Obtenga resultados consistentes sin abrumarse

Probablemente eres genial en lo que haces. El mundo necesita desesperadamente lo que ofreces. Pero a menudo se siente tan abrumador tratar de ofrecer eso.

No es tu culpa. Hay conjuntos de habilidades que aún no tienes en tu caja de herramientas. Marketing y ventas es probablemente un conjunto. La gestión de proyectos es la otra. No los necesitabas para ser bueno en lo que haces. Pero, ahora que quieres tener un negocio, son obligatorios.

Como dijo uno de mis alumnos: “Tenemos que ser gerentes de proyecto si vamos a sobrevivir. Estas habilidades son tan esenciales como nuestra otra experiencia , porque si no manejamos esta parte no vamos a tener un negocio. Nos quemaremos.

Otro estudiante dijo sobre el curso Make It Happen que esta publicación se basa en: "Esto es lo mejor que he hecho por mi negocio en los últimos 5 años". Este artículo es una condensación extrema de las lecciones enseñadas y aplicadas en ese curso.

Tómese los siguientes minutos y aprenda un proceso simple y repetible, solo 7 pasos, que le permitirán obtener los resultados que desea sin esa sensación familiar de agobio y pavor. Comenzará a sentirse seguro de su capacidad para lograr sus objetivos en todo momento.

Los siete pasos son:

1. Divide y conquistaras
2. Estimar esfuerzo y costos
3. Secuenciar y obtener un Road Map
4. Comunícate con tu EQUIPO
5. Ejecutar, rastrear y controlar
6. Informe regularmente
7. Descansa y Renuévate

Suba estos pasos para llegar a los resultados que desea.

Cualquier iniciativa que emprendes se siente abrumadora. Hay tantas cosas que hacer, y no sabes por dónde empezar. Para tener la sensación de 'Estoy haciendo algo', para ganar algo de impulso, la mayoría de las personas simplemente se lanzan y hacen un poco de todo. Pero no avanzan mucho.

Lo que tenemos que hacer es tomarnos un tiempo para planificar nuestro ataque (sé que suena a guerra).

Paso 1: divide y vencerás

El primer paso es saber todo lo que hay que hacer para alcanzar tu objetivo. Haga esto creando un mapa mental de todas las tareas y actividades que anticipa que será necesario realizar. Comience con las subtareas de muy alto nivel en su iniciativa.

Una vez que tenga esos componentes principales, divida cada uno en detalles más finos. Siga subdividiendo hasta llegar a las actividades que se pueden lograr con 4 horas de esfuerzo o menos. Cuando tenga un conjunto finamente detallado de mapas mentales, agregue todas las subtareas y sus actividades componentes en una hoja de cálculo como esta:

Paso 2: Estimar esfuerzo y costos

Cuando haya enumerado todas las actividades que deben completarse, comience su estimación. Cada una de las actividades que prevés requerirá un esfuerzo para completarse. Algunas también implicarán que se gaste dinero (costos). Lo mejor que pueda, escriba lo que cree que le llevará completar cada actividad, tanto las horas de esfuerzo como el dinero gastado.

Al principio, serán estimaciones de su parte. Obtenga consejos de personas que han hecho esas actividades antes. Capture sus estimaciones en la hoja de cálculo Hoja de actividad.

Paso 3: Secuenciar y obtener una hoja de ruta

El siguiente paso es pensar en la secuencia en la que pueden ocurrir las actividades. Pregúntese para cada actividad, ¿hay algo que deba completarse antes de poder comenzar? Tome nota de esa restricción. No tiene sentido comenzar la Actividad B si la Actividad A debe completarse primero. Terminarás perdiendo el tiempo debido a la repetición del trabajo.

Cuando haya completado la secuencia, puede crear una hoja de ruta con hitos. Un hito suele ser una subtarea de nivel superior que habrá necesitado muchas actividades más pequeñas para completarse. Por ejemplo, toda la infraestructura de Internet de back-end debe estar en su lugar antes de que pueda comenzar a invitar a las personas a ver lo que ofrece.

Cuando haya completado la secuencia de actividades y tenga una hoja de ruta, verá la verdadera duración de su iniciativa. Aquí es cuando comenzará a darse cuenta de la cantidad de tiempo que realmente llevará su iniciativa. Te darás cuenta de que no debes comenzar a preocuparte por la falta de progreso solo un mes después.

Paso 4: Comunícate con tu EQUIPO

Este paso puede parecer extraño si eres un solopreneur. Puedes pensar que eres la única persona 'en tu equipo'. Echa otro vistazo. Si tienes un amigo que te ayuda o alguien que te está construyendo un sitio web, tienes un equipo. Tal vez alguien esté escribiendo una copia para ese sitio.

Si alguien más está involucrado en obtener el resultado que desea, tiene un equipo. Y necesitan saber cuál es el plan, qué está pasando ahora y qué viene después. Siempre he sostenido que la esencia de la gestión de proyectos es asegurarse de que las personas hablen entre sí, que todos sepan lo que está pasando y que no haya sorpresas.

Paso 5: Ejecutar, Seguir y Controlar

Una vez que haya hecho su planificación y todos sepan lo que tiene que suceder, finalmente inicia el proyecto. Este paso se siente como la pieza más grande porque lo es. Desafortunadamente, la mayoría de la gente quiere comenzar con este paso. Una parte muy importante de este paso es la parte de seguimiento y control.

Un plan es solo un plan. Le muestra el camino preferido hacia su objetivo. Pero no es la realidad. Las circunstancias cambiarán, algunas de ellas de manera bastante dramática. Debe mantenerse al tanto de lo que sucede día a día y responder a esas circunstancias cambiantes.

Complete las fechas reales de inicio y finalización de las actividades en su Hoja de actividades. Lleve un registro del esfuerzo y los costos reales. Tenga en cuenta los problemas a medida que ocurren y cómo respondió. Así es como mantienes tu proyecto en marcha. No solo eso, sino que está construyendo una historia que informará sus proyectos futuros.

Paso 6: Informe regularmente

Otra cosa que no hacemos es escribir informes periódicos. Quiero decir, si somos la única persona en el proyecto, sabemos todo, ¿no? Sí, pero …
Siempre me he considerado el principal beneficiario de los informes.

Esto requiere disciplina, pero te obliga a reconocer lo que sucedió esta semana, lo que está planeado para la próxima, cómo se hará, los problemas que se abordarán, etc. Por 'regularmente' me refiero a semanalmente. En proyectos más largos, puede crear un informe más formal una vez al mes que se envía a todas las personas que tienen interés en su meta u objetivo.

También harás un informe final una vez finalizada la iniciativa. Este informe final es como poner todas sus lecciones en una caja que puede abrir y revisar cuando esté planificando su próxima iniciativa. Usted encontrará que es invaluable.

Paso 7: Descansa y Renuévate

Este paso final puede no parecer un paso en el que está avanzando en su proyecto. Suponga que su iniciativa tiene un cronograma de 6 meses. Divídalo en cuatro sprints de 6 semanas. Esfuérzate en cada sprint. Pero al final de cada sprint tómate un descanso de un par de días.

Usa este tiempo para descansar y renovarte. Es casi como tomarse unas minivacaciones. Regresarás a la iniciativa renovado, listo para abordar el próximo sprint con el mismo nivel de vigor que los anteriores.

Elementos de acción

Bueno, ahí lo tienes. Siete sencillos pasos para llevar a cabo tus iniciativas. El elemento de acción que le sugiero es: Aplique estos 7 pasos. Comience con el seguimiento y la presentación de informes si su iniciativa está en marcha. Haz todos los pasos si acabas de iniciar una iniciativa o estás a punto de iniciar una.

Se sentirá incómodo las primeras veces que intente hacer esto. Síguelo. Con práctica deliberada, mejorará en la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes. Estos pasos son esenciales para completar sus proyectos con éxito. No solo estará haciendo lo que ama, sino que su negocio prosperará.