如何写一封提醒邮件给客户付款

他们说生活中最好的东西是免费的，但事实并非如此。 你的产品不是免费的……虽然它的价格非常合理。

那么，为什么您的客户未能按时付款？

事实是，人们根本不喜欢与他们的钱分开。 问问我的伙伴哈利，他自 2012 年以来就没有在酒吧里打过球了。但除了把教父式的马头留在破哈利的床上，还有一些方法可以处理一个非常熟悉的情况。

刚刚在报价后跟进客户，NetHunt 在这里解决那些琐碎的小工作； 那些让我们畏缩的人，因为感觉就像我们在屁股上一样痛苦； 如果我们弄错了，我们可能会丢掉很多面子。

本文概述了我们在客户的截止日期过后要求客户付款所需的工具和模板。 它分为四个部分。

这是如何提醒客户在他们的发票截止日期过去后向您付款。

使用 NetHunt CRM 自动提醒客户付款

NetHunt CRM 的工作流是一个自动工作流构建器。 它可以帮助您的销售、营销和支持团队将这些基本工作自动化。 自动提醒您的客户支付发票； 提醒您的销售代表询问，不需要复杂的编码。

您所需要的只是 NetHunt CRM 订阅、对业务工作流程的深入了解以及需要提醒支付未结发票的客户！

看起来很复杂，其实不然。 我的小文案只花了半个小时的时间就振作起来。 我们的工作流程从销售代表完成交易开始，他们将该交易移至我们管道的等待付款阶段。 从那里开始，我们的工作流程分为三个分支：已收到付款、等待付款和未付款。

当我们等待付款时，我们会在到期前 7 天向客户发送提醒。 同时提醒相关代表该客户需要付款。 同样的情况在三天后再次发生 - 现在我们知道我们的客户肯定知道他们需要付款。 在付款当天，我们会提醒客户他们的付款到期。

付款到期后的第二天，我们会通过任务功能提醒我们的销售代表，他们需要跟进该付款。 现在就在他们手中。

追款电子邮件的 6 条规则

对于您的付款追踪电子邮件，以下六个必备品和必备品对于及时确保您的付款至关重要，同时确保您保持积极的、经得起考验的品牌-客户关系。

检查客户是否确实收到了发票

这似乎很明显，但是如果您从未真正发送过发票，或者如果它卡在您的发件箱中，您就会看起来像个傻瓜。 在向客户提出查询之前，请确保您的所有内容都正确无误。 重新要求您尚未要求的付款并不能完全尖叫 专业性。 如果您自己找不到任何东西 - 或者如果您不确定 - 可能值得询问他们是否收到发票。

• “只是写信以确保您收到我在 [日] 寄给您的发票，因为我还没有收到您的回复……”
• “我只是在查看我们的系统，我看不到我们实际上向您发送了 [ day ] 到期的付款发票。 你能确认你收到了吗？
• “我们这边的系统中有一些小精灵。 我只是想检查一下您是否收到了我们的付款发票。 我们在 [日期] 发送了它。”

可能是其他人要求付款的情况。 将 CRM 系统作为您业务的核心，您可以避免以艰难、尴尬的方式发现这一点。 您的所有客户通信历史 - 他们与您的 CRM 工作区的每个成员之间 - 都被记录并显示出来。 只需快速检查发票是否已发送。

假设您的客户是最好的

当客户忘记付款时，您的第一个想法不应该是他们从您那里偷东西。 相反，假设他们要么忘记了付款日期，要么把它弄糊涂了。 这也意味着您不应该尽快追随他们，并且您应该有一些灵活性来帮助客户处理他们的事务。

对于非紧急未付款项，您可以实施 3 个工作日的宽限期。

了解客户可能面临一些轻微的现金流问题，或者有完全正当的理由迟到。 你不想显得过于咄咄逼人，或过于受钱驱动。 请记住，您首先是为客户服务的。 以客户为中心对于提高客户保留率至关重要。 正如老板常说的，我们客户的成功就是你自己的成功——给他们一个成功的机会。

为您的客户提供选择

确保您的原始发票包含所有正确的付款信息。 它可能确实如此，看起来好像它是预先模板化的，但确定它并没有什么坏处。 如果是这样，请考虑客户可能在使用您提供的付款方式时遇到问题。 变通; 提供替代方案。 给他们一切你可以给他们付款的机会。

• “我刚刚在做我上周的账目，我注意到你有一笔未付的款项。 如果您在使用 [方法] 时遇到问题，我可以建议 [替代] 吗？

如今，您的电子邮件很容易被发送到垃圾邮件中。 这对你的大额发票来说是个坏消息。 您可以实施软件，例如 Gmail CRM，帮助您掌握所有电子邮件流程。 有很多东西可以让您的发票一开始就被看到：与会计系统集成以在付款或未付款时通知用户，邮件合并功能有助于个性化电子邮件，以及电子邮件跟踪以在电子邮件已发送时通知用户打开。

礼貌，但直接

礼仪使（我）人。 至少，这是他们在学校教给我的。 在商业上，这并不一定意味着说请和谢谢，而是保持公正，对自己持有任何意见，只陈述事实。 最重要的是，虚假的友善并没有真正使任何人受益。 粗鲁就是……粗鲁。

当您重新要求付款时，阅读房间很重要。 问问自己客户是否有理由不付款； 他们会对你的生意生气吗？ 他们是否成为某些糟糕服务的受害者？ 产品可能有问题吗？ 如果答案是肯定的，请查看如何在 NetHunt 博客上与心烦意乱的客户合作！

时间对了

发送电子邮件时，时间就是一切。 发送电子邮件的最佳日期是星期二，然后是星期三，然后是星期四。 与此同时，人们发送电子邮件最常见的时间是早上 5 点到早上 6 点之间，因为当他们不可避免地翻身查看手机时，这将是最重要的时间。 最后，他们说随机时间比四舍五入的时间好，所以最好在早上 5:16 发送而不是在早上 5 点发送。

他们是谁？ 我不知道。

如果您懒得坐在那里等待发送电子邮件的最佳时机，请利用 Gmail 的计划发送功能。 您可以在不方便的时间发送电子邮件，并在方便的时间为收件人打开它。 这很简单。

1. 打开 Gmail。
2. 单击撰写。 并输入收件人和文本。 您可能会看到撰写。 反而。
3. 在底部的发送旁边，点击向下箭头。 安排发送。
4. 选择或指定发送消息的日期和时间。

在此处了解有关计划发送和其他 Gmail 生产力技巧的更多信息！

如何构建付款追踪电子邮件

您的电子邮件需要结构正确，以确保您的收件人正确接收信息。 就像一封冷电子邮件一样，您需要主题行、问候语、正文、签字和签名。

主题行

您的主题行应该清晰、简洁，并且不超过 10 个字。 如果您有发票参考号或订单号，最好也将其粘贴在其中，以确保收件人准确了解您的电子邮件内容。 如果付款非常逾期，最好在开头加上紧急，以证明您是认真的。

看看这篇文章 并学习如何编写一个主题行来打开您的电子邮件。

主体

你的问候不应该太正式，也不能太严格。 一个友好的“你好”就足够了。 如果您与您的收件人有名字的话，“亲爱的，[客户]”也可以。 另一方面，“To Whom It May Concern”让你听起来像亨利八世，不要使用它。 请记住，我们正在努力收回我们的钱，但我们也在努力维持与客户的关系。

主体不宜过长，不宜胡思乱想，也不宜分心。 尽量将您的电子邮件保持在 50 到 100 个字之间，以免您的信息丢失。 您将在下面提供的模板中看到我的意思。 通常，您应始终附上您所引用的原始发票，列出可能的付款方式，并再次感谢您的定制。

签到

除了从专业的电子邮件地址发送追查电子邮件之外，您的客户还应该确切地知道谁在要钱。 在定期寒暄“祝你好运，[姓名]”之后，您应该附上您的电子邮件签名。

如何创建电子邮件签名：13 个提示和示例

电子邮件签名是您给客户的第一印象。 使用我们的提示和模板充分利用您的电子邮件。

NetHunt 博客 | 销售、营销和 CRM Liza Nych

付款提醒电子邮件模板

我们很好，但你没有意识到我们这么好。

我们为追赶时间线上的不同点整理了三个模板。 第一个是温和的提醒，在发票到期前一天发送。 第二个是当发票“早晚”两到五个工作日时。 最终模板适用于发票“迟到”五个或更多工作日的情况。

只需根据您的具体情况填写粗体、括号内的信息。

正如教父唐·柯里昂（Don Corleone）所说的那样，“放下枪，拿走奶油卷” 。

你必须善良才能残忍。