Como escrever um e-mail de lembrete para o cliente para pagamento

Dizem que as melhores coisas da vida vêm de graça, mas isso não é verdade. Seu produto não é grátis... embora tenha um preço muito razoável.

Por que, então, seu cliente não pagou em dia ?

A verdade é que as pessoas simplesmente não gostam de se desfazer de seu dinheiro. Pergunte ao meu amigo Harry, que não tem sua ronda no pub desde 2012. Mas longe de deixar uma cabeça de cavalo no estilo do Poderoso Chefão na cama de Harry quebrado, há certas maneiras de abordar uma situação muito familiar.

Recém-saído do acompanhamento de um cliente após uma cotação, a NetHunt está aqui para resolver esses pequenos trabalhos mesquinhos; aqueles que nos fazem encolher porque parece que estamos sendo um pé no saco; aqueles que se errarmos, podemos perder muita face.

Este artigo descreve as ferramentas e modelos de que precisamos para solicitar um pagamento a um cliente quando o prazo expirar. Está dividido em quatro seções.

Esta é a forma de lembrar um cliente de pagar a você após o vencimento do prazo da fatura .

Automatize lembretes de pagamento de clientes com o NetHunt CRM

Fluxos de trabalho do NetHunt CRM é um construtor de fluxo de trabalho automático. Ele ajuda suas equipes de vendas, marketing e suporte a automatizar esses trabalhos básicos. Lembre automaticamente seus clientes de pagarem suas faturas; lembre seus representantes de vendas de perguntar, não há necessidade de codificação complicada.

Tudo o que você precisa é uma assinatura do NetHunt CRM, um bom conhecimento dos fluxos de trabalho de sua empresa e um cliente que precisa ser lembrado de pagar sua fatura pendente!

Parece complicado, mas não é. Minha pequena mente redatora levou apenas meia hora para preparar. Nosso fluxo de trabalho começa quando um representante de vendas conclui um negócio e move esse negócio para o estágio Aguardando pagamento em nosso pipeline. A partir daí, nosso fluxo de trabalho se divide em três ramificações: Pagamento recebido , Aguardando pagamento e Pagamento perdido .

Quando estamos aguardando nosso pagamento, enviamos um lembrete ao cliente sete dias antes do vencimento. Ao mesmo tempo, o representante relevante é lembrado de que esse cliente precisa pagar. O mesmo acontece novamente com três dias de atraso - agora sabemos que nosso cliente definitivamente sabe que precisa pagar. No dia do pagamento, lembramos ao nosso cliente que o seu pagamento é devido.

Um dia após o vencimento do pagamento, lembramos ao nosso representante de vendas por meio do recurso Tarefas que eles precisam acompanhar esse pagamento. Está nas mãos deles agora.

As 6 regras de e-mails de busca de pagamentos

Os seis itens obrigatórios e obrigatórios a seguir para o seu e-mail de busca de pagamentos são essenciais para garantir seu pagamento em tempo hábil, garantindo ao mesmo tempo que você mantenha um relacionamento positivo e duradouro entre a marca e o cliente.

Verifique se o cliente realmente recebeu a fatura

Pode parecer óbvio, mas você parecerá um idiota se nunca tiver enviado a fatura ou se ela estiver presa na caixa de saída. Certifique-se de que tudo está correto antes de levar sua consulta a um cliente. Pedir novamente um pagamento que você ainda não pediu não é exatamente um grito profissionalismo. Se você não conseguir encontrar nada sozinho - ou se não tiver certeza - pode valer a pena perguntar se eles receberam a fatura.

• “Apenas escrevendo para ter certeza de que você recebeu a fatura que enviei em [ dia ], porque não tive retorno de você…”
• “Estou apenas olhando para o nosso sistema e não consigo ver se realmente enviamos uma fatura para o pagamento que estava vencido em [ dia ]. Pode confirmar que recebeu?
• “ Temos alguns gremlins no sistema do nosso lado. Só quero verificar se você recebeu nossa fatura para pagamento. Enviamos em [ data ]."

Pode ser o caso de outra pessoa pedir o pagamento. Com um sistema de CRM no centro do seu negócio, você evitaria descobrir isso da maneira difícil e complicada. Todo o histórico de comunicação do seu cliente - entre eles e todos os membros do seu espaço de trabalho de CRM - é registrado e exibido. Basta uma verificação rápida para ver se uma fatura foi enviada.

Assuma o melhor dos seus clientes

Quando um cliente se esquece de pagar, seu primeiro pensamento não deve ser que ele está roubando de você. Em vez disso, suponha que eles esqueceram a data de pagamento ou a confundiram. Isso também significa que você não deve estar atrás deles o mais rápido possível, e deve haver alguma flexibilidade do seu lado para ajudar um cliente a colocar seus negócios em ordem.

Para pagamentos perdidos não urgentes, você pode implementar um período de carência de 3 dias úteis.

Entenda que um cliente pode estar enfrentando alguns problemas menores de fluxo de caixa ou ter um motivo totalmente válido para se atrasar. Você não quer parecer excessivamente insistente, ou muito movido pelo dinheiro. Lembre-se que você está, acima de tudo, lá para o cliente. O foco no cliente é essencial para melhorar as taxas de retenção de clientes. Como o chefe sempre diz, o sucesso do nosso cliente é o seu próprio sucesso - dê a eles a chance de ter sucesso.

Dê opções ao seu cliente

Certifique-se de que sua fatura original contém todas as informações de pagamento corretas. Provavelmente sim, visto que é pré-modelado, mas não há mal nenhum em ter certeza. Se isso acontecer, considere que um cliente pode estar tendo problemas com a forma de pagamento que você forneceu. Seja flexível; fornecer alternativas. Dê-lhes todas as chances que você pode dar-lhes para pagar.

• “Estou fazendo minhas contas da última semana e notei que você tem um pagamento pendente. Se você está tendo problemas com [ método ], posso sugerir [ alternativa ]?

É fácil para o seu e-mail ser enviado para spam nos dias de hoje. Isso é uma má notícia para sua fatura de dinheiro. Você pode implementar um software, como o Gmail CRM, que ajuda você a se manter atualizado sobre todos os seus processos de e-mail. Há um monte de bits para ver sua fatura em primeiro lugar: integrações com sistemas de contabilidade para notificar os usuários quando um pagamento foi feito ou perdido, recursos de mala direta ajudam a personalizar e-mails e rastreamento de e-mail para informar os usuários quando um e-mail foi aberto.

Seja educado, mas direto

Boas maneiras fazem (mulher) homem. Pelo menos foi isso que me ensinaram na escola. Nos negócios, isso não significa necessariamente dizer por favor e obrigado, mas sim permanecer imparcial, mantendo todas as opiniões que você tem para si mesmo e apenas declarando fatos. Além disso, a amizade falsa não beneficia ninguém; ser rude é apenas... rude.

É importante ler a sala quando você estiver solicitando um pagamento novamente. Pergunte a si mesmo se um cliente tem algum motivo para não pagar; eles poderiam estar zangados com o seu negócio? Eles foram vítimas de algum serviço ruim? O produto pode estar com defeito? Se a resposta for sim, confira Como trabalhar com clientes chateados no blog do NetHunt!

Tempo certo

O tempo é tudo quando você está enviando um e-mail. O melhor dia para enviar um e-mail é terça -feira, quarta-feira e quinta-feira. Enquanto isso, a hora mais comum do dia para as pessoas enviarem um e-mail é entre 5h e 6h, porque estará em algum lugar perto do topo da pilha quando inevitavelmente rolarem e verificarão o telefone. Finalmente, eles dizem que um horário aleatório é melhor do que um arredondado, então é melhor enviar às 5h16 do que às 5h em ponto.

Quem são eles ? Não sei.

Se você não pode se dar ao trabalho de ficar sentado esperando o momento perfeito para enviar um e-mail, aproveite o recurso de envio agendado do Gmail. Você pode enviar um e-mail em um momento inconveniente e abri-lo em um momento conveniente para o destinatário. É fácil.

1. Abra o Gmail.
2. Clique em Compor. e insira um destinatário e um texto. Você pode ver Compor. em vez de.
3. Na parte inferior, ao lado de Enviar, clique na seta para baixo. Agendar envio.
4. Selecione ou especifique uma data e hora para enviar a mensagem.

Saiba mais sobre Agendar envio e outros hacks de produtividade do Gmail aqui!

Como estruturar um e-mail de busca de pagamento

Seu e-mail precisa ser estruturado corretamente para garantir que seu destinatário receba as informações corretamente. Assim como um e-mail frio, você precisa de uma linha de assunto, uma saudação, um corpo principal, uma assinatura e uma assinatura.

A linha de assunto

Sua linha de assunto deve ser clara , concisa e não ter mais de 10 palavras. Se você tiver um número de referência de fatura ou um número de pedido , é melhor inserir isso também para garantir que o destinatário entenda exatamente do que se trata o seu e-mail. Se um pagamento estiver muito atrasado, é uma boa ideia colocar URGENTE no início para provar que você está falando sério.

Confira este artigo e aprenda a escrever uma linha de assunto que fará com que seus e-mails sejam abertos.

O corpo principal

Sua saudação não deve ser muito formal, nem rígida. Um amigável “Olá” será suficiente. Se você estiver em termos de primeiro nome com o destinatário, um "Prezado, [ cliente ]" também funciona. Por outro lado, “To Whom It May Concern” faz você soar como Henrique VIII, não use. Lembre-se, estamos tentando recuperar nosso dinheiro, mas também estamos tentando manter nosso relacionamento com o cliente.

O corpo principal não deve ser longo, não deve waffle, nem deve se distrair. Tente manter seu e-mail entre 50 e 100 palavras para que sua mensagem não se perca. Você verá o que quero dizer nos modelos que forneci abaixo. Como regra, você deve sempre anexar a fatura original que você está referenciando, listar possíveis alternativas de pagamento e outro agradecimento por seu costume .

A saída

Além de enviar seu e-mail de busca de um endereço de e-mail profissional, seu cliente merece saber exatamente quem está pedindo dinheiro. Após as gentilezas regulares “Tudo de bom, [ Nome ]” , você deve incluir sua assinatura de e-mail.

Como criar uma assinatura de e-mail: 13 dicas e exemplos

Uma assinatura de e-mail é a primeira impressão que você causa nos clientes. Aproveite ao máximo seus e-mails com nossas dicas e modelos.

Blog NetHunt | Vendas, Marketing e CRM Liza Nych

Modelos de email de lembrete de pagamento

Somos bons, mas você não percebeu que éramos tão bons.

Reunimos três modelos para diferentes pontos na linha do tempo de perseguição. O primeiro é um lembrete gentil, a ser enviado no dia anterior ao vencimento da fatura. A segunda é para quando uma fatura está 'atrasada' em dois a cinco dias úteis. O modelo final é para quando uma fatura está 'atrasada', por cinco ou mais dias úteis.

Basta preencher as informações em negrito e entre colchetes com detalhes específicos da sua situação.

Como o padrinho, Don Corleone, ficou famoso por dizer “deixe a arma, pegue o cannoli” .

Você tem que ser gentil para ser cruel.