Que sont les systèmes de gestion de l'espace : un aperçu complet

Les lieux de travail ne cessent de changer pour répondre aux besoins de leurs employés. Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de travail hybrides après le confinement, la gestion efficace de l'espace de bureau devient plus importante pour garantir la convivialité des employés et la rentabilité.

Qu'est-ce que la gestion de l'espace ?

La gestion de l'espace physique dans une organisation est appelée gestion de l'espace. Les organisations adoptent cette pratique pour gérer l'ensemble de leur espace de bureau, suivre les informations d'occupation et créer un plan spatial.

La gestion de l'espace implique plusieurs étapes telles que la collecte de données, la prévision, l'analyse et la planification stratégique. Ce concept semble simple, mais il peut être assez difficile à mettre en œuvre dans la pratique.

Importance de la gestion de l'espace dans les bureaux modernes

La gestion de l'espace fait partie intégrante d'une gestion efficace des installations puisqu'elle est la pierre angulaire de nombreuses activités. Il aide à la gestion immobilière, à la gestion de l'occupation, à la réservation de chambres, à la gestion des déménagements et à la gestion de la maintenance.

La planification stratégique de l'espace vous permet de développer des solutions rentables tout en optimisant la disponibilité de l'espace de travail, permettant à vos employés de gérer efficacement l'espace.

Voici les avantages du système de gestion de l'espace à l'heure actuelle :

• Éviter considérablement le gaspillage d'espace
• Développez votre espace de travail au fur et à mesure que l'équipe s'agrandit
• Rendre l'espace de travail confortable pour atteindre une plus grande productivité
• Ensuive des configurations de bureau flexibles

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'espace ?

Un logiciel de gestion de l'espace aide à gérer, auditer et suivre les actifs physiques de votre entreprise. Il s'agit d'une technologie automatisée qui offre une foule de fonctionnalités pour gérer l'espace de bureau ou tout autre local.

La solution offre une interface simple et intuitive qui permet une utilisation optimale de l'espace. Avec un logiciel de gestion d'espace efficace, vous pouvez :

• Voir l'occupation de l'espace de travail en temps réel
• Marquez toute réservation de bureau ou de salle de conférence à l'avance
• Gérez un flux de travail efficace pour la configuration hybride en fonction de leur disponibilité
• Gardez une trace des connexions et déconnexions des employés sur site
• Partagez les dernières informations sur l'occupation de l'espace avec chaque employé, à tout moment et de n'importe où
• Utilisez des laissez-passer numériques sans contact basés sur QR pour gérer les visiteurs au bureau
• Planifiez et programmez les services d'entretien en fonction de vos besoins d'espace

De plus, la majorité des logiciels de gestion d'espace sont accessibles via un navigateur Web et une application mobile. Vous pouvez facilement gérer la disponibilité de l'espace, l'emplacement, le but, la capacité, le temps d'occupation, etc. lors de vos déplacements.

Types de système de gestion de l'espace

Jetons un coup d'œil à certains des types courants de système de gestion de l'espace.

• Logiciel de réservation de salle

  L'automatisation du processus de réservation de chambres et la mesure de l'occupation des chambres est un avantage clé du logiciel de réservation de chambres. Il offre une plate-forme centrale pour réserver une salle de conférence et réserver d'autres espaces au sein d'un bureau ou d'une installation partagée.

• Système de gestion de salle de réunion

  Un système de gestion des salles de réunion permet aux équipes de travail de réserver une salle de réunion ou de programmer des réservations, de verrouiller certaines commodités et d'effectuer automatiquement le nettoyage après la réunion. Il fournit tous les détails d'une salle ou d'un espace de réunion chaque fois que vous en avez besoin.

• Système de gestion de salle de conférence

  Les systèmes de gestion des salles de conférence garantissent une réservation facile des salles de conférence et d'autres espaces de bureau pour une gestion et une planification efficaces des réunions et des discussions.

• Système de gestion de coworking

  Un système de gestion de coworking est spécifiquement conçu pour gérer les espaces de coworking. Grâce à ses puissantes fonctionnalités hybrides de gestion du lieu de travail, il aide les responsables à créer un espace de travail flexible qui peut répondre aux besoins d'un groupe diversifié d'individus.

• Logiciel de gestion des sièges

  Le logiciel de gestion des sièges garantit qu'il y a le bon siège pour tout le monde sur votre lieu de travail tout en utilisant l'espace de la meilleure façon possible. Le logiciel d'attribution des sièges est important pour planifier où vos employés s'assoient au bureau en fonction de leurs quarts de travail.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de l'espace

Les gestionnaires de lieu de travail modernes ont besoin d'un logiciel de gestion de l'espace à leur disposition. Il permet aux organisations de prendre des décisions basées sur les données sur la façon de créer un environnement de bureau avec une expérience de travail positive et un gaspillage d'espace minimal.

• Meilleure utilisation de l'espace

  L'espace inutilisé est un scénario courant dans les grandes organisations. L'utilisation d'un logiciel de système de gestion de l'espace aide les organisations à gérer les espaces sous-utilisés et à réacheminer les ressources pour une utilisation optimale.

• Augmentation de la productivité des employés

  Chaque jour, les employés consacrent beaucoup de temps à trouver des bureaux, des salles de réunion, des places de stationnement, etc. disponibles. Un outil de gestion de l'espace adapté aux besoins des employés peut aider les propriétaires d'entreprise à s'assurer que les employés disposent de l'équipement et de l'emplacement dont ils ont besoin pour leurs tâches spécifiques.

• Mieux communiquer

  Les données sont essentielles pour une gestion efficace de l'espace. Si ces données sont dispersées sur différentes plateformes, la communication au sein de départements spécifiques peut devenir cloisonnée. Avec l'aide d'un logiciel de gestion de l'espace, les gestionnaires d'installations peuvent facilement suivre l'utilisation de l'espace et prendre les mesures nécessaires.

• Métriques pour la gestion de l'espace en temps réel

  La communication et la satisfaction des employés s'améliorent avec une meilleure transparence sur le lieu de travail. L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de l'espace est qu'il vous fournit des informations et des mesures en temps réel telles que le pourcentage d'espace utilisé, la surface totale disponible et les coûts d'exploitation par pied carré.

• Économies de coûts

  Un logiciel de gestion d'espace facilite les économies d'énergie en mettant en évidence les espaces inoccupés ou inutilisés. En outre, cela évite aux organisations des dépenses inutiles liées aux installations qui passent souvent inaperçues et s'ajoutent aux coûts opérationnels.

Fonctionnalités indispensables du logiciel de gestion de l'espace

Fonctionnalités essentielles de gestion de l'espace que vous retrouverez avec les meilleurs logiciels :

• Capacité à capturer des données en temps réel : le logiciel de gestion de l'espace peut capturer les données d'occupation en temps réel. Les appareils biométriques peuvent être connectés à des appareils biométriques et à des capteurs de présence pour suivre les informations en temps réel. Lorsque les gestionnaires ont ce type de données à portée de main, ils sont bien équipés pour prendre des décisions éclairées.

• Intégrations du logiciel CAFM : Le logiciel doit être entièrement intégré à un logiciel de gestion des installations ajoutées par ordinateur (CAFM) comme AutoCAD ou toute autre solution similaire. Cela permettra à votre équipe de naviguer dans différents scénarios et d'examiner l'impact de tout changement avant qu'il ne soit mis en œuvre.

• Autre intégration du système d'entreprise : votre logiciel de gestion de l'espace doit s'intégrer aux systèmes d'entreprise de votre organisation, y compris les ressources humaines et la comptabilité. Cela vous permettra d'aménager des espaces en fonction des quarts de travail et des horaires de travail.

• Disponibilité des applications mobiles : la main-d'œuvre d'aujourd'hui est plus mobile qu'auparavant et souhaite accéder à toutes les informations à portée de main. Grâce aux applications de gestion de l'espace, vos employés pourront trouver des bureaux, des salles de réunion et des personnes disponibles de n'importe où, augmentant ainsi la productivité.

• Capacités de création de rapports : en plus de collecter et d'agréger les données, le logiciel doit également prendre en charge des fonctionnalités robustes de création de rapports, d'analyse et de tableau de bord. Un logiciel de gestion de l'espace de haut niveau fournit des informations exploitables pour prendre des décisions proactives.

Comment trouver le meilleur logiciel de gestion d'espace ?

Il est important de se rappeler que tous les logiciels de gestion d'espace n'offrent pas les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Voici les facteurs à prendre en compte lors de la sélection du meilleur logiciel de gestion d'espace pour votre entreprise.

• Gestion basée sur le cloud : vous pouvez opter pour un logiciel de gestion de l'espace basé sur le cloud qui permet de gérer et d'accéder aux fonctionnalités de gestion de l'espace depuis n'importe quel appareil et n'importe où. Cependant, les logiciels de gestion de l'espace sur site garantissent un meilleur contrôle de la sécurité des données.

• Facilité d'utilisation : Un système efficace de gestion de l'espace doit avoir une interface intuitive et doit être facile à utiliser pour chaque employé. Recherchez une solution que même une personne ayant des connaissances techniques limitées peut utiliser après la formation.

• Intégration avec d'autres solutions : la meilleure solution de gestion de l'espace doit s'intégrer facilement à d'autres logiciels tels qu'AutoCAD, les systèmes de réservation de salles, les logiciels de planification de l'occupation, les logiciels de demande de service, etc.

• Évolutivité : une entreprise en pleine croissance doit trouver un logiciel de gestion de l'espace facilement évolutif. Vous devez être en mesure de gérer l'espace en expansion et d'assurer une utilisation optimale.

• Prévoir les futurs besoins d'espace : les meilleures solutions de gestion de l'espace facilitent la visualisation de vos futurs besoins d'espace. Il vous aide à planifier l'expansion ou la réduction de l'espace en fonction de l'évolution du nombre d'employés ainsi que du taux d'utilisation de l'espace.

• Service et assistance : qu'il s'agisse d'une solution sur site ou basée sur le cloud, vérifiez le niveau d'assistance que vous obtiendrez du fournisseur au cas où vous trouveriez une fonctionnalité trop complexe.

7 meilleurs systèmes de gestion de l'espace pour les organisations modernes

• EspaceRunner
• Accordant
• WorkInSync
• Rouge-gorge
• Skedda
• Envoyé
• SmartDraw

• EspaceRunner

  SpaceRunner aide à développer un nouvel environnement pour les entreprises. Il vous aide dans le suivi des actifs, la planification de l'espace et l'enquête sur l'état des actifs. De plus, le logiciel vous permet de visualiser votre espace de bureau dans un environnement 3D interactif.

• Accordant

  Accordant prend en charge la gestion de l'espace de travail pour les organisations traditionnelles, hybrides, ouvertes, flexibles et sans adresse. Il permet de répondre à des questions telles que « qui vient au bureau », « quand et où les employés vont-ils s'asseoir », « comment planifier des horaires flexibles », etc.

• WorkInSync

  WorkInSync permet aux entreprises d'utiliser de manière optimale l'espace de bureau. Vous pouvez même l'utiliser pour simplifier la réservation de nouveaux espaces de travail et synchroniser les équipements nécessaires qui sont requis dans la salle de conférence ou de réunion.

• Rouge-gorge

  Robin est un logiciel de gestion d'espace unique qui permet de gérer de manière optimale la configuration de travail moderne. Il suit et analyse l'espace de bureau disponible et vous aide à démarrer avec le modèle de travail hybride.

• Skedda

  Skedda facilite la réservation et la planification des espaces de travail. Cela réduit la pression sur vos équipes administratives et offre la flexibilité dont votre organisation et vos employés ont besoin.

• Envoyé

  Envoy vous aide à passer facilement à un lieu de travail hybride. Il aide à créer un emploi du temps hybride, à inviter les employés au bureau et à réserver les bureaux requis et les autres commodités nécessaires.

• SmartDraw

  SmartDraw vous permet de créer des plans d'étage rapides et faciles pour les propriétés résidentielles et commerciales. Vous pouvez simplement sélectionner un modèle et l'intégrer à votre outil préféré pour commencer.

Conclusion

La bonne plate-forme de gestion de l'espace aide non seulement à mieux planifier et utiliser votre espace de bureau, mais offre bien plus que cela. Il permet aux organisations de réduire leurs coûts d'exploitation, d'effectuer une planification stratégique, d'augmenter les niveaux de satisfaction des employés, d'obtenir des informations significatives et d'augmenter la productivité pour une gestion efficace des installations.

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