して、メールを最大限に活用してください。

NetHuntブログ| セールス、マーケティング、CRM Liza Nych

支払いリマインダーメールテンプレート

私たちは良いですが、あなたは私たちがこれほど良いことに気づいていませんでした。

追跡タイムラインのさまざまなポイントについて、3つのテンプレートをまとめました。 1つ目は、請求書の期日の前日に送信される穏やかなリマインダーです。 2つ目は、請求書が2〜5営業日で「早い」から「遅い」場合です。 最終的なテンプレートは、請求書が5営業日以上「遅刻」の場合に使用します。

太字の括弧で囲まれた情報に、状況に固有の詳細を入力するだけです。

ゴッドファーザーとして、ドン・コルレオーネは有名に「銃を離れて、カノーリを取りなさい」と言いました。

あなたは残酷であるために親切でなければなりません。