Ce sunt sistemele de management al spațiului: o prezentare completă

Locurile de muncă continuă să se schimbe pentru a satisface nevoile angajaților lor. Pe măsură ce tot mai multe companii adoptă modele de lucru hibride după izolare, gestionarea eficientă a spațiului de birou devine din ce în ce mai importantă pentru a asigura prietenia angajaților și rentabilitatea.

Ce este managementul spațiului?

Managementul spațiului fizic într-o organizație se numește management al spațiului. Organizațiile adoptă această practică pentru a-și gestiona întregul spațiu de birou, pentru a urmări informațiile despre ocupare și pentru a crea un plan spațial.

Managementul spațiului implică mai mulți pași, cum ar fi colectarea datelor, prognoza, analiza și planificarea strategică. Acest concept sună simplu, dar poate fi destul de dificil de implementat în practică.

Importanța managementului spațiului în birourile moderne

Managementul spațiului este o parte integrantă a managementului eficient al instalațiilor, deoarece este piatra de temelie pentru multe activități. Ajută la gestionarea proprietății, gestionarea ocupării, rezervarea camerelor, gestionarea mutărilor și gestionarea întreținerii.

Planificarea strategică a spațiului vă permite să dezvoltați soluții rentabile, optimizând în același timp disponibilitatea spațiului de lucru, permițând angajaților să gestioneze eficient spațiul.

Iată beneficiile sistemului de management al spațiului în zilele noastre:

• Evitați în mod semnificativ risipa de spațiu
• Extindeți-vă locul de muncă pe măsură ce echipa crește
• Faceți spațiul de lucru confortabil pentru a obține o productivitate mai mare
• Asigurați configurații flexibile de birou

Ce este software-ul de gestionare a spațiului?

Software-ul de management al spațiului ajută la gestionarea, auditarea și urmărirea activelor fizice ale companiei dvs. Aceasta este o tehnologie automatizată care oferă o serie de funcții pentru a gestiona spațiul de birou sau orice alte spații.

Soluția oferă o interfață simplă și intuitivă care ajută la utilizarea optimă a spațiului. Cu un software eficient de gestionare a spațiului, puteți:

• Vizualizați ocuparea spațiului de lucru în timp real
• Marcați orice rezervare anticipată la birou sau rezervare săli de conferințe
• Gestionați un flux de lucru eficient pentru configurația hibridă în funcție de disponibilitatea acestora
• Urmăriți autentificarea și deconectarea angajaților la fața locului
• Partajați cele mai recente informații despre ocuparea spațiului cu fiecare angajat, oricând și de oriunde
• Utilizați permise digitale fără contact bazate pe QR pentru a gestiona vizitatorii de la birou
• Planificați și programați serviciile de întreținere în funcție de nevoile dvs. de spațiu

Mai mult, majoritatea software-ului de gestionare a spațiului poate fi accesat printr-un browser web și o aplicație mobilă. Puteți gestiona cu ușurință disponibilitatea spațiului, locația, scopul, capacitatea, timpul de ocupare etc. din mers.

Tipuri de sisteme de management al spațiului

Să aruncăm o privire la unele dintre tipurile comune de sisteme de management al spațiului.

• Software de rezervare camere

  Automatizarea procesului de rezervare a camerei și măsurarea gradului de ocupare a camerei este un avantaj cheie al software-ului de rezervare a camerelor. Oferă o platformă centrală pentru rezervarea unei săli de conferințe și rezervarea altor spații într-un birou sau o unitate comună.

• Sistem de management al sălii de ședințe

  Un sistem de gestionare a sălii de ședințe permite echipelor de lucru să rezerve o sală de ședințe sau să programeze rezervări, să blocheze anumite facilități și să efectueze automat curățarea după întâlnire. Oferă toate detaliile unei săli de întâlnire sau spațiu ori de câte ori aveți nevoie.

• Sistem de management al sălii de conferințe

  Sistemele de gestionare a sălilor de conferințe asigură rezervarea ușoară a sălilor de conferințe și a altor spații de birou pentru gestionarea și planificarea eficientă a întâlnirilor și discuțiilor.

• Sistem de management al coworking

  Un sistem de management de coworking este conceput special pentru gestionarea spațiilor de coworking. Cu funcțiile sale puternice de gestionare a locului de muncă hibrid, îi ajută pe manageri să creeze un spațiu de lucru flexibil care poate satisface nevoile unui grup divers de persoane.

• Software de gestionare a scaunelor

  Software-ul de gestionare a scaunelor asigură că există scaunul potrivit pentru toată lumea la locul dvs. de muncă, utilizând totodată spațiul în cel mai bun mod posibil. Software-ul de alocare a locurilor este important pentru planificarea locului în care stau angajații dvs. la birou în funcție de schimburile lor de lucru.

Beneficiile utilizării software-ului de gestionare a spațiului

Managerii moderni de la locul de muncă au nevoie de software de gestionare a spațiului la dispoziția lor. Acesta permite organizațiilor să vină cu decizii bazate pe date cu privire la modul de a crea un mediu de birou cu o experiență pozitivă la locul de muncă și risipă minimă de spațiu.

• O mai bună utilizare a spațiului

  Spațiul nefolosit este un scenariu comun în organizațiile mari. Utilizarea software-ului sistemului de management al spațiului ajută organizațiile să gestioneze spațiile subutilizate și să redirecționeze resursele pentru o utilizare optimă.

• Creșterea productivității angajaților

  În fiecare zi, angajații alocă mult timp pentru a găsi birouri de lucru disponibile, săli de ședințe, locuri de parcare etc. Un instrument de gestionare a spațiului adaptat nevoilor angajaților poate ajuta proprietarii de afaceri să se asigure că angajații au echipamentul și locația de care au nevoie pentru sarcinile lor specifice.

• Comunicare mai bună

  Datele sunt esențiale pentru gestionarea eficientă a spațiului. Dacă aceste date sunt împrăștiate pe diferite platforme, comunicarea în cadrul anumitor departamente poate deveni izolat. Cu ajutorul software-ului de gestionare a spațiului, managerii de unități pot urmări cu ușurință utilizarea spațiului și pot lua măsurile necesare.

• Metrici pentru gestionarea spațiului în timp real

  Comunicarea și satisfacția angajaților se îmbunătățesc cu o mai bună transparență la locul de muncă. Unul dintre avantajele utilizării software-ului de gestionare a spațiului este că vă oferă informații și valori în timp real, cum ar fi procentul de spațiu utilizat, suprafața totală disponibilă și costurile de operare pe metru pătrat.

• Economii

  Software-ul de management al spațiului facilitează economiile de energie prin evidențierea spațiilor neocupate sau nefolosite. De asemenea, salvează organizațiile de cheltuieli inutile legate de instalații, care adesea trec neobservate și se adaugă la costul operațional.

Caracteristici obligatorii ale software-ului de gestionare a spațiului

Funcții esențiale de gestionare a spațiului pe care le veți găsi cu cel mai bun software:

• Abilitatea de a captura date în timp real: Software-ul de gestionare a spațiului poate captura datele de ocupare în timp real. Dispozitivele biometrice pot fi conectate cu dispozitive biometrice și senzori de ocupare pentru a urmări informații în timp real. Atunci când managerii au acest tip de date la îndemână, ei sunt bine echipați pentru a lua decizii informate.

  

• Integrare software CAFM: software-ul trebuie să fie complet integrat cu software-ul de management al facilităților adăugate de computer (CAFM) precum AutoCAD sau orice altă soluție similară. Acest lucru va facilita echipa dvs. să navigheze prin diferite scenarii și să arunce o privire asupra impactului oricăror modificări înainte ca acestea să fie implementate.

• Altă integrare de sistem Enterprise: software-ul dvs. de management al spațiului ar trebui să se integreze cu sistemele de întreprindere ale organizației dvs., inclusiv HR și contabilitate. Acest lucru vă va permite să configurați spații în conformitate cu schimburile și listele de lucru.

• Disponibilitatea aplicațiilor mobile: forța de muncă de astăzi este mai mobilă decât înainte și dorește acces la toate informațiile la îndemână. Cu aplicațiile de gestionare a spațiului, angajații tăi vor putea găsi birouri de lucru disponibile, săli de întâlnire și oameni de oriunde, crescând astfel productivitatea.

• Capacități de raportare: Pe lângă colectarea și agregarea datelor, software-ul ar trebui să accepte și funcții solide de raportare, analiză și tablou de bord. Software-ul de management al spațiului de nivel superior oferă informații utile pentru a lua decizii proactive.

Cum să găsești cel mai bun software de gestionare a spațiului?

Este important să rețineți că nu orice software de gestionare a spațiului oferă caracteristicile de care afacerea dvs. are nevoie. Iată care sunt factorii de luat în considerare atunci când alegeți cel mai bun software de gestionare a spațiului pentru compania dvs.

• Management bazat pe cloud: puteți opta pentru un software de gestionare a spațiului bazat pe cloud, care vă ajută să gestionați și să accesați funcțiile de gestionare a spațiului de pe orice dispozitiv și de oriunde. Cu toate acestea, software-ul de gestionare a spațiului local asigură un control mai mare asupra securității datelor.

• Ușurință în utilizare: Un sistem eficient de gestionare a spațiului ar trebui să aibă o interfață intuitivă și trebuie să fie ușor de utilizat pentru fiecare angajat. Căutați o soluție pe care chiar și o persoană cu cunoștințe tehnice limitate o poate folosi după antrenament.

• Integrare cu alte soluții: Cea mai bună soluție de gestionare a spațiului ar trebui să se integreze cu ușurință cu alte software-uri precum AutoCAD, sisteme de rezervare a camerelor, software de planificare a ocupării, software de solicitare de servicii și multe altele.

• Scalabilitate: O afacere în creștere trebuie să găsească un software de gestionare a spațiului care este ușor scalabil. Trebuie să fiți capabil să gestionați spațiul în expansiune și să asigurați o utilizare optimă.

• Prognozați nevoile viitoare de spațiu: Cele mai bune soluții de gestionare a spațiului facilitează vizualizarea nevoilor viitoare de spațiu. Vă ajută să planificați extinderea sau reducerea spațiului pe baza modificărilor numărului de angajați, precum și a ratei de utilizare a spațiului.

• Servicii și asistență: fie că este vorba despre o soluție on-premise sau bazată pe cloud, verificați nivelul de asistență pe care îl veți primi de la furnizor în cazul în care găsiți vreo caracteristică prea complexă.

7 Cele mai bune sisteme de management al spațiului pentru organizațiile moderne

• SpaceRunner
• Concordant
• WorkInSync
• Robin
• Skedda
• Trimis
• SmartDraw

• SpaceRunner

  SpaceRunner ajută la dezvoltarea unui nou mediu pentru afaceri. Vă ajută în urmărirea bunurilor, planificarea spațiului și studiul stării activelor. În plus, software-ul vă permite să vă vizualizați spațiul de birou într-un cadru 3D interactiv.

• Concordant

  Accordant acceptă gestionarea spațiului de lucru pentru organizațiile tradiționale, hibride, cu plan deschis, flexibile și fără adrese. Ajută la adresarea întrebărilor precum „cine vine la birou”, „când și unde vor sta angajații”, „cum să planificați o programare flexibilă” etc.

• WorkInSync

  WorkInSync facilitează pentru companii utilizarea optimă a spațiului de birou. Îl poți folosi chiar și pentru a simplifica rezervarea de noi spații de lucru și pentru a sincroniza facilitățile necesare care sunt necesare în sala de conferințe sau ședințe.

• Robin

  Robin este un software unic de gestionare a spațiului care ajută la gestionarea optimă a configurației de lucru moderne. Acesta urmărește și analizează spațiul de birou disponibil și vă ajută să începeți cu modelul hibrid de lucru.

• Skedda

  Skedda face rezervarea și programarea spațiilor de lucru fără probleme. Acest lucru reduce presiunea asupra echipelor dvs. de administrare și oferă flexibilitatea de care are nevoie organizația dvs. și angajaților.

• Trimis

  Envoy vă ajută să treceți cu ușurință la un loc de muncă hibrid. Ajută la crearea unui program hibrid, la invitarea angajaților la birou și la rezervarea birourilor necesare și a altor facilități necesare.

• SmartDraw

  SmartDraw vă permite să creați planuri de etaj rapid și ușor pentru proprietăți rezidențiale și comerciale. Puteți doar să selectați un șablon și să-l integrați cu instrumentul dvs. preferat pentru a începe.

Concluzie

Platforma potrivită de gestionare a spațiului nu numai că ajută la o mai bună planificare și utilizare a spațiului dvs. de birou, dar oferă mult mai mult decât atât. Permite organizațiilor să-și economisească costurile operaționale, să facă o planificare strategică, să mărească nivelul de satisfacție al angajaților, să obțină informații semnificative și să crească productivitatea pentru un management eficient al instalației.

Întrebări frecvente

Categorii înrudite: Software de management al întâlnirilor | Software de partajare a ecranului | Monitorizare de la distanță întreținere