Czym są systemy zarządzania przestrzenią: pełny przegląd

Miejsca pracy zmieniają się, aby sprostać potrzebom ich pracowników. Ponieważ coraz więcej firm przyjmuje hybrydowe modele pracy po zamknięciu, efektywne zarządzanie przestrzenią biurową staje się ważniejsze, aby zapewnić przyjazność dla pracowników i efektywność kosztową.

Co to jest zarządzanie przestrzenią?

Zarządzanie przestrzenią fizyczną w organizacji nazywa się zarządzaniem przestrzenią. Organizacje przyjmują tę praktykę do zarządzania całą powierzchnią biurową, śledzenia informacji o obłożeniu i tworzenia planu zagospodarowania przestrzennego.

Zarządzanie przestrzenią obejmuje wiele etapów, takich jak zbieranie danych, prognozowanie, analiza i planowanie strategiczne. Ta koncepcja brzmi prosto, ale jej wdrożenie w praktyce może być dość trudne.

Znaczenie zarządzania przestrzenią w nowoczesnych biurach

Zarządzanie przestrzenią jest integralną częścią efektywnego zarządzania obiektem, ponieważ stanowi podstawę wielu działań. Pomaga w zarządzaniu nieruchomościami, zajętością, rezerwacją pokoi, zarządzaniem przeprowadzkami i konserwacją.

Strategiczne planowanie przestrzeni pozwala na opracowanie efektywnych kosztowo rozwiązań przy jednoczesnej optymalizacji dostępności przestrzeni do pracy, umożliwiając Twoim pracownikom efektywne zarządzanie przestrzenią.

Oto zalety systemu zarządzania przestrzenią w dzisiejszych czasach:

• Znacznie unikaj marnowania miejsca
• Rozwijaj swoje miejsce pracy wraz ze wzrostem zespołu
• Zapewnij wygodną przestrzeń roboczą, aby osiągnąć większą produktywność
• Zapewnij elastyczne konfiguracje biura

Co to jest oprogramowanie do zarządzania przestrzenią?

Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią pomaga w zarządzaniu, audytowaniu i śledzeniu fizycznych aktywów Twojej firmy. Jest to zautomatyzowana technologia, która zapewnia szereg funkcji do zarządzania przestrzenią biurową lub innymi pomieszczeniami.

Rozwiązanie oferuje prosty i intuicyjny interfejs, który pomaga w optymalnym wykorzystaniu przestrzeni. Dzięki efektywnemu oprogramowaniu do zarządzania przestrzenią możesz:

• Zobacz zajętość miejsca pracy w czasie rzeczywistym
• Zaznacz każdą rezerwację biurka z wyprzedzeniem lub rezerwację sali konferencyjnej
• Zarządzaj wydajnym przepływem pracy dla konfiguracji hybrydowej w oparciu o ich dostępność
• Śledź logowanie i wylogowanie pracowników na miejscu
• Udostępniaj najnowsze informacje o zajętości przestrzeni każdemu pracownikowi, w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca
• Wykorzystaj zbliżeniowe cyfrowe przepustki oparte na QR, aby zarządzać gośćmi w biurze
• Planuj i planuj usługi konserwacyjne zgodnie z potrzebami Twojej przestrzeni

Co więcej, większość oprogramowania do zarządzania przestrzenią jest dostępna za pośrednictwem przeglądarki internetowej i aplikacji mobilnej. Możesz łatwo zarządzać dostępnością przestrzeni, lokalizacją, przeznaczeniem, pojemnością, czasem zajętości itp. w podróży.

Rodzaje systemów zarządzania przestrzenią

Przyjrzyjmy się niektórym typowym systemom zarządzania przestrzenią.

• Oprogramowanie do rezerwacji pokoi

  Automatyzacja procesu rezerwacji sal i mierzenie obłożenia sal to kluczowa zaleta oprogramowania do rezerwacji sal. Oferuje centralną platformę do rezerwacji sali konferencyjnej i rezerwacji innych powierzchni w biurze lub obiekcie współdzielonym.

• System zarządzania salą konferencyjną

  System zarządzania salą konferencyjną umożliwia zespołom roboczym rezerwowanie sali konferencyjnej lub planowanie rezerwacji, blokowanie niektórych udogodnień i automatyczne sprzątanie po spotkaniu. Zapewnia wszystkie szczegóły sali konferencyjnej lub przestrzeni, kiedy tylko tego potrzebujesz.

• System zarządzania salą konferencyjną

  Systemy zarządzania salami konferencyjnymi zapewniają łatwą rezerwację sal konferencyjnych i innych powierzchni biurowych w celu efektywnego zarządzania i planowania spotkań i dyskusji.

• System zarządzania coworkingiem

  System zarządzania coworkingiem został specjalnie zaprojektowany do zarządzania przestrzeniami coworkingowymi. Dzięki zaawansowanym funkcjom hybrydowego zarządzania miejscem pracy pomaga menedżerom tworzyć elastyczną przestrzeń roboczą, która może zaspokoić potrzeby zróżnicowanej grupy osób.

• Oprogramowanie do zarządzania siedzeniami

  Oprogramowanie do zarządzania miejscami zapewnia każdemu odpowiednie miejsce w miejscu pracy, jednocześnie wykorzystując przestrzeń w najlepszy możliwy sposób. Oprogramowanie do przydzielania miejsc jest ważne przy planowaniu, gdzie Twoi pracownicy siedzą w biurze zgodnie z ich zmianami.

Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania przestrzenią

Współcześni menedżerowie stanowisk pracy potrzebują oprogramowania do zarządzania przestrzenią. Umożliwia organizacjom podejmowanie opartych na danych decyzji dotyczących tworzenia środowiska biurowego z pozytywnym doświadczeniem w miejscu pracy i minimalnym marnotrawstwem miejsca.

• Lepsze wykorzystanie przestrzeni

  Niewykorzystana przestrzeń to powszechny scenariusz w dużych organizacjach. Wykorzystanie oprogramowania systemu zarządzania przestrzenią pomaga organizacjom zarządzać niewykorzystanymi przestrzeniami i przekierowywać zasoby w celu ich optymalnego wykorzystania.

• Zwiększona produktywność pracowników

  Każdego dnia pracownicy spędzają dużo czasu na szukaniu dostępnych biurek, sal konferencyjnych, miejsc parkingowych itp. Narzędzie do zarządzania przestrzenią dostosowane do potrzeb pracowników może pomóc właścicielom firm zapewnić pracownikom sprzęt i lokalizację, których potrzebują ich konkretnych zadań.

• Lepsza komunikacja

  Dane są niezbędne do efektywnego zarządzania przestrzenią. Jeśli te dane są rozproszone na różnych platformach, komunikacja w poszczególnych działach może zostać zakłócona. Za pomocą oprogramowania do zarządzania przestrzenią zarządcy obiektów mogą łatwo śledzić wykorzystanie przestrzeni i podejmować niezbędne działania.

• Metryki do zarządzania przestrzenią w czasie rzeczywistym

  Wraz z większą przejrzystością w miejscu pracy poprawia się komunikacja i satysfakcja pracowników. Jedną z korzyści płynących z korzystania z oprogramowania do zarządzania przestrzenią jest dostarczanie informacji i wskaźników w czasie rzeczywistym, takich jak procent wykorzystanej przestrzeni, całkowita dostępna powierzchnia i koszty operacyjne na stopę kwadratową.

• Oszczędność kosztów

  Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią ułatwia oszczędzanie energii, wyróżniając niezajęte lub nieużywane przestrzenie. Ponadto oszczędza organizacjom niepotrzebne wydatki związane z obiektami, które często pozostają niezauważone i zwiększają koszty operacyjne.

Niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania przestrzenią kosmiczną

Niezbędne funkcje zarządzania przestrzenią, które znajdziesz w najlepszym oprogramowaniu:

• Możliwość przechwytywania danych w czasie rzeczywistym: oprogramowanie do zarządzania przestrzenią może przechwytywać dane o obłożeniu w czasie rzeczywistym. Urządzenia biometryczne można łączyć z urządzeniami biometrycznymi i czujnikami zajętości w celu śledzenia informacji w czasie rzeczywistym. Kiedy menedżerowie mają tego typu dane na wyciągnięcie ręki, są dobrze przygotowani do podejmowania świadomych decyzji.

  

• Integracja oprogramowania CAFM: Oprogramowanie musi być w pełni zintegrowane z oprogramowaniem do komputerowego zarządzania obiektami (CAFM), takim jak AutoCAD lub innym podobnym rozwiązaniem. Ułatwi to Twojemu zespołowi poruszanie się po różnych scenariuszach i przyjrzenie się wpływowi wszelkich zmian przed ich wdrożeniem.

• Inna integracja systemów korporacyjnych: Twoje oprogramowanie do zarządzania przestrzenią powinno być zintegrowane z systemami korporacyjnymi Twojej organizacji, w tym HR i księgowością. Umożliwi to ustawienie przestrzeni zgodnie ze zmianami i grafikami.

• Dostępność aplikacji mobilnych: Dzisiejsi pracownicy są bardziej mobilni niż wcześniej i chcą mieć dostęp do wszystkich informacji na wyciągnięcie ręki. Dzięki aplikacjom do zarządzania przestrzenią Twoi pracownicy będą mogli znaleźć dostępne biurka, sale konferencyjne i osoby z dowolnego miejsca, zwiększając w ten sposób produktywność.

• Możliwości raportowania: oprócz zbierania i agregowania danych oprogramowanie powinno również obsługiwać niezawodne funkcje raportowania, analizy i pulpitu nawigacyjnego. Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią na najwyższym poziomie zapewnia praktyczne informacje umożliwiające podejmowanie proaktywnych decyzji.

Jak znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania przestrzenią?

Należy pamiętać, że nie każde oprogramowanie do zarządzania przestrzenią oferuje funkcje, których potrzebuje Twoja firma. Oto czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania do zarządzania przestrzenią dla Twojej firmy.

• Zarządzanie w chmurze: możesz wybrać oprogramowanie do zarządzania przestrzenią w chmurze, które pomaga zarządzać funkcjami zarządzania przestrzenią i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia i z dowolnego miejsca. Jednak lokalne oprogramowanie do zarządzania pamięcią masową zapewnia większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych.

• Łatwość obsługi: Efektywny system zarządzania przestrzenią powinien mieć intuicyjny interfejs i być łatwy w obsłudze dla każdego pracownika. Poszukaj rozwiązania, z którego po przeszkoleniu może skorzystać nawet osoba o ograniczonej wiedzy technicznej.

• Integracja z innymi rozwiązaniami: najlepsze rozwiązanie do zarządzania przestrzenią powinno łatwo integrować się z innym oprogramowaniem, takim jak AutoCAD, systemami rezerwacji pokoi, oprogramowaniem do planowania obłożenia, oprogramowaniem do obsługi zgłoszeń serwisowych i nie tylko.

• Skalowalność: Rozwijająca się firma musi znaleźć oprogramowanie do zarządzania przestrzenią, które będzie łatwo skalowalne. Musisz być w stanie zarządzać powiększającą się przestrzenią i zapewnić optymalne wykorzystanie.

• Przewiduj przyszłe potrzeby w zakresie przestrzeni: najlepsze rozwiązania do zarządzania przestrzenią ułatwiają wizualizację przyszłych potrzeb w zakresie przestrzeni. Pomaga w planowaniu rozbudowy lub redukcji powierzchni w oparciu o zmiany liczby pracowników oraz stopień wykorzystania powierzchni.

• Serwis i wsparcie: niezależnie od tego, czy jest to rozwiązanie lokalne, czy chmurowe, sprawdź poziom wsparcia, jaki otrzymasz od dostawcy, na wypadek, gdyby jakakolwiek funkcja była zbyt złożona.

7 najlepszych systemów zarządzania przestrzenią dla współczesnych organizacji

• SpaceRunner
• Zgodny
• WorkInSync
• Rudzik
• Skedda
• Wysłannik
• SmartDraw

• SpaceRunner

  SpaceRunner pomaga w tworzeniu nowego środowiska dla firm. Pomaga w śledzeniu zasobów, planowaniu przestrzeni i badaniu stanu zasobów. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia wizualizację przestrzeni biurowej w interaktywnej oprawie 3D.

• Zgodny

  Accordant wspiera zarządzanie przestrzenią roboczą w organizacjach tradycyjnych, hybrydowych, planach otwartych, elastycznych i bezadresowych. Pomaga odpowiedzieć na pytania typu „kto przychodzi do biura”, „kiedy i gdzie będą siedzieć pracownicy”, „jak zaplanować elastyczny harmonogram” itp.

• WorkInSync

  WorkInSync ułatwia firmom optymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej. Możesz nawet użyć go, aby uprościć rezerwację nowych miejsc pracy i zsynchronizować niezbędne udogodnienia wymagane w sali konferencyjnej lub konferencyjnej.

• Rudzik

  Robin to wyjątkowe oprogramowanie do zarządzania przestrzenią, które pomaga optymalnie zarządzać współczesną konfiguracją pracy. Śledzi i analizuje dostępną przestrzeń biurową oraz pomaga w rozpoczęciu pracy z hybrydowym modelem pracy.

• Skedda

  Skedda sprawia, że ​​rezerwacja i planowanie miejsc pracy jest bezproblemowe. Zmniejsza to presję na zespoły administratorów i zapewnia elastyczność, której potrzebuje Twoja organizacja i pracownicy.

• Wysłannik

  Envoy pomaga w łatwym przejściu do hybrydowego miejsca pracy. Pomaga w tworzeniu hybrydowego grafiku, zapraszaniu pracowników do biura oraz rezerwacji wymaganych biurek i innych niezbędnych udogodnień.

• SmartDraw

  SmartDraw umożliwia szybkie i łatwe tworzenie planów pięter dla nieruchomości mieszkalnych i komercyjnych. Aby rozpocząć, wystarczy wybrać szablon i zintegrować go z ulubionym narzędziem.

Wniosek

Właściwa platforma do zarządzania przestrzenią nie tylko pomaga w lepszym planowaniu i wykorzystaniu przestrzeni biurowej, ale oferuje znacznie więcej. Pozwala organizacjom zaoszczędzić na kosztach operacyjnych, planować strategicznie, zwiększać poziom satysfakcji pracowników, uzyskiwać istotne informacje i zwiększać produktywność w celu efektywnego zarządzania obiektami.

Często zadawane pytania

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami | Oprogramowanie do udostępniania ekranu | Zdalna konserwacja monitorowania