O que são sistemas de gerenciamento de espaço: uma visão completa

Os locais de trabalho continuam mudando para atender às necessidades de seus funcionários. À medida que mais empresas adotam modelos de trabalho híbridos após o bloqueio, o gerenciamento eficiente do espaço do escritório se torna mais importante para garantir a facilidade de uso e a relação custo-benefício dos funcionários.

O que é gerenciamento de espaço?

A gestão do espaço físico em uma organização é chamada de gestão do espaço. As organizações adotam essa prática para gerenciar todo o espaço do escritório, rastrear informações de ocupação e criar um plano espacial.

O gerenciamento de espaço envolve várias etapas, como coleta de dados, previsão, análise e planejamento estratégico. Este conceito parece simples, mas pode ser bastante desafiador para implementar na prática.

Importância da Gestão do Espaço em Escritórios Modernos

O gerenciamento de espaço é parte integrante do gerenciamento eficaz de instalações, pois é a pedra angular de muitas atividades. Ele ajuda no gerenciamento de propriedades, gerenciamento de ocupação, reserva de quartos, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de manutenção.

O planejamento estratégico do espaço permite desenvolver soluções econômicas, otimizando a disponibilidade do espaço de trabalho, permitindo que seus funcionários gerenciem o espaço com eficiência.

Aqui estão os benefícios do sistema de gerenciamento de espaço nos dias de hoje:

• Evite significativamente o desperdício de espaço
• Expanda seu local de trabalho à medida que a equipe cresce
• Torne o espaço de trabalho confortável para obter maior produtividade
• Garantir configurações de escritório flexíveis

O que é software de gerenciamento de espaço?

O software de gerenciamento de espaço auxilia no gerenciamento, auditoria e rastreamento dos ativos físicos da sua empresa. Esta é uma tecnologia automatizada que fornece uma série de recursos para gerenciar o espaço do escritório ou qualquer outro local.

A solução oferece uma interface simples e intuitiva que auxilia na utilização ideal do espaço. Com um software de gerenciamento de espaço eficaz, você pode:

• Visualize a ocupação do espaço de trabalho em tempo real
• Marque qualquer reserva antecipada de mesa ou reserva de sala de conferência
• Gerencie um fluxo de trabalho eficiente para a configuração híbrida com base em sua disponibilidade
• Acompanhe o login e o logout dos funcionários no local
• Compartilhe as informações mais recentes sobre ocupação de espaço com todos os funcionários, a qualquer hora e em qualquer lugar
• Utilize passes digitais sem contato baseados em QR para gerenciar visitantes no escritório
• Planeje e agende serviços de manutenção de acordo com suas necessidades de espaço

Além disso, a maioria dos softwares de gerenciamento de espaço pode ser acessada por meio de um navegador da Web e aplicativo móvel. Você pode gerenciar facilmente a disponibilidade de espaço, localização, finalidade, capacidade, tempo de ocupação, etc. em qualquer lugar.

Tipos de Sistema de Gerenciamento de Espaço

Vamos dar uma olhada em alguns dos tipos comuns de sistema de gerenciamento de espaço.

• Software de reserva de quartos

  Automatizar o processo de reserva de quartos e medir a ocupação de quartos é um dos principais benefícios do software de reserva de quartos. Oferece uma plataforma central para reservar uma sala de conferências e reservar outros espaços dentro de um escritório ou instalação compartilhada.

• Sistema de gerenciamento de sala de reunião

  Um sistema de gerenciamento de sala de reunião permite que as equipes de trabalho reservem uma sala de reunião ou agendem reservas, bloqueiem certas comodidades e realizem a limpeza pós-reunião automaticamente. Ele fornece todos os detalhes de uma sala ou espaço de reunião sempre que você precisar.

• Sistema de gerenciamento de sala de conferência

  Os sistemas de gerenciamento de salas de conferência garantem a reserva fácil de salas de conferência e outros espaços de escritório para gerenciamento e planejamento eficazes de reuniões e discussões.

• Sistema de gestão de coworking

  Um sistema de gerenciamento de coworking é projetado especificamente para gerenciar espaços de coworking. Com seus poderosos recursos de gerenciamento de local de trabalho híbrido, ele ajuda os gerentes a criar um espaço de trabalho flexível que pode acomodar as necessidades de um grupo diversificado de indivíduos.

• Software de gerenciamento de assentos

  O software de gerenciamento de assentos garante que haja o assento certo para todos em seu local de trabalho, ao mesmo tempo em que utiliza o espaço da melhor maneira possível. O software de alocação de assentos é importante para planejar onde seus funcionários se sentam no escritório de acordo com seus turnos de trabalho.

Benefícios de usar o software de gerenciamento de espaço

Os gerentes de locais de trabalho modernos precisam de um software de gerenciamento de espaço à sua disposição. Ele capacita as organizações a tomar decisões baseadas em dados sobre como criar um ambiente de escritório com uma experiência positiva no local de trabalho e desperdício mínimo de espaço.

• Melhor aproveitamento do espaço

  O espaço não utilizado é um cenário comum em grandes organizações. O uso de software de sistema de gerenciamento de espaço ajuda as organizações a gerenciar espaços subutilizados e redirecionar recursos para sua utilização ideal.

• Aumento da produtividade dos funcionários

  Todos os dias, muito tempo é gasto pelos funcionários para encontrar mesas de trabalho disponíveis, salas de reunião, vagas de estacionamento, etc. suas tarefas específicas.

• Melhor comunicação

  Os dados são essenciais para o gerenciamento eficaz do espaço. Se esses dados estiverem espalhados por diferentes plataformas, a comunicação entre departamentos específicos pode ficar isolada. Com a ajuda do software de gerenciamento de espaço, os gerentes de instalações podem rastrear facilmente o uso do espaço e tomar as medidas necessárias.

• Métricas para gerenciamento de espaço em tempo real

  A comunicação e a satisfação dos funcionários melhoram com maior transparência no local de trabalho. Um dos benefícios de usar o software de gerenciamento de espaço é que ele fornece informações e métricas em tempo real, como porcentagem de espaço utilizado, área total disponível e custos operacionais por metro quadrado.

• Poupança de custos

  O software de gerenciamento de espaço facilita a economia de energia, destacando os espaços desocupados ou não utilizados. Além disso, poupa as organizações de despesas desnecessárias relacionadas às instalações que muitas vezes passam despercebidas e aumentam o custo operacional.

Recursos obrigatórios do software de gerenciamento de espaço

Recursos essenciais de gerenciamento de espaço que você encontrará com o melhor software:

• Capacidade de capturar dados em tempo real: o software de gerenciamento de espaço pode capturar os dados de ocupação em tempo real. Dispositivos biométricos podem ser conectados a dispositivos biométricos e sensores de ocupação para rastrear informações em tempo real. Quando os gerentes têm esse tipo de dados na ponta dos dedos, eles estão bem equipados para tomar decisões informadas.

  

• Integrações de software CAFM: O software deve ser totalmente integrado com software de gerenciamento de instalações adicionadas por computador (CAFM), como o AutoCAD ou qualquer outra solução semelhante. Isso facilitará sua equipe a navegar por diferentes cenários e analisar o impacto de quaisquer alterações antes de serem implementadas.

• Integração de outros sistemas corporativos: seu software de gerenciamento de espaço deve se integrar aos sistemas corporativos de sua organização, incluindo RH e contabilidade. Isso permitirá que você configure os espaços de acordo com os turnos e escalas de trabalho.

• Disponibilidade de aplicativos móveis: a força de trabalho hoje é mais móvel do que antes e deseja acessar todas as informações na ponta dos dedos. Com aplicativos de gerenciamento de espaço, seus funcionários poderão encontrar mesas de trabalho disponíveis, salas de reunião e pessoas de qualquer lugar, aumentando assim a produtividade.

• Recursos de relatórios: além de coletar e agregar os dados, o software também deve oferecer suporte a recursos robustos de relatórios, análises e painéis. O software de gerenciamento de espaço de nível superior fornece insights acionáveis ​​para tomar decisões proativas.

Como encontrar o melhor software de gerenciamento de espaço?

É importante lembrar que nem todo software de gerenciamento de espaço oferece os recursos que sua empresa precisa. Aqui estão os fatores a serem considerados ao selecionar o melhor software de gerenciamento de espaço para sua empresa.

• Gerenciamento baseado em nuvem: você pode optar por um software de gerenciamento de espaço baseado em nuvem que ajuda a gerenciar e acessar os recursos de gerenciamento de espaço de qualquer dispositivo e em qualquer lugar. No entanto, o software de gerenciamento de espaço no local garante maior controle sobre a segurança dos dados.

• Facilidade de uso: Um sistema de gerenciamento de espaço eficaz deve ter uma interface intuitiva e deve ser fácil de usar para todos os funcionários. Procure uma solução que mesmo uma pessoa com conhecimento técnico limitado possa usar após o treinamento.

• Integração com outras soluções: A melhor solução de gerenciamento de espaço deve ser facilmente integrada a outros softwares como AutoCAD, sistemas de reserva de quartos, software de planejamento de ocupação, software de solicitação de serviço e muito mais.

• Escalabilidade: Uma empresa em crescimento deve encontrar um software de gerenciamento de espaço que seja facilmente escalável. Você deve ser capaz de gerenciar o espaço em expansão e garantir a utilização ideal.

• Preveja as necessidades futuras de espaço: As melhores soluções de gerenciamento de espaço facilitam a visualização de suas necessidades futuras de espaço. Ele ajuda você no planejamento da expansão ou redução do espaço com base nas mudanças no número de funcionários, bem como na taxa de utilização do espaço.

• Serviço e suporte: seja uma solução local ou baseada em nuvem, verifique o nível de suporte que você receberá do fornecedor caso encontre algum recurso muito complexo.

7 melhores sistemas de gerenciamento de espaço para organizações modernas

• SpaceRunner
• Acordante
• WorkInSync
• Robin
• Skedda
• Enviado
• SmartDraw

• SpaceRunner

  SpaceRunner ajuda no desenvolvimento de um novo ambiente para as empresas. Ele ajuda você no rastreamento de ativos, planejamento de espaço e pesquisa de condição de ativos. Além disso, o software permite que você visualize seu espaço de escritório em um ambiente 3D interativo.

• Acordante

  O Accordant oferece suporte ao gerenciamento de espaço de trabalho para organizações tradicionais, híbridas, de plano aberto, flexíveis e sem endereço. Ele ajuda a resolver questões como 'quem vem ao escritório', 'quando e onde os funcionários vão se sentar', 'como planejar horários flexíveis', etc.

• WorkInSync

  O WorkInSync torna mais fácil para as empresas utilizarem de forma otimizada o espaço do escritório. Você pode até usá-lo para simplificar a reserva de novos espaços de trabalho e sincronizar as comodidades necessárias na sala de conferências ou reuniões.

• Robin

  Robin é um software exclusivo de gerenciamento de espaço que ajuda a gerenciar a configuração de trabalho moderna de maneira ideal. Ele rastreia e analisa o espaço de escritório disponível e ajuda você a começar com o modelo híbrido de trabalho.

• Skedda

  O Skedda facilita a reserva e o agendamento de espaços de trabalho. Isso reduz a pressão sobre suas equipes administrativas e oferece a flexibilidade que sua organização e seus funcionários precisam.

• Enviado

  O Envoy ajuda você a fazer a transição facilmente para um local de trabalho híbrido. Ele ajuda na criação de uma agenda híbrida, convidando os funcionários para o escritório e reservando as mesas necessárias e outras comodidades necessárias.

• SmartDraw

  SmartDraw permite que você crie plantas baixas rápidas e fáceis para propriedades residenciais e comerciais. Você pode simplesmente selecionar um modelo e integrá-lo à sua ferramenta favorita para começar.

Conclusão

A plataforma certa de gerenciamento de espaço não apenas ajuda no melhor planejamento e utilização do seu espaço de escritório, mas oferece muito mais do que isso. Ele permite que as organizações economizem seus custos operacionais, façam planejamento estratégico, aumentem os níveis de satisfação dos funcionários, obtenham insights significativos e aumentem a produtividade para um gerenciamento eficaz das instalações.

Perguntas frequentes

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