スペース管理システムとは：完全な概要

職場は従業員のニーズを満たすために変化し続けています。 封鎖後にハイブリッド作業モデルを採用する企業が増えるにつれ、従業員の使いやすさと費用対効果を確保するために、オフィススペースを効率的に管理することがより重要になります。

スペース管理とは何ですか？

組織内の物理スペースの管理は、スペース管理と呼ばれます。 組織はこの手法を採用して、オフィススペース全体を管理し、占有情報を追跡し、空間計画を作成します。

スペース管理には、データの収集、予測、分析、戦略的計画などの複数のステップが含まれます。 この概念は単純に聞こえますが、実際に実装するのは非常に難しい場合があります。

現代のオフィスにおけるスペース管理の重要性

スペース管理は、多くの活動の基礎であるため、効果的な施設管理の不可欠な部分です。 物件管理、入居管理、部屋予約、引越し管理、メンテナンス管理に役立ちます。

スペースの戦略的計画により、ワークスペースの可用性を最適化しながら費用効果の高いソリューションを開発できるため、従業員はスペースを効率的に管理できます。

今日のスペース管理システムの利点は次のとおりです。

• スペースの浪費を大幅に回避します
• チームの成長に合わせて職場を拡大する
• ワークスペースを快適にして生産性を向上させる
• 柔軟なオフィスセットアップを実現

スペース管理ソフトウェアとは何ですか？

スペース管理ソフトウェアは、会社の物理的資産の管理、監査、および追跡を支援します。 これは、オフィススペースやその他の施設を管理するための多数の機能を提供する自動化テクノロジーです。

このソリューションは、最適なスペース使用率に役立つシンプルで直感的なインターフェイスを提供します。 効果的なスペース管理ソフトウェアを使用すると、次のことができます。

• ワークスペースの占有率をリアルタイムで表示
• 事前のデスク予約または会議室の予約にマークを付ける
• 可用性に基づいてハイブリッドセットアップの効率的なワークフローを管理します
• オンサイト従業員のログインとログアウトを追跡します
• いつでもどこからでも、すべての従業員とスペース占有に関する最新情報を共有します
• QRベースの非接触型デジタルパスを利用して、オフィスの訪問者を管理します
• スペースのニーズに応じてメンテナンスサービスを計画およびスケジュールします

さらに、スペース管理ソフトウェアの大部分は、Webブラウザーとモバイルアプリを介してアクセスできます。 外出先で空き容量、場所、目的、容量、占有時間などを簡単に管理できます。

スペース管理システムの種類

一般的なタイプのスペース管理システムのいくつかを見てみましょう。

• 部屋予約ソフトウェア

  部屋の予約プロセスを自動化し、部屋の占有率を測定することは、部屋の予約ソフトウェアの主な利点です。 会議室を予約したり、オフィスや共有施設内の他のスペースを予約したりするための中央プラットフォームを提供します。

• 会議室管理システム

  会議室管理システムにより、作業チームは会議室の予約や予約のスケジュール設定、特定の設備のロック、会議後の清掃の自動実行を行うことができます。 それはあなたがそれを必要とするときはいつでも会議室またはスペースのすべての詳細を提供します。

• 会議室管理システム

  会議室管理システムにより、会議室やその他のオフィススペースを簡単に予約して、会議やディスカッションを効果的に管理および計画できます。

• コワーキングマネジメントシステム

  コワーキング管理システムは、コワーキングスペースを管理するために特別に設計されています。 強力なハイブリッドワークプレイス管理機能により、マネージャーは多様な個人グループのニーズに対応できる柔軟なワークスペースを作成できます。

• シート管理ソフトウェア

  座席管理ソフトウェアは、スペースを可能な限り最大限に活用しながら、職場のすべての人に適切な座席を確保します。 座席割り当てソフトウェアは、勤務シフトごとに従業員がオフィスのどこに座るかを計画するために重要です。

スペース管理ソフトウェアを使用する利点

現代の職場の管理者は、自由に使えるスペース管理ソフトウェアを必要としています。 これにより、組織は、前向きな職場体験と最小限のスペースの浪費でオフィス環境を作成する方法について、データに基づいた意思決定を行うことができます。

• スペースのより良い利用

  未使用のスペースは、大規模な組織では一般的なシナリオです。 スペース管理システムソフトウェアを使用すると、組織は十分に活用されていないスペースを管理し、リソースを最適に利用できるように再ルーティングできます。

• 従業員の生産性の向上

  従業員は、利用可能なワークデスク、会議室、駐車スペースなどを見つけるために毎日多くの時間を費やしています。従業員のニーズに合わせて調整されたスペース管理ツールは、ビジネスオーナーが従業員に必要な機器と場所を確保するのに役立ちます。彼らの特定のタスク。

• より良いコミュニケーション

  効果的なスペース管理にはデータが不可欠です。 このデータが異なるプラットフォームに分散している場合、特定の部門内の通信がサイロ化される可能性があります。 スペース管理ソフトウェアの助けを借りて、施設管理者はスペース使用量を簡単に追跡し、必要な措置を講じることができます。

• リアルタイムのスペース管理の指標

  コミュニケーションと従業員の満足度は、職場の透明性が向上することで向上します。 スペース管理ソフトウェアを使用する利点の1つは、使用されているスペースの割合、使用可能な総面積、1平方フィートあたりの運用コストなどの情報とリアルタイムのメトリックを提供することです。

• コスト削減

  スペース管理ソフトウェアは、未使用または未使用のスペースを強調表示することにより、エネルギー節約を促進します。 また、見過ごされがちで運用コストにつながる不要な施設関連の費用から組織を救うことができます。

スペース管理ソフトウェアの必須機能

最高のソフトウェアで見つかる重要なスペース管理機能：

• リアルタイムデータをキャプチャする機能：スペース管理ソフトウェアは、占有データをリアルタイムでキャプチャできます。 生体認証デバイスは、リアルタイム情報を追跡するために生体認証デバイスおよび占有センサーと接続できます。 管理者がこのタイプのデータをすぐに利用できる場合、十分な情報に基づいて意思決定を行うことができます。

  

• CAFMソフトウェアの統合：ソフトウェアは、AutoCADやその他の同様のソリューションなどのコンピューター追加機能管理（CAFM）ソフトウェアと完全に統合されている必要があります。 これにより、チームはさまざまなシナリオをナビゲートし、変更が実装される前に変更の影響を確認することが容易になります。

• その他のエンタープライズシステム統合：スペース管理ソフトウェアは、HRや経理などの組織のエンタープライズシステムと統合する必要があります。 これにより、勤務シフトや名簿に合わせてスペースを設定することができます。

• モバイルアプリの可用性：今日の労働力は以前よりもモバイル性が高く、すべての情報にすぐにアクセスできることを望んでいます。 スペース管理アプリを使用すると、従業員はどこからでも利用可能なワークデスク、会議室、および人を見つけることができるため、生産性が向上します。

• レポート機能：データの収集と集約に加えて、ソフトウェアは堅牢なレポート、分析、およびダッシュボード機能もサポートする必要があります。 トップレベルのスペース管理ソフトウェアは、プロアクティブな意思決定を行うための実用的な洞察を提供します。

最高のスペース管理ソフトウェアを見つける方法は？

すべてのスペース管理ソフトウェアがビジネスに必要な機能を提供するわけではないことを覚えておくことが重要です。 会社に最適なスペース管理ソフトウェアを選択する際に考慮すべき要素は次のとおりです。

• クラウドベースの管理：任意のデバイスからどこからでもスペース管理機能を管理およびアクセスするのに役立つクラウドベースのスペース管理ソフトウェアを選択できます。 ただし、オンプレミスのスペース管理ソフトウェアにより、データセキュリティをより詳細に制御できます。

• 使いやすさ：効果的なスペース管理システムは、直感的なインターフェイスを備え、すべての従業員にとって使いやすいものでなければなりません。 技術的な知識が限られている人でも、トレーニング後に使用できる解決策を探してください。

• 他のソリューションとの統合：最適なスペース管理ソリューションは、AutoCAD、部屋予約システム、占有計画ソフトウェア、サービス要求ソフトウェアなどの他のソフトウェアと簡単に統合できる必要があります。

• スケーラビリティ：成長するビジネスは、簡単にスケーラブルなスペース管理ソフトウェアを見つける必要があります。 拡大するスペースを管理し、最適な使用率を確保できる必要があります。

• 将来のスペースニーズを予測する：最高のスペース管理ソリューションにより、将来のスペースニーズを簡単に視覚化できます。 従業員数の変化やスペース使用率に基づいたスペースの拡大または縮小の計画に役立ちます。

• サービスとサポート：オンプレミスまたはクラウドベースのソリューションであるかどうかにかかわらず、機能が複雑すぎる場合に備えて、ベンダーから提供されるサポートのレベルを確認してください。

現代の組織に最適な7つのスペース管理システム

• SpaceRunner
• アコーダント
• WorkInSync
• ロビン
• スケダ
• 使節
• SmartDraw

• SpaceRunner

  SpaceRunnerは、ビジネス向けの新しい環境の開発に役立ちます。 資産の追跡、スペースの計画、および資産の状態の調査に役立ちます。 さらに、このソフトウェアを使用すると、インタラクティブな3D設定でオフィススペースを視覚化できます。

• アコーダント

  Accordantは、従来のハイブリッド、オープンプラン、柔軟、ゼロアドレスの組織のワークスペース管理をサポートします。 これは、「誰がオフィスに来るのか」、「従業員がいつどこに座るのか」、「柔軟なスケジューリングを計画する方法」などの質問に対処するのに役立ちます。

• WorkInSync

  WorkInSyncを使用すると、企業はオフィススペースを最適に活用できます。 これを使用して、新しいワークスペースの予約を簡素化し、会議室や会議室で必要な設備を同期することもできます。

• ロビン

  ロビンは、現代の作業セットアップを最適に管理するのに役立つ独自のスペース管理ソフトウェアです。 利用可能なオフィススペースを追跡および分析し、作業のハイブリッドモデルを開始するのに役立ちます。

• スケダ

  Skeddaを使用すると、ワークスペースの予約とスケジュール設定を簡単に行うことができます。 これにより、管理チームへのプレッシャーが軽減され、組織と従業員のニーズに柔軟に対応できます。

• 使節

  Envoyは、ハイブリッドワークプレイスへの移行を容易にします。 ハイブリッドスケジュールの作成、従業員のオフィスへの招待、必要なデスクやその他の必要な設備の予約に役立ちます。

• SmartDraw

  SmartDrawを使用すると、住宅および商業用不動産の間取り図をすばやく簡単に作成できます。 テンプレートを選択し、それをお気に入りのツールと統合するだけで開始できます。

結論

適切なスペース管理プラットフォームは、オフィススペースの計画と利用を改善するだけでなく、それ以上のものを提供します。 これにより、組織は運用コストを節約し、戦略的計画を立て、従業員の満足度を高め、有意義な洞察を得て、効果的な施設管理のための生産性を向上させることができます。

よくある質問

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