Apa itu Manajemen Data? Strategi & Contoh

Manajemen data adalah proses mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan berbagi data dalam organisasi yang lebih besar. Prospek dan pelanggan membuat banyak informasi berharga setiap hari, tetapi diperkirakan hanya 32% dari data tersebut yang benar-benar digunakan untuk keuntungan perusahaan.

Banyaknya data yang tersedia dapat membuat sulit untuk mengetahui apa yang harus dicari dan bagaimana menggunakannya. Menuangkan semuanya ke dalam tumpukan besar tidak secara ajaib mengungkapkan wawasan tentang perilaku pelanggan atau peningkatan operasi bisnis yang ada. Perusahaan harus mengembangkan strategi dasar untuk manajemen data untuk mengubah titik data yang tak terhitung jumlahnya menjadi wawasan dan hasil yang terukur dan dapat ditindaklanjuti.

takeaways kunci

• Manajemen data melibatkan pengumpulan, penyimpanan, analisis, dan berbagi data dalam suatu organisasi.
• Setiap bisnis yang membuat atau menggunakan data digital akan mendapat manfaat dari manajemen data—terutama bisnis dengan volume data yang tinggi.
• Manfaat pengelolaan data antara lain penyatuan data, verifikasi, demokratisasi, dan privasi.
• Tiga langkah kunci untuk mengembangkan strategi manajemen data meliputi:
  • Menentukan "pemilik data".
  • Membangun peta data.
  • Membuat dan mengeksekusi item tindakan dari data yang dikumpulkan.

Apa itu manajemen data?

Manajemen data memberi perusahaan sarana untuk dengan mudah mengevaluasi informasi penting dengan cara yang berarti. Pelanggan membuat titik data baru setiap kali mereka menggunakan produk Anda atau menyukai postingan media sosial.

Data yang relevan dibuat melalui sejumlah sumber, antara lain:

• Produk
• Situs web
• saluran pemasaran
• Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM)
• Platform akuntansi dan pembayaran

Perusahaan yang secara aktif terlibat dengan data mereka lebih memahami pelanggan mereka daripada yang tidak. Menggabungkan sumber data ini memungkinkan perusahaan untuk membangun profil pelanggan yang lebih lengkap dan membuat keputusan bisnis yang lebih tepat. Kurangnya strategi manajemen data yang ditetapkan mengarah ke situasi di mana eksekutif, pemimpin tim, dan bahkan karyawan tingkat dasar membuat keputusan penting berdasarkan data yang terbatas, tertanggal, atau bahkan tidak akurat.

Di mana manajemen data digunakan?

Data digital digunakan oleh perusahaan lintas vertikal dan berbagai ukuran. Bahkan perusahaan kecil memiliki situs web, analisis produk, dan banyak lagi yang dapat dikumpulkan dan disortir. Ini berarti praktik manajemen data dimanfaatkan oleh perusahaan sebesar Facebook dan Amazon atau sekecil perusahaan rintisan.

Perusahaan dengan sejumlah besar informasi yang mereka miliki akan menemukan bahwa manajemen data sangat bermanfaat. Sebagai aturan umum, semakin banyak data relevan yang dimiliki bisnis, semakin akurat penilaian mereka terhadapnya. Alasan utama mengapa sistem rekomendasi Netflix "Anda mungkin suka..." bekerja dengan sangat baik adalah karena diinformasikan oleh data jutaan konsumen. Namun, sebelum Netflix dapat memanfaatkan data tersebut menjadi strategi yang dapat dieksekusi, mereka harus mengumpulkan, menyortir, dan menganalisisnya terlebih dahulu.

Mengapa manajemen data penting?

Sebuah survei tahun 2021 terhadap perusahaan Fortune 1000 mengungkapkan bahwa 48,5% responden menggunakan data sebagai dasar untuk inovasi. Selain itu, bisnis yang berpusat pada data menyederhanakan proses dan rencana pertumbuhan menggunakan data yang lebih andal. Hal ini menjadikan pengelolaan data sebagai praktik penting untuk bisnis apa pun yang berharap memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan penawaran pesaing.

Manfaat dari manajemen data antara lain:

1. Penyatuan data

Perangkat lunak manajemen data mengumpulkan informasi dari berbagai sumber dalam satu platform. Data sering menjadi terkurung dalam alat internal atau departemen individu saat perusahaan tumbuh. Misalnya, analisis data akuntansi mungkin mengungkapkan jendela pembaruan yang paling umum. Kemampuan untuk mengakses informasi ini akan memungkinkan tim penjualan Anda memanfaatkan peluang berharga untuk memperbarui dan meningkatkan penjualan kepada pelanggan.

2. Verifikasi data

Manajemen data membantu memastikan data Anda akurat. Data yang andal memberdayakan perusahaan untuk mengoptimalkan proses, bereksperimen dengan fitur produk, dan merencanakan lebih jauh ke masa depan dengan percaya diri. Tanpa verifikasi, perusahaan dapat disesatkan oleh data mereka sendiri yang tidak valid untuk berinvestasi dalam proses atau strategi yang berbahaya.

Penggunaan alat manajemen data yang dirancang dengan baik dapat membantu menjaga informasi Anda tetap akurat dan terkini lebih baik daripada yang bisa dilakukan oleh tim. Data yang dikumpulkan dari satu sumber mungkin sudah ketinggalan zaman dibandingkan dengan sumber yang berbeda. Apa pun yang dimasukkan secara manual ke dalam database tunduk pada kesalahan manusia. Bahkan tindakan migrasi data dari platform ke platform dapat mengakibatkan kesalahan konversi yang merusak data yang valid.

3. Demokratisasi data

Akses ke data perusahaan Anda tidak boleh terbatas pada eksekutif C-suite. Keputusan sedang dibuat di setiap tingkat dalam perusahaan Anda. Memberikan visibilitas data kepada tim Anda memungkinkan mereka membuat keputusan berdasarkan data. Misalnya, data produk dapat membantu pemasar membuat kampanye yang lebih baik dengan memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang fitur yang paling sering digunakan oleh pelanggan yang ada.

Kemampuan untuk menarik informasi dari satu platform juga mempercepat operasi bisnis. Data yang dikelola dengan benar memungkinkan tim untuk menarik dan menganalisis data dengan cepat versus menunggu informasi datang dari departemen lain setelah berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Kemampuan ini sangat penting karena pekerjaan semakin banyak dilakukan oleh tim yang tidak berkumpul di lokasi fisik yang sama.

4. Privasi data

Mengumpulkan sejumlah besar informasi datang dengan tanggung jawab yang besar. Semua orang di perusahaan Anda mendapat manfaat dari visibilitas data. Namun, data tertentu, seperti informasi pembayaran pelanggan, bersifat sensitif dan tidak boleh tersedia untuk perusahaan secara luas. Terlepas dari risiko keamanan yang jelas, lebih dari 70% karyawan memiliki akses ke data yang seharusnya tidak mereka akses. Perusahaan dengan struktur manajemen data yang tepat menghindari masalah ini dengan membatasi izin untuk jenis data tertentu hanya untuk mereka yang memiliki wewenang untuk melihatnya.

Proses manajemen data

Tanpa rencana manajemen data universal, setiap departemen dalam perusahaan mengumpulkan dan mengelola data secara terpisah dan dengan proses mereka sendiri. Membuat dan menerapkan proses manajemen data di seluruh organisasi diperlukan bagi perusahaan untuk memanfaatkan sepenuhnya data mereka sendiri. Untungnya, rencana pengelolaan data yang tepat dapat dibuat dengan mengikuti langkah-langkah sederhana yang diuraikan di bawah ini.

1. Tunjuk pemilik data

Pertama, Anda harus menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas data Anda— pemilik data . Penamaan pemilik data menempatkan tanggung jawab pengelolaan data di tangan individu atau tim tertentu. Pemilik data memiliki wewenang atas bagaimana data dikumpulkan dan digunakan dan siapa di dalam organisasi yang dapat melihatnya.

Tanggung jawab khas pemilik data meliputi:

• Memfasilitasi integrasi aliran data baru seiring pertumbuhan perusahaan
• Mengajukan pertanyaan data-centric yang diajukan oleh berbagai departemen dalam sebuah perusahaan
• Menentukan bagaimana data digunakan baik oleh pihak internal (karyawan) maupun pihak eksternal (mitra dan vendor)

Pemilik data pada dasarnya adalah pengelola data yang ditunjuk. Karena tanggung jawab penting yang terlibat, kepemilikan data biasanya ditugaskan ke:

• CEO
• Manajer produk
• Tim analitik
• Manajer senior atau eksekutif

2. Petakan aliran data Anda

Setelah ditunjuk, pemilik data yang ditunjuk perusahaan perlu mengetahui bagaimana informasi digital mengalir melalui bisnis Anda. Mereka harus mengidentifikasi:

• Sumber
• Basis data internal yang ada (dan cara menyatukan datanya)
• konsumen
• Jenis data yang relevan dengan tujuan bisnis

Inti dari pemetaan aliran data adalah untuk mengidentifikasi masalah dengan migrasi data, penyimpanan, dan akses. Penting bagi pemilik data untuk mengingat bahwa data ini dimaksudkan untuk digunakan oleh tim dalam bisnis mereka. Pemilik data harus mewawancarai konsumen data internal ini untuk mengidentifikasi potensi masalah aksesibilitas dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana data digunakan oleh setiap departemen.

3. Membuat dan menangani tujuan pengelolaan data

Pemetaan aliran data akan mengungkapkan peluang untuk perbaikan proses yang ada. Pemilik data harus menyelaraskan peningkatan yang berfokus pada data ini dengan tujuan organisasi yang lebih luas. Dengan demikian, mereka dapat menghasilkan daftar cara untuk meningkatkan efisiensi bisnis.

Tujuan manajemen data berbeda dari perusahaan ke perusahaan. Sebuah startup biasanya tidak memiliki volume data dari bisnis yang lebih mapan. Fokus mereka seringkali terletak pada menghilangkan kesenjangan informasi dan meningkatkan jumlah sumber data. Perusahaan yang lebih besar dengan sistem yang lebih kompleks dapat berfokus pada penghapusan kumpulan data yang berlebihan atau bergulat dengan keterbatasan teknis migrasi data.

Tantangan manajemen data

Mengubah informasi menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti sangat sulit bagi perusahaan dengan sejumlah besar data yang ada tetapi tidak memiliki sistem yang jelas untuk mengelolanya. Untungnya, ada alat manajemen data yang memberi perusahaan kendali lebih besar atas bagaimana data mereka digunakan. Saat mengevaluasi apakah alat manajemen tepat untuk perusahaan mereka, pemilik data harus mengingat tantangan berikut:

Transformasi data

Kumpulan data dari sumber yang berbeda mungkin tidak menggunakan format digital yang sama. Perbedaan format ini menghalangi kemampuan perusahaan untuk membandingkan datanya sendiri dengan dirinya sendiri. Perusahaan harus mengadopsi sistem manajemen data yang mampu mengubah data dalam format yang berbeda sehingga dapat dikumpulkan dan dianalisis dalam satu tempat penyimpanan.

Resolusi identitas

Resolusi identitas merekonsiliasi perilaku satu pengguna di beberapa perangkat atau setelan. Misalnya, beberapa produk digital memungkinkan pengguna untuk terlibat tanpa masuk. Seseorang yang menjelajahi produk Anda, masuk, lalu melanjutkan bukanlah dua pengguna yang terpisah, tetapi data Anda mungkin menyarankan mereka.

Mendaftarkan satu pengguna sebagai beberapa hanyalah salah satu dari banyak cara akurasi data dapat dikompromikan, terutama jika itu terjadi dengan frekuensi atau volume yang besar. Mencoba melacak ribuan atau bahkan jutaan pengguna secara manual dan perjalanan mereka secara manual tidak mungkin dilakukan. Namun, sistem manajemen dengan kemampuan resolusi identitas mengidentifikasi pengguna unik untuk menjaga integritas data, memberikan satu hal yang tidak perlu dikhawatirkan oleh pemilik data.

Aksesibilitas dan kelincahan data

Pemilik data melindungi informasi, tetapi mereka seharusnya tidak menjadi satu-satunya yang memiliki akses ke informasi tersebut. Tim dan departemen lain memerlukan akses mudah ke berbagai jenis data untuk menginformasikan keputusan bisnis mereka. Akses terbatas menciptakan hambatan dalam permintaan dan membatasi kelincahan dan efisiensi tim.

Masalah kelincahan tidak terbatas pada perusahaan yang kekurangan infrastruktur manajemen data. 76% perusahaan dengan sistem manajemen data yang ada mengakui bahwa perlu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk mendapatkan wawasan yang berarti dari data mereka sendiri. Bisnis yang ingin membuat keputusan cepat dari data mereka harus mengadopsi alat manajemen data yang mampu menghasilkan data yang diminta dalam hitungan menit.

Alat manajemen data

Mendapatkan hasil maksimal dari data Anda memerlukan sistem manajemen. Ada lusinan alat manajemen data yang tersedia bagi perusahaan yang ingin meningkatkan solusi mereka saat ini. Menentukan opsi mana yang terbaik untuk perusahaan Anda adalah masalah dari mana data Anda berasal dan apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan dengannya setelah dikumpulkan.

Beberapa sistem manajemen data terbaik meliputi:

Amplitudo

Amplitude adalah platform analitik pembangkit tenaga listrik yang dipercaya oleh orang-orang seperti Ford, Walmart, dan IBM. Amplitude berisi banyak fitur yang menyediakan data yang andal dan aman bagi pelanggan yang mudah dikumpulkan dan dilihat, termasuk:

• Resolusi identitas
• Transformasi data
• Sertifikasi keamanan data terbaik di kelasnya
• Izin privasi data untuk berbagai tingkat pengguna
• Integrasi real-time dengan produk, termasuk Salesforce, Google Ads, dan Intercom

Amplitudo adalah sistem manajemen data yang hebat bagi perusahaan yang ingin menggunakan data mereka untuk inovasi dan strategi. Dengan Amplitude, perusahaan dapat dengan mudah membuat eksperimen dari data mereka atau bahkan membuat prediksi untuk memandu strategi pemasaran atau mengantisipasi perilaku pelanggan.

Avo

Avo adalah alat yang membantu merampingkan manajemen data dalam tumpukan analitik yang kompatibel. Ini adalah tambahan untuk sistem yang ada yang menguntungkan perusahaan yang tidak mau atau tidak mampu meninggalkan infrastruktur mereka saat ini. Avo membantu perusahaan:

• Buat skema analitik
• Rencana pelacakan acara audit
• Publikasikan rencana pelacakan ke solusi analitik seperti Amplitude, Adobe Analytics, dan Mixpanel

Protokol

Protokol adalah alat manajemen oleh Segmen platform data pelanggan. Itu dibangun untuk menyatukan tim di sekitar satu sumber daya. Ini sangat mahir dalam memverifikasi kualitas data sehingga perusahaan dapat membangun strategi berdasarkan informasi yang andal. Protokol dapat digunakan untuk:

• Buat rencana pelacakan yang berfungsi
• Identifikasi masalah dengan integritas data dengan pelacakan kode pengujian dan pelaporan dalam aplikasi
• Aliran data dokumen untuk mengonfirmasi keakuratan informasi
• Ubah bidang nama dan acara yang tidak kompatibel tanpa menggunakan kode

Praktik terbaik manajemen data

Tidak ada dua perusahaan yang mungkin menemukan resep yang sama persis untuk kesuksesan manajemen data. Setiap perusahaan memiliki alat, tantangan, dan kebutuhan yang unik untuk dipertimbangkan dalam pendekatan mereka untuk mengatur infrastruktur informasi mereka. Namun, ada beberapa poin strategis yang berlaku dalam banyak kasus, antara lain:

1. Tetapkan tujuan

Sebelum pemilik data dapat menyusun strategi manajemen yang bertujuan, mereka perlu menguraikan apa yang ingin mereka capai. Tujuan memfokuskan upaya individu dan menentukan hasil yang diinginkan dan terukur. Mereka juga menetapkan harapan untuk tim dan departemen dalam perusahaan tentang apa yang ingin dicapai organisasi secara keseluruhan.

Tujuan bisnis harus memandu segalanya, termasuk:

• Menentukan data mana yang relevan
• Mengevaluasi alat manajemen mana yang paling cocok untuk perusahaan
• Memprioritaskan tujuan

2. Bangun sistem yang menskala

Sistem manajemen data yang bermanfaat bukanlah investasi kecil. Anda mungkin tergoda untuk membeli perangkat lunak manajemen yang sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini untuk meminimalkan biaya. Namun, inti dari peningkatan alat manajemen Anda adalah untuk menciptakan pertumbuhan. Bisnis yang sukses akan menemukan diri mereka melampaui solusi "biaya minimal" mereka karena volume data meningkat, yang pada akhirnya membutuhkan investasi lebih lanjut dalam perangkat lunak yang lebih kuat.

3. Rangkullah visualisasi data

Tidak semua orang di dalam perusahaan yang mendapat manfaat dari data akan merasa nyaman menganalisisnya. Menatap spreadsheet tanpa akhir dan mencoba menemukan nilai di dalamnya dapat terbukti menakutkan tanpa metode menampilkan konten secara bermakna. Mengilustrasikan informasi terkait dalam format visual seperti grafik meningkatkan aksesibilitas data untuk rata-rata karyawan dan mendorong penggunaan alat data lebih lanjut. Kemampuan visualisasi sering menjadi standar dalam sistem manajemen data yang dirancang dengan baik seperti Amplitudo.

Contoh dunia nyata dari manajemen data

Bunglon

Platform kesuksesan produk yang digunakan Chameleon untuk mengelola pelacakan acara mereka secara manual melalui Google Spreadsheet. Ini menciptakan situasi di mana sumber daya selalu ketinggalan zaman dan tidak akurat. Tidak ada cara untuk memverifikasi apakah informasi dalam sumber daya mencerminkan keadaan produk saat ini. Mereka tidak bisa lagi mempercayai data mereka, menjadikannya nilai strategis yang terbatas.

Chameleon mengadopsi alat Amplitude-acquired Iterative untuk membantu dalam verifikasi data. Mengintegrasikan secara berulang dengan tumpukan analitik yang ada memungkinkan mereka membangun skema dan mengadopsi konvensi penamaan untuk membantu mengonfirmasi dan memvalidasi peristiwa dalam produk mereka. Ini sangat meningkatkan kepercayaan data mereka. Chameleon juga mampu membuat proses yang ditentukan untuk penanganan data, menghasilkan peningkatan kolaborasi antar tim.

Flipp

Aplikasi perencanaan dan belanja Flipp awalnya mengadopsi Amplitude untuk meningkatkan tingkat personalisasi dalam kampanye pemasaran mereka. Mereka mencapai tujuan mereka, tetapi tim Flipp menemukan manfaat tambahan menggunakan solusi manajemen data: demokratisasi data. Tim pemasaran pertumbuhan mereka dapat mengakses data yang andal lebih cepat dari sebelumnya. Ini memungkinkan mereka untuk bereaksi terhadap kampanye lebih cepat daripada jika mereka menunggu tim lain untuk menemukan dan mengirimkan data.

Instagram

Layanan pengiriman bahan makanan Instacart berjuang untuk sementara waktu dengan efisiensi data. Infrastruktur manajemen data mereka terdiri dari alat yang dibuat sendiri dan database internal. Mendapatkan alat untuk berbicara satu sama lain dan menanggapi permintaan adalah proses yang membuat frustrasi yang membutuhkan banyak waktu dan usaha. Selain itu, volume data Instacart telah tumbuh melampaui kapasitas sistem manajemen yang ada.

Instacart mengadopsi Amplitude sebagai cara untuk menyatukan data dari alat-alat ini melalui satu solusi. Amplitudo juga mampu menangani beban data mereka yang terus bertambah dengan mudah. Peningkatan infrastruktur yang luas ini memungkinkan tim Instacart untuk fokus pada peningkatan produk daripada terjebak dalam pengembangan dan pemeliharaan alat mereka sendiri.

Buka kunci kekuatan manajemen data

Manajemen data sangat penting untuk mengatur dan memahami sejumlah besar data perusahaan Anda. Setelah Anda memiliki proses pengelolaan data, Anda dapat menggunakan data Anda untuk memahami wawasan pelanggan utama dan mengubahnya menjadi tindakan yang mendorong konversi dan retensi. Unduh buku pedoman Mastering Retention atau ikuti tur Amplitude untuk mempelajari cara memaksimalkan data Anda.

Referensi

• FiveTran, Laporan Status Manajemen Data, 2021
• Tinjauan Bisnis Harvard, Apa Strategi Data Anda?, 2017
• Mitra NewVantage, Big Data, dan Survei Eksekutif AI 2021
• Seagate, Memikirkan Kembali Data, 2020
• Striim, Pengantar Strategi dan Praktik Terbaik Migrasi Database, 2021