Cosa sono i sistemi di gestione dello spazio: una panoramica completa

I luoghi di lavoro continuano a cambiare per soddisfare le esigenze dei propri dipendenti. Man mano che sempre più aziende adottano modelli di lavoro ibridi dopo il blocco, la gestione efficiente dello spazio ufficio diventa più importante per garantire la semplicità dei dipendenti e l'economicità.

Che cos'è la gestione dello spazio?

La gestione dello spazio fisico in un'organizzazione è chiamata gestione dello spazio. Le organizzazioni adottano questa pratica per gestire l'intero spazio dell'ufficio, tenere traccia delle informazioni sull'occupazione e creare un piano spaziale.

La gestione dello spazio prevede più passaggi come la raccolta di dati, la previsione, l'analisi e la pianificazione strategica. Questo concetto sembra semplice, ma può essere piuttosto difficile da implementare nella pratica.

Importanza della gestione dello spazio negli uffici moderni

La gestione dello spazio è parte integrante di un'efficace gestione delle strutture poiché è la pietra angolare di molte attività. Aiuta con la gestione della proprietà, la gestione dell'occupazione, la prenotazione delle camere, la gestione dei traslochi e la gestione della manutenzione.

La pianificazione strategica dello spazio consente di sviluppare soluzioni convenienti ottimizzando la disponibilità dello spazio di lavoro, consentendo ai dipendenti di gestire lo spazio in modo efficiente.

Ecco i vantaggi del sistema di gestione dello spazio nel tempo di oggi:

• Evita significativamente lo spreco di spazio
• Espandi il tuo posto di lavoro man mano che il team cresce
• Rendi lo spazio di lavoro confortevole per ottenere una maggiore produttività
• Consegui configurazioni flessibili dell'ufficio

Che cos'è un software di gestione dello spazio?

Il software di gestione dello spazio aiuta a gestire, controllare e tracciare le risorse fisiche della tua azienda. Si tratta di una tecnologia automatizzata che fornisce una serie di funzionalità per gestire lo spazio dell'ufficio o qualsiasi altro locale.

La soluzione offre un'interfaccia semplice e intuitiva che aiuta a utilizzare lo spazio in modo ottimale. Con un efficace software di gestione dello spazio, puoi:

• Visualizza l'occupazione dell'area di lavoro in tempo reale
• Contrassegnare qualsiasi prenotazione anticipata al banco o prenotazione di una sala conferenze
• Gestisci un flusso di lavoro efficiente per la configurazione ibrida in base alla loro disponibilità
• Tieni traccia del login e del logout dei dipendenti in loco
• Condividi le ultime informazioni sull'occupazione dello spazio con ogni dipendente, sempre e ovunque
• Utilizza pass digitali contactless basati su QR per gestire i visitatori in ufficio
• Pianifica e programma i servizi di manutenzione in base alle tue esigenze di spazio

Inoltre, è possibile accedere alla maggior parte dei software di gestione dello spazio tramite un browser Web e un'app mobile. Puoi gestire facilmente la disponibilità di spazio, la posizione, lo scopo, la capacità, il tempo di occupazione, ecc. in movimento.

Tipi di sistema di gestione dello spazio

Diamo un'occhiata ad alcuni dei tipi comuni di sistema di gestione dello spazio.

• Software per la prenotazione delle camere

  Automatizzare il processo di prenotazione delle camere e misurare l'occupazione delle camere è un vantaggio chiave del software di prenotazione delle camere. Offre una piattaforma centrale per la prenotazione di una sala conferenze e la prenotazione di altri spazi all'interno di un ufficio o di una struttura condivisa.

• Sistema di gestione delle sale riunioni

  Un sistema di gestione della sala riunioni consente ai team di lavoro di prenotare una sala riunioni o programmare prenotazioni, bloccare determinati servizi ed eseguire automaticamente la pulizia post-riunione. Fornisce tutti i dettagli di una sala riunioni o di uno spazio ogni volta che ne hai bisogno.

• Sistema di gestione della sala conferenze

  I sistemi di gestione delle sale conferenze garantiscono una facile prenotazione di sale conferenze e altri spazi per uffici per una gestione e una pianificazione efficaci di riunioni e discussioni.

• Sistema di gestione del coworking

  Un sistema di gestione del coworking è specificamente progettato per la gestione degli spazi di coworking. Con le sue potenti funzionalità di gestione ibrida del posto di lavoro, aiuta i manager a creare uno spazio di lavoro flessibile in grado di soddisfare le esigenze di un gruppo eterogeneo di individui.

• Software per la gestione dei posti

  Il software di gestione dei posti assicura che ci sia il posto giusto per tutti sul posto di lavoro, sfruttando al contempo lo spazio nel miglior modo possibile. Il software di assegnazione dei posti è importante per pianificare dove siedono i dipendenti in ufficio secondo i loro turni di lavoro.

Vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dello spazio

I moderni manager del posto di lavoro hanno bisogno di un software di gestione dello spazio a loro disposizione. Consente alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati su come creare un ambiente d'ufficio con un'esperienza di lavoro positiva e uno spreco di spazio minimo.

• Migliore utilizzo dello spazio

  Lo spazio inutilizzato è uno scenario comune nelle grandi organizzazioni. L'uso del software del sistema di gestione dello spazio aiuta le organizzazioni a gestire gli spazi sottoutilizzati e reindirizzare le risorse per un utilizzo ottimale.

• Aumento della produttività dei dipendenti

  Ogni giorno i dipendenti dedicano molto tempo alla ricerca di scrivanie disponibili, sale riunioni, parcheggi, ecc. Uno strumento di gestione dello spazio su misura per le esigenze dei dipendenti può aiutare gli imprenditori a garantire che i dipendenti dispongano delle attrezzature e della posizione di cui hanno bisogno i loro compiti specifici.

• Migliore comunicazione

  I dati sono essenziali per una gestione efficace dello spazio. Se questi dati sono sparsi su piattaforme diverse, la comunicazione all'interno di reparti specifici può diventare silo. Con l'aiuto del software di gestione dello spazio, i facility manager possono facilmente monitorare l'utilizzo dello spazio e prendere le misure necessarie.

• Metriche per la gestione dello spazio in tempo reale

  La comunicazione e la soddisfazione dei dipendenti migliorano con una maggiore trasparenza sul posto di lavoro. Uno dei vantaggi dell'utilizzo del software di gestione dello spazio è che fornisce informazioni e metriche in tempo reale come la percentuale di spazio utilizzato, l'area totale disponibile e i costi operativi per metro quadrato.

• Risparmi

  Il software di gestione dello spazio facilita il risparmio energetico evidenziando gli spazi non occupati o non utilizzati. Inoltre, salva le organizzazioni da inutili spese relative alle strutture che spesso passano inosservate e si sommano ai costi operativi.

Caratteristiche indispensabili del software di gestione dello spazio

Funzionalità essenziali per la gestione dello spazio che troverai con i migliori software:

• Capacità di acquisire dati in tempo reale: il software di gestione dello spazio può acquisire i dati sull'occupazione in tempo reale. I dispositivi biometrici possono essere collegati con dispositivi biometrici e sensori di presenza per tenere traccia delle informazioni in tempo reale. Quando i manager hanno questo tipo di dati a portata di mano, sono ben attrezzati per prendere decisioni informate.

• Integrazioni del software CAFM: il software deve essere completamente integrato con il software CAFM (Computer Added Facility Management) come AutoCAD o qualsiasi altra soluzione simile. Ciò faciliterà il tuo team a navigare attraverso diversi scenari e dare un'occhiata all'impatto di eventuali modifiche prima che vengano implementate.

• Altre integrazioni di sistemi aziendali: il tuo software di gestione dello spazio dovrebbe integrarsi con i sistemi aziendali della tua organizzazione, comprese le risorse umane e la contabilità. Ciò ti consentirà di allestire spazi in base ai turni di lavoro e ai turni.

• Disponibilità di app mobili: la forza lavoro oggi è più mobile di prima e desidera avere accesso a tutte le informazioni a portata di mano. Con le app di gestione dello spazio, i tuoi dipendenti potranno trovare scrivanie, sale riunioni e persone disponibili ovunque, aumentando così la produttività.

• Funzionalità di reportistica: oltre alla raccolta e all'aggregazione dei dati, il software dovrebbe supportare anche solide funzionalità di reportistica, analisi e dashboard. Il software di gestione dello spazio di alto livello fornisce informazioni utili per prendere decisioni proattive.

Come trovare il miglior software di gestione dello spazio?

È importante ricordare che non tutti i software di gestione dello spazio offrono le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Ecco i fattori da considerare nella scelta del miglior software di gestione dello spazio per la tua azienda.

• Gestione basata su cloud: puoi optare per un software di gestione dello spazio basato su cloud che aiuta a gestire e accedere alle funzionalità di gestione dello spazio da qualsiasi dispositivo e ovunque. Tuttavia, il software di gestione dello spazio in locale garantisce un maggiore controllo sulla sicurezza dei dati.

• Facilità d'uso: un efficace sistema di gestione dello spazio dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva e deve essere facile da usare per ogni dipendente. Cerca una soluzione che anche una persona con conoscenze tecniche limitate possa utilizzare dopo l'allenamento.

• Integrazione con altre soluzioni: la migliore soluzione di gestione dello spazio dovrebbe integrarsi facilmente con altri software come AutoCAD, sistemi di prenotazione delle camere, software di pianificazione dell'occupazione, software di richiesta di servizio e altro ancora.

• Scalabilità: un'azienda in crescita deve trovare un software di gestione dello spazio facilmente scalabile. Devi essere in grado di gestire lo spazio in espansione e garantire un utilizzo ottimale.

• Prevedi le esigenze di spazio future: le migliori soluzioni di gestione dello spazio rendono facile visualizzare le tue esigenze di spazio future. Ti aiuta nella pianificazione dell'espansione o della riduzione dello spazio in base alle variazioni del numero dei dipendenti e del tasso di utilizzo dello spazio.

• Servizio e supporto: indipendentemente dal fatto che si tratti di una soluzione on-premise o basata su cloud, verifica il livello di supporto che riceverai dal fornitore nel caso in cui trovi una funzionalità troppo complessa.

7 migliori sistemi di gestione dello spazio per le organizzazioni moderne

• SpaceRunner
• Conforme
• WorkInSync
• Robin
• Skedda
• Inviato
• Smart Draw

• SpaceRunner

  SpaceRunner aiuta a sviluppare un nuovo ambiente per le aziende. Ti aiuta nel monitoraggio delle risorse, nella pianificazione dello spazio e nel rilevamento delle condizioni delle risorse. Inoltre, il software consente di visualizzare lo spazio dell'ufficio in un ambiente 3D interattivo.

• Conforme

  Accordant supporta la gestione dell'area di lavoro per organizzazioni tradizionali, ibride, open space, flessibili e a indirizzo zero. Aiuta a rispondere a domande come "chi viene in ufficio", "quando e dove si siederanno i dipendenti", "come pianificare una pianificazione flessibile", ecc.

• WorkInSync

  WorkInSync consente alle aziende di utilizzare in modo ottimale lo spazio dell'ufficio. Puoi persino usarlo per semplificare la prenotazione di nuovi spazi di lavoro e sincronizzare i servizi necessari che sono richiesti nella sala conferenze o riunioni.

• Robin

  Robin è un software di gestione dello spazio unico che aiuta a gestire in modo ottimale l'impostazione del lavoro moderno. Tiene traccia e analizza lo spazio disponibile in ufficio e ti aiuta a iniziare con il modello ibrido di lavoro.

• Skedda

  Skedda rende la prenotazione e la programmazione degli spazi di lavoro senza problemi. Ciò riduce la pressione sui team di amministrazione e offre la flessibilità di cui la tua organizzazione e i dipendenti hanno bisogno.

• Inviato

  Envoy ti aiuta a passare facilmente a un ambiente di lavoro ibrido. Aiuta a creare un programma ibrido, invitare i dipendenti in ufficio e prenotare le scrivanie necessarie e altri servizi necessari.

• Smart Draw

  SmartDraw ti consente di creare planimetrie facili e veloci per immobili residenziali e commerciali. Puoi semplicemente selezionare un modello e integrarlo con il tuo strumento preferito per iniziare.

Conclusione

La giusta piattaforma di gestione dello spazio non solo aiuta a pianificare e utilizzare meglio lo spazio dell'ufficio, ma offre molto di più. Consente alle organizzazioni di risparmiare sui costi operativi, effettuare una pianificazione strategica, aumentare i livelli di soddisfazione dei dipendenti, ottenere informazioni significative e aumentare la produttività per un'efficace gestione delle strutture.

Domande frequenti

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