공간 관리 시스템이란 무엇입니까: 전체 개요

직장은 직원의 요구 사항을 충족하기 위해 계속 변경됩니다. 더 많은 회사에서 폐쇄 이후 하이브리드 작업 모델을 채택함에 따라 직원 친화성과 비용 효율성을 보장하기 위해 사무실 공간을 효율적으로 관리하는 것이 더욱 중요해졌습니다.

공간 관리란?

조직에서 물리적 공간을 관리하는 것을 공간 관리라고 합니다. 조직은 이 방식을 채택하여 전체 사무실 공간을 관리하고 점유 정보를 추적하며 공간 계획을 만듭니다.

공간 관리에는 데이터 수집, 예측, 분석 및 전략적 계획과 같은 여러 단계가 포함됩니다. 이 개념은 간단해 보이지만 실제로 구현하는 것은 상당히 어려울 수 있습니다.

현대 사무실에서 공간 관리의 중요성

공간 관리는 많은 활동의 초석이기 때문에 효과적인 시설 관리의 필수적인 부분입니다. 자산관리, 입주관리, 객실예약, 이사관리, 유지관리를 도와줍니다.

공간을 전략적으로 계획하면 비용 효율적인 솔루션을 개발하는 동시에 작업 공간의 가용성을 최적화하여 직원이 공간을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

오늘날 공간 관리 시스템의 이점은 다음과 같습니다.

• 공간 낭비를 크게 방지
• 팀이 성장함에 따라 작업 공간 확장
• 작업 공간을 편안하게 만들어 생산성 향상
• 유연한 사무실 설정

공간 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

공간 관리 소프트웨어는 회사의 물리적 자산을 관리, 감사 및 추적하는 데 도움이 됩니다. 이것은 사무실 공간 또는 기타 건물을 관리하기 위한 다양한 기능을 제공하는 자동화된 기술입니다.

이 솔루션은 최적의 공간 활용에 도움이 되는 간단하고 직관적인 인터페이스를 제공합니다. 효과적인 공간 관리 소프트웨어로 다음을 수행할 수 있습니다.

• 실시간으로 작업 공간 점유율 보기
• 사전 데스크 예약 또는 회의실 예약을 표시하십시오.
• 가용성을 기반으로 하이브리드 설정을 위한 효율적인 워크플로 관리
• 현장 직원의 로그인 및 로그아웃 추적
• 언제 어디서나 모든 직원과 공간 점유에 대한 최신 정보를 공유하십시오.
• QR 기반 비접촉 디지털 패스를 활용하여 사무실 방문자 관리
• 공간 요구 사항에 따라 유지 관리 서비스 계획 및 일정 잡기

또한 대부분의 공간 관리 소프트웨어는 웹 브라우저와 모바일 앱을 통해 액세스할 수 있습니다. 이동 중에도 공간 가용성, 위치, 용도, 용량, 점유 시간 등을 쉽게 관리할 수 있습니다.

공간관리시스템의 종류

몇 가지 일반적인 유형의 공간 관리 시스템을 살펴보겠습니다.

• 객실 예약 소프트웨어

  객실 예약 프로세스를 자동화하고 객실 점유율을 측정하는 것은 객실 예약 소프트웨어의 주요 이점입니다. 회의실을 예약하고 사무실 또는 공유 시설 내의 다른 공간을 예약하기 위한 중앙 플랫폼을 제공합니다.

• 회의실 관리 시스템

  회의실 관리 시스템을 통해 작업 팀은 회의실을 예약하거나 예약을 예약하고 특정 편의 시설을 잠그고 회의 후 청소를 자동으로 수행할 수 있습니다. 필요할 때마다 회의실이나 공간의 모든 세부 정보를 제공합니다.

• 회의실 관리 시스템

  회의실 관리 시스템은 회의 및 토론을 효율적으로 관리하고 계획하기 위해 회의실 및 기타 사무실 공간을 쉽게 예약할 수 있도록 합니다.

• 코워킹 관리 시스템

  코워킹 스페이스 관리를 위해 특별히 고안된 코워킹 관리 시스템입니다. 강력한 하이브리드 작업 공간 관리 기능을 통해 관리자는 다양한 개인 그룹의 요구 사항을 수용할 수 있는 유연한 작업 공간을 만들 수 있습니다.

• 좌석 관리 소프트웨어

  좌석 관리 소프트웨어는 작업장에 있는 모든 사람에게 적합한 좌석이 있는지 확인하는 동시에 공간을 최대한 활용합니다. 좌석 할당 소프트웨어는 직원이 근무 시간에 따라 사무실에서 앉는 위치를 계획하는 데 중요합니다.

공간 관리 소프트웨어 사용의 이점

현대 직장 관리자는 공간 관리 소프트웨어가 필요합니다. 이를 통해 조직은 긍정적인 업무 환경과 공간 낭비를 최소화하는 사무실 환경을 만드는 방법에 대한 데이터 기반 결정을 내릴 수 있습니다.

• 공간 활용도 향상

  사용하지 않는 공간은 대규모 조직에서 흔히 볼 수 있는 시나리오입니다. 공간 관리 시스템 소프트웨어를 사용하면 조직에서 활용도가 낮은 공간을 관리하고 최적의 활용을 위해 리소스를 재배치할 수 있습니다.

• 직원 생산성 향상

  직원들은 매일 사용 가능한 업무용 책상, 회의실, 주차 공간 등을 찾는 데 많은 시간을 할애합니다. 직원의 요구에 맞게 조정된 공간 관리 도구는 사업주가 직원이 필요한 장비와 위치를 보유하고 있는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들의 특정 작업.

• 더 나은 커뮤니케이션

  데이터는 효과적인 공간 관리에 필수적입니다. 이 데이터가 여러 플랫폼에 흩어져 있으면 특정 부서 내의 커뮤니케이션이 고립될 수 있습니다. 공간 관리 소프트웨어의 도움으로 시설 관리자는 공간 사용을 쉽게 추적하고 필요한 조치를 취할 수 있습니다.

• 실시간 공간 관리를 위한 메트릭

  직장에서의 더 나은 투명성으로 의사 소통과 직원 만족도가 향상됩니다. 공간 관리 소프트웨어를 사용할 때의 이점 중 하나는 활용된 공간의 백분율, 사용 가능한 총 면적, 평방 피트당 운영 비용과 같은 정보 및 실시간 메트릭을 제공한다는 것입니다.

• 비용 절감

  공간 관리 소프트웨어는 비어 있거나 사용되지 않는 공간을 강조 표시하여 에너지 절약을 촉진합니다. 또한, 종종 눈에 띄지 않고 운영 비용에 추가되는 불필요한 시설 관련 비용으로부터 조직을 절약할 수 있습니다.

공간 관리 소프트웨어의 필수 기능

최고의 소프트웨어에서 찾을 수 있는 필수 공간 관리 기능:

• 실시간 데이터 캡처 기능: 공간 관리 소프트웨어는 실시간으로 점유 데이터를 캡처할 수 있습니다. 생체 인식 장치는 생체 인식 장치 및 점유 센서와 연결하여 실시간 정보를 추적할 수 있습니다. 관리자가 이러한 유형의 데이터를 손쉽게 사용할 수 있게 되면 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

• CAFM 소프트웨어 통합: 소프트웨어는 AutoCAD 또는 기타 유사한 솔루션과 같은 CAFM(Computer-Added Facility Management) 소프트웨어와 완전히 통합되어야 합니다. 이렇게 하면 팀이 다양한 시나리오를 탐색하고 변경 사항이 구현되기 전에 영향을 살펴볼 수 있습니다.

  

• 기타 엔터프라이즈 시스템 통합: 공간 관리 소프트웨어는 HR 및 회계를 포함한 조직의 엔터프라이즈 시스템과 통합되어야 합니다. 이를 통해 근무 교대 및 명단에 따라 공간을 설정할 수 있습니다.

• 모바일 앱의 가용성: 오늘날의 인력은 이전보다 더 이동성이 뛰어나고 모든 정보에 손쉽게 액세스할 수 있기를 원합니다. 공간 관리 앱을 사용하면 직원이 어디에서나 사용 가능한 업무용 책상, 회의실 및 사람들을 찾을 수 있으므로 생산성이 향상됩니다.

• 보고 기능: 소프트웨어는 데이터 수집 및 집계와 함께 강력한 보고, 분석 및 대시보드 기능도 지원해야 합니다. 최상위 공간 관리 소프트웨어는 능동적인 결정을 내리기 위한 실행 가능한 통찰력을 제공합니다.

최고의 공간 관리 소프트웨어를 찾는 방법은 무엇입니까?

모든 공간 관리 소프트웨어가 비즈니스에 필요한 기능을 제공하는 것은 아니라는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 다음은 귀사에 가장 적합한 공간 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 요소입니다.

• 클라우드 기반 관리: 모든 장치와 장소에서 공간 관리 기능을 관리하고 액세스하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 공간 관리 소프트웨어를 선택할 수 있습니다. 그러나 온프레미스 공간 관리 소프트웨어는 데이터 보안에 대한 더 큰 제어를 보장합니다.

• 사용 용이성: 효과적인 공간 관리 시스템은 직관적인 인터페이스를 가져야 하며 모든 직원이 사용하기 쉬워야 합니다. 제한된 기술 지식을 가진 사람도 교육 후에 사용할 수 있는 솔루션을 찾으십시오.

• 다른 솔루션과의 통합: 최고의 공간 관리 솔루션은 AutoCAD, 객실 예약 시스템, 점유 계획 소프트웨어, 서비스 요청 소프트웨어 등과 같은 다른 소프트웨어와 쉽게 통합되어야 합니다.

• 확장성: 성장하는 기업은 쉽게 확장할 수 있는 공간 관리 소프트웨어를 찾아야 합니다. 확장되는 공간을 관리하고 최적의 활용도를 보장할 수 있어야 합니다.

• 미래 공간 요구 사항 예측: 최고의 공간 관리 솔루션을 사용하면 미래 공간 요구 사항을 쉽게 시각화할 수 있습니다. 직원 수 및 공간 활용률 변화에 따른 공간 확장 또는 축소 계획에 도움이 됩니다.

• 서비스 및 지원: 온프레미스 솔루션이든 클라우드 기반 솔루션이든 관계없이 너무 복잡한 기능을 발견한 경우 공급업체에서 제공하는 지원 수준을 확인하십시오.

현대 조직을 위한 7가지 최고의 공간 관리 시스템

• 스페이스러너
• 어코던트
• 워크인싱크
• 남자 이름
• 스케다
• 사절
• 스마트드로

• 스페이스러너

  SpaceRunner는 비즈니스를 위한 새로운 환경을 개발하는 데 도움을 줍니다. 자산 추적, 공간 계획 및 자산 상태 조사에 도움이 됩니다. 또한 이 소프트웨어를 사용하면 대화형 3D 설정에서 사무실 공간을 시각화할 수 있습니다.

• 어코던트

  Accordant는 기존, 하이브리드, 개방형, 유연하고 주소가 없는 조직을 위한 작업 공간 관리를 지원합니다. '사무실에 누가 오는지', '직원들은 언제, 어디에 앉을까', '유연한 일정을 계획하는 방법' 등과 같은 질문을 해결하는 데 도움이 됩니다.

• 워크인싱크

  WorkInSync를 사용하면 기업이 사무실 공간을 최적으로 활용할 수 있습니다. 새로운 작업 공간 예약을 단순화하고 회의실이나 회의실에 필요한 편의 시설을 동기화하는 데 사용할 수도 있습니다.

• 남자 이름

  Robin은 현대의 작업 설정을 최적으로 관리하는 데 도움이 되는 고유한 공간 관리 소프트웨어입니다. 사용 가능한 사무실 공간을 추적 및 분석하고 하이브리드 작업 모델을 시작하는 데 도움이 됩니다.

• 스케다

  Skedda를 사용하면 작업 공간을 간편하게 예약하고 예약할 수 있습니다. 이는 관리 팀의 부담을 줄이고 조직과 직원이 필요로 하는 유연성을 제공합니다.

• 사절

  Envoy는 하이브리드 작업 공간으로 쉽게 전환할 수 있도록 지원합니다. 하이브리드 일정을 만들고 직원을 사무실로 초대하고 필요한 책상 및 기타 필요한 편의 시설을 예약하는 데 도움이 됩니다.

• 스마트드로

  SmartDraw를 사용하면 주거 및 상업용 부동산에 대한 빠르고 쉬운 평면도를 만들 수 있습니다. 템플릿을 선택하고 즐겨 사용하는 도구와 통합하기만 하면 시작할 수 있습니다.

결론

올바른 공간 관리 플랫폼은 사무실 공간을 더 잘 계획하고 활용하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 그 이상을 제공합니다. 이를 통해 조직은 운영 비용을 절감하고, 전략적 계획을 세우고, 직원 만족도를 높이고, 의미 있는 통찰력을 얻고, 효과적인 시설 관리를 위한 생산성을 높일 수 있습니다.

자주 묻는 질문

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