Cum să scrieți un e-mail de memento către client pentru plată

Se spune că cele mai bune lucruri din viață vin gratis, dar nu este adevărat. Produsul dvs. nu este gratuit... deși are un preț foarte rezonabil.

Atunci de ce clientul dvs. nu a plătit la timp ?

Adevărul este că oamenilor pur și simplu nu le place să se despartă de banii lor. Întreabă-l pe prietenul meu Harry, care nu s-a mai băgat la cârciumă din 2012. Dar departe de a lăsa un cap de cal asemănător Nașului în patul spart al lui Harry, există anumite modalități de a aborda o situație prea familiară.

Proaspăt după urmărirea unui client după o ofertă de preț, NetHunt este aici pentru a se ocupa de acele slujbe neplăcute; cele care ne fac să ne încremenim pentru că ne simțim de parcă suntem o chinuri în fund; cei pe care dacă ne înțelegem greșit ne putem pierde mult fața.

Acest articol prezintă instrumentele și șabloanele de care avem nevoie pentru a cere plata unui client când termenul limită a expirat. Este împărțit în patru secțiuni.

Acesta este modul în care îi reamintiți unui client să vă plătească după expirarea termenului limită pentru facturare .

Automatizați mementourile de plată ale clienților cu NetHunt CRM

Workflows by NetHunt CRM este un generator automat de flux de lucru. Vă ajută echipele dvs. de vânzări, marketing și asistență să automatizeze acele lucrări esențiale. Amintiți-le automat clienților să-și plătească factura; reamintiți-vă reprezentanților de vânzări să întrebe, nu este necesară codificarea complicată.

Tot ce aveți nevoie este un abonament NetHunt CRM, o bună cunoaștere a fluxurilor de lucru ale afacerii dvs. și un client care are nevoie de reamintire pentru a plăti factura restante!

Pare complicat, dar nu este. Mi-a luat doar o jumătate de oră minții mele micuțe de redactor pentru a crea. Fluxul nostru de lucru începe atunci când un reprezentant de vânzări a încheiat o tranzacție și trece acea tranzacție în etapa de așteptare a plății din conducta noastră. De acolo, fluxul nostru de lucru se împarte în trei ramuri: Plată primită , În așteptarea plății și Plată ratată .

Când așteptăm plata noastră, trimitem un memento clientului cu șapte zile înainte de scadență. În același timp, reprezentantului relevant i se reamintește că acest client trebuie să plătească. Același lucru se întâmplă din nou cu trei zile întârziere - acum știm că clientul nostru știe cu siguranță că trebuie să plătească. În ziua plății, reamintim clientului nostru că plata este scadentă.

La o zi după scadența plății, reamintim reprezentantului nostru de vânzări prin intermediul funcției Sarcini că trebuie să urmărească acea plată. Acum este în mâinile lor.

Cele 6 reguli ale e-mailurilor de urmărire a plăților

Următoarele șase lucruri obligatorii și obligatorii pentru e-mailul dvs. de urmărire a plăților sunt esențiale pentru a vă asigura plata în timp util, asigurându-vă în același timp că mențineți o relație pozitivă și rezistentă marcă-client.

Verificați dacă clientul a primit efectiv factura

Poate părea evident, dar vei arăta ca un astfel de prost dacă nu ai trimis niciodată factura sau dacă a rămas blocată în căsuța de ieșire. Asigurați-vă că totul este corect înainte de a trimite întrebarea unui client. Solicitarea din nou pentru o plată pe care nu ați cerut-o deja nu țipă profesionalism. Dacă nu găsești nimic singur - sau dacă nu ești sigur - ar putea merita să-i întrebi dacă au primit factura.

• „Scriu doar pentru a mă asigura că ai primit factura pe care ți-am trimis-o în [ ziua ], pentru că nu am primit răspunsuri de la tine…”
• „Mă uit doar la sistemul nostru și nu văd că ți-am trimis de fapt o factură pentru plata care trebuia datorată în [ zi ]. Poți confirma că l-ai primit?
• „ Avem câțiva gremlins în sistem din partea noastră. Vreau doar să verific dacă ați primit factura noastră pentru plată. L-am trimis pe [ data ]."

Ar putea fi cazul ca altcineva să ceară plata. Având un sistem CRM în centrul afacerii tale, ai evita să descoperi asta pe calea dificilă și incomodă. Întregul istoric al comunicării cu clienții - între aceștia și fiecare membru al spațiului de lucru CRM - este înregistrat și scos la suprafață. Este nevoie doar de o verificare rapidă pentru a vedea dacă a fost trimisă o factură.

Asumați ce este mai bun de la clienții dvs

Când un client uită să plătească, primul tău gând nu ar trebui să fie că te fură. În schimb, presupuneți că fie au uitat data plății, fie au confundat-o. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că nu ar trebui să fii pe coada lor cât mai curând posibil și ar trebui să existe o oarecare flexibilitate din partea ta pentru a ajuta un client să-și facă ordine în afaceri.

Pentru plăți neurgente ratate, puteți implementa o perioadă de grație de 3 zile lucrătoare.

Înțelegeți că un client s-ar putea confrunta cu unele probleme minore legate de fluxul de numerar sau poate avea un motiv total valabil pentru a întârzia. Nu vrei să pari prea insistent sau prea motivat de bani. Amintiți-vă că sunteți, mai presus de orice, acolo pentru client. Centrarea pe client este esențială pentru îmbunătățirea ratelor de retenție a clienților. După cum spune întotdeauna șeful, succesul clienților noștri este propriul tău succes - dă-le șansa de a reuși.

Oferiți clienților dvs. opțiuni

Asigurați-vă că factura originală conține toate informațiile de plată corecte. Probabil că o face, văzând că este pre-șablon, dar nu este rău să fii sigur. Dacă da, luați în considerare că un client ar putea avea probleme cu metoda de plată pe care ați furnizat-o. Fii flexibil; oferi alternative. Oferă-le toate șansele pe care le poți oferi să plătească.

• „Îmi fac doar conturile pentru ultima săptămână și am observat că aveți o plată restante. Dacă întâmpinați probleme cu [ metoda ], vă pot sugera [ alternativă ]?

Este ușor ca e-mailul tău să fie trimis în spam în zilele noastre. Este o veste proastă pentru factura ta cu bani mari. Puteți implementa software, cum ar fi un CRM Gmail, care vă ajută să vă mențineți la curent cu toate procesele de e-mail. Există o mulțime de elemente pentru a vă vedea factura în primul rând: integrări cu sistemele de contabilitate pentru a notifica utilizatorii când a fost efectuată sau ratată o plată, funcțiile de îmbinare a corespondenței ajută la personalizarea e-mailurilor și urmărirea e-mailurilor pentru a informa utilizatorii când a fost trimis un e-mail. deschis.

Fii politicos, dar direct

Manierele îl fac pe bărbat. Cel puțin, asta m-au învățat la școală. În afaceri, asta nu înseamnă neapărat să spui te rog și mulțumesc, ci mai degrabă să rămâi imparțial, să păstrezi orice opinii pe care le ai pentru tine și să spui doar fapte. În plus, falsurile de prietenie nu prea avantajează pe nimeni; a fi nepoliticos este doar... nepoliticos.

Este important să citiți camera când cereți din nou o plată. Întrebați-vă dacă un client are vreun motiv să nu plătească; ar putea fi supărați pe afacerea ta? Au căzut victimele unor servicii proaste? Este posibil ca produsul să fie defect? Dacă răspunsul este da, consultați Cum să lucrați cu clienții supărați pe blogul NetHunt!

Timpul corect

Timpul este totul atunci când trimiteți un e-mail. Cea mai bună zi pentru a trimite un e-mail este marți , apoi miercuri, urmată de joi. Între timp, cel mai obișnuit moment al zilei în care oamenii pot trimite un e-mail este între 5 și 6 dimineața, deoarece va fi undeva aproape de vârful grămezii atunci când inevitabil se vor întoarce și își vor verifica telefonul. În cele din urmă, se spune că o oră aleatorie este mai bună decât una rotunjită, așa că este mai bine să trimiți la 5:16 decât la 5 am pe punct.

Cine sunt ei ? Nu știu.

Dacă nu vă deranjează să stați, așteptând momentul perfect pentru a trimite un e-mail, profitați de funcția de trimitere a programului Gmail. Puteți trimite un e-mail într-un moment incomod și îl puteți deschide la un moment convenabil pentru destinatarul dvs. Este ușor.

1. Deschideți Gmail.
2. Faceți clic pe Compune. și introduceți un destinatar și un text. S-ar putea să vedeți Compose. in schimb.
3. În partea de jos, lângă Trimiteți, faceți clic pe săgeata în jos. Programează trimiterea.
4. Selectați sau specificați o dată și o oră pentru a trimite mesajul.

Aflați mai multe despre Schedule Send și alte trucuri de productivitate Gmail, aici!

Cum să structurați un e-mail de urmărire a plăților

E-mailul dvs. trebuie structurat corect pentru a vă asigura că destinatarul primește informațiile corect. La fel ca un e-mail rece, aveți nevoie de un subiect, un salut, un corp principal, un semn off și o semnătură.

Linia de subiect

Subiectul dvs. trebuie să fie clar , concis și să nu depășească 10 cuvinte. Dacă aveți un număr de referință al facturii sau un număr de comandă , cel mai bine este să îl introduceți și acolo pentru a vă asigura că destinatarul înțelege exact despre ce este vorba de e-mailul dvs. Dacă o plată este foarte întârziată, este o idee bună să puneți URGENT la început pentru a demonstra că sunteți serioși.

Consultați acest articol și aflați cum să scrieți un subiect care să vă deschidă e-mailurile.

Corpul principal

Salutul tău nu ar trebui să fie prea formal, nici strict. Un „Bună ziua” prietenos va fi suficient. Dacă sunteți pe nume cu destinatarul dvs., funcționează și un „Dragă, [ client ]”. Pe de altă parte, „To Who It May Concern” te face să pari ca Henric al VIII-lea, nu-l folosi. Amintiți-vă, încercăm să ne recuperăm banii, dar încercăm și să ne menținem relația cu clientul.

Corpul principal nu trebuie să fie lung, să nu se vafle și nici să se distragă. Încercați să vă păstrați e-mailul între 50 și 100 de cuvinte, astfel încât mesajul să nu se piardă. Veți vedea la ce mă refer în șabloanele pe care le-am oferit mai jos. De regulă, ar trebui să atașați întotdeauna factura inițială la care faceți referire, să enumerați posibilele alternative de plată și o altă mulțumire pentru personalizarea lor .

Închiderea

În afară de trimiterea e-mailului dvs. de urmărire de la o adresă de e-mail profesională, clientul dvs. merită să știe exact cine cere bani. După plăcerile obișnuite „Toate cele bune, [ Nume ]” , ar trebui să includeți semnătura de e-mail.

Cum să creați o semnătură de e-mail: 13 sfaturi și exemple

O semnătură de e-mail este prima impresie pe care o faceți clienților. Profitați la maximum de e-mailurile dvs. cu sfaturile și șabloanele noastre.

Blog NetHunt | Vânzări, marketing și CRM Liza Nych

Șabloane de e-mail pentru memento de plată

Suntem buni, dar nu ți-ai dat seama că suntem atât de buni.

Am creat trei șabloane pentru diferite puncte din cronologia urmăririi. Primul este un memento blând, care trebuie trimis cu o zi înainte de scadența unei facturi. Al doilea este pentru atunci când o factură este „devreme-întârziere” cu două până la cinci zile lucrătoare. Șablonul final este pentru atunci când o factură este „întârziată-întârziere”, cu cinci sau mai multe zile lucrătoare.

Doar completați informațiile aldine, între paranteze, cu detalii specifice situației dvs.

Așa cum Nașul, Don Corleone, a spus celebru „lasă arma, ia cannoli” .

Trebuie să fii amabil să fii crud.