Che cos'è la gestione dei dati? Strategie ed esempi

La gestione dei dati è il processo di raccolta, archiviazione, analisi e condivisione dei dati all'interno di un'organizzazione più ampia. I potenziali clienti e i clienti creano tonnellate di informazioni preziose ogni giorno, ma si stima che solo il 32% di tali dati venga effettivamente utilizzato a vantaggio dell'azienda.

L'enorme quantità di dati disponibili può rendere difficile sapere cosa cercare e come utilizzarlo. Versare tutto in una grande pila non rivela magicamente approfondimenti sui comportamenti dei clienti o miglioramenti alle operazioni aziendali esistenti. Un'azienda deve sviluppare una strategia di base per la gestione dei dati per convertire innumerevoli punti dati in informazioni e risultati misurabili e attuabili.

Da asporto chiave

• La gestione dei dati implica la raccolta, l'archiviazione, l'analisi e la condivisione dei dati all'interno di un'organizzazione.
• Ogni azienda che crea o utilizza dati digitali trarrà vantaggio dalla gestione dei dati, in particolare le aziende con elevati volumi di dati.
• I vantaggi della gestione dei dati includono l'unificazione, la verifica, la democratizzazione e la privacy dei dati.
• Tre passaggi chiave per lo sviluppo di una strategia di gestione dei dati includono:
  • Determinazione di un "proprietario dei dati".
  • Costruire una mappa di dati.
  • Creazione ed esecuzione di elementi di azione dai dati raccolti.

Che cos'è la gestione dei dati?

La gestione dei dati fornisce alle aziende un mezzo per valutare facilmente informazioni importanti in modi significativi. I clienti creano nuovi punti dati ogni volta che utilizzano il tuo prodotto o mettono Mi piace a un post sui social media.

I dati rilevanti vengono creati attraverso una serie di fonti, tra cui:

• Prodotti
• Siti web
• Canali di marketing
• Software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
• Piattaforme contabili e di pagamento

Le aziende che interagiscono attivamente con i propri dati comprendono meglio i propri clienti rispetto a quelle che non lo fanno. La combinazione di queste fonti di dati consente alle aziende di creare profili clienti più completi e di prendere decisioni aziendali più informate. La mancanza di una strategia di gestione dei dati definita porta a una situazione in cui dirigenti, team leader e persino dipendenti di livello base prendono decisioni importanti sulla base di dati limitati, datati o addirittura imprecisi.

Dove viene utilizzata la gestione dei dati?

I dati digitali vengono utilizzati dalle aziende di diversi verticali e di varie dimensioni. Anche le piccole aziende hanno siti Web, analisi dei prodotti e altro che possono essere raccolti e smistati. Ciò significa che le pratiche di gestione dei dati sono sfruttate da aziende grandi come Facebook e Amazon o piccole come le startup.

Le aziende con un vasto volume di informazioni a loro disposizione troveranno la gestione dei dati particolarmente vantaggiosa. Come regola generale, più dati rilevanti ha a disposizione un'azienda, più accurata sarà la loro valutazione. Uno dei motivi principali per cui il sistema di raccomandazione "Ti potrebbe piacere..." di Netflix funziona così bene è perché è informato dai dati di milioni di consumatori. Tuttavia, prima che Netflix fosse in grado di sfruttare quei dati in una strategia eseguibile, doveva prima raccoglierli, ordinarli e analizzarli.

Perché la gestione dei dati è importante?

Un sondaggio del 2021 tra le aziende Fortune 1000 rivela che il 48,5% degli intervistati utilizza i dati come base per l'innovazione. Inoltre, le aziende incentrate sui dati semplificano i processi e i piani di crescita utilizzando dati più affidabili. Ciò rende la gestione dei dati una pratica essenziale per qualsiasi azienda che spera di mantenere un vantaggio competitivo rispetto alle offerte concorrenti.

I vantaggi della gestione dei dati includono:

1. Unificazione dei dati

Il software di gestione dei dati raccoglie informazioni da più fonti in un'unica piattaforma. I dati vengono spesso isolati all'interno di strumenti interni o di singoli dipartimenti man mano che le aziende crescono. Ad esempio, un'analisi dei dati contabili potrebbe rivelare la finestra di rinnovo più comune. La possibilità di accedere a queste informazioni consentirà al tuo team di vendita di sfruttare preziose opportunità per rinnovare e aumentare le vendite dei clienti.

2. Verifica dei dati

La gestione dei dati aiuta a garantire che i tuoi dati siano accurati. Dati affidabili consentono alle aziende di ottimizzare i processi, sperimentare le funzionalità dei prodotti e pianificare ulteriormente il futuro con fiducia. Senza verifica, le aziende potrebbero essere indotte in errore dai propri dati non validi per investire in processi o strategie dannose.

L'uso di uno strumento di gestione dei dati ben progettato può aiutare a mantenere le tue informazioni accurate e aggiornate meglio di quanto potrebbe mai fare un team di persone. I dati raccolti da una fonte possono essere obsoleti rispetto a quelli di una fonte diversa. Tutto ciò che viene inserito manualmente in un database è soggetto a errore umano. Anche l'atto di migrare i dati da una piattaforma all'altra può causare errori di conversione che danneggiano dati altrimenti validi.

3. Democratizzazione dei dati

L'accesso ai dati della tua azienda non dovrebbe essere limitato ai dirigenti della C-suite. Le decisioni vengono prese a tutti i livelli all'interno della tua azienda. Concedere la visibilità dei dati ai tuoi team consente loro di prendere decisioni informate sui dati. Ad esempio, i dati di prodotto possono aiutare gli esperti di marketing a creare campagne migliori fornendo un quadro più completo delle funzionalità utilizzate maggiormente dai clienti esistenti.

La possibilità di estrarre informazioni da un'unica piattaforma velocizza anche le operazioni aziendali. I dati gestiti correttamente consentono ai team di estrarre e analizzare i dati rapidamente anziché attendere che le informazioni provengano da altri reparti dopo giorni o addirittura settimane. Questa capacità è particolarmente importante poiché il lavoro è svolto sempre più spesso da team che non sono riuniti nella stessa posizione fisica.

4. Riservatezza dei dati

La raccolta di grandi quantità di informazioni comporta una grande responsabilità. Tutti all'interno della tua azienda traggono vantaggio dalla visibilità dei dati. Tuttavia, alcuni dati, come le informazioni sui pagamenti dei clienti, sono sensibili e non dovrebbero essere disponibili per l'azienda in generale. Nonostante gli ovvi rischi per la sicurezza, oltre il 70% dei dipendenti ha accesso a dati che non dovrebbero. Le aziende con adeguate strutture di gestione dei dati in atto evitano questo problema limitando i permessi a determinati tipi di dati solo a coloro che sono autorizzati a visualizzarli.

Il processo di gestione dei dati

Senza un piano di gestione dei dati universale, ogni dipartimento all'interno di un'azienda raccoglie e gestisce i dati in isolamento e con i propri processi. La creazione e l'implementazione di un processo di gestione dei dati a livello di organizzazione è necessaria affinché le aziende possano trarre il massimo vantaggio dai propri dati. Fortunatamente, è possibile creare un piano di gestione dei dati adeguato seguendo i semplici passaggi descritti di seguito.

1. Designare un titolare dei dati

Innanzitutto, devi determinare chi sarà responsabile dei tuoi dati: il proprietario dei dati . La denominazione di un proprietario dei dati pone la responsabilità della gestione dei dati nelle mani di un individuo o di un team specifico. Il proprietario dei dati ha autorità su come i dati vengono raccolti e utilizzati e su chi all'interno dell'organizzazione può vederli.

Le responsabilità tipiche dei proprietari dei dati includono:

• Facilitare l'integrazione di nuovi flussi di dati man mano che un'azienda cresce
• Affrontare le domande incentrate sui dati poste dai vari dipartimenti all'interno di un'azienda
• Determinazione del modo in cui i dati vengono utilizzati sia da parti interne (dipendenti) che da parti esterne (partner e fornitori)

I titolari dei dati sono essenzialmente i responsabili dei dati designati. A causa delle importanti responsabilità coinvolte, la proprietà dei dati è solitamente assegnata a:

• CEO
• Gestori di prodotto
• Team di analisi
• Senior manager o dirigenti

2. Mappa il flusso di dati

Una volta nominato, il proprietario dei dati designato di un'azienda deve conoscere il modo in cui le informazioni digitali fluiscono attraverso la tua attività. Devono identificare:

• Fonti
• Database interni esistenti (e come unificare i loro dati)
• Consumatori
• I tipi di dati rilevanti per gli obiettivi aziendali

Il punto della mappatura del flusso di dati è identificare i problemi con la migrazione, l'archiviazione e l'accesso dei dati. È importante che i proprietari dei dati tengano presente che questi dati devono essere utilizzati dai team all'interno della propria azienda. I proprietari dei dati dovrebbero intervistare questi consumatori interni di dati per identificare potenziali problemi di accessibilità e ottenere una migliore comprensione di come i dati vengono utilizzati da ciascun dipartimento.

3. Creare e indirizzare gli obiettivi di gestione dei dati

La mappatura del flusso di dati rivelerà opportunità di miglioramento dei processi esistenti. I proprietari dei dati dovrebbero allineare questi miglioramenti incentrati sui dati con obiettivi organizzativi più ampi. In questo modo, possono produrre un elenco di modi per migliorare l'efficienza aziendale.

Gli obiettivi di gestione dei dati variano da azienda a azienda. Una startup di solito non ha il volume di dati di un'azienda più consolidata. Il loro obiettivo è spesso eliminare le lacune informative e aumentare il numero di fonti di dati. Le aziende più grandi con sistemi più complessi possono invece concentrarsi sull'eliminazione di set di dati ridondanti o affrontare i limiti tecnici della migrazione dei dati.

Sfide di gestione dei dati

La conversione delle informazioni in informazioni fruibili è particolarmente difficile per le aziende con grandi quantità di dati esistenti ma senza un sistema riconoscibile per gestirli. Fortunatamente, esistono strumenti di gestione dei dati che garantiscono alle aziende un maggiore controllo su come vengono utilizzati i loro dati. Nel valutare se uno strumento di gestione è adatto alla propria azienda, i proprietari dei dati dovrebbero tenere a mente le seguenti sfide:

Trasformazione dei dati

I set di dati provenienti da origini diverse potrebbero non utilizzare lo stesso formato digitale. Queste differenze di formato ostacolano la capacità di un'azienda di confrontare i propri dati con se stessa. Le aziende dovrebbero adottare un sistema di gestione dei dati in grado di convertire i dati in diversi formati in modo che possano essere raccolti e analizzati in un unico repository.

Risoluzione dell'identità

La risoluzione dell'identità riconcilia il comportamento di un singolo utente su più dispositivi o impostazioni. Ad esempio, alcuni prodotti digitali possono consentire agli utenti di interagire senza eseguire l'accesso. Qualcuno che esplora il tuo prodotto, accede e poi continua non è due utenti separati, ma i tuoi dati potrebbero suggerire che lo siano.

La registrazione di un utente come più utenti è solo uno dei tanti modi in cui l'accuratezza dei dati può essere compromessa, soprattutto se si verifica con grande frequenza o volume. Cercare di tracciare manualmente migliaia o addirittura milioni di utenti e i loro viaggi manualmente è impossibile. Tuttavia, un sistema di gestione con funzionalità di risoluzione dell'identità identifica gli utenti unici per mantenere l'integrità dei dati, fornendo una cosa in meno di cui preoccuparsi per i proprietari dei dati.

Accessibilità e agilità dei dati

I proprietari dei dati salvaguardano le informazioni, ma non dovrebbero essere gli unici ad accedervi. Altri team e dipartimenti necessitano di un facile accesso a diversi tipi di dati per informare le loro decisioni aziendali. L'accesso limitato crea colli di bottiglia nelle richieste e limita l'agilità e l'efficienza di un team.

I problemi di agilità non si limitano alle aziende prive di un'infrastruttura di gestione dei dati. Il 76% delle aziende con sistemi di gestione dei dati esistenti ammette che occorrono giorni o addirittura settimane per raccogliere informazioni significative dai propri dati. Le aziende che desiderano prendere decisioni rapide dai propri dati devono adottare strumenti di gestione dei dati in grado di produrre i dati richiesti in pochi minuti.

Strumenti per la gestione dei dati

Ottenere il massimo dai tuoi dati richiede un sistema di gestione. Sono disponibili dozzine di strumenti di gestione dei dati per le aziende che desiderano migliorare la propria soluzione attuale. Determinare quale opzione è la migliore per la tua azienda è una questione di dove provengono i tuoi dati e cosa intendi farne una volta raccolti.

Alcuni dei migliori sistemi di gestione dei dati includono:

Ampiezza

Amplitude è una potente piattaforma di analisi affidabile di artisti del calibro di Ford, Walmart e IBM. Amplitude contiene una vasta gamma di funzionalità che forniscono ai clienti dati affidabili e sicuri facili da raccogliere e visualizzare, tra cui:

• Risoluzione dell'identità
• Trasformazione dei dati
• Le migliori certificazioni per la sicurezza dei dati
• Autorizzazioni alla privacy dei dati per diversi livelli di utenti
• Integrazioni in tempo reale con prodotti, inclusi Salesforce, Google Ads e Intercom

Amplitude è un fantastico sistema di gestione dei dati per le aziende che desiderano utilizzare i propri dati per l'innovazione e la strategia. Con Amplitude, le aziende possono facilmente costruire esperimenti dai loro dati o persino creare previsioni per guidare le strategie di marketing o anticipare il comportamento dei clienti.

Avo

Avo è uno strumento che aiuta a semplificare la gestione dei dati all'interno di stack di analisi compatibili. È un componente aggiuntivo di un sistema esistente a vantaggio delle aziende che non vogliono o non sono in grado di abbandonare la propria infrastruttura attuale. Avo aiuta le aziende:

• Crea schemi di analisi
• Controlla i piani di monitoraggio degli eventi
• Pubblica piani di monitoraggio su soluzioni di analisi come Amplitude, Adobe Analytics e Mixpanel

Protocolli

Protocols è uno strumento di gestione della piattaforma dati del cliente Segment. È costruito per unire i team attorno a un'unica risorsa. È particolarmente abile nel verificare la qualità dei dati in modo che le aziende possano costruire strategie basate su informazioni affidabili. I protocolli possono essere utilizzati per:

• Costruisci un piano di monitoraggio funzionante
• Identifica i problemi con l'integrità dei dati con il monitoraggio del codice di test e il reporting in-app
• Documentare il flusso di dati per confermare l'accuratezza delle informazioni
• Modificare i campi del nome e dell'evento incompatibili senza l'uso del codice

Best practice per la gestione dei dati

È probabile che non ci siano due aziende che trovino la stessa identica ricetta per il successo della gestione dei dati. Ogni azienda dispone di strumenti, sfide e deve tenere conto del proprio approccio all'organizzazione della propria infrastruttura informativa. Tuttavia, ci sono diversi punti strategici che si applicano nella maggior parte dei casi, tra cui:

1. Stabilisci degli obiettivi

Prima che un proprietario dei dati possa elaborare una strategia di gestione mirata, deve delineare ciò che sta cercando di ottenere. Gli obiettivi concentrano gli sforzi individuali e definiscono i risultati desiderati e misurabili. Stabiliscono anche aspettative per team e dipartimenti all'interno di un'azienda in merito a ciò che l'organizzazione sta cercando di ottenere nel suo insieme.

Gli obiettivi aziendali dovrebbero guidare tutto, inclusi:

• Determinare quali dati sono rilevanti
• Valutare quale strumento di gestione funzionerà meglio per un'azienda
• Dare priorità agli obiettivi

2. Costruisci un sistema scalabile

Un valido sistema di gestione dei dati non è un piccolo investimento. Potresti essere tentato di acquistare un software di gestione adatto alle tue esigenze attuali per ridurre al minimo i costi. Tuttavia, il punto di aggiornare i tuoi strumenti di gestione è creare crescita. Le aziende di successo si ritroveranno a superare la loro soluzione di "costo minimo" con l'aumento del volume dei dati, richiedendo infine ulteriori investimenti in software più robusti.

3. Abbraccia la visualizzazione dei dati

Non tutti all'interno di un'azienda che beneficia dei dati si sentiranno a proprio agio nell'analizzarli. Fissare infiniti fogli di calcolo e tentare di trovare valore all'interno può rivelarsi scoraggiante senza un metodo per visualizzare il contenuto in modo significativo. Illustrare le informazioni pertinenti in un formato visivo come un grafico aumenta l'accessibilità dei dati per il dipendente medio e incoraggia l'ulteriore utilizzo degli strumenti dati. Le capacità di visualizzazione sono spesso standard in sistemi di gestione dei dati ben progettati come Amplitude.

Esempi reali di gestione dei dati

Camaleonte

La piattaforma di successo del prodotto Chameleon gestiva manualmente il monitoraggio degli eventi tramite Fogli Google. Ciò ha creato una situazione in cui la risorsa era costantemente obsoleta e imprecisa. Non c'era modo di verificare se le informazioni nella risorsa riflettessero lo stato attuale del prodotto. Non potevano più fidarsi dei loro dati, il che li rende di valore strategico limitato.

Chameleon ha adottato lo strumento acquisito da Amplitude Iterativamente per assistere nella verifica dei dati. L'integrazione iterativa con lo stack di analisi esistente ha consentito loro di creare schemi e adottare convenzioni di denominazione per confermare e convalidare gli eventi all'interno del prodotto. Ciò ha notevolmente migliorato l'affidabilità dei loro dati. Chameleon è stato anche in grado di creare processi definiti per la gestione dei dati, con conseguente maggiore collaborazione tra i team.

Capovolgi

L'app per la pianificazione e lo shopping Flipp ha inizialmente adottato Amplitude per migliorare il livello di personalizzazione delle proprie campagne di marketing. Hanno raggiunto il loro obiettivo, ma il team di Flipp ha scoperto un ulteriore vantaggio dell'utilizzo della soluzione di gestione dei dati: la democratizzazione dei dati. Il loro team di marketing di crescita è stato in grado di accedere a dati affidabili più velocemente che mai. Ciò ha consentito loro di reagire alle campagne più rapidamente che se avessero aspettato che un altro team trovasse e inviasse i dati.

Instacart

Il servizio di consegna della spesa Instacart ha lottato per un po' di tempo con l'efficienza dei dati. La loro infrastruttura di gestione dei dati consisteva in strumenti autocostruiti e un database interno. Ottenere gli strumenti per parlare tra loro e rispondere alle richieste è stato un processo frustrante che ha richiesto molto tempo e fatica. Inoltre, il volume di dati di Instacart era cresciuto oltre la capacità del loro sistema di gestione esistente.

Instacart ha adottato Amplitude come un modo per unire i dati di questi strumenti attraverso un'unica soluzione. Amplitude è stata anche in grado di gestire facilmente il loro crescente carico di dati. Questo vasto miglioramento dell'infrastruttura ha consentito al team di Instacart di concentrarsi sui miglioramenti del prodotto invece di impantanarsi nello sviluppo e nella manutenzione dei propri strumenti.

Sblocca la potenza della gestione dei dati

La gestione dei dati è fondamentale per organizzare e dare un senso alla grande quantità di dati della tua azienda. Una volta che hai messo in atto un processo di gestione dei dati, puoi utilizzare i tuoi dati per comprendere le informazioni chiave sui clienti e trasformarle in azioni che promuovono la conversione e la fidelizzazione. Scarica il playbook Mastering Retention o fai un tour di Amplitude per scoprire come ottenere il massimo dai tuoi dati.

Riferimenti

• FiveTran, Il rapporto sullo stato della gestione dei dati, 2021
• Harvard Business Review, Qual è la tua strategia per i dati?, 2017
• NewVantage Partners, Big Data e AI Executive Survey 2021
• Seagate, Ripensa ai dati, 2020
• Striim, Introduzione alla strategia e alle migliori pratiche di migrazione del database, 2021