如何訓練您的團隊成功使用 Google CRM

購買 CRM 是一回事。確保你的團隊真正使用它是另一回事。

許多公司投資 CRM，期望立即改進，卻發現採用才是真正的挑戰。如果沒有適當的培訓和清晰的流程，即使是最好的系統也可能無法充分利用。

對於在 Gmail 和 Google Workspace 中工作的團隊來說，採用適用於 Google 的 CRM是明智之舉。我們的團隊已經了解環境，如果您的 CRM 真正與 Google Workspace 完美集成，那麼採用就會變得更加自然。

儘管如此，結構化的培訓和明確的期望對於將 CRM 轉變為團隊日常依賴的工具至關重要。

為什麼大多數 CRM 實施在訓練階段失敗

許多 CRM 專案的失敗不是因為技術差，而是因為入門不力。

員工通常將 CRM 視為額外的工作。他們擔心額外的資料輸入、複雜的介面以及管理層加強的控制。如果沒有適當的培訓，這些問題仍然無法解決。

當使用者需要自學時，即使是投資了先進Gmail CRM工具的公司也會陷入困境。結果，數據品質下降，報告變得不可靠，管理層失去了對系統的信任。

培訓是採用 CRM 的基礎。沒有它，即使是最好的平台也只能提供最小的價值。

了解團隊為何抵制 CRM 採用

在設計訓練計劃之前，了解阻力非常重要。

員工可能會抵制 CRM，因為：

• 他們害怕失去自主權
• 他們看不到個人利益
• 他們缺乏技術信心
• 他們對過去的系統有負面的經歷
• 他們對改變感到不知所措

在某些行業，例如法律服務或諮詢，專業人員嚴重依賴個人溝通方法。使用律師 CRM或顧問 CRM 的團隊通常需要額外的解釋才能了解 CRM 如何支援而不是取代他們的關係。

承認這些問題有助於培訓師直接解決這些問題。

在培訓開始之前讓您的組織做好準備

有效的培訓在第一次研討會之前就開始了。

首先定義明確的目標。決定成功是什麼樣的。回應時間是否更快？更好的預測？成交率更高？

接下來，自訂 CRM 以反映真實的工作流程。刪除不必要的字段。調整管道。配置權限。

清理現有資料以避免訓練期間的挫折感。

最後，任命內部冠軍，他們將在正式會議後為同事提供支援。

從第一天起，做好準備就可以減少困惑並增強信心。

建立以角色為基礎的培訓計劃

並不是每個人都需要學​​習一切。培訓應與日常職責相匹配，以避免不堪重負並增加相關性。

銷售代表

銷售代表應掌握他們每天在 CRM 中執行的核心操作：

• 追蹤電子郵件和對話
• 填寫客戶記錄中的所有必填欄位（行業、交易規模、來源、狀態等）
• 確定潛在客戶資格並分配優先級
• 通話和會議發生後立即記錄
• 準確、準時地推進交易各階段
• 當交易達到正確階段時指派客戶主管
• 建立並完成後續任務
• 每次互動後設定明確的後續步驟

這裡的一致性確保了乾淨的數據、可靠的預測和順利的交接。

銷售主管/客戶主管

銷售主管專注於推進和完成合格的機會。他們應該掌握：

• 深度交易資格（預算、權限、需求、時間表）
• 維護完整的通訊歷史
• 規劃後續步驟與結構化後續行動
• 管理管道健康並防止交易停滯
• 識別追加銷售和交叉銷售機會
• 保持預測切合實際並及時更新
• 審查遺失的交易並記錄原因

這種程度的紀律確保領導階層可以依賴 CRM 資料進行預測和策略決策。

培訓行銷團隊

行銷用戶需要明確：

• 潛在客戶來源追蹤
• 活動歸因
• 聯絡人細分
• CRM 與行銷工具集成

他們應該了解他們的數據如何促進銷售以及如何在 CRM 內衡量結果。

培訓經理

管理者關注的重點是：

• 儀表板和 KPI
• 管道健康
• 預測準確度
• 團隊活動追蹤

培訓支援團隊

支持團隊學習：

• 案例或票據管理
• 完整的通訊歷史記錄
• 客戶檔案和過去的互動

他們的訓練應優先考慮速度和背景。

基於角色的訓練可確保相關性並防止過載。

設計實用的、以工作流程為基礎的培訓課程

最有效的 CRM 訓練是實務操作。

培訓師不應解釋每個功能，而應示範真實的工作流程。

例如：

• 確定領先者資格並分配優先級
• 安排演示並記錄會議
• 建立具有明確期限的後續任務
• 正確地將交易推進每個管道階段
• 更新交易價值和預計完成日期

使用真實場景使培訓令人難忘並立即適用。

在預訂週期和季節性需求至關重要的旅行社中使用 CRM 的公司可以從反映真實客戶互動的以工作流程為中心的會話中獲益匪淺。

教授核心 Google CRM 工作流程

一旦使用者了解基本導航，就可以專注於核心流程。

• 在 Gmail CRM 中管理電子郵件。教導員工如何記錄電子郵件、如何連結到聯絡人以及如何用於追蹤。展示模板和序列如何節省時間。
• 使用 Google 日曆安排日程。解釋會議如何自動同步並產生後續會議。示範如何使用 CRM 資料準備通話。
• 領導管理。展示潛在客戶如何進入系統、如何分配、如何透過管道培養他們。
• 自動化使用。解釋觸發器、條件和安全性規則。強調自動化支援而不是取代人類判斷。

適當的工作流程訓練可確保跨團隊的一致使用。

建立內部 CRM 文件和學習材料

入職後培訓並未結束。為了保持一致性並防止知識差距，請建立員工可以隨時存取的內部資源：

• 核心工作流程的逐步指南（潛在客戶資格、交易進度、報告）
• 示範 CRM 內常見任務的簡短影片教學
• 流程圖直觀地解釋了銷售線索如何從首次接觸到達成交易
• 常見錯誤或資料輸入問題的故障排除清單
• 最佳實踐庫，提供維護良好的記錄和成功交易管理的範例

這些資料有兩個關鍵目的：加速新員工的入職並強化經驗豐富的使用者的標準。

利用 CRM 冠軍和同儕學習

內部擁護者在採用過程中發揮關鍵作用。

這些是高級用戶：

• 回答日常問題
• 分享技巧
• 測試新功能
• 提供回饋

同儕學習通常比正式訓練更有效。員工信任理解他們面臨的挑戰的同事。

對於嚴重依賴Whatsapp crm等訊息平台的公司，冠軍還可以展示多通路通訊如何整合到 CRM 工作流程中。

激勵團隊每天使用 Google CRM

動機與知識同樣重要。

當團隊看到個人價值時，他們會更快採用 CRM。

展示 CRM 如何提供協助：

• 更快完成交易
• 減少行政工作
• 保護客戶關係
• 提高佣金

使 CRM 使用與績效指標保持一致。公開認可頂級用戶。慶祝進步。

當 CRM 成為成功衡量標準的一部分時，採用就自然而然了。

隨著時間的推移監控採用情況並改善培訓

培訓是一個持續的過程。

使用 CRM 分析來追蹤實際使用指標，例如：

• 登入頻率和活躍用戶
• 每個使用者的記錄更新數
• 任務創建率和完成率
• 交易階段進展一致性
• 資料完整性和準確性

這些指標顯示系統是否真正被使用或只是在技術上「安裝」。

除了分析之外，還會定期收集使用者的回饋。問：

• 他們在哪裡感受到摩擦？
• 哪些步驟花費的時間太長？
• 什麼感覺不清楚或不必要？

識別瓶頸並調整工作流程、簡化欄位或相應更新培訓材料。

常見問題解答