Как написать письмо с напоминанием клиенту об оплате

Говорят, что лучшие вещи в жизни приходят бесплатно, но это не так. Ваш продукт не бесплатен... хотя и стоит очень разумно.

Почему же тогда ваш клиент не заплатил вовремя ?

Правда в том, что люди просто не любят расставаться со своими деньгами. Спросите моего приятеля Гарри, который не заходил в паб с 2012 года. Но вместо того, чтобы оставить голову лошади в стиле Крестного отца в сломанной постели Гарри, есть определенные способы подойти к слишком знакомой ситуации.

Только что связавшись с клиентом после предложения, NetHunt здесь, чтобы решить эти мелкие задачи; те, которые заставляют нас съеживаться, потому что мы чувствуем себя занозой в заднице; те, что, если мы ошибемся, мы можем потерять лицо.

В этой статье описываются инструменты и шаблоны, которые нам нужны, чтобы запросить у клиента оплату, когда их крайний срок истек. Он разделен на четыре секции.

Вот как напомнить клиенту заплатить вам после того, как истек срок выставления счета .

Автоматизируйте напоминания о платежах клиентов с помощью NetHunt CRM

Workflows от NetHunt CRM — это автоматический конструктор рабочих процессов. Это помогает вашим командам по продажам, маркетингу и поддержке автоматизировать эти рутинные задачи. Автоматически напоминайте своим клиентам об оплате счета; напомните своим торговым представителям, чтобы они спрашивали, сложного кодирования не требуется.

Все, что вам нужно, это подписка на NetHunt CRM, хорошее знание рабочих процессов вашего бизнеса и клиент, которому нужно напомнить об оплате неоплаченного счета!

Это выглядит сложно, но это не так. Моему крошечному копирайтеру понадобилось всего полчаса, чтобы созреть. Наш рабочий процесс начинается, когда торговый представитель завершает сделку, и он переводит эту сделку на этап « Ожидание платежа » в нашей воронке продаж. Оттуда наш рабочий процесс разделяется на три ветви: « Платеж получен », «Ожидание платежа » и « Платеж пропущен ».

Когда мы ждем нашего платежа, мы отправляем клиенту напоминание за семь дней до его оплаты. В то же время соответствующему представителю напоминают, что этот клиент должен заплатить. То же самое происходит снова с опозданием на три дня - теперь мы знаем, что наш клиент точно знает , что ему нужно платить. В день оплаты мы напоминаем нашему клиенту, что его оплата должна быть произведена.

На следующий день после наступления срока платежа мы напоминаем нашему торговому представителю с помощью функции «Задачи» о том, что ему необходимо отследить этот платеж. Теперь это в их руках.

6 правил электронных писем с погоней за платежами

Следующие шесть обязательных и обязательных действий для вашего электронного письма с целью оплаты необходимы для своевременной защиты вашего платежа, а также для поддержания позитивных и прочных отношений между брендом и клиентом.

Убедитесь, что клиент действительно получил счет

Это может показаться очевидным, но вы будете выглядеть таким болваном, если вы никогда не отправляли счет или если он застрял в папке «Исходящие». Убедитесь, что с вашей стороны все в порядке, прежде чем обращаться с запросом к клиенту. Повторное требование платежа, который вы еще не запрашивали, не совсем кричит профессионализм. Если вы ничего не можете найти сами или не уверены, возможно, стоит спросить их, получили ли они счет.

• «Просто пишу, чтобы убедиться, что вы получили счет, который я отправил вам [ день ], потому что я не получил от вас ответа…»
• «Я просто просматриваю нашу систему и не вижу, чтобы мы действительно отправили вам счет на оплату, которая должна была быть произведена [ день ]. Вы можете подтвердить, что получили его?
• « С нашей стороны в системе есть несколько гремлинов. Я просто хочу убедиться, что вы получили наш счет на оплату. Мы отправили его [ дата ]».

Возможно, кто-то другой потребовал оплаты. С CRM-системой, лежащей в основе вашего бизнеса, вам не придется выяснять это трудным и неловким путем. Вся ваша история общения с клиентами — между ними и каждым членом вашего рабочего пространства CRM — записывается и отображается. Все, что требуется, — это быстро проверить, был ли отправлен счет.

Предполагайте лучшее от своих клиентов

Когда клиент забывает заплатить, ваша первая мысль не должна заключаться в том, что он ворует у вас. Вместо этого предположим, что они либо забыли дату платежа, либо перепутали ее. Это также означает, что вы не должны быть у них на хвосте как можно скорее, и на вашей стороне должна быть некоторая гибкость, чтобы помочь клиенту привести свои дела в порядок.

Для несрочных пропущенных платежей вы можете установить 3-дневный льготный период.

Поймите, что клиент может столкнуться с небольшими проблемами с денежными потоками или иметь вполне уважительную причину для опоздания. Вы же не хотите показаться чрезмерно напористым или слишком зацикленным на деньгах. Помните, что вы, прежде всего, для клиента. Клиентоориентированность необходима для повышения уровня удержания клиентов. Как всегда говорит босс, успех наших клиентов — это ваш собственный успех — дайте им шанс добиться успеха.

Предоставьте своему клиенту варианты

Убедитесь, что ваш исходный счет содержит всю правильную платежную информацию. Вероятно, так оно и есть, учитывая, что это предварительно созданный шаблон, но нет ничего плохого в том, чтобы быть уверенным. Если это так, учтите, что у клиента могут возникнуть проблемы с указанным вами способом оплаты. Быть гибким; предоставить альтернативы. Дайте им все шансы, которые вы можете дать им заплатить.

• «Я просто веду счета за последнюю неделю и заметил, что у вас есть задолженность по платежу. Если у вас возникли проблемы с [ методом ], могу ли я предложить [ альтернативный вариант ]?

В наши дни ваша электронная почта легко может попасть в спам. Это плохие новости для вашего счета на большие деньги. Вы можете внедрить программное обеспечение, такое как Gmail CRM, которое поможет вам контролировать все процессы электронной почты. В первую очередь есть несколько способов, чтобы ваш счет был виден: интеграция с системами учета для уведомления пользователей о том, что платеж был совершен или пропущен, функции слияния почты помогают персонализировать электронные письма и отслеживание электронной почты для информирования пользователей о том, что электронное письмо было отправлено. открыт.

Будьте вежливы, но прямолинейны

Манеры делают человека человеком. По крайней мере, так меня учили в школе. В бизнесе это не обязательно означает говорить «пожалуйста» и «спасибо», а скорее оставаться беспристрастным, держать при себе любые мнения и констатировать только факты. Вдобавок ко всему, фальшивое дружелюбие на самом деле никому не приносит пользы; быть грубым просто… грубо.

Важно читать комнату, когда вы повторно просите платеж. Спросите себя, есть ли у клиента причины не платить; могут ли они злиться на ваш бизнес? Они стали жертвой какого-то плохого сервиса? Возможно, продукт неисправен? Если да, ознакомьтесь с разделом «Как работать с расстроенными клиентами» в блоге NetHunt!

Время это правильно

Время — это все, когда вы отправляете электронное письмо. Лучший день для отправки электронного письма — вторник , затем среда, а затем четверг. Между тем, чаще всего люди отправляют электронные письма между 5 и 6 утра, потому что они будут где-то в верхней части кучи, когда они неизбежно перевернутся и проверят свой телефон. Наконец, говорят , что случайное время лучше, чем округленное, поэтому лучше отправить в 5:16, чем в 5:00 ровно.

Кто они ? Я не знаю.

Если вы не хотите сидеть сложа руки, ожидая идеального времени для отправки электронной почты, воспользуйтесь функцией отправки по расписанию в Gmail. Вы можете отправить электронное письмо в неудобное время и открыть его в удобное для получателя время. Это просто.

1. Откройте Gmail.
2. Нажмите «Создать». и введите получателя и текст. Вы можете увидеть Compose. вместо.
3. Внизу рядом с Отправить щелкните стрелку вниз. Расписание отправки.
4. Выберите или укажите дату и время отправки сообщения.

Узнайте больше о Schedule Send и других лайфхаках Gmail для повышения производительности здесь!

Как структурировать письмо с погоней за платежами

Ваша электронная почта должна быть правильно структурирована, чтобы ваш получатель правильно получил информацию. Как и в случае с холодным электронным письмом, вам нужна строка темы, приветствие, основной текст, расписка и подпись.

Тема письма

Ваша тема должна быть четкой , лаконичной и содержать не более 10 слов. Если у вас есть ссылочный номер счета -фактуры или номер заказа , лучше также указать его, чтобы получатель точно понял, о чем ваше письмо. Если платеж очень просрочен, рекомендуется поставить СРОЧНО в начале, чтобы доказать, что вы настроены серьезно.

Прочтите эту статью и узнайте, как написать строку темы, которая откроет ваши электронные письма.

Основной корпус

Ваше приветствие не должно быть ни слишком формальным, ни строгим. Дружелюбного «Привет» будет достаточно. Если вы общаетесь с получателем по имени, то также работает фраза «Уважаемый, [ клиент ]». С другой стороны, «To Whom It May Concern» звучит как Генрих VIII, не используйте его. Помните, мы пытаемся вернуть наши деньги, но мы также пытаемся сохранить наши отношения с клиентом.

Основная часть не должна быть длинной, она не должна болтаться и не должна отвлекаться. Старайтесь, чтобы ваша электронная почта содержала от 50 до 100 слов, чтобы ваше сообщение не потерялось. Вы увидите, что я имею в виду в шаблонах, которые я предоставил ниже. Как правило, вы всегда должны прикладывать оригинал счета , на который вы ссылаетесь, перечислять возможные варианты оплаты и еще одно спасибо за их нестандартность .

Подписать

Помимо отправки электронного письма с профессиональным адресом электронной почты, ваш клиент заслуживает того, чтобы точно знать, кто просит денег. После регулярных любезностей «Всего наилучшего, [ Имя ]» вы должны добавить свою электронную подпись.

Как создать электронную подпись: 13 советов и примеров

Электронная подпись — это первое впечатление, которое вы производите на клиентов. Получите максимальную отдачу от своих электронных писем с помощью наших советов и шаблонов.

Блог NetHunt | Продажи, маркетинг и CRM Лиза Ных

Шаблоны электронных писем с напоминанием об оплате

Мы хороши, но вы не представляли, что мы настолько хороши.

Мы собрали три шаблона для разных моментов на временной шкале погони. Первый — это мягкое напоминание, которое должно быть отправлено за день до выставления счета. Второй — когда счет-фактура «ранний-поздний» на два-пять рабочих дней. Окончательный шаблон предназначен для случаев, когда счет-фактура опаздывает на пять или более рабочих дней.

Просто заполните информацию, выделенную полужирным шрифтом в квадратных скобках, подробностями, относящимися к вашей ситуации.

Как известно, Крестный отец Дон Корлеоне сказал: «Оставь ружье, возьми канноли» .

Вы должны быть добрым, чтобы быть жестоким.