什么是空间管理系统：完整概述

工作场所不断变化以满足员工的需求。 随着越来越多的公司在锁定后采用混合工作模式，有效地管理办公空间对于确保员工友好和成本效益变得更加重要。

什么是空间管理？

组织中物理空间的管理称为空间管理。 组织采用这种做法来管理其整个办公空间、跟踪占用信息并创建空间规划。

空间管理涉及多个步骤，例如收集数据、预测、分析和战略规划。 这个概念听起来很简单，但在实践中实施起来可能非常具有挑战性。

现代办公室空间管理的重要性

空间管理是有效设施管理的一个组成部分，因为它是许多活动的基石。 它有助于物业管理、占用管理、房间预订、搬家管理和维护管理。

空间的战略规划使您能够开发具有成本效益的解决方案，同时优化工作空间的可用性，使您的员工能够有效地管理空间。

以下是当今空间管理系统的好处：

• 显着避免空间浪费
• 随着团队的发展扩大您的工作场所
• 让工作空间更舒适，以提高生产力
• 确保灵活的办公室设置

什么是空间管理软件？

空间管理软件有助于管理、审计和跟踪贵公司的实物资产。 这是一种自动化技术，可提供许多功能来管理办公空间或任何其他场所。

该解决方案提供了一个简单直观的界面，有助于优化空间利用。 使用有效的空间管理软件，您可以：

• 实时查看工作空间占用情况
• 标记任何提前的办公桌预订或会议室预订
• 根据可用性管理混合设置的高效工作流程
• 跟踪现场员工的登录和注销
• 随时随地与每位员工分享有关空间占用的最新信息
• 利用基于二维码的非接触式数字通行证来管理办公室的访客
• 根据您的空间需求计划和安排维护服务

此外，大多数空间管理软件都可以通过网络浏览器和移动应用程序访问。 您可以随时随地轻松管理空间可用性、位置、用途、容量、占用时间等。

空间管理系统的类型

让我们来看看一些常见的空间管理系统类型。

• 订房软件

  客房预订流程自动化和客房入住率测量是客房预订软件的主要优势。 它为预订会议室和预订办公室或共享设施内的其他空间提供了一个中央平台。

• 会议室管理系统

  会议室管理系统允许工作团队预订会议室或安排预订，锁定某些设施，并自动进行会后清洁。 它可在您需要时提供会议室或空间的所有详细信息。

• 会议室管理系统

  会议室管理系统可确保轻松预订会议室和其他办公空间，从而有效管理和规划会议和讨论。

• 共享办公管理系统

  联合办公管理系统专为管理联合办公空间而设计。 凭借其强大的混合工作场所管理功能，它可以帮助管理人员创建一个灵活的工作空间，以适应不同群体的个人需求。

• 座位管理软件

  座位管理软件可确保您工作场所的每个人都有合适的座位，同时以最佳方式利用空间。 座位分配软件对于根据工作班次规划员工在办公室的位置非常重要。

使用空间管理软件的好处

现代工作场所经理需要空间管理软件供他们使用。 它使组织能够就如何创建具有积极工作体验和最小空间浪费的办公环境提出数据驱动的决策。

• 更好地利用空间

  未使用的空间是大型组织中的常见场景。 空间管理系统软件的使用可帮助组织管理未充分利用的空间并重新安排资源以实现最佳利用。

• 提高员工生产力

  员工每天花费大量时间寻找可用的办公桌、会议室、停车位等。针对员工需求量身定制的空间管理工具可以帮助企业主确保员工拥有所需的设备和位置他们的具体任务。

• 更好的沟通

  数据对于有效的空间管理至关重要。 如果这些数据分散在不同的平台上，特定部门内的沟通可能会变得孤立。 借助空间管理软件，设施管理人员可以轻松跟踪空间使用情况并采取必要措施。

• 实时空间管理的指标

  沟通和员工满意度随着工作场所透明度的提高而提高。 使用空间管理软件的好处之一是它为您提供信息和实时指标，例如空间使用百分比、可用总面积和每平方英尺的运营成本。

• 节约成本

  空间管理软件通过突出显示未占用或未使用的空间来促进节能。 此外，它还可以为组织节省不必要的与设施相关的费用，这些费用通常会被忽视并增加运营成本。

空间管理软件必备功能

最佳软件提供的基本空间管理功能：

• 实时数据采集能力：空间管理软件可以实时采集占用数据。 生物识别设备可以与生物识别设备和占用传感器连接以跟踪实时信息。 当经理们触手可及此类数据时，他们就有能力做出明智的决策。

• CAFM 软件集成：该软件必须与计算机附加设施管理 (CAFM) 软件（如 AutoCAD 或任何其他类似解决方案）完全集成。 这将有助于您的团队在不同的场景中导航，并在实施之前查看任何更改的影响。

  

• 其他企业系统集成：您的空间管理软件应与您组织的企业系统集成，包括人力资源和会计。 这将使您能够根据工作班次和花名册设置空间。

• 移动应用程序的可用性：今天的员工比以前更具移动性，并且希望触手可及地访问所有信息。 借助空间管理应用程序，您的员工将能够从任何地方找到可用的办公桌、会议室和人员，从而提高工作效率。

• 报告功能：除了收集和汇总数据外，该软件还应支持强大的报告、分析和仪表板功能。 顶级空间管理软件提供可操作的洞察力以做出主动决策。

如何找到最好的空间管理软件？

重要的是要记住，并非每个空间管理软件都提供您的业务所需的功能。 以下是为您的公司选择最佳空间管理软件时要考虑的因素。

• 基于云的管理：您可以选择基于云的空间管理软件，帮助从任何设备和任何地方管理和访问空间管理功能。 但是，本地空间管理软件可确保更好地控制数据安全。

• 易用性：有效的空间管理系统应具有直观的界面，并且必须易于每位员工使用。 寻找即使是技术知识有限的人也可以在培训后使用的解决方案。

• 与其他解决方案集成：最好的空间管理解决方案应轻松与其他软件集成，如 AutoCAD、房间预订系统、占用规划软件、服务请求软件等。

• 可扩展性：成长中的企业必须找到易于扩展的空间管理软件。 您必须能够管理不断扩大的空间并确保最佳利用率。

• 预测未来的空间需求：最好的空间管理解决方案可让您轻松可视化您未来的空间需求。 它可以帮助您根据员工人数的变化以及空间利用率来规划空间扩展或减少。

• 服务和支持：无论是本地解决方案还是基于云的解决方案，请检查供应商提供的支持级别，以防您发现任何功能过于复杂。

现代组织的 7 个最佳空间管理系统

• 太空奔跑者
• 一致的
• 工作同步
• 罗宾
• 斯凯达
• 使者
• 智能绘图

• 太空奔跑者

  SpaceRunner 帮助为企业开发新环境。 它可以帮助您进行资产跟踪、空间规划和资产状况调查。 此外，该软件使您能够在交互式 3D 环境中可视化您的办公空间。

• 一致的

  Accordant 支持传统、混合、开放式、灵活和零地址组织的工作空间管理。 它有助于解决诸如“谁来办公室”、“员工何时何地坐”、“如何计划灵活的日程安排”等问题。

• 工作同步

  WorkInSync 使公司可以轻松优化利用办公空间。 您甚至可以使用它来简化新工作空间的预订并同步会议室或会议室所需的必要设施。

• 罗宾

  Robin 是一款独特的空间管理软件，可帮助以最佳方式管理现代工作设置。 它跟踪和分析可用的办公空间，并帮助您开始使用混合工作模式。

• 斯凯达

  Skedda 让您轻松预订和安排工作空间。 这可以减轻您的管理团队的压力，并提供您的组织和员工所需的灵活性。

• 使者

  Envoy 可帮助您轻松过渡到混合工作场所。 它有助于创建混合时间表，邀请员工到办公室，并预订所需的办公桌和其他必要的便利设施。

• 智能绘图

  SmartDraw 允许您为住宅和商业物业创建快速简便的平面图。 您只需选择一个模板并将其与您最喜欢的工具集成即可开始使用。

结论

正确的空间管理平台不仅有助于更好地规划和利用您的办公空间，而且提供的远不止这些。 它使组织能够节省运营成本、制定战略规划、提高员工满意度、获得有意义的洞察力并提高生产力以实现有效的设施管理。

常见问题

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