什麼是空間管理系統：完整概述

工作場所不斷變化以滿足員工的需求。 隨著越來越多的公司在鎖定後採用混合工作模式，有效地管理辦公空間對於確保員工友好和成本效益變得更加重要。

什麼是空間管理？

組織中物理空間的管理稱為空間管理。 組織採用這種做法來管理其整個辦公空間、跟踪佔用信息並創建空間規劃。

空間管理涉及多個步驟，例如收集數據、預測、分析和戰略規劃。 這個概念聽起來很簡單，但在實踐中實施起來可能非常具有挑戰性。

現代辦公室空間管理的重要性

空間管理是有效設施管理的一個組成部分，因為它是許多活動的基石。 它有助於物業管理、佔用管理、房間預訂、搬家管理和維護管理。

空間的戰略規劃使您能夠開發具有成本效益的解決方案，同時優化工作空間的可用性，使您的員工能夠有效地管理空間。

以下是當今空間管理系統的好處：

• 顯著避免空間浪費
• 隨著團隊的發展擴大您的工作場所
• 讓工作空間更舒適，以提高生產力
• 確保靈活的辦公室設置

什麼是空間管理軟件？

空間管理軟件有助於管理、審計和跟踪貴公司的實物資產。 這是一種自動化技術，可提供許多功能來管理辦公空間或任何其他場所。

該解決方案提供了一個簡單直觀的界面，有助於優化空間利用。 使用有效的空間管理軟件，您可以：

• 實時查看工作空間佔用情況
• 標記任何提前的辦公桌預訂或會議室預訂
• 根據可用性管理混合設置的高效工作流程
• 跟踪現場員工的登錄和註銷
• 隨時隨地與每位員工分享有關空間佔用的最新信息
• 利用基於二維碼的非接觸式數字通行證來管理辦公室的訪客
• 根據您的空間需求計劃和安排維護服務

此外，大多數空間管理軟件都可以通過網絡瀏覽器和移動應用程序訪問。 您可以隨時隨地輕鬆管理空間可用性、位置、用途、容量、佔用時間等。

空間管理系統的類型

讓我們來看看一些常見的空間管理系統類型。

• 訂房軟件

  客房預訂流程自動化和客房入住率測量是客房預訂軟件的主要優勢。 它為預訂會議室和預訂辦公室或共享設施內的其他空間提供了一個中央平台。

• 會議室管理系統

  會議室管理系統允許工作團隊預訂會議室或安排預訂，鎖定某些設施，並自動進行會後清潔。 它可在您需要時提供會議室或空間的所有詳細信息。

• 會議室管理系統

  會議室管理系統可確保輕鬆預訂會議室和其他辦公空間，從而有效管理和規劃會議和討論。

• 共享辦公管理系統

  聯合辦公管理系統專為管理聯合辦公空間而設計。 憑藉其強大的混合工作場所管理功能，它可以幫助管理人員創建一個靈活的工作空間，以適應不同群體的個人需求。

• 座位管理軟件

  座位管理軟件可確保您工作場所的每個人都有合適的座位，同時以最佳方式利用空間。 座位分配軟件對於根據工作班次規劃員工在辦公室的位置非常重要。

使用空間管理軟件的好處

現代工作場所經理需要空間管理軟件供他們使用。 它使組織能夠就如何創建具有積極工作體驗和最小空間浪費的辦公環境提出數據驅動的決策。

• 更好地利用空間

  未使用的空間是大型組織中的常見場景。 空間管理系統軟件的使用可幫助組織管理未充分利用的空間並重新安排資源以實現最佳利用。

• 提高員工生產力

  員工每天花費大量時間尋找可用的辦公桌、會議室、停車位等。針對員工需求量身定制的空間管理工具可以幫助企業主確保員工擁有所需的設備和位置他們的具體任務。

• 更好的溝通

  數據對於有效的空間管理至關重要。 如果這些數據分散在不同的平台上，特定部門內的溝通可能會變得孤立。 借助空間管理軟件，設施管理人員可以輕鬆跟踪空間使用情況並採取必要措施。

• 實時空間管理的指標

  溝通和員工滿意度隨著工作場所透明度的提高而提高。 使用空間管理軟件的好處之一是它為您提供信息和實時指標，例如空間使用百分比、可用總面積和每平方英尺的運營成本。

• 節約成本

  空間管理軟件通過突出顯示未佔用或未使用的空間來促進節能。 此外，它還可以為組織節省不必要的與設施相關的費用，這些費用通常會被忽視並增加運營成本。

空間管理軟件必備功能

最佳軟件提供的基本空間管理功能：

• 實時數據採集能力：空間管理軟件可以實時採集占用數據。 生物識別設備可以與生物識別設備和占用傳感器連接以跟踪實時信息。 當經理們觸手可及此類數據時，他們就有能力做出明智的決策。

• CAFM 軟件集成：該軟件必須與計算機附加設施管理 (CAFM) 軟件（如 AutoCAD 或任何其他類似解決方案）完全集成。 這將有助於您的團隊在不同的場景中導航，並在實施之前查看任何更改的影響。

  

• 其他企業系統集成：您的空間管理軟件應與您組織的企業系統集成，包括人力資源和會計。 這將使您能夠根據工作班次和花名冊設置空間。

• 移動應用程序的可用性：今天的員工比以前更具移動性，並且希望觸手可及地訪問所有信息。 借助空間管理應用程序，您的員工將能夠從任何地方找到可用的辦公桌、會議室和人員，從而提高工作效率。

• 報告功能：除了收集和匯總數據外，該軟件還應支持強大的報告、分析和儀表板功能。 頂級空間管理軟件提供可操作的洞察力以做出主動決策。

如何找到最好的空間管理軟件？

重要的是要記住，並非每個空間管理軟件都提供您的業務所需的功能。 以下是為您的公司選擇最佳空間管理軟件時要考慮的因素。

• 基於雲的管理：您可以選擇基於雲的空間管理軟件，幫助從任何設備和任何地方管理和訪問空間管理功能。 但是，本地空間管理軟件可確保更好地控制數據安全。

• 易用性：有效的空間管理系統應具有直觀的界面，並且必須易於每位員工使用。 尋找即使是技術知識有限的人也可以在培訓後使用的解決方案。

• 與其他解決方案集成：最好的空間管理解決方案應輕鬆與其他軟件集成，如 AutoCAD、房間預訂系統、佔用規劃軟件、服務請求軟件等。

• 可擴展性：成長中的企業必須找到易於擴展的空間管理軟件。 您必須能夠管理不斷擴大的空間並確保最佳利用率。

• 預測未來的空間需求：最好的空間管理解決方案可讓您輕鬆可視化您未來的空間需求。 它可以幫助您根據員工人數的變化以及空間利用率來規劃空間擴展或減少。

• 服務和支持：無論是本地解決方案還是基於雲的解決方案，請檢查供應商提供的支持級別，以防您發現任何功能過於復雜。

現代組織的 7 個最佳空間管理系統

• 太空奔跑者
• 一致的
• 工作同步
• 羅賓
• 斯凱達
• 使者
• 智能繪圖

• 太空奔跑者

  SpaceRunner 幫助為企業開發新環境。 它可以幫助您進行資產跟踪、空間規劃和資產狀況調查。 此外，該軟件使您能夠在交互式 3D 環境中可視化您的辦公空間。

• 一致的

  Accordant 支持傳統、混合、開放式、靈活和零地址組織的工作空間管理。 它有助於解決諸如“誰來辦公室”、“員工何時何地坐”、“如何計劃靈活的日程安排”等問題。

• 工作同步

  WorkInSync 使公司可以輕鬆優化利用辦公空間。 您甚至可以使用它來簡化新工作空間的預訂並同步會議室或會議室所需的必要設施。

• 羅賓

  Robin 是一款獨特的空間管理軟件，可幫助以最佳方式管理現代工作設置。 它跟踪和分析可用的辦公空間，並幫助您開始使用混合工作模式。

• 斯凱達

  Skedda 讓您輕鬆預訂和安排工作空間。 這可以減輕您的管理團隊的壓力，並提供您的組織和員工所需的靈活性。

• 使者

  Envoy 可幫助您輕鬆過渡到混合工作場所。 它有助於創建混合時間表，邀請員工到辦公室，並預訂所需的辦公桌和其他必要的便利設施。

• 智能繪圖

  SmartDraw 允許您為住宅和商業物業創建快速簡便的平面圖。 您只需選擇一個模板並將其與您最喜歡的工具集成即可開始使用。

結論

正確的空間管理平台不僅有助於更好地規劃和利用您的辦公空間，而且提供的遠不止這些。 它使組織能夠節省運營成本、制定戰略規劃、提高員工滿意度、獲得有意義的洞察力並提高生產力以實現有效的設施管理。

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