O que é gerenciamento de dados? Estratégias e exemplos

O gerenciamento de dados é o processo de coletar, armazenar, analisar e compartilhar dados dentro de uma organização maior. Prospects e clientes criam toneladas de informações valiosas todos os dias, mas estima-se que apenas 32% desses dados sejam realmente usados ​​em benefício de uma empresa.

A grande quantidade de dados disponíveis pode dificultar saber o que procurar e como usá-los. Despejar tudo em uma grande pilha não revela magicamente insights sobre o comportamento do cliente ou melhorias nas operações de negócios existentes. Uma empresa deve desenvolver uma estratégia de linha de base para o gerenciamento de dados para converter inúmeros pontos de dados em insights e resultados mensuráveis ​​e acionáveis.

Principais conclusões

• O gerenciamento de dados envolve a coleta, armazenamento, análise e compartilhamento de dados dentro de uma organização.
• Todas as empresas que criam ou usam dados digitais se beneficiam do gerenciamento de dados, especialmente empresas com grandes volumes de dados.
• Os benefícios do gerenciamento de dados incluem unificação de dados, verificação, democratização e privacidade.
• Três etapas principais para desenvolver uma estratégia de gerenciamento de dados incluem:
  • Determinando um “proprietário de dados”.
  • Construindo um mapa de dados.
  • Criar e executar itens de ação a partir dos dados coletados.

O que é gerenciamento de dados?

O gerenciamento de dados fornece às empresas um meio de avaliar facilmente informações importantes de maneira significativa. Os clientes criam novos pontos de dados toda vez que usam seu produto ou curtem uma postagem de mídia social.

Os dados relevantes são criados por meio de várias fontes, incluindo:

• Produtos
• Sites
• Canais de comercialização
• Software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)
• Plataformas de contabilidade e pagamento

As empresas que se envolvem ativamente com seus dados entendem melhor seus clientes do que aquelas que não o fazem. A combinação dessas fontes de dados permite que as empresas criem perfis de clientes mais completos e tomem decisões de negócios mais bem informadas. A falta de uma estratégia definida de gerenciamento de dados leva a uma situação em que executivos, líderes de equipe e até mesmo funcionários de nível básico tomam decisões importantes com base em dados limitados, datados ou até imprecisos.

Onde o gerenciamento de dados é usado?

Os dados digitais são usados ​​por empresas de vários setores e de vários tamanhos. Mesmo as pequenas empresas têm sites, análises de produtos e muito mais que podem ser coletados e classificados. Isso significa que as práticas de gerenciamento de dados são aproveitadas por empresas tão grandes quanto Facebook e Amazon ou tão pequenas quanto startups.

Empresas com um grande volume de informações à sua disposição acharão o gerenciamento de dados particularmente benéfico. Como regra geral, quanto mais dados relevantes uma empresa tiver à sua disposição, mais precisa será a avaliação deles. A principal razão pela qual o sistema de recomendação “Você pode gostar…” da Netflix funciona tão bem é porque é informado pelos dados de milhões de consumidores. No entanto, antes que a Netflix pudesse alavancar esses dados em uma estratégia executável, eles tiveram que coletar, classificar e analisá-los primeiro.

Por que o gerenciamento de dados é importante?

Uma pesquisa de 2021 com empresas da Fortune 1000 revela que 48,5% dos entrevistados usam dados como base para inovação. Além disso, as empresas centradas em dados simplificam processos e planos de crescimento usando dados mais confiáveis. Isso torna o gerenciamento de dados uma prática essencial para qualquer empresa que pretenda obter uma vantagem competitiva sobre as ofertas concorrentes.

Os benefícios do gerenciamento de dados incluem:

1. Unificação de dados

O software de gerenciamento de dados reúne informações de várias fontes em uma única plataforma. Os dados geralmente ficam isolados em ferramentas internas ou departamentos individuais à medida que as empresas crescem. Por exemplo, uma análise dos dados contábeis pode revelar a janela de renovação mais comum. A capacidade de acessar essas informações permitirá que sua equipe de vendas aproveite oportunidades valiosas para renovar e vender mais clientes.

2. Verificação de dados

O gerenciamento de dados ajuda a garantir que seus dados sejam precisos. Dados confiáveis ​​capacitam as empresas a otimizar processos, experimentar recursos de produtos e planejar o futuro com confiança. Sem verificação, as empresas podem ser enganadas por seus próprios dados inválidos para investir em processos ou estratégias prejudiciais.

O uso de uma ferramenta de gerenciamento de dados bem projetada pode ajudar a manter suas informações precisas e atualizadas melhor do que uma equipe de pessoas jamais conseguiria. Os dados coletados de uma fonte podem estar desatualizados em comparação com os de uma fonte diferente. Qualquer coisa inserida manualmente em um banco de dados está sujeita a erro humano. Mesmo o ato de migrar dados de plataforma para plataforma pode resultar em erros de conversão que corrompem dados válidos.

3. Democratização de dados

O acesso aos dados da sua empresa não deve ser limitado aos executivos C-suite. As decisões estão sendo tomadas em todos os níveis da sua empresa. Conceder visibilidade de dados às suas equipes permite que elas tomem decisões informadas por dados. Por exemplo, os dados do produto podem ajudar os profissionais de marketing a criar campanhas melhores, fornecendo uma visão mais completa dos recursos que os clientes existentes mais estão usando.

A capacidade de extrair informações de uma única plataforma também acelera as operações de negócios. Dados gerenciados adequadamente permitem que as equipes extraiam e analisem dados rapidamente, em vez de esperar que as informações venham de outros departamentos após dias ou até semanas. Esse recurso é especialmente importante, pois o trabalho é cada vez mais feito por equipes que não estão reunidas no mesmo local físico.

4. Privacidade de dados

Coletar grandes quantidades de informações traz grandes responsabilidades. Todos na sua empresa se beneficiam da visibilidade dos dados. No entanto, determinados dados, como informações de pagamento do cliente, são confidenciais e não devem estar disponíveis para a empresa em geral. Apesar dos riscos de segurança óbvios, mais de 70% dos funcionários têm acesso a dados que não deveriam. As empresas com estruturas de gerenciamento de dados adequadas evitam esse problema limitando as permissões a determinados tipos de dados apenas para aqueles com autoridade para vê-los.

O processo de gerenciamento de dados

Sem um plano universal de gerenciamento de dados, todos os departamentos de uma empresa coletam e gerenciam dados isoladamente e por seus próprios processos. Criar e implementar um processo de gerenciamento de dados em toda a organização é necessário para que as empresas aproveitem ao máximo seus próprios dados. Felizmente, um plano de gerenciamento de dados adequado pode ser criado seguindo as etapas simples descritas abaixo.

1. Designe um proprietário de dados

Primeiro, você deve determinar quem será responsável por seus dados – o proprietário dos dados . Nomear um proprietário de dados coloca a responsabilidade do gerenciamento de dados diretamente nas mãos de um indivíduo ou equipe específica. O proprietário dos dados tem autoridade sobre como os dados são coletados e usados ​​e quem dentro da organização pode vê-los.

As responsabilidades típicas dos proprietários de dados incluem:

• Facilitando a integração de novos fluxos de dados à medida que uma empresa cresce
• Responder a perguntas centradas em dados feitas por vários departamentos de uma empresa
• Determinar como os dados são usados ​​por partes internas (funcionários) e externas (parceiros e fornecedores)

Os proprietários de dados são essencialmente os gerenciadores de dados designados. Devido às importantes responsabilidades envolvidas, a propriedade dos dados geralmente é atribuída a:

• CEOs
• Gerentes de produto
• Equipes de análise
• Gerentes ou executivos seniores

2. Mapeie seu fluxo de dados

Uma vez nomeado, o proprietário de dados designado de uma empresa precisa se familiarizar com a forma como as informações digitais fluem pela sua empresa. Eles devem identificar:

• Origens
• Bancos de dados internos existentes (e como unificar seus dados)
• Consumidores
• Os tipos de dados relevantes para os objetivos de negócios

O objetivo do mapeamento do fluxo de dados é identificar problemas com migração, armazenamento e acesso de dados. É importante que os proprietários de dados tenham em mente que esses dados devem ser consumidos por equipes dentro de seus negócios. Os proprietários de dados devem entrevistar esses consumidores de dados internos para identificar possíveis problemas de acessibilidade e obter uma melhor compreensão de como os dados são usados ​​por cada departamento.

3. Crie e aborde metas de gerenciamento de dados

O mapeamento do fluxo de dados revelará oportunidades de melhoria nos processos existentes. Os proprietários de dados devem alinhar essas melhorias focadas em dados com objetivos organizacionais mais amplos. Ao fazer isso, eles podem produzir uma lista de maneiras de melhorar a eficiência dos negócios.

Os objetivos de gerenciamento de dados diferem de empresa para empresa. Uma startup geralmente não tem o volume de dados de um negócio mais estabelecido. Seu foco geralmente está na eliminação de lacunas de informações e no aumento do número de fontes de dados. Empresas maiores com sistemas mais complexos podem se concentrar na eliminação de conjuntos de dados redundantes ou lidar com as limitações técnicas da migração de dados.

Desafios do gerenciamento de dados

Converter informações em insights acionáveis ​​é especialmente difícil para empresas com grandes quantidades de dados existentes, mas sem um sistema discernível para gerenciá-los. Felizmente, existem ferramentas de gerenciamento de dados que concedem às empresas maior controle sobre como seus dados são usados. Ao avaliar se uma ferramenta de gerenciamento é adequada para sua empresa, os proprietários de dados devem ter em mente os seguintes desafios:

Transformação de dados

Conjuntos de dados de fontes diferentes podem não usar o mesmo formato digital. Essas diferenças de formato dificultam a capacidade da empresa de comparar seus próprios dados com ela mesma. As empresas devem adotar um sistema de gerenciamento de dados capaz de converter dados em diferentes formatos para que possam ser coletados e analisados ​​em um único repositório.

Resolução de identidade

A resolução de identidade reconcilia o comportamento de um único usuário em vários dispositivos ou configurações. Por exemplo, alguns produtos digitais podem permitir que os usuários se envolvam sem fazer login. Alguém que navega em seu produto, faz login e continua não é dois usuários separados, mas seus dados podem sugerir que sim.

Registrar um usuário como vários é apenas uma das muitas maneiras pelas quais a precisão dos dados pode ser comprometida, especialmente se ocorrer com grande frequência ou volume. Tentar rastrear manualmente milhares ou até milhões de usuários e suas jornadas manualmente é impossível. No entanto, um sistema de gerenciamento com recursos de resolução de identidade identifica usuários exclusivos para manter a integridade dos dados, fornecendo uma coisa a menos para os proprietários de dados se preocuparem.

Acessibilidade e agilidade de dados

Os proprietários de dados protegem as informações, mas não devem ser os únicos com acesso a elas. Outras equipes e departamentos precisam de acesso fácil a diferentes tipos de dados para informar suas decisões de negócios. O acesso limitado cria gargalos nas solicitações e limita a agilidade e eficiência de uma equipe.

Os problemas de agilidade não se limitam a empresas que não possuem infraestrutura de gerenciamento de dados. 76% das empresas com sistemas de gerenciamento de dados existentes admitem que leva dias ou até semanas para obter insights significativos de seus próprios dados. As empresas que desejam tomar decisões rápidas a partir de seus dados devem adotar ferramentas de gerenciamento de dados capazes de produzir os dados solicitados em minutos.

Ferramentas de gerenciamento de dados

Obter o máximo de seus dados requer um sistema de gerenciamento. Existem dezenas de ferramentas de gerenciamento de dados disponíveis para empresas que buscam melhorar sua solução atual. Determinar qual opção é melhor para sua empresa é uma questão de onde seus dados vêm e o que você planeja fazer com eles depois de coletados.

Vários dos melhores sistemas de gerenciamento de dados incluem:

Amplitude

Amplitude é uma plataforma de análise poderosa confiável por empresas como Ford, Walmart e IBM. Amplitude contém uma variedade de recursos que fornecem aos clientes dados confiáveis ​​e seguros que são fáceis de coletar e visualizar, incluindo:

• Resolução de identidade
• Transformação de dados
• As melhores certificações de segurança de dados da categoria
• Permissões de privacidade de dados para diferentes níveis de usuários
• Integrações em tempo real com produtos, incluindo Salesforce, Google Ads e Intercom

Amplitude é um excelente sistema de gerenciamento de dados para empresas que desejam usar seus dados para inovação e estratégia. Com o Amplitude, as empresas podem facilmente construir experimentos a partir de seus dados ou até mesmo construir previsões para orientar estratégias de marketing ou antecipar o comportamento do cliente.

Av

Avo é uma ferramenta que ajuda a otimizar o gerenciamento de dados em pilhas de análise compatíveis. É um complemento para um sistema existente que beneficia empresas que não querem ou não podem abandonar sua infraestrutura atual. A Avo ajuda as empresas:

• Criar esquemas de análise
• Planos de rastreamento de eventos de auditoria
• Publique planos de rastreamento em soluções de análise como Amplitude, Adobe Analytics e Mixpanel

Protocolos

Protocolos é uma ferramenta de gestão por segmento de plataforma de dados de clientes. Ele foi desenvolvido para unir equipes em torno de um único recurso. É especialmente hábil em verificar a qualidade dos dados para que as empresas possam construir estratégias baseadas em informações confiáveis. Os protocolos podem ser usados ​​para:

• Crie um plano de rastreamento funcional
• Identifique problemas com integridade de dados com rastreamento de código de teste e relatórios no aplicativo
• Documente o fluxo de dados para confirmar a precisão das informações
• Altere os campos de nome e evento incompatíveis sem o uso de código

Práticas recomendadas de gerenciamento de dados

Duas empresas provavelmente não encontrarão exatamente a mesma receita para o sucesso do gerenciamento de dados. Cada empresa tem ferramentas, desafios e necessidades exclusivas para levar em consideração sua abordagem para organizar sua infraestrutura de informações. No entanto, existem vários pontos estratégicos que se aplicam na maioria dos casos, incluindo:

1. Defina metas

Antes que um proprietário de dados possa elaborar uma estratégia de gerenciamento intencional, ele precisa delinear o que está tentando alcançar. As metas concentram os esforços individuais e definem os resultados desejados e mensuráveis. Eles também definem expectativas para equipes e departamentos dentro de uma empresa quanto ao que a organização está tentando alcançar como um todo.

As metas de negócios devem orientar tudo, incluindo:

• Determinando quais dados são relevantes
• Avaliar qual ferramenta de gestão funcionará melhor para uma empresa
• Priorizando objetivos

2. Construa um sistema escalável

Um sistema de gerenciamento de dados que vale a pena não é um investimento pequeno. Você pode ficar tentado a comprar um software de gerenciamento que atenda às suas necessidades atuais para minimizar os custos. No entanto, o objetivo de atualizar suas ferramentas de gerenciamento é gerar crescimento. As empresas bem-sucedidas acabarão superando sua solução de “custo mínimo” à medida que o volume de dados aumentar, exigindo mais investimentos em software mais robusto.

3. Abrace a visualização de dados

Nem todos em uma empresa que se beneficiam dos dados se sentirão à vontade para analisá-los. Olhar para planilhas intermináveis ​​e tentar encontrar valor nelas pode ser assustador sem um método de exibir o conteúdo de forma significativa. A ilustração de informações pertinentes em um formato visual, como um gráfico, aumenta a acessibilidade dos dados para o funcionário médio e incentiva o uso de ferramentas de dados. Os recursos de visualização geralmente são padrão em sistemas de gerenciamento de dados bem projetados, como o Amplitude.

Exemplos do mundo real de gerenciamento de dados

Camaleão

A plataforma de sucesso de produtos Chameleon costumava gerenciar o rastreamento de eventos manualmente por meio do Planilhas Google. Isso criou uma situação em que o recurso estava constantemente desatualizado e impreciso. Não havia como verificar se as informações no recurso refletiam o estado atual do produto. Eles não podiam mais confiar em seus dados, tornando-os de valor estratégico limitado.

A Chameleon adotou a ferramenta adquirida pela Amplitude Iteratively para auxiliar na verificação dos dados. A integração iterativa com sua pilha de análise existente permitiu que eles construíssem esquemas e adotassem convenções de nomenclatura para ajudar a confirmar e validar eventos em seu produto. Isso melhorou muito a confiabilidade de seus dados. O Chameleon também foi capaz de criar processos definidos para manipulação de dados, resultando em maior colaboração entre as equipes.

Flip

O aplicativo de planejamento e compras Flipp adotou inicialmente o Amplitude para aumentar o nível de personalização em suas campanhas de marketing. Eles atingiram seu objetivo, mas a equipe da Flipp descobriu um benefício adicional de usar a solução de gerenciamento de dados: a democratização dos dados. Sua equipe de marketing de crescimento conseguiu acessar dados confiáveis ​​com mais rapidez do que nunca. Isso permitiu que eles reagissem às campanhas mais rapidamente do que se esperassem que outra equipe encontrasse e enviasse os dados.

Instacart

O serviço de entrega de supermercado Instacart lutou por um tempo com a eficiência dos dados. Sua infraestrutura de gerenciamento de dados consistia em ferramentas autoconstruídas e um banco de dados interno. Conseguir que as ferramentas falassem umas com as outras e respondessem às solicitações era um processo frustrante que exigia muito tempo e esforço. Além disso, o volume de dados da Instacart cresceu além da capacidade de seu sistema de gerenciamento existente.

A Instacart adotou o Amplitude como forma de unir os dados dessas ferramentas em uma única solução. A Amplitude também foi capaz de lidar com a crescente carga de dados com facilidade. Essa vasta melhoria de infraestrutura permitiu que a equipe da Instacart se concentrasse em melhorias de produtos, em vez de ficar atolada no desenvolvimento e manutenção de suas próprias ferramentas.

Desbloqueie o poder do gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados é fundamental para organizar e dar sentido às vastas quantidades de dados de sua empresa. Depois de ter um processo de gerenciamento de dados implementado, você pode usar seus dados para entender os principais insights do cliente e transformá-los em ações que impulsionam a conversão e a retenção. Baixe o manual de Mastering Retention ou faça um tour pelo Amplitude para saber como tirar o máximo proveito de seus dados.

Referências

• FiveTran, Relatório sobre o estado do gerenciamento de dados, 2021
• Harvard Business Review, Qual é a sua estratégia de dados?, 2017
• NewVantage Partners, Big Data and AI Executive Survey 2021
• Seagate, repensar dados, 2020
• Striim, uma introdução à estratégia de migração de banco de dados e práticas recomendadas, 2021