결제를 위해 고객에게 알림 이메일을 작성하는 방법

그들은 인생에서 가장 좋은 것은 공짜로 얻는다고 하지만 그것은 사실이 아닙니다. 귀하의 제품은 무료가 아닙니다... 가격이 매우 합리적입니다.

그렇다면 고객이 제 시간에 지불하지 못한 이유는 무엇 입니까?

진실은 사람들이 단순히 돈과 헤어지는 것을 좋아하지 않는다는 것입니다. 2012년 이후로 술집에 한 번도 들어가 본 적이 없는 내 친구 해리에게 물어보세요. 하지만 대부처럼 생긴 말 머리를 해리의 침대가 부러진 상태로 두는 것과는 거리가 먼, 너무나 익숙한 상황에 접근할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

견적 후 고객에게 후속 조치를 취한 후 NetHunt는 이러한 사소한 작업을 해결하기 위해 여기 있습니다. 엉덩이가 아프다고 느끼기 때문에 우리를 움츠리게 만드는 것들; 우리가 잘못하면 많은 얼굴을 잃을 수 있습니다.

이 문서에서는 기한이 지났을 때 고객에게 지불을 요청하는 데 필요한 도구와 템플릿에 대해 설명합니다. 네 부분으로 나누어져 있습니다.

이것은 인보이스 기한이 지난 후 고객에게 지불하도록 상기시키는 방법 입니다.

NetHunt CRM으로 고객 지불 알림 자동화

NetHunt CRM의 워크플로는 자동 워크플로 빌더입니다. 영업, 마케팅 및 지원 팀이 이러한 핵심 작업을 자동화하는 데 도움이 됩니다. 고객에게 송장을 지불하도록 자동으로 상기시킵니다. 복잡한 코딩이 필요하지 않습니다.

NetHunt CRM 구독, 비즈니스 워크플로에 대한 충분한 지식, 미결제 인보이스 지불을 상기시켜야 하는 고객만 있으면 됩니다!

복잡해 보이지만 그렇지 않습니다. 내 작은 카피라이터 마음을 채찍질하는 데 30분 밖에 걸리지 않았습니다. 영업 담당자가 거래를 완료하면 워크플로가 시작되고 해당 거래를 파이프라인의 지불 대기 단계로 이동합니다. 여기에서 워크플로 는 지불 수신 , 지불 대기 중 및 지불 실패 의 세 가지 분기로 나뉩니다.

지불을 기다리고 있을 때 지불 기한 7일 전에 고객에게 알림을 보냅니다. 동시에 해당 담당자는 이 고객이 비용을 지불해야 함을 상기시킵니다. 같은 일이 3일 후에 다시 발생합니다. 이제 우리는 고객이 지불해야 한다는 것을 확실히 알고 있음을 압니다. 지불 당일에 저희는 고객에게 지불 기한을 알려줍니다.

지불 기한 후 하루가 지나면 작업 기능을 통해 판매 담당자에게 지불에 대한 후속 조치가 필요함을 상기시킵니다. 이제 그들의 손에 달려 있습니다.

지불 추적 이메일의 6가지 규칙

지불 추적 이메일에 대한 다음 6가지 필수 사항 및 필수 사항은 적시에 지불을 확보하는 동시에 긍정적이고 지속적인 브랜드 고객 관계를 유지하는 데 필수적입니다.

고객이 실제로 인보이스를 받았는지 확인하십시오.

뻔한 것처럼 보일 수도 있지만 실제로 청구서를 보낸 적이 없거나 보낼 편지함에 갇힌 경우 바보처럼 보일 것입니다. 고객에게 문의하기 전에 모든 것이 올바른지 확인하십시오. 아직 요청하지 않은 지불을 다시 요청하는 것은 정확히 비명을 지르지 않습니다. 전문 직업 의식. 스스로 아무것도 찾을 수 없거나 확실하지 않은 경우 송장을 받았는지 물어보는 것이 좋습니다.

• "내가 [ 당일 ]에 보낸 인보이스를 받았는지 확인하기 위해 편지를 썼습니다. 답장을 받지 못했기 때문입니다..."
• “저희 시스템을 살펴보고 있는데 [ 당일 ]에 지불해야 하는 지불에 대한 송장을 실제로 보냈는지 알 수 없습니다. 받았는지 확인할 수 있나요?
• “ 우리 쪽 시스템에는 몇 개의 그렘린이 있습니다. 결제 인보이스를 받으셨는지 확인하고 싶습니다. [ 날짜 ]에 보냈습니다."

다른 사람이 결제를 요청한 경우일 수 있습니다. 비즈니스의 핵심에 CRM 시스템을 사용하면 어렵고 어색한 방법을 찾는 것을 피할 수 있습니다. 고객과 CRM 작업 공간의 모든 구성원 간의 모든 고객 커뮤니케이션 기록이 기록되고 표시됩니다. 청구서가 전송되었는지 빠르게 확인하기만 하면 됩니다.

고객으로부터 최고를 가정하십시오

고객이 지불하는 것을 잊었을 때 당신의 첫 번째 생각은 그들이 당신에게서 훔치고 있다는 생각이 되어서는 안 됩니다. 대신, 지불 날짜를 잊어버렸거나 혼동을 일으켰다고 가정하십시오. 이것은 또한 당신이 가능한 한 빨리 그들의 꼬리를 밟아서는 안 되며, 클라이언트가 그들의 업무를 순서대로 처리할 수 있도록 도와줄 약간의 유연성이 있어야 한다는 것을 의미합니다.

긴급하지 않은 미납 결제의 경우 영업일 기준 3일의 유예 기간을 구현할 수 있습니다.

고객이 몇 가지 사소한 현금 흐름 문제에 직면해 있거나 지연에 대해 전적으로 타당한 이유가 있을 수 있음을 이해합니다. 너무 성급하거나 너무 돈에 쫓기는 것처럼 보이고 싶지 않습니다. 당신은 무엇보다 고객을 위해 존재한다는 것을 기억하십시오. 고객 중심성은 고객 유지율을 향상시키는 데 필수적입니다. 사장님께서 늘 말씀하시듯 고객의 성공은 곧 당신 자신의 성공입니다. 고객에게 성공의 기회를 주십시오.

고객에게 옵션 제공

원본 인보이스에 올바른 결제 정보가 모두 포함되어 있는지 확인하십시오. 사전에 템플릿이 있는 것처럼 보일 수도 있지만 확실하다고 나쁠 것은 없습니다. 그렇다면 고객이 제공한 결제 방법에 문제가 있는 것일 수 있습니다. 융통성이 있으십시오. 대안을 제공합니다. 그들에게 지불할 수 있는 모든 기회를 주십시오.

• “저는 지난 주에 계정을 정리하고 있는데 미납금이 있는 것으로 나타났습니다. [ 방법 ]에 문제가 있는 경우 [ 대안 ]을 제안할 수 있습니까?

요즘은 이메일이 스팸으로 분류되기 쉽습니다. 그것은 당신의 큰 돈 송장에 대한 나쁜 소식입니다. Gmail CRM과 같은 소프트웨어를 구현하면 모든 이메일 프로세스를 파악하는 데 도움이 됩니다. 처음부터 인보이스를 볼 수 있는 몇 가지 요소가 있습니다. 결제가 이루어졌거나 놓쳤을 때 사용자에게 알리기 위한 회계 시스템과의 통합, 이메일을 개인화하는 데 도움이 되는 메일 병합 기능, 이메일이 결제되었을 때 사용자에게 알려주는 이메일 추적 열었습니다.

예의 바르되 직접적으로

매너가 (여자)사람을 만든다. 적어도 그것이 그들이 학교에서 나에게 가르쳐 준 것입니다. 비즈니스에서 이것은 반드시 부탁과 감사를 말하는 것이 아니라 공정성을 유지하고 자신의 의견을 자제하고 사실만 진술하는 것을 의미합니다. 게다가 가짜 친절은 아무에게도 도움이 되지 않습니다. 무례한 것은 단지… 무례한 것입니다.

결제를 다시 요청할 때 방을 읽는 것이 중요합니다. 고객이 지불하지 않을 이유가 있는지 자문해 보십시오. 그들이 당신의 사업에 화를 낼 수 있습니까? 그들은 나쁜 서비스의 희생양이 되었습니까? 제품이 불량일 가능성이 있습니까? 대답이 예인 경우 NetHunt 블로그에서 화난 고객과 협력하는 방법을 확인하십시오!

시간을 맞춰

이메일을 보낼 때 타이밍이 가장 중요합니다. 이메일을 보내기에 가장 좋은 날은 화요일 , 수요일, 목요일입니다. 한편, 사람들이 이메일을 보내는 가장 일반적인 시간은 오전 5시에서 오전 6시 사이입니다. 왜냐하면 사람들이 필연적으로 전화를 확인하는 더미의 꼭대기 근처일 것이기 때문입니다. 마지막 으로 임의의 시간이 반올림된 시간보다 낫다고 하므로 점에서 오전 5시보다 오전 5시 16분에 보내는 것이 좋습니다.

그들은 누구인가? 모르겠어요.

이메일을 보낼 완벽한 시간을 기다리는 것이 귀찮다면 Gmail의 일정 보내기 기능을 활용하십시오. 불편한 시간에 이메일을 보내고 받는 사람이 편한 시간에 열어볼 수 있습니다. 그것은 간단합니다.

1. 지메일을 엽니다.
2. 작성을 클릭합니다. 수신자와 텍스트를 입력합니다. 작성을 볼 수 있습니다. 대신에.
3. 하단의 보내기 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 보내기를 예약합니다.
4. 메시지를 보낼 날짜와 시간을 선택하거나 지정합니다.

여기에서 보내기 예약 및 기타 Gmail 생산성 해킹에 대해 자세히 알아보세요!

지불 추적 이메일을 구성하는 방법

수신자가 정보를 올바르게 수신할 수 있도록 이메일을 올바르게 구성해야 합니다. 콜드 이메일과 마찬가지로 제목, 인사말, 본문, 서명 및 서명이 필요합니다.

제목 줄

제목은 명확 하고 간결 해야 하며 10단어를 넘지 않아야 합니다. 인보이스 참조 번호 나 주문 번호 가 있는 경우 받는 사람이 이메일 내용을 정확히 이해할 수 있도록 해당 번호도 함께 입력하는 것이 가장 좋습니다. 지불이 너무 연체된 경우 시작 부분에 긴급 을 넣어 귀하가 비즈니스를 의미한다는 것을 증명하는 것이 좋습니다.

이 기사를 확인하십시오 이메일을 열 수 있도록 제목 줄을 작성하는 방법을 배우십시오.

본체

인사말은 너무 형식적이거나 엄격하지 않아야 합니다. 친절한 "Hello"로 충분합니다. 받는 사람과 이름을 같이 사용하는 경우 "친애하는 [ 고객 ]"도 작동합니다. 반면에 "To Whom It May Concern"은 헨리 8세처럼 들리게 하므로 사용하지 마십시오. 우리는 돈을 되찾기 위해 노력하지만 고객과의 관계를 유지하기 위해 노력하고 있음을 기억하십시오.

본체는 길지 않아야 하며, 흔들리거나 산만하지 않아야 합니다. 메시지가 손실되지 않도록 이메일을 50~100단어로 유지하십시오. 아래에 제공된 템플릿에서 제가 의미하는 바를 알 수 있습니다. 일반적으로 참조 하는 원본 인보이스를 항상 첨부하고 가능한 지불 대안을 나열 하고 사용자 정의에 대한 또 다른 감사를 표시해야 합니다.

사인오프

전문 이메일 주소에서 추적 이메일을 보내는 것 외에도 고객은 누가 돈을 요구하는지 정확히 알아야 합니다. 정기적인 인사 "최고, [ 이름 ]" 후에 이메일 서명을 포함해야 합니다.

이메일 서명을 만드는 방법: 13가지 팁과 예

이메일 서명은 고객에게 주는 첫인상입니다. 팁과 템플릿을 사용하여 이메일을 최대한 활용하세요.

NetHunt 블로그 | 영업, 마케팅 및 CRM Liza Nych

지불 알림 이메일 템플릿

우리는 좋은데 당신은 우리가 이렇게 좋은 줄 몰랐습니다.

추적 타임라인의 서로 다른 지점에 대해 세 가지 템플릿을 만들었습니다. 첫 번째는 인보이스 마감일 하루 전에 보내야 한다는 부드러운 알림입니다. 두 번째는 인보이스가 영업일 기준 2~5일 '조기 늦은' 경우입니다. 최종 템플릿은 청구서가 영업일 기준 5일 이상 '지연'인 경우를 위한 것입니다.

귀하의 상황에 맞는 세부 정보로 대괄호로 묶인 정보를 입력하십시오.

대부 Don Corleone은 "총을 놓고 카놀리를 가져라"라는 유명한 말을 했습니다.

잔인하려면 친절해야 합니다.