Qué son los sistemas de gestión del espacio: una descripción completa

Los lugares de trabajo siguen cambiando para satisfacer las necesidades de sus empleados. A medida que más empresas adoptan modelos de trabajo híbridos después del cierre, la gestión eficiente del espacio de oficina se vuelve más importante para garantizar la amabilidad de los empleados y la rentabilidad.

¿Qué es la gestión del espacio?

La gestión del espacio físico en una organización se denomina gestión del espacio. Las organizaciones adoptan esta práctica para administrar todo su espacio de oficina, realizar un seguimiento de la información de ocupación y crear un plan espacial.

La gestión del espacio implica varios pasos, como la recopilación de datos, la previsión, el análisis y la planificación estratégica. Este concepto suena simple, pero puede ser bastante difícil de implementar en la práctica.

Importancia de la gestión del espacio en las oficinas modernas

La gestión del espacio es una parte integral de la gestión eficaz de las instalaciones, ya que es la piedra angular de muchas actividades. Ayuda con la gestión de propiedades, la gestión de ocupación, la reserva de habitaciones, la gestión de mudanzas y la gestión de mantenimiento.

La planificación estratégica del espacio le permite desarrollar soluciones rentables mientras optimiza la disponibilidad del espacio de trabajo, lo que permite a sus empleados administrar el espacio de manera eficiente.

Estos son los beneficios del sistema de gestión del espacio en la actualidad:

• Evita significativamente el desperdicio de espacio.
• Amplíe su lugar de trabajo a medida que crece el equipo
• Haz que el espacio de trabajo sea cómodo para lograr una mayor productividad
• Lograr configuraciones de oficina flexibles

¿Qué es el software de gestión de espacios?

El software de administración de espacios ayuda a administrar, auditar y rastrear los activos físicos de su empresa. Esta es una tecnología automatizada que proporciona una gran cantidad de funciones para administrar el espacio de oficina o cualquier otro local.

La solución ofrece una interfaz simple e intuitiva que ayuda a optimizar la utilización del espacio. Con un software de gestión de espacios eficaz, puede:

• Ver la ocupación del espacio de trabajo en tiempo real
• Marque cualquier reserva de escritorio anticipada o reserva de sala de conferencias
• Administre un flujo de trabajo eficiente para la configuración híbrida en función de su disponibilidad
• Mantenga un registro del inicio y cierre de sesión de los empleados en el sitio
• Comparta la información más reciente sobre la ocupación del espacio con cada empleado, en cualquier momento y desde cualquier lugar
• Utilice pases digitales sin contacto basados ​​en QR para administrar los visitantes en la oficina
• Planifique y programe los servicios de mantenimiento de acuerdo con sus necesidades de espacio

Además, se puede acceder a la mayoría del software de gestión de espacios a través de un navegador web y una aplicación móvil. Puede administrar fácilmente la disponibilidad de espacio, la ubicación, el propósito, la capacidad, el tiempo de ocupación, etc. sobre la marcha.

Tipos de sistema de gestión de espacios

Echemos un vistazo a algunos de los tipos comunes de sistemas de gestión del espacio.

• Software de reserva de habitaciones

  Automatizar el proceso de reserva de habitaciones y medir la ocupación de las habitaciones es un beneficio clave del software de reserva de habitaciones. Ofrece una plataforma central para reservar una sala de conferencias y reservar otros espacios dentro de una oficina o instalación compartida.

• Sistema de gestión de salas de reuniones

  Un sistema de gestión de salas de reuniones permite a los equipos de trabajo reservar una sala de reuniones o programar reservas, bloquear determinados servicios y realizar la limpieza posterior a la reunión de forma automática. Proporciona todos los detalles de una sala o espacio de reuniones siempre que lo necesites.

• Sistema de gestión de salas de conferencias

  Los sistemas de gestión de salas de conferencias garantizan una fácil reserva de salas de conferencias y otros espacios de oficina para una gestión y planificación eficaces de reuniones y debates.

• Sistema de gestión de coworking

  Un sistema de gestión de coworking está diseñado específicamente para gestionar espacios de coworking. Con sus potentes funciones de gestión de lugares de trabajo híbridos, ayuda a los gerentes a crear un espacio de trabajo flexible que puede adaptarse a las necesidades de un grupo diverso de personas.

• Software de gestión de asientos

  El software de gestión de asientos garantiza que haya el asiento adecuado para todos en su lugar de trabajo y, al mismo tiempo, utilice el espacio de la mejor manera posible. El software de asignación de asientos es importante para planificar dónde se sientan sus empleados en la oficina según sus turnos de trabajo.

Beneficios de usar el software de gestión de espacios

Los gerentes de los lugares de trabajo modernos necesitan un software de gestión del espacio a su disposición. Permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos sobre cómo crear un entorno de oficina con una experiencia laboral positiva y un mínimo desperdicio de espacio.

• Mejor aprovechamiento del espacio.

  El espacio no utilizado es un escenario común en las grandes organizaciones. El uso del software del sistema de gestión de espacios ayuda a las organizaciones a gestionar los espacios infrautilizados y redirigir los recursos para su utilización óptima.

• Aumento de la productividad de los empleados

  Todos los días, los empleados dedican mucho tiempo a encontrar escritorios de trabajo, salas de reuniones, espacios de estacionamiento, etc. disponibles. Una herramienta de administración de espacios adaptada a las necesidades de los empleados puede ayudar a los propietarios de negocios a garantizar que los empleados tengan el equipo y la ubicación que necesitan para sus tareas específicas.

• Mejor comunicación

  Los datos son esenciales para una gestión eficaz del espacio. Si estos datos están dispersos en diferentes plataformas, la comunicación dentro de departamentos específicos puede quedar aislada. Con la ayuda del software de gestión del espacio, los administradores de las instalaciones pueden rastrear fácilmente el uso del espacio y tomar las medidas necesarias.

• Métricas para la gestión del espacio en tiempo real

  La comunicación y la satisfacción de los empleados mejoran con una mayor transparencia en el lugar de trabajo. Uno de los beneficios de usar un software de administración de espacio es que le brinda información y métricas en tiempo real, como el porcentaje de espacio utilizado, el área total disponible y los costos operativos por pie cuadrado.

• Ahorro de costes

  El software de gestión de espacios facilita el ahorro de energía al resaltar los espacios desocupados o no utilizados. Además, ahorra a las organizaciones gastos innecesarios relacionados con las instalaciones que a menudo pasan desapercibidos y se suman al costo operativo.

Características imprescindibles del software de gestión de espacios

Funciones esenciales de gestión del espacio que encontrarás con el mejor software:

• Capacidad para capturar datos en tiempo real: el software de gestión de espacios puede capturar los datos de ocupación en tiempo real. Los dispositivos biométricos se pueden conectar con dispositivos biométricos y sensores de ocupación para rastrear información en tiempo real. Cuando los gerentes tienen este tipo de datos al alcance de la mano, están bien equipados para tomar decisiones informadas.

  

• Integraciones de software CAFM: el software debe estar completamente integrado con el software de administración de instalaciones agregadas por computadora (CAFM) como AutoCAD o cualquier otra solución similar. Esto facilitará que su equipo navegue a través de diferentes escenarios y observe el impacto de cualquier cambio antes de implementarlo.

• Otra integración de sistemas empresariales: su software de administración de espacio debe integrarse con los sistemas empresariales de su organización, incluidos recursos humanos y contabilidad. Esto le permitirá configurar los espacios de acuerdo con los turnos de trabajo y las listas.

• Disponibilidad de aplicaciones móviles: la fuerza laboral actual es más móvil que antes y quiere tener acceso a toda la información al alcance de la mano. Con las aplicaciones de gestión de espacios, sus empleados podrán encontrar mesas de trabajo, salas de reuniones y personas disponibles desde cualquier lugar, aumentando así la productividad.

• Capacidades de informes: además de recopilar y agregar los datos, el software también debe admitir funciones sólidas de informes, análisis y tableros. El software de gestión de espacios de primer nivel proporciona información procesable para tomar decisiones proactivas.

¿Cómo encontrar el mejor software de gestión de espacios?

Es importante recordar que no todos los programas de gestión de espacios ofrecen las funciones que su empresa necesita. Estos son los factores a considerar al seleccionar el mejor software de gestión de espacios para su empresa.

• Gestión basada en la nube: puede optar por un software de gestión del espacio basado en la nube que ayuda a gestionar y acceder a las funciones de gestión del espacio desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Sin embargo, el software de gestión del espacio local garantiza un mayor control sobre la seguridad de los datos.

• Facilidad de uso: un sistema eficaz de gestión del espacio debe tener una interfaz intuitiva y debe ser fácil de usar para todos los empleados. Busque una solución que incluso una persona con conocimientos técnicos limitados pueda utilizar después de la formación.

• Integración con otras soluciones: la mejor solución de administración de espacios debe integrarse fácilmente con otro software como AutoCAD, sistemas de reserva de habitaciones, software de planificación de ocupación, software de solicitud de servicios y más.

• Escalabilidad: una empresa en crecimiento debe encontrar un software de administración de espacio que sea fácilmente escalable. Debe poder administrar el espacio en expansión y garantizar una utilización óptima.

• Pronostique las necesidades futuras de espacio: las mejores soluciones de gestión del espacio facilitan la visualización de sus necesidades futuras de espacio. Le ayuda en la planificación de la expansión o reducción del espacio en función de los cambios en el número de empleados, así como la tasa de utilización del espacio.

• Servicio y soporte: ya sea que se trate de una solución local o basada en la nube, verifique el nivel de soporte que obtendrá del proveedor en caso de que encuentre alguna característica demasiado compleja.

Los 7 mejores sistemas de gestión del espacio para las organizaciones modernas

• corredor espacial
• Conforme
• trabajoinsync
• Robin
• Skedda
• Enviado
• dibujo inteligente

• corredor espacial

  SpaceRunner ayuda a desarrollar un nuevo entorno para las empresas. Le ayuda en el seguimiento de activos, la planificación del espacio y la inspección del estado de los activos. Además, el software le permite visualizar el espacio de su oficina en un entorno 3D interactivo.

• Conforme

  Accordant admite la gestión del espacio de trabajo para organizaciones tradicionales, híbridas, de plan abierto, flexibles y sin direcciones. Ayuda a abordar preguntas como 'quién viene a la oficina', 'cuándo y dónde se sentarán los empleados', 'cómo planificar horarios flexibles', etc.

• trabajoinsync

  WorkInSync facilita a las empresas la utilización óptima del espacio de oficina. Incluso puede usarlo para simplificar la reserva de nuevos espacios de trabajo y sincronizar las comodidades necesarias que se requieren en la sala de conferencias o reuniones.

• Robin

  Robin es un software de gestión de espacio único que ayuda a gestionar la configuración de trabajo moderna de forma óptima. Realiza un seguimiento y analiza el espacio de oficina disponible y lo ayuda a comenzar con el modelo híbrido de trabajo.

• Skedda

  Skedda hace que reservar y programar espacios de trabajo sea sencillo. Esto reduce la presión sobre sus equipos de administración y ofrece la flexibilidad que su organización y sus empleados necesitan.

• Enviado

  Envoy lo ayuda a realizar una transición sencilla a un lugar de trabajo híbrido. Ayuda a crear un horario híbrido, invitar a los empleados a la oficina y reservar los escritorios requeridos y otras comodidades necesarias.

• dibujo inteligente

  SmartDraw le permite crear planos de planta rápidos y fáciles para propiedades residenciales y comerciales. Simplemente puede seleccionar una plantilla e integrarla con su herramienta favorita para comenzar.

Conclusión

La plataforma de gestión del espacio adecuada no solo ayuda a planificar y utilizar mejor el espacio de su oficina, sino que ofrece mucho más que eso. Permite a las organizaciones ahorrar costos operativos, realizar una planificación estratégica, aumentar los niveles de satisfacción de los empleados, obtener información significativa y aumentar la productividad para una gestión eficaz de las instalaciones.

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