كيفية كتابة بريد إلكتروني للتذكير للعميل للدفع

يقولون إن أفضل الأشياء في الحياة تأتي مجانًا ، لكن هذا ليس صحيحًا. منتجك ليس مجانيًا ... على الرغم من أن سعره معقول جدًا .

لماذا إذن ، فشل عميلك في الدفع في الوقت المحدد ؟

الحقيقة هي أن الناس ببساطة لا يحبون التخلي عن أموالهم. اسأل صديقي هاري ، الذي لم يحضر دوره في الحانة منذ عام 2012. ولكن بعيدًا عن ترك رأس حصان الأب الروحي في سرير هاري المكسور ، هناك طرق معينة للتعامل مع موقف مألوف للغاية.

بعد المتابعة مع العميل بعد عرض الأسعار ، NetHunt موجود هنا لمعالجة تلك الوظائف الصغيرة المزعجة ؛ تلك التي تجعلنا نتأرجح لأننا نشعر وكأننا نتألم في المؤخرة ؛ تلك التي إذا فهمناها بشكل خاطئ ، يمكننا أن نفقد الكثير من الوجه.

توضح هذه المقالة الأدوات والقوالب التي نحتاجها لنطلب من العميل الدفع عند انتهاء الموعد النهائي. إنه مقسم إلى أربعة أقسام.

هذه هي طريقة تذكير العميل بالدفع لك بعد انقضاء الموعد النهائي للفاتورة .

أتمتة تذكيرات دفع العميل باستخدام NetHunt CRM

تدفقات العمل بواسطة NetHunt CRM هي أداة إنشاء سير عمل تلقائية. إنها تساعد فرق المبيعات والتسويق والدعم الخاصة بك على أتمتة تلك الوظائف الجوهرية. تذكير عملائك تلقائيًا بدفع فاتورتهم ؛ تذكير مندوبي المبيعات بالسؤال ، ليس هناك حاجة إلى ترميز معقد.

كل ما تحتاجه هو اشتراك NetHunt CRM ، ومعرفة جيدة بسير عمل عملك ، وعميل يحتاج إلى تذكير بدفع فاتورته المستحقة!

يبدو الأمر معقدًا ، لكنه ليس كذلك. لم يستغرق الأمر سوى نصف ساعة من مؤلف الإعلانات الصغير الخاص بي. يبدأ سير العمل لدينا عندما يكمل مندوب المبيعات صفقة ، وينقلون هذه الصفقة إلى مرحلة انتظار الدفع في خط الأنابيب لدينا. من هناك ، ينقسم سير العمل لدينا إلى ثلاثة فروع: تم استلام الدفعة ، وفي انتظار الدفع ، وفقدان السداد.

عندما ننتظر دفعنا ، نرسل تذكيرًا إلى العميل قبل سبعة أيام من استحقاقه. في الوقت نفسه ، يتم تذكير المندوب المعني بأن هذا العميل يحتاج إلى الدفع. يحدث الشيء نفسه مرة أخرى بعد ثلاثة أيام - نعلم الآن أن عميلنا يعرف بالتأكيد أنه يتعين عليه الدفع. في يوم الدفع ، نذكر عميلنا بأن السداد مستحق.

بعد يوم واحد من استحقاق الدفعة ، نذكّر مندوب المبيعات لدينا عبر ميزة "المهام" بأنه يحتاج إلى متابعة هذه الدفعة. إنها بأيديهم الآن.

القواعد الستة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمطاردة الدفع

تعتبر العناصر الستة التالية التي يجب أن تكون ضرورية لبريدك الإلكتروني لمطاردة الدفع ضرورية لتأمين دفعتك في الوقت المناسب ، مع التأكد من الحفاظ على علاقة إيجابية وقوية بين العلامة التجارية والعميل.

تأكد من أن العميل قد استلم الفاتورة بالفعل

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكنك ستبدو مثل هذا الغباء إذا لم ترسل الفاتورة بالفعل ، أو إذا كانت عالقة في صندوق الصادر الخاص بك. تأكد من صحة كل شيء من جانبك قبل أن تأخذ استعلامك إلى أحد العملاء. إعادة طلب دفعة لم تطلبها بالفعل لا تصرخ بالضبط احترافية. إذا لم تتمكن من العثور على أي شيء بنفسك - أو إذا لم تكن متأكدًا - فقد يكون من المفيد أن تسألهم عما إذا كانوا قد استلموا الفاتورة.

• "أكتب فقط للتأكد من استلامك الفاتورة التي أرسلتها إليك في [ اليوم ] ، لأنني لم أتلق ردًا منك ..."
• "أنا فقط أنظر إلى نظامنا ولا أستطيع أن أرى أننا أرسلنا لك بالفعل فاتورة بالمبلغ الذي كان مستحقًا في [ اليوم ]. هل يمكنك تأكيد استلامك لها؟
• " لدينا عدد قليل من gremlins في النظام من جانبنا. أريد فقط التحقق من استلامك فاتورة الدفع. أرسلناه في [ التاريخ ] ".

قد يكون الأمر كذلك أن شخصًا آخر طلب الدفع. مع وجود نظام CRM في قلب عملك ، ستتجنب اكتشاف ذلك بالطريقة الصعبة والمربكة. يتم تسجيل جميع محفوظات اتصالات العملاء - بينهم وبين كل عضو في مساحة عمل CRM الخاصة بك - ويتم عرضها على السطح. كل ما يتطلبه الأمر هو إجراء فحص سريع لمعرفة ما إذا تم إرسال الفاتورة.

افترض الأفضل من عملائك

عندما ينسى العميل الدفع ، لا ينبغي أن تكون فكرتك الأولى أنه يسرق منك. بدلاً من ذلك ، افترض أنهم إما نسوا تاريخ الدفع ، أو أربكوا الأمر. هذا يعني أيضًا أنه لا ينبغي أن تكون على ذيلهم في أقرب وقت ممكن ، ويجب أن يكون هناك بعض المرونة من جانبك لمساعدة العميل في ترتيب شؤونه.

بالنسبة للدفعات الفائتة غير العاجلة ، يمكنك تنفيذ فترة سماح مدتها 3 أيام عمل.

افهم أن العميل قد يواجه بعض مشكلات التدفق النقدي البسيطة أو أن لديه سببًا وجيهًا تمامًا للتأخر. أنت لا تريد أن تبدو انتهازيًا بشكل مفرط أو مدفوعًا بالمال. تذكر أنك فوق كل شيء ، هناك من أجل العميل. التركيز على العملاء ضروري لتحسين معدلات الاحتفاظ بالعملاء. كما يقول المدير دائمًا ، نجاح عملائنا هو نجاحك - امنحهم فرصة للنجاح.

امنح العميل خيارات

تأكد من احتواء فاتورتك الأصلية على جميع معلومات الدفع الصحيحة. من المحتمل أنها تفعل ذلك ، حيث ترى كما لو أنها مُصنَّعة مسبقًا ، لكن لا ضرر من التأكد. إذا كان الأمر كذلك ، ففكر في أن العميل قد يواجه مشكلة في طريقة الدفع التي قدمتها. كن مرنًا ؛ توفير البدائل. امنحهم كل فرصة يمكنك منحها لهم للدفع.

• "أقوم بعمل حساباتي للأسبوع الماضي ولاحظت أن لديك دفعة مستحقة. إذا كنت تواجه مشكلة مع [ طريقة ] ، فهل يمكنني اقتراح [ بديل ]؟

من السهل أن يتم إرسال بريدك الإلكتروني إلى البريد العشوائي هذه الأيام. هذه أخبار سيئة لفاتورة المال الوفير. يمكنك تنفيذ برنامج ، مثل Gmail CRM ، يساعدك على متابعة جميع عمليات البريد الإلكتروني الخاصة بك. هناك مجموعة من البتات للحصول على فاتورتك في المقام الأول: عمليات التكامل مع أنظمة المحاسبة لإعلام المستخدمين عند إجراء الدفع أو فقده ، وتساعد ميزات دمج البريد في تخصيص رسائل البريد الإلكتروني ، وتتبع البريد الإلكتروني لإعلام المستخدمين عندما يتم إرسال بريد إلكتروني افتتح.

كن مهذبًا ولكن مباشرًا

الأخلاق تجعل الرجل. على الأقل ، هذا ما علموني إياه في المدرسة. في مجال الأعمال ، هذا لا يعني بالضرورة قول من فضلك وشكرًا ، بل يعني أن تظل محايدًا ، وتحتفظ بأي آراء لديك لنفسك ، وتذكر الحقائق فقط. علاوة على ذلك ، فإن الود المزيف لا يفيد أي شخص حقًا ؛ أن تكون فظًا هو مجرد… وقح.

من المهم قراءة الغرفة عند إعادة طلب السداد. اسأل نفسك عما إذا كان لدى العميل أي سبب لعدم الدفع ؛ هل يمكن أن يغضبوا من عملك؟ هل وقعوا ضحية لبعض الخدمات السيئة؟ هل المنتج قد يكون به عيب؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فتحقق من كيفية التعامل مع العملاء المستاءين على مدونة NetHunt!

الوقت المناسب

التوقيت هو كل شيء عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا. أفضل يوم لإرسال بريد إلكتروني هو الثلاثاء ، ثم الأربعاء ، يليه يوم الخميس. في هذه الأثناء ، يكون الوقت الأكثر شيوعًا من اليوم الذي يرسل فيه الأشخاص بريدًا إلكترونيًا بين الساعة 5 صباحًا و 6 صباحًا ، لأنه سيكون في مكان ما بالقرب من أعلى الكومة عندما يتدحرجون بشكل حتمي ويتفقدون هواتفهم. أخيرًا ، يقولون إن الوقت العشوائي أفضل من الوقت المقرَّب ، لذا من الأفضل الإرسال في الساعة 5:16 صباحًا بدلاً من الساعة الخامسة صباحًا في النقطة.

من هم ؟ لا أعلم.

إذا كنت لا تستطيع أن تزعج نفسك بالجلوس ، في انتظار الوقت المثالي لإرسال بريد إلكتروني ، فاستفد من ميزة إرسال جدول Gmail. يمكنك إرسال بريد إلكتروني في وقت غير مناسب ، وفتحه في وقت مناسب للمتلقي. من السهل.

1. افتح Gmail.
2. انقر فوق إنشاء. وأدخل المستلم والنص. قد ترى إنشاء. في حين أن.
3. في الجزء السفلي ، بجوار إرسال ، انقر على السهم لأسفل. جدولة الإرسال.
4. حدد أو حدد تاريخًا ووقتًا لإرسال الرسالة.

اكتشف المزيد حول جدولة الإرسال واختراقات إنتاجية Gmail الأخرى ، هنا!

كيفية تنظيم بريد إلكتروني لمطاردة الدفع

يجب تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل صحيح للتأكد من أن المستلم يتلقى المعلومات بشكل صحيح. تمامًا مثل البريد الإلكتروني البارد ، فأنت بحاجة إلى سطر موضوع وتحية وجسم رئيسي وتوقيع وتوقيع.

سطر الموضوع

يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا ​​ولا يزيد طوله عن 10 كلمات. إذا كان لديك رقم مرجعي للفاتورة أو رقم طلب ، فمن الأفضل الاحتفاظ به هناك أيضًا للتأكد من أن المستلم يفهم تمامًا موضوع بريدك الإلكتروني. إذا كان السداد متأخرًا جدًا ، فمن الجيد أن تضع عاجلاً في البداية لإثبات أنك تعني عملك.

تحقق من هذه المقالة وتعلم كيفية كتابة سطر الموضوع الذي سيفتح رسائلك الإلكترونية.

الجسم الرئيسي

لا ينبغي أن تكون تحياتك رسمية جدًا ولا صارمة. تكفي كلمة "مرحبًا" الودية. إذا كنت تستخدم مصطلحات الاسم الأول مع المستلم ، فستعمل أيضًا عبارة "عزيزي ، [ العميل ]". من ناحية أخرى ، "إلى من يهمه الأمر" يجعلك تبدو مثل Henry VIII ، لا تستخدمها. تذكر أننا نحاول استرداد أموالنا ، لكننا نحاول أيضًا الحفاظ على علاقتنا مع العميل.

لا ينبغي أن يكون الجسم الرئيسي طويلاً ، ولا ينبغي أن يتحول إلى بسكويت الوفل ، ولا يجب أن يشتت انتباهه. حاول الاحتفاظ ببريدك الإلكتروني بين 50 و 100 كلمة حتى لا تضيع رسالتك. سترى ما أعنيه في القوالب التي قدمتها أدناه. كقاعدة عامة ، يجب عليك دائمًا إرفاق الفاتورة الأصلية التي تشير إليها ، وإدراج بدائل الدفع الممكنة ، وشكرًا آخر على العرف .

التوقيع

بصرف النظر عن إرسال البريد الإلكتروني الخاص بالمطاردة من عنوان بريد إلكتروني احترافي ، يستحق عميلك أن يعرف بالضبط من يطلب المال. بعد المجاملات المعتادة "أتمنى لك ، [ الاسم ]" ، يجب عليك تضمين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.

كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني: 13 نصيحة وأمثلة

توقيع البريد الإلكتروني هو الانطباع الأول الذي تتركه على العملاء. احصل على أقصى استفادة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال النصائح والقوالب الخاصة بنا.

مدونة NetHunt | المبيعات والتسويق وإدارة علاقات العملاء Liza Nych

قوالب البريد الإلكتروني لتذكير الدفع

نحن بخير ، لكنك لم تدرك أننا كنا على هذا النحو الجيد.

لقد قمنا بتجميع ثلاثة قوالب لنقاط مختلفة في الجدول الزمني للمطاردة. الأول هو تذكير لطيف ، يتم إرساله في اليوم السابق لاستحقاق الفاتورة. والثاني هو عندما تكون الفاتورة "متأخرة مبكرًا" لمدة يومين إلى خمسة أيام عمل. يستخدم النموذج النهائي عندما تكون الفاتورة "متأخرة" ، لمدة خمسة أيام عمل أو أكثر.

ما عليك سوى ملء المعلومات الغامقة الموضوعة بين قوسين بالتفاصيل الخاصة بموقفك.

كما قال الأب الروحي ، دون كورليوني ، "اترك البندقية ، خذ الكانولي" .

يجب أن تكون لطيفًا لتكون قاسيًا.