Co to jest zarządzanie danymi? Strategie i przykłady

Zarządzanie danymi to proces gromadzenia, przechowywania, analizowania i udostępniania danych w ramach większej organizacji. Potencjalni klienci i klienci każdego dnia tworzą mnóstwo cennych informacji, ale szacuje się, że tylko 32% z tych danych jest faktycznie wykorzystywane z korzyścią dla firmy.

Sama ilość dostępnych danych może sprawić, że trudno będzie wiedzieć, czego szukać i jak z nich korzystać. Zrzucenie tego wszystkiego na wielki stos nie ujawnia w magiczny sposób wglądu w zachowania klientów ani ulepszeń istniejących operacji biznesowych. Firma musi opracować podstawową strategię zarządzania danymi, aby przekształcić niezliczone punkty danych w wymierne, możliwe do zastosowania spostrzeżenia i wyniki.

Kluczowe dania na wynos

• Zarządzanie danymi obejmuje gromadzenie, przechowywanie, analizę i udostępnianie danych w organizacji.
• Każda firma, która tworzy lub wykorzystuje dane cyfrowe, może czerpać korzyści z zarządzania danymi — zwłaszcza firmy z dużymi ilościami danych.
• Korzyści z zarządzania danymi obejmują ujednolicenie danych, weryfikację, demokratyzację i prywatność.
• Trzy kluczowe etapy opracowania strategii zarządzania danymi obejmują:
  • Ustalenie „właściciela danych”.
  • Budowanie mapy danych.
  • Tworzenie i wykonywanie akcji z zebranych danych.

Co to jest zarządzanie danymi?

Zarządzanie danymi zapewnia firmom możliwość łatwej oceny ważnych informacji w znaczący sposób. Klienci tworzą nowe punkty danych za każdym razem, gdy korzystają z Twojego produktu lub lubią post w mediach społecznościowych.

Odpowiednie dane są tworzone z wielu źródeł, w tym:

• Produkty
• Strony internetowe
• Kanały marketingowe
• Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
• Platformy księgowe i płatnicze

Firmy, które aktywnie korzystają ze swoich danych, lepiej rozumieją swoich klientów niż te, które tego nie robią. Połączenie tych źródeł danych pozwala firmom budować pełniejsze profile klientów i podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe. Brak zdefiniowanej strategii zarządzania danymi prowadzi do sytuacji, w której dyrektorzy, liderzy zespołów, a nawet pracownicy podstawowego szczebla podejmują ważne decyzje na podstawie ograniczonych, przestarzałych, a nawet niedokładnych danych.

Gdzie jest używane zarządzanie danymi?

Dane cyfrowe są wykorzystywane przez firmy z różnych branż i różnej wielkości. Nawet małe firmy mają strony internetowe, analizy produktów i nie tylko, które można gromadzić i sortować. Oznacza to, że praktyki zarządzania danymi są wykorzystywane przez firmy tak duże, jak Facebook i Amazon, lub tak małe, jak startupy.

Zarządzanie danymi będzie szczególnie korzystne dla firm dysponujących ogromną ilością informacji. Co do zasady, im więcej istotnych danych dysponuje firma, tym dokładniejsza będzie ich ocena. Głównym powodem, dla którego system rekomendacji Netflix „Możesz lubić…” działa tak dobrze, jest fakt, że opiera się on na danych milionów konsumentów. Zanim jednak Netflix był w stanie wykorzystać te dane w strategii wykonywalnej, najpierw musieli je zebrać, posortować i przeanalizować.

Dlaczego zarządzanie danymi jest ważne?

Badanie firm z listy Fortune 1000 z 2021 r. pokazuje, że 48,5% respondentów wykorzystuje dane jako podstawę innowacji. Ponadto firmy zorientowane na dane usprawniają procesy i plany rozwoju, korzystając z bardziej wiarygodnych danych. To sprawia, że ​​zarządzanie danymi jest niezbędną praktyką dla każdej firmy, która ma nadzieję na uzyskanie przewagi konkurencyjnej nad konkurencyjnymi ofertami.

Korzyści z zarządzania danymi obejmują:

1. Ujednolicenie danych

Oprogramowanie do zarządzania danymi gromadzi informacje z wielu źródeł na jednej platformie. W miarę rozwoju firmy dane często zostają wyciszone w obrębie narzędzi wewnętrznych lub poszczególnych działów. Na przykład analiza danych księgowych może ujawnić najczęstsze okno odnowienia. Możliwość dostępu do tych informacji pozwoli Twojemu zespołowi sprzedaży wykorzystać cenne możliwości odnowienia i sprzedaży dodatkowej klientom.

2. Weryfikacja danych

Zarządzanie danymi pomaga zapewnić dokładność danych. Wiarygodne dane umożliwiają firmom optymalizację procesów, eksperymentowanie z funkcjami produktów i pewne planowanie dalszej przyszłości. Bez weryfikacji firmy mogą być wprowadzane w błąd przez własne nieprawidłowe dane, aby inwestować w szkodliwe procesy lub strategie.

Korzystanie z dobrze zaprojektowanego narzędzia do zarządzania danymi może pomóc w zapewnieniu dokładności i aktualności informacji lepiej niż zespół ludzi kiedykolwiek mógłby. Dane zebrane z jednego źródła mogą być nieaktualne w porównaniu z danymi z innego źródła. Wszystko, co ręcznie wprowadzono do bazy danych, podlega błędom ludzkim. Nawet czynność migracji danych z platformy na platformę może skutkować błędami konwersji, które uszkadzają prawidłowe dane.

3. Demokratyzacja danych

Dostęp do danych Twojej firmy nie powinien być ograniczony do kadry kierowniczej. Decyzje podejmowane są na każdym poziomie w Twojej firmie. Zapewnienie widoczności danych swoim zespołom umożliwia im podejmowanie decyzji opartych na danych. Na przykład dane produktów mogą pomóc marketerom w tworzeniu lepszych kampanii, zapewniając pełniejszy obraz funkcji, z których najczęściej korzystają obecni klienci.

Możliwość pobierania informacji z jednej platformy również przyspiesza operacje biznesowe. Właściwie zarządzane dane pozwalają zespołom szybko pobierać i analizować dane, zamiast czekać na informacje z innych działów po dniach, a nawet tygodniach. Ta możliwość jest szczególnie ważna, ponieważ praca jest coraz częściej wykonywana przez zespoły, które nie są zgromadzone w tej samej fizycznej lokalizacji.

4. Prywatność danych

Zbieranie ogromnych ilości informacji wiąże się z wielką odpowiedzialnością. Wszyscy w Twojej firmie czerpią korzyści z widoczności danych. Jednak niektóre dane, takie jak informacje o płatnościach klientów, są poufne i nie powinny być dostępne dla całej firmy. Pomimo oczywistych zagrożeń bezpieczeństwa, ponad 70% pracowników ma dostęp do danych, których nie powinni. Firmy posiadające odpowiednie struktury zarządzania danymi unikają tego problemu, ograniczając uprawnienia do niektórych rodzajów danych tylko do tych, którzy mają uprawnienia do ich przeglądania.

Proces zarządzania danymi

Bez uniwersalnego planu zarządzania danymi, każdy dział w firmie gromadzi i zarządza danymi w izolacji i poprzez własne procesy. Stworzenie i wdrożenie ogólnoorganizacyjnego procesu zarządzania danymi jest niezbędne, aby firmy mogły w pełni wykorzystać własne dane. Na szczęście właściwy plan zarządzania danymi można zbudować, wykonując proste kroki opisane poniżej.

1. Wyznacz właściciela danych

Najpierw musisz określić, kto będzie zarządzał Twoimi danymi — właściciel danych . Wyznaczenie właściciela danych umieszcza odpowiedzialność za zarządzanie danymi bezpośrednio w rękach konkretnej osoby lub zespołu. Właściciel danych ma władzę nad tym, w jaki sposób dane są gromadzone i wykorzystywane oraz kto w organizacji może je zobaczyć.

Typowe obowiązki właścicieli danych obejmują:

• Ułatwienie integracji nowych strumieni danych wraz z rozwojem firmy
• Pytania dotyczące danych stawiane przez różne działy w firmie
• Ustalenie, w jaki sposób dane są wykorzystywane zarówno przez strony wewnętrzne (pracowników), jak i strony zewnętrzne (partnerów i dostawców)

Właściciele danych to zasadniczo wyznaczeni menedżerowie danych. Ze względu na związane z tym ważne obowiązki, własność danych jest zwykle przypisywana do:

• prezesi
• Menedżerowie produktu
• Zespoły analityczne
• Menedżerowie wyższego szczebla lub kadra kierownicza

2. Mapuj przepływ danych

Po wyznaczeniu wyznaczony właściciel danych firmy musi zapoznać się z przepływem informacji cyfrowych przez firmę. Muszą zidentyfikować:

• Źródła
• Istniejące wewnętrzne bazy danych (i jak ujednolicić ich dane)
• Konsumenci
• Rodzaje danych istotnych dla celów biznesowych

Celem mapowania przepływu danych jest identyfikacja problemów z migracją danych, ich przechowywaniem i dostępem. Właściciele danych powinni pamiętać, że dane te mają być wykorzystywane przez zespoły w ich firmie. Właściciele danych powinni przeprowadzić wywiady z tymi wewnętrznymi konsumentami danych, aby zidentyfikować potencjalne problemy z dostępnością i lepiej zrozumieć, w jaki sposób dane są wykorzystywane przez każdy dział.

3. Twórz i realizuj cele zarządzania danymi

Mapowanie przepływu danych ujawni możliwości ulepszenia istniejących procesów. Właściciele danych powinni dostosować te ulepszenia ukierunkowane na dane do szerszych celów organizacyjnych. W ten sposób mogą stworzyć listę sposobów na poprawę efektywności biznesowej.

Cele zarządzania danymi różnią się w zależności od firmy. Startupowi zwykle brakuje danych o bardziej ugruntowanej pozycji biznesowej. Skupiają się często na wyeliminowaniu luk informacyjnych i zwiększeniu liczby źródeł danych. Większe firmy z bardziej złożonymi systemami mogą zamiast tego skupić się na wyeliminowaniu zbędnych zestawów danych lub zmagać się z technicznymi ograniczeniami migracji danych.

Wyzwania związane z zarządzaniem danymi

Przekształcanie informacji w praktyczne wnioski jest szczególnie trudne w przypadku firm, które dysponują ogromną ilością istniejących danych, ale nie mają dostrzegalnego systemu zarządzania nimi. Na szczęście istnieją narzędzia do zarządzania danymi, które dają firmom większą kontrolę nad sposobem wykorzystania ich danych. Oceniając, czy narzędzie do zarządzania jest odpowiednie dla ich firmy, właściciele danych powinni pamiętać o następujących wyzwaniach:

Transformacja danych

Zestawy danych z różnych źródeł mogą nie wykorzystywać tego samego formatu cyfrowego. Te różnice w formatach utrudniają firmie porównanie własnych danych ze sobą. Firmy powinny przyjąć system zarządzania danymi zdolny do konwersji danych w różnych formatach, aby można je było gromadzić i analizować w jednym repozytorium.

Rozdzielczość tożsamości

Rozpoznawanie tożsamości uzgadnia zachowanie pojedynczego użytkownika na wielu urządzeniach lub ustawieniach. Na przykład niektóre produkty cyfrowe mogą umożliwiać użytkownikom angażowanie się bez logowania. Ktoś, kto przegląda Twój produkt, loguje się, a następnie kontynuuje, nie jest dwoma oddzielnymi użytkownikami, ale Twoje dane mogą sugerować, że tak.

Zarejestrowanie jednego użytkownika jako kilku to tylko jeden z wielu sposobów, w jakie dokładność danych może zostać zagrożona, zwłaszcza jeśli dzieje się to z dużą częstotliwością lub dużą głośnością. Próba ręcznego śledzenia tysięcy, a nawet milionów użytkowników i ich podróży jest niemożliwa. Jednak system zarządzania z możliwością rozpoznawania tożsamości identyfikuje unikalnych użytkowników w celu zachowania integralności danych, zapewniając właścicielom danych jedną rzecz mniej, o którą powinni się martwić.

Dostępność i elastyczność danych

Właściciele danych chronią informacje, ale nie tylko oni mają do nich dostęp. Inne zespoły i działy potrzebują łatwego dostępu do różnych typów danych, aby móc podejmować decyzje biznesowe. Ograniczony dostęp tworzy wąskie gardła w żądaniach oraz ogranicza sprawność i wydajność zespołu.

Problemy z elastycznością nie ograniczają się do firm, które nie mają infrastruktury do zarządzania danymi. 76% firm z istniejącymi systemami zarządzania danymi przyznaje, że wyciągnięcie znaczących wniosków z własnych danych zajmuje kilka dni, a nawet tygodni. Firmy, które chcą podejmować szybkie decyzje na podstawie swoich danych, muszą przyjąć narzędzia do zarządzania danymi, które są w stanie wygenerować żądane dane w ciągu kilku minut.

Narzędzia do zarządzania danymi

Maksymalne wykorzystanie danych wymaga systemu zarządzania. Istnieją dziesiątki narzędzi do zarządzania danymi dostępne dla firm, które chcą ulepszyć swoje obecne rozwiązanie. Ustalenie, która opcja jest najlepsza dla Twojej firmy, jest kwestią tego, skąd pochodzą Twoje dane i co planujesz z nimi zrobić po ich zebraniu.

Kilka najlepszych systemów zarządzania danymi to:

Amplituda

Amplitude to potężna platforma analityczna, której zaufały takie firmy, jak Ford, Walmart i IBM. Amplituda zawiera bogactwo funkcji, które zapewniają klientom niezawodne i bezpieczne dane, które można łatwo zbierać i przeglądać, w tym:

• Rozdzielczość tożsamości
• Transformacja danych
• Najlepsze w swojej klasie certyfikaty bezpieczeństwa danych
• Uprawnienia do prywatności danych dla różnych poziomów użytkowników
• Integracje w czasie rzeczywistym z produktami, w tym Salesforce, Google Ads i Intercom

Amplituda to wspaniały system zarządzania danymi dla firm, które chcą wykorzystać swoje dane do innowacji i strategii. Dzięki Amplitude firmy mogą z łatwością konstruować eksperymenty na podstawie swoich danych, a nawet tworzyć prognozy, aby kierować strategiami marketingowymi lub przewidywać zachowania klientów.

Avo

Avo to narzędzie, które pomaga usprawnić zarządzanie danymi w ramach kompatybilnych stosów analitycznych. Jest to dodatek do istniejącego systemu, który przynosi korzyści firmom, które nie chcą lub nie mogą zrezygnować z obecnej infrastruktury. Avo pomaga firmom:

• Twórz schematy analityczne
• Audytuj plany śledzenia zdarzeń
• Publikuj plany śledzenia do rozwiązań analitycznych, takich jak Amplitude, Adobe Analytics i Mixpanel

Protokoły

Protokoły to narzędzie do zarządzania przez segment platformy danych klientów. Jest zbudowany, aby zjednoczyć zespoły wokół jednego zasobu. Szczególnie dobrze sprawdza się w weryfikacji jakości danych, dzięki czemu firmy mogą budować strategie oparte na rzetelnych informacjach. Protokoły mogą służyć do:

• Zbuduj działający plan śledzenia
• Identyfikuj problemy z integralnością danych dzięki testowaniu śledzenia kodu i raportowaniu w aplikacji
• Przepływ danych dokumentów w celu potwierdzenia dokładności informacji
• Zmień niezgodną nazwę i pola zdarzeń bez użycia kodu

Najlepsze praktyki zarządzania danymi

Nie ma dwóch firm, które mogłyby znaleźć dokładnie taką samą receptę na sukces w zarządzaniu danymi. Każda firma dysponuje unikalnymi narzędziami, wyzwaniami i potrzebami, które uwzględniają w swoim podejściu do organizacji infrastruktury informatycznej. Istnieje jednak kilka strategicznych punktów, które mają zastosowanie w większości przypadków, w tym:

1. Wyznacz cele

Zanim właściciel danych będzie mógł opracować celową strategię zarządzania, musi określić, co chce osiągnąć. Cele skupiają indywidualne wysiłki i określają pożądane, mierzalne rezultaty. Określają również oczekiwania dla zespołów i działów w firmie, co do tego, co organizacja stara się osiągnąć jako całość.

Cele biznesowe powinny kierować wszystkim, w tym:

• Określanie, które dane są istotne
• Ocena, które narzędzie do zarządzania najlepiej sprawdzi się w firmie
• Priorytetyzacja celów

2. Zbuduj system, który się skaluje

Wartościowy system zarządzania danymi to niemała inwestycja. Możesz pokusić się o zakup oprogramowania do zarządzania, które odpowiada Twoim obecnym potrzebom, aby zminimalizować koszty. Jednak celem aktualizacji narzędzi do zarządzania jest stworzenie wzrostu. Firmy odnoszące sukcesy będą przerastać swoje rozwiązania „o minimalnych kosztach” wraz ze wzrostem ilości danych, co w końcu będzie wymagało dalszych inwestycji w bardziej niezawodne oprogramowanie.

3. Obejmij wizualizację danych

Nie każdy w firmie, która korzysta z danych, będzie swobodnie je analizować. Wpatrywanie się w niekończące się arkusze kalkulacyjne i próba znalezienia wartości w nich może okazać się zniechęcająca bez metody sensownego wyświetlania treści. Ilustrowanie istotnych informacji w formie wizualnej, takiej jak wykres, zwiększa dostępność danych dla przeciętnego pracownika i zachęca do dalszego korzystania z narzędzi danych. Funkcje wizualizacji często są standardem w dobrze zaprojektowanych systemach zarządzania danymi, takich jak Amplitude.

Rzeczywiste przykłady zarządzania danymi

Kameleon

Platforma sukcesu produktu Chameleon używała do ręcznego zarządzania śledzeniem zdarzeń za pomocą Arkuszy Google. Stworzyło to sytuację, w której zasób był stale nieaktualny i niedokładny. Nie było możliwości sprawdzenia, czy informacje w zasobie odzwierciedlają aktualny stan produktu. Nie mogli już dłużej ufać swoim danym, przez co miały one ograniczoną wartość strategiczną.

Chameleon zastosował narzędzie Amplitude-acquired Iterative, aby pomóc w weryfikacji danych. Integracja iteracyjna z istniejącym stosem analitycznym umożliwiła im tworzenie schematów i przyjęcie konwencji nazewnictwa, aby pomóc w potwierdzaniu i weryfikowaniu zdarzeń w ich produkcie. To znacznie poprawiło wiarygodność ich danych. Chameleon był również w stanie stworzyć zdefiniowane procesy do obsługi danych, co zaowocowało zwiększoną współpracą między zespołami.

Flipp

Aplikacja do planowania i zakupów Flipp początkowo zastosowała Amplitude, aby zwiększyć poziom personalizacji w swoich kampaniach marketingowych. Osiągnęli swój cel, ale zespół Flipp odkrył dodatkową zaletę korzystania z rozwiązania do zarządzania danymi: demokratyzację danych. Ich zespół ds. marketingu wzrostu był w stanie uzyskać dostęp do wiarygodnych danych szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Dzięki temu mogli szybciej reagować na kampanie, niż gdyby czekali, aż inny zespół znajdzie i prześle dane.

Instacart

Usługa dostawy artykułów spożywczych Instacart zmagała się przez jakiś czas z wydajnością danych. Ich infrastruktura zarządzania danymi składała się z samodzielnie zbudowanych narzędzi i wewnętrznej bazy danych. Uzyskanie narzędzi do komunikowania się ze sobą i odpowiadania na prośby było frustrującym procesem, który wymagał wiele czasu i wysiłku. Ponadto ilość danych Instacart przekroczyła możliwości ich istniejącego systemu zarządzania.

Instacart zastosował Amplitudę jako sposób na połączenie danych z tych narzędzi za pomocą jednego rozwiązania. Amplituda była również w stanie z łatwością poradzić sobie z rosnącym obciążeniem danych. Ta ogromna poprawa infrastruktury pozwoliła zespołowi Instacart skupić się na ulepszeniach produktów, zamiast ugrzęznąć w rozwoju i utrzymaniu własnych narzędzi.

Odblokuj moc zarządzania danymi

Zarządzanie danymi ma kluczowe znaczenie dla uporządkowania i zrozumienia ogromnych ilości danych Twojej firmy. Po wdrożeniu procesu zarządzania danymi możesz wykorzystać swoje dane do zrozumienia kluczowych informacji o klientach i przekształcenia ich w działania, które napędzają konwersję i utrzymanie. Pobierz poradnik Mastering Retention lub wybierz się na wycieczkę po Amplitude, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać swoje dane.

Bibliografia

• FiveTran, Raport o stanie zarządzania danymi, 2021
• Harvard Business Review, Jaka jest Twoja strategia dotycząca danych?, 2017
• NewVantage Partners, Big Data and AI Executive Survey 2021
• Seagate, ponowne przemyślenie danych, 2020 r.
• Striim, wprowadzenie do strategii migracji baz danych i najlepszych praktyk, 2021