Jak zarządzać kontaktami w Gmailu

Zarządzanie kontaktami jest jednym z Twoich podstawowych obowiązków jako rozwijającej się firmy.

To kluczowa rzecz, aby to zrobić. Nie chodzi tylko o więcej kontaktów, ale więcej danych w tych kontaktach, więcej przepisów, których należy przestrzegać, i więcej kampanii informacyjnych, które należy przeprowadzić w miarę rozwoju firmy. Właściwe zarządzanie danymi i kontaktami klientów przyspiesza również dostęp dla pracowników i zespołów, a także daje możliwość dywersyfikacji bazy kontaktów.

Istnieje wiele ( kilka! ) narzędzi do zarządzania kontaktami dla Twojej firmy do wyboru. Mimo to Kontakty Google zawsze będą najbardziej dostępne… i bezpłatne!

Dowiedz się, jak zarządzać swoimi kontaktami w Gmailu, tutaj!

Co to są Kontakty Google?

Czasy, w których Google był tylko miejscem, do którego chodzisz, aby zadawać dziwne pytania , minęły. Nawet dni, w których Gmail był po prostu klientem poczty e-mail, dobiegły końca.

Google Workspace to zestaw narzędzi Google do zwiększania produktywności. Pomysł polega na tym, że wyprowadzasz z tego swój biznes. Wszystkie nasze ulubione narzędzia G Suite — Kalendarz, Gmail, Dysk, Dokumenty, Prezentacje, Spotkania, Keep, Formularze, Witryny, Currents i Arkusze — są jeszcze bardziej zbliżone do siebie pod schludną, uporządkowaną i kolorową parasolką.

Aha, i oczywiście Kontakty Google tam mieszkają.

Kontakty Google to książka adresowa Google. Kiedyś była dostępna tylko w Gmailu, teraz jest osobną aplikacją z rodziny Google Workspace, której możesz używać do dodawania, edytowania, usuwania, scalania i kategoryzowania swoich kontaktów. Oto, jak to wygląda z liczbami oznaczającymi niektóre kluczowe funkcje i przyciski, które musisz znać, a także z tym, co pokażemy w tym artykule.

1. Utwórz kontakt, naciskając przycisk Utwórz kontakt
2. Funkcja Google zapobiegająca duplikatom nazywa się Scal i napraw
3. Aby podzielić kontakty, musisz utworzyć etykietę w Kontaktach
4. Przycisk Importuj służy do importowania kontaktów z istniejącej bazy danych
5. Wyszukaj swoje kontakty za pomocą paska wyszukiwania
6. Główna sekcja Kontaktów to miejsce, w którym mieszkają Twoje kontakty
7. Zmień ustawienia Kontaktów w trybie ustawień

Jak zarządzać kontaktami w Gmailu

Oto lista funkcji, które możesz wykonać w Kontaktach Google, aby zarządzać swoimi kontaktami.

• Dostęp i przeglądanie kontaktów
• Dodaj nowe kontakty
• Aktualizuj lub edytuj kontakty
• Segmentuj kontakty
• E-mail z Kontaktów i e-mail z Gmaila
• Przeszukuj kontakty
• Scal kontakty, jeśli są duplikaty
• Usuń i przywróć kontakty lub grupy

Jako osoba kontaktująca się w Google Twoim pierwszym kontaktem prawdopodobnie będzie dodanie kontaktów do nowej bazy danych Kontaktów Google. Możesz to zrobić na trzy sposoby – ręcznie, automatycznie z korespondencji przychodzącej oraz import z istniejącego źródła kontaktów, z którego korzysta Twoja firma.

W 2019 roku w Internecie było 1,5 miliarda kont Gmail.

Wikipedia

Opierając się na tym szalonym fakcie, zakładamy, że masz już konto Gmail. Jeśli nie, to dość proste. Udaj się tutaj i załóż konto.

Następnie przejdź na stronę contacts.google.com i uruchom bazę danych Kontaktów Google!

Jak ręcznie dodać kontakty do Kontaktów

1. Kliknij przycisk „ Dodaj nowy kontakt ” + w prawym dolnym rogu
2. Wybierz, czy chcesz dodać pojedynczy kontakt, czy kilka kontaktów
3. Wypełnij potrzebne dane
4. Naciskając przycisk „ Pokaż więcej ” podczas tworzenia lub edycji kontaktu, będziesz mógł wypełnić do 54 różnych pól informacji, w tym pole niestandardowe. Naciskając przycisk ⊕ po prawej stronie pola, możesz mnożyć pola

Jak automatycznie dodawać kontakty do Kontaktów

1. Przejdź do Gmaila i otwórz „ Ustawienia poczty ” w prawym górnym rogu, klikając ikonę ️.
2. Naciśnij przycisk „ Zobacz wszystkie ustawienia ”
3. Otwórz kartę Ogólne i przewiń w dół, aby znaleźć „ Utwórz kontakty do autouzupełniania ”. Górna opcja automatycznie dodaje odbiorców do Kontaktów GooglePrzewiń w dół i naciśnij „ Zapisz zmiany ”

Alternatywnie możesz mieć istniejące źródło kontaktów dla swojej firmy, które chcesz wprowadzić do Kontaktów Google – na przykład system CRM. W zależności od dostawcy CRM będziesz musiał znaleźć instrukcje dotyczące eksportowania danych do pliku .CSV. Dla przypomnienia, nigdy nie spotkałem się z systemem CRM, który nie pozwalałby na eksport kontaktów w ten sposób.

… I spotkałem się z wieloma systemami CRM.

Jak zaimportować istniejące kontakty do Kontaktów

1. Najpierw musisz wyeksportować wszystkie te kontakty do pliku .CSV
2. Następnie przejdź na stronę contacts.google.com
3. Na lewym pasku bocznym kliknij „ Importuj”
4. Kliknij " Wybierz plik"
5. Wybierz swój plik
6. Kliknij „ Importuj”

To jest piłka. Zaczynasz otrzymywać kontakty do swojej bazy danych Kontaktów Google. Więcej kontaktów, potencjalnych klientów, potencjalnych klientów i partnerów. Twoja firma się rozwija, a ilość danych w Twojej książce adresowej jest dobrym wskaźnikiem tego, jak bardzo rozwinęła się Twoja firma, ponieważ jest powiązana z ludźmi. Więcej kontaktów, więcej kontaktów, więcej kontaktów… a potem zaczyna się robić trochę bałaganu.

Chwalebnie, Kontakty Google zawierają narzędzia, dzięki którym możesz znaleźć się na szczycie Twojej niechlujnej, rosnącej listy kontaktów…

Jak usunąć zduplikowane kontakty w Kontaktach

Zduplikowane kontakty mogą być denerwujące dla wszystkich ważnych wskaźników poczty e-mail. Wysyłanie tego samego e-maila do różnych osób to przegrana sytuacja. Nie zyskujesz więcej wglądu. W rzeczywistości po prostu osłabiasz otwarte i klikalności metryki. Odbiorca jest również bardziej skłonny do wypisania się z kampanii e-mailowej po dwukrotnym otrzymaniu wiadomości e-mail.

Ogólnie rzecz biorąc, jest to dość irytujące dla wszystkich.

Scal i napraw eliminuje zduplikowane kontakty w Kontaktach Google.

1. Po lewej stronie Kontaktów kliknij „ Scal i napraw ”
2. W prawym górnym rogu kliknij „ Scal wszystko ”
3. Lub przejrzyj każdy duplikat i kliknij Scal przy tych, które powinny zostać poprawnie scalone

Jak segmentować kontakty w Kontaktach

Nawet bez zduplikowanych kontaktów w książce adresowej Kontaktów Google wszystko może wyglądać na bałagan. Etykiety mają duży wpływ na segmentację i charakterystykę różnych kontaktów z klientami.

Co to jest segmentacja ? Mówiąc najprościej, polega to na rozdzieleniu i pogrupowaniu odbiorców firmy w podgrupy na podstawie wspólnych cech i atrybutów. Identyfikując podgrupy w grupie odbiorców, marketerzy mogą dostosować i spersonalizować swoje komunikaty, aby uzyskać jak największą szansę na zaangażowanie, konwersję i silniejszą relację między publicznością a marką.

Dowiedz się więcej o segmentacji odbiorców tutaj!

Etykiety to funkcja segmentacji kontaktów Google. Kategoryzuje kontakty i grupuje je w zależności od jednej głównej etykiety, którą im nadasz. Na przykład mogę oznaczyć moje kontakty według ich stanowiska pracy lub tego, czy podejmują decyzje w swojej firmie, czy nie. Oznacza to, że mogę wysyłać hiperspersonalizowane treści, aby pomóc w podjęciu decyzji.

1. Kliknij przycisk „ Dodaj/edytuj kontakt ”
2. Znajdź sekcję etykiet obok „ Dodaj kontakt” / „Edytuj kontakt ”.
3. Wybierz wstępnie ustawioną etykietę lub utwórz własną.
4. Aby znaleźć podzielone na segmenty grupy, po prostu kliknij lub wyszukaj etykietę, którą chcesz zobaczyć.

Jak używać Kontaktów Google do zaawansowanego zarządzania kontaktami

Oczywiście jako darmowe narzędzie, które niekoniecznie jest przeznaczone do zarządzania biznesem, Kontakty Google mają swoje ograniczenia. Gdy Twoja firma rośnie i rozkwita, stając się czymś pięknym, może się okazać, że Kontakty Google nie wystarczają dla Twojej firmy. Może to być jeszcze jedno narzędzie z kilkunastu innych, których używasz do prowadzenia firmy. Może się okazać, że potrzebujesz CRM .

NetHunt CRM to Gmail CRM, co oznacza, że ​​został zbudowany wewnątrz Gmaila w celu bezpośredniej integracji z Gmailem. Z NetHunt CRM w sercu Twojej firmy, możesz uruchomić całość z karty Gmail. Duży stos technologii? Nie ma problemu, NetHunt CRM integruje się z innymi narzędziami, w tym Zapier, aby wprowadzić tysiące potencjalnych funkcji do istniejących przepływów pracy.

W rzeczywistości NetHunt CRM integruje się bezpośrednio z Kontaktami Google. Dwukierunkowa synchronizacja kontaktów Google NetHunt zapewnia, że ​​kontakty NetHunt CRM są dodawane do Kontaktów Google, a kontakty z Kontaktów Google są dodawane do NetHunt CRM - wszystkie z tymi samymi polami informacji.

Jest to przydatne dla firm, które chcą utrzymywać dwie równoległe bazy danych kontaktów, jako kopię zapasową lub do celów operacyjnych.

NetHunt CRM to między innymi potężne narzędzie do generowania leadów. Formularze internetowe, przychodzące wiadomości e-mail lub integracja z LinkedIn, pomyślne wdrożenie i wykorzystanie oznacza, że ​​potencjalni klienci przelatują do NetHunt CRM szybciej, niż możesz nadążyć. Administratorzy CRM często nie dają wszystkim dostępu do CRM, to jest kosztowne.

Dzięki Google Contacts Sync osoby mające dostęp mogą udostępniać swoje nowe kontakty całej firmie.

Jak zsynchronizować Kontakty Google z NetHunt CRM

1. Przejdź do ustawień NetHunt i kliknij kartę „ Synchronizacja kontaktów Google ”
2. Wybierz etykietę Gmaila, niektóre etykiety Gmaila lub wszystkie kontakty do zsynchronizowania
3. Naciśnij „ Synchronizuj ”, a wszystkie kontakty zostaną zsynchronizowane z folderem docelowym wybranym w ustawieniach wzbogacania danych

5 powodów, aby wdrożyć CRM wraz z Kontaktami

NetHunt CRM wykracza daleko poza wszystko, co mogą zrobić Kontakty Google. Kiedyś szczyciliśmy się tym, że jesteśmy narzędziem do zarządzania kontaktami, w którym można bezpiecznie i bezpiecznie przechowywać wszystkie swoje dane. Chociaż nadal to robimy, to również go ukończyliśmy. Naszym celem w przyszłości jest upewnienie się, że nasi użytkownicy mogą faktycznie robić rzeczy z wszystkimi tymi danymi, które prowadzą do wzrostu.

Oto migawka tego, co NetHunt CRM może zrobić dla Twojej firmy.

Wspólny i scentralizowany kontekst ułatwia prowadzenie rozmów

Wszystko, co kiedykolwiek zdarzyło się potencjalnemu klientowi, leadowi lub klientowi, jest rejestrowane w systemie CRM. Oznacza to, że za każdym razem, gdy ktoś się z nimi komunikuje, może uzyskać dostęp i zobaczyć wszystko, co się wydarzyło, aby przeprowadzić świadomą, wykształconą rozmowę z kim rozmawia. Notatki, wydarzenia, korespondencja e-mailowa - wszystko jest rejestrowane w rekordzie kontaktu.

Wspólny i scentralizowany kontekst umieszcza Twoją firmę na tej samej stronie podczas działań informacyjnych .

Więcej pól do wyboru podczas budowania rekordów

NetHunt CRM oferuje pełną elastyczność w oferowanych typach pól.

Pola liczbowe dotyczą liczb; auto-numery przypisują numery referencyjne do rekordów. Procent dotyczy bitów prognozowania transakcji, takich jak prawdopodobieństwo; pole waluty może wskazywać kwotę transakcji. Pole użytkownika pokazuje, który menedżer pracuje nad transakcją i może przechowywać informacje kontaktowe w polach adresu e-mail, telefonu, Skype, społeczności, adresu i adresu URL. Pola wyboru i rozwijane pomagają zachować standard danych między powtórzeniami; pole formuły służy do prognozowania i raportowania wyższego poziomu.

Niewystarczająco? Umieść wszystko, czego potrzebujesz, w polach jedno- i wielowierszowych. Pola statystyczne otwierają zupełnie nowy świat pól w rekordach CRM. Wykorzystują dane systemowe, aby pokazać wstępnie ustawione, ważne fragmenty informacji, takie jak data dodania umowy, ostatnia otrzymana wiadomość e-mail od tego kontaktu, liczba wątków, które mają w swoim rejestrze… i tak dalej. Przeczytaj pełną listę tutaj!

Funkcje automatyzacji ułatwiają życie

Automatyzacja przepływu pracy została wysłana z niebios, aby zapewnić prostotę i spokój w Twoim dniu pracy.

Przepływy pracy NetHunt CRM usuwa ciężką pracę z ciężkiej pracy. Rozpoczyna się wyzwalaczem — zdarzeniem, które działa jak pistolet startowy dla następującego zestawu działań. Wyzwalaczem może być wszystko, od potencjalnego klienta wchodzącego do potoku, przesyłanego formularza internetowego, po pola zmieniające się w poszczególnych rekordach klienta. Akcje są tym, co dzieje się z powodu wyzwalacza — wysyłana jest wiadomość e-mail, ktoś zostaje powiadomiony i tak dalej.

Powiedz co, prawdopodobnie łatwiej jest pokazać, co robi Workflow… Robi tak dużo.

Jest to przepływ pracy przypominający o płatności, który przypomina klientowi, kiedy płatność jest należna, była należna lub ma być należna.

1. Podzieliliśmy nasz przepływ pracy na trzy gałęzie, uruchamiane, gdy klient przechodzi do etapu „Oczekiwanie na płatność” naszego potoku.
2. Oddział A kończy nasz przepływ pracy po otrzymaniu płatności
3. Oddział B wysyła dwa e-maile z przypomnieniem o płatności przed terminem płatności; tworzy również zadanie dla dedykowanego przedstawiciela handlowego, aby pilnował płatności
4. Oddział C uruchamia się, gdy minął termin płatności; wysyłamy wiadomość e-mail po dacie płatności przed utworzeniem zadania do ręcznej kontroli przedstawiciela handlowego następnego dnia

Analityka pomaga mapować rozwój firmy

Raportowanie sprzedaży jest ważne, ponieważ czy ci się to podoba, czy nie, sprzedaż jest bijącym sercem Twojej firmy. To interakcja z klientem, informacja zwrotna… To pieniądze. Raportowanie sprzedaży eliminuje zgadywanie z transakcji klientów, torując drogę do doskonałej podróży klienta. Podobnie możemy również raportować o skuteczności kampanii marketingowych w NetHunt CRM.

Twoje dane, procesy i działy korzystają z tego samego parasola CRM. Raportowanie jest łatwe i dociera do każdego etapu lejka sprzedaży i podróży klienta. Nadzór ten zapewnia Twojej firmie ogromne korzyści, dając Twojej firmie przewagę polegającą na tworzeniu kopii zapasowych na podstawie danych, a nie na zwykłym przeczuciu.

Automatyczne raportowanie CRM eliminuje konieczność bałaganu w arkuszach kalkulacyjnych i liczenia w głowie. Platforma CRM dba o wszystko.

Dowiedz się, jakie raporty możesz zbudować w CRM!

Doskonałe wsparcie od jednej małej firmy do drugiej

Wreszcie, dobry CRM nie jest dobrym CRM bez odpowiedniego dobrego zespołu za nim.

Nasz zespół ds. sukcesu klienta robi wszystko po trochu. Są sprzedażą, wsparciem… są ramieniem, na którym można płakać. Będą przy Tobie, kiedy tylko będziesz ich potrzebować. Są także mistrzami demo i są cudowni, gotowi i czekają, aby pokazać Ci niesamowitą moc tego, co może zrobić NetHunt CRM. Nie wierzysz mi? Oto pomysł…

Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny NetHunt CRM i zarezerwuj demo z naszym zespołem Customer Success!

Nie twierdzimy, że jesteśmy znawcami Google, ale wiemy wszystko o Google.

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać ulubioną na świecie platformę poczty e-mail dla swojej firmy, pobierz książkę Gmail Productivity Book. Jest wolne!

Jeśli już nie korzystasz z Google do zarządzania firmą, czas pomyśleć o dedykowanym narzędziu.

NetHunt CRM jest tym narzędziem.