Excel 库存管理技术 - 7 个基本技巧和免费模板

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库存管理是任何需要销售产品的企业的运营支柱。 如果您刚开始使用没有很多变体的少量产品，Microsoft Excel 是初学者创建库存清单模板的好工具。

然而，有效利用 Excel 进行在线库存管理需要时间，准确设置初始模板至关重要。 在这篇文章中，我们为您提供有关构建和使用 Excel 电子表格进行基本库存管理的提示。

使用 Excel 作为低成本的库存管理解决方案

如果您正在寻找一种管理库存的低成本方式，Excel 可能是一个很好的解决方案。 这是我们大多数人已经熟悉的程序，无论是用于会计还是电子表格，它是库存管理等应用程序的替代选项。 借助使电子表格更具动态性和交互性的集成工具、功能和公式，Excel 还能够处理小型企业的基本库存管理。 虽然不适合中型或大型库存，但 Excel 具有成本效益，或者，如果您在 OneDrive 中使用它，甚至是免费的。

就像任何免费或便宜的东西一样，Excel 并不是完美的库存管理，但它有很多有价值的功能。 虽然 Excel 很容易出错（避免它们需要耗时的审核、适当的组织和严格的管理），但它完全有能力处理初创企业的库存。

设置 Excel 库存清单模板

Excel 库存的基本模板应包括产品编号、产品名称、项目描述、项目价格、项目成本或价值、项目库存、要重新订购的数量，如果您想更新销售数量或价值，还包括销售数量。 重新订购的时间，产品是否停产，总库存价值等功能也非常有用，但是您拥有的列越多，就越难以跟上一切。

如果您想更深入地了解关键的库存管理技术以及如何将它们应用到您的业务中，请下载我们的免费电子书：库存管理：您需要知道的一切。

然后，您可以使用 Excel 公式自动计算总销售额、总利润的信息，并使用几个简单的公式根据销量最高的产品组织您的库存。 您可以根据需要修改 Microsoft 的基本免费模板（打开 Excel 时可用）、购买模板或创建自己的模板。

公式可以增加 Excel 电子表格的价值，同时减少计算数字所带来的头痛和压力。 虽然一开始它们可能看起来有点复杂，但不要担心； 他们中的大多数很容易掌握。

和

SUM 函数可用于将您放入两个或多个单元格的任何数字相加。 例如，您可以使用 SUM 函数创建一个正在运行的销售数量，通过根据您为每行输入的计算进行数学运算来自动更新您获得的收入。 这消除了每晚用计算器检查每一行的需要。

这对于为库存中的产品创建自动价值总计非常有用。 但请记住，如果您有 300 行，则必须将其添加到每一行。 例如，如果您的产品每件价值 27 美元，而您的库存数量为 65，则 SUM 函数会自动将“库存价值”部分更新为 1,755 美元（65 x 27 美元）。

种类

排序允许您按数量大小或颜色对库存进行排序，以便您可以根据销售额、盈利能力或剩余库存查看产品，从而快速轻松地浏览产品。 毫不奇怪，如果您的任何数据输入错误，排序功能将不正确。

如果您在输入您销售的商品数量时使用减法公式（=B1-B2） ，它会自动从您当前的库存数量中扣除该数字，然后您可以使用该数字根据库存进行排序，这样您就可以看到哪个你最少的物品。 这也可以方便地规避围绕不订购产品的问题，因为您不知道需要订购哪些产品。

秩

排名允许您根据销售数量、库存数量或您收到的产品数量对项目进行排名。 因为将必须补货的高销量商品排在最前面是最有意义的，所以您可以使用它来根据任一规格组织您的库存。

排名与排序不同，因为当您通过单击“排序”告诉 Excel 执行此操作时，排序会按顺序组织您的数据，而排名会自动执行此操作。 有趣的是，它不会自动调整顺序，因此您的 #1 可能仍位于页面中间。 您的排名公式应该这样写： =Rank (Cell, Cell:Cell) ，其中提到的单元格包括您要排名的所有单元格。

关于如何管理 Excel 电子表格以确保准确跟踪库存移动的 7 个技巧

1.避免Excel库存的陷阱和错误

许多专业人士避免使用 Excel 进行库存管理，原因很简单，因为人类容易出错。 除非您确切知道要查找的内容，否则在数字表和硬数据上查找错误也很困难。 避免这种情况的唯一方法是创建自我审核和日常审查的最佳实践，以尽量减少错误。

2.立即更新

确保任何处理订单的人立即更新 Excel 文档以防止出现问题。 Excel 不是实时库存管理解决方案，因此您将永远无法看到当时的真实库存价值，但确保它尽可能经常更新以规避诸如超卖产品等问题很重要。不能延期交货。

3.使用云

传统的离线 Excel 文档受到严重限制，因为只有一个人可以一次使用该工作表。 使用云中的 Excel (OneDrive) 或 Google 的替代方案，可确保您可以邀请多人访问工作表并同时对其进行编辑，以改进自我审核、从多个来源输入数据并加快流程。 它还具有自动备份和跨所有设备同步的额外好处，因此您可以在 iPad 上或在家中的计算机上进行编辑。

4. 花时间整合数据

每月花时间整合您的数据，您可以创建图表，概述您在每个时期的销售量。 您应该每月和每季度进行一次，特别注意假期和场合。

许多人在使用 Excel 时遇到的最大问题之一是无法轻松分析您的历史数据——但花时间将整个月的数据添加到易于阅读的数据透视表中将解决此问题。 这很耗时，但它允许您根据时期和不同季节跟踪您的销售情况，以便在未来更好地优化库存。

以下是在 Excel 中创建数据透视表的方法：

1. 单击“插入”，选择“表格”，选择“数据透视表”。 （单击数据透视表下方的箭头以创建图表。
2. 在弹出的创建数据透视表对话框中选择表格范围（IE 1A-21G）。
3. 选择新数据透视表的位置（新工作表或现有工作表）。
4. 单击“确定”。
5. 根据需要自定义您的数据透视表。

5. 查看您的数据

Excel 可以成为跟踪库存的宝贵工具，但您需要确保跟踪和计算所有必要的内容。 例如：

• 如果您要跟踪重新订购的时间，您是否在计算中包括了交货时间（从制造商到仓库或 3PL 的时间）？
• 您是根据销售额计算利润，还是根据实际每件商品的利润计算利润？
• 您是否正在使用您的库存立即计算销售税？
• 您的总库存价值是基于转售价值还是购买价值？

仔细检查您在计算中使用的数字以确保它们是正确的，可以在将来为您节省昂贵且耗时的错误。

6.审计和审查

Excel 依赖于人来输入数据，除非您的系统连接了条形码扫描仪，即使这样，也并非所有事情都是自动化的。 这将导致人为错误，当您重新订购过多或不足，或者低估或高估利润时，这可能会导致您的整个供需中断。

跟踪纸上和 Excel 文档中的所有内容的策略允许您在每天结束时检查您的库存以纠正任何错误。

7.知道什么时候升级

Excel 根本不适用于大中型库存量，因为数百列过于复杂、耗时且难以跟踪和更新。 在某些时候，您将不得不升级到专用的库存管理系统，并且您应该知道何时这样做。

如果您的产品库存不断增加，经常将产品从一个位置移动到另一个位置（例如从供应商到 3PL 仓库，到您的实体店或客户），并且想要处理大量实时卷或多个位置跟踪。 在决定是否升级到订单管理系统时，您可以考虑小时数、头痛和压力以及节省的错误。

QuickBooks Commerce 允许您从一个仪表板管理整个销售、库存管理、会计和运营流程——这几乎可以保证提高效率。 与 Excel 和其他基本库存工具不同，QuickBooks Commerce 还获取原始数据并创建自动智能报告，让您轻松了解您的业务在哪些方面表现最佳以及哪些方面可以改进。

专用的库存管理系统可帮助您完成所有工作，从优化库存以提高销售和投资回报，到发展您的业务并随着您的消费者群的增长而扩展到更多的销售网点——因此您的库存管理解决方案应该与您一起成长。

您的销售额越多，您对有效库存管理的需求就越大。 使用 Excel 一开始可以降低成本，但最终，从长远来看，需要一个专用的库存管理系统来节省时间和金钱。

如果您一直在 Excel 中使用基本的库存清单模板，但需要更复杂的东西，请免费注册 QuickBooks Commerce 的 14 天试用版。

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